Crear etiquetas postales en Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Access 2010 le ofrece varias opciones para la creación de etiquetas que contienen datos almacenados en las tablas de Access. La forma más sencilla es utilizar al Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir un informe que tiene el formato para ajustar las etiquetas. Las etiquetas pueden contener datos que se almacenan en tablas de Access o listas de contactos de datos que se importan o vinculados desde otros orígenes como libros de Microsoft Excel o Microsoft Outlook. Puede crear las etiquetas como un informe de Access, o puede "combinar" los datos con un documento de Microsoft Word y, a continuación, imprimir las etiquetas de Word. En este artículo se describe los pasos necesarios.

¿Qué desea hacer?

Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia en Microsoft Word

Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

En Access, las etiquetas se crean como un informe con un tamaño de página reducido para que quepa la etiqueta en cuestión. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por cada dirección del origen de registros subyacente.

Para obtener más información sobre cómo vincular o importar datos desde otros orígenes (como Microsoft Excel o Microsoft Outlook) para usar en las etiquetas, vea el artículo Introducción a la importación y exportación de datos.

El Asistente para etiquetas le plantea una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en ellas. El asistente crea el informe, que podrá personalizar posteriormente si lo considera oportuno.

Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access

Importante: Informes de etiqueta que se crea mediante el Asistente para etiquetas no son compatibles con el publicar en función de los servicios de Access. Sin embargo, puede imprimir las etiquetas cuando tenga la base de datos abierta en el programa de Access.

  1. En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea mostrar en las etiquetas. Esto suele ser una tabla, una tabla vinculada o una consulta, pero también puede seleccionar un formulario o informe.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

    Nota: Si está trabajando en una base de datos, se encuentra el comando de etiquetas en Los informes de cliente.

    Access inicia el Asistente para etiquetas.

    Primera página del Asistente para etiquetas

    1. Si conoce el fabricante y el número de producto de las etiquetas:

      • Elija el fabricante en el cuadro Filtro por fabricante.

      • Seleccione la etiqueta en el cuadro ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?.

        En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Número horizontal coincidan con sus etiquetas.

        Si no encuentra ninguna etiqueta similar:   

      • Haga clic en Personalizar y, a continuación, en Nuevo.

        Se muestra el cuadro de diálogo Nueva etiqueta.

        Página Nueva etiqueta del Asistente para etiquetas

      • Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo Nueva etiqueta.

      • Escriba el nombre de las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta, elija el tipo y la orientación que desea y haga clic en Aceptar.

        Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla:   

      • Haga clic en Mostrar tamaños personalizados y, a continuación, en la etiqueta personalizada que desee.

    2. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    3. Seleccione el nombre, el tamaño y el espesor de la fuente así como el color de texto que desee aplicar a la etiqueta y haga clic en Siguiente.

    4. En la página ¿Qué desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en las etiquetas en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Etiqueta prototipo.

      Agregar campos a una etiqueta en el Asistente para etiquetas

      • Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA ESPACIADORA.

      • Para crear una línea nueva, presione ENTRAR.

      • Para moverse entre los campos y las líneas, utilice las teclas de dirección.

      • Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO.

      • Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma detrás del nombre de la ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir. Este texto será igual en todas las etiquetas.

        Nota: Solo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: texto, Memo, número, fecha y hora, moneda, Sí/No, o datos adjuntos. Para agregar campos de otros tipos de datos, abra el informe de etiqueta en la vista Diseño después de completar al Asistente para etiquetas y, a continuación, use el panel Lista de campos para agregar los campos. Para abrir el panel Lista de campos, mientras que el informe está abierto en la vista Diseño, presione ALT+F8.

        Cuando tenga organizados los campos de la etiqueta, haga clic en Siguiente.

    5. En la siguiente página, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea ordenar por código postal para un envío de gran tamaño. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista Campos disponibles y haga doble clic en ellos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

      Configurar el criterio de ordenación en el Asistente para etiquetas

    6. En la última página, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.

      Última página del Asistente para etiquetas

      Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o bien utilizar el control de zoom en la barra de estado.

      Control de zoom

      Si ha optado por Modificar el diseño de la etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access mostrará el informe de etiqueta en la vista Diseño.

      Nota: Vista previa de impresión es la única vista en la que puede ver las columnas a medida que haya realizado. Si ve el informe en vista informe o presentación, Access muestra todos los datos en una sola columna.

Personalizar la apariencia de la etiqueta

Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia deseada, puede personalizar su diseño abriendo el informe en la vista Diseño y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseño, ya que tendrá mayor control sobre el diseño. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseño, pase a la Vista preliminar.

Si Access muestra un mensaje sobre no tiene suficiente espacio horizontal para mostrar los datos

Este mensaje, cuando aparece, es un efecto de lado de las mediciones de algunas etiquetas. Normalmente se produce cuando las etiquetas están muy cerca de los bordes izquierdos y derecho de la hoja de etiquetas. Esto puede causar el Asistente para especificar algunas medidas que están fuera del intervalo de impresión normal y que a su vez causas el mensaje para que aparezca al obtener una vista previa o imprimir las etiquetas.

Si está satisfecho con la alineación del texto de las etiquetas, y no recibe una página en blanco todas las páginas, que puede que desee dejar el diseño del informe como está y haga clic en Aceptar en el mensaje cada vez que aparezca. En caso contrario, puede intentar ajustar algunas de las opciones de configuración de página, como se describe en la sección siguiente.

Si los datos no están correctamente alineados con las etiquetas

En muchos casos, puede corregir los pequeños problemas en materia de diseño de la etiqueta realizando los ajustes necesarios en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de la sección Detalle.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede usar el cuadro de diálogo Configurar página en la vista Diseño:

  • En la ficha Configurar página, en el grupo Diseño de página, haga clic en columnas.

    Se muestra el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha columnas seleccionada.

Ficha Columnas del cuadro de diálogo Configurar página

Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página:

Sección

Opción

Descripción

Configuración de cuadrícula

Número de columnas

Este valor debe ser igual al número de etiquetas en la página.

Espacio entre filas

Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las etiquetas.

Espacio entre columnas

Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de las etiquetas.

Tamaño de columna

Ancho

No olvide la configuración de los márgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca este valor.

Para comprobar y ajustar los márgenes, haga clic en Opciones de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página.

Alto

Ajuste el alto de cada etiqueta según sea necesario.

Igual que en detalle

Cuando está seleccionada esta opción, establece el ancho y alto de columna en los mismos valores que el ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño.

Diseño de columna

Hacia abajo y después a lo ancho

Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en la primera columna y, a continuación, hacia abajo en la segunda columna y así sucesivamente.

A lo ancho y después hacia abajo

Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en la primera fila, después a lo ancho en la segunda fila y así sucesivamente.

Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página en la vista preliminar, haga clic en columnas en la ficha de Vista previa de impresión. Al hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, los cambios se reflejarán inmediatamente en la vista previa de impresión.

Imprimir etiquetas

  1. Abra el informe en cualquier vista (o bien, selecciónelo en el panel de navegación).

  2. En la pestaña archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

  3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

  4. Haga clic en Aceptar.

Principio de página

Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia en Microsoft Word

Si las direcciones están almacenadas en Access pero desea exportarlas a Word para poder utilizar su función de combinación de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podrá utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Word.

Nota: Este procedimiento solo se aplica a bases de datos del cliente; el comando Combinar de Word no está disponible para las bases de datos web.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Combinar Word.

  3. En el cuadro de diálogo Asistente para la combinación de correspondencia de Microsoft Word, si ya ha creado un documento y desea vincular los datos, haga clic en vincular los datos a un documento de Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en crear un documento nuevo y vincular los datos a ella.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Si ha elegido Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente, se abre el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. El documento se abrirá en Word.

    Si ha decidido crear un nuevo documento, Word se abre con un documento en blanco.

  5. En Word, siga las instrucciones en el panel de tareas combinación de correspondencia. Cuando llegue al paso 3 del proceso de combinación de correspondencia de Word (Seleccionar destinatarios), el origen de datos eligió en el paso 1 de este procedimiento estará ya seleccionado.

    Para obtener más información sobre el Asistente para la combinación de correspondencia de Word, consulte la Ayuda de Word.

Nota: Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estén almacenadas las direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel, Outlook y Access. O bien, si no tiene ninguna lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuación imprimir las etiquetas. Para obtener más información, vea la Ayuda de Word.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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