Office
Iniciar sesión

Crear e imprimir cartas con la combinación de correspondencia en Word 2016 para Mac

Para enviar correo masivo a contactos de una lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia para crear un lote de cartas personalizadas. Cada carta generada tendrá el mismo diseño, formato, texto y gráficos. Solo variarán las secciones específicas de la carta que se personalicen.

Para crear e imprimir cartas con el proceso de combinación de correspondencia, se usan tres archivos:

  • El documento principal
    Este documento contiene texto y gráficos (por ejemplo, un logotipo o imagen) que son idénticos para todas las versiones del documento combinado. El cuerpo de la carta es un ejemplo de contenido idéntico.

  • La lista de distribución de correo
    Este documento contiene los datos que se usarán para rellenar la información en la carta. La lista de distribución de correo contiene los nombres (por ejemplo), y el documento principal es la carta que se enviará a los nombres de la lista.

  • El documento combinado
    Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución de correo. La combinación de correspondencia obtiene la información de la lista de distribución de correo y la coloca en el documento principal para generar un documento combinado personalizado para cada contacto de la lista de distribución de correo.

Complete los pasos siguientes para crear e imprimir cartas personalizadas con la combinación de correspondencia.

Antes de iniciar la combinación de correspondencia, prepare la carta. Si va a informar a los contactos sobre un próximo evento, por ejemplo, incluya el nombre, la fecha, la hora y la ubicación del evento. Son los detalles importantes comunes para todos los destinatarios de la carta.

  1. En la pestaña Correos, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondencia > Cartas.

    circulares

  2. En Word, escriba el cuerpo de la carta que quiera enviar a todos.

La lista de distribución de correo es el origen de datos. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, un directorio de contactos de Outlook, una base de datos de Access o una lista de direcciones de Office. Contiene los registros que usará Word para obtener información para generar la carta.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante la combinación de correspondencia. Antes de empezar el proceso de combinación de correspondencia, recopile todos los registros de datos y agréguelos al origen de datos.

  • Si usa una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de que la columna de código postal tenga formato de texto para no perder ningún cero.

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado. Para hacerlo, abra Apple Mail y, en el menú Correo, seleccione Preferencias. En la pestaña General, en Lector de correo electrónico predeterminado, seleccione Microsoft Outlook.

  • También puede usar sus contactos de Apple (asegúrese de que Apple Mail sea el programa de correo predeterminado).

  • Use una base de datos de FileMaker Pro como el origen de datos para la combinación de correspondencia.

  1. En la pestaña Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, después, seleccione una opción.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción “Seleccionar destinatarios” con una lista de opciones.

    Seleccione

    Para

    Crear una lista

    Crear una lista de direcciones al configurar la combinación de correspondencia

    Usar una lista existente

    Usar una hoja de cálculo de Excel u otro tipo de archivo de datos como la lista de direcciones

    Elegir contactos de Outlook

    Seleccionar nombres directamente de los contactos de Outlook para la lista de direcciones

    Contactos de Apple

    Seleccionar nombres directamente de la Libreta de direcciones de Apple para la lista de direcciones

    FileMaker Pro

    Importar datos desde una base de datos de FileMaker Pro

  2. Si seleccionó Crear lista, siga estos pasos:

    1. En el cuadro de diálogo Editar campos de la lista, Word crea automáticamente campos de información básica, como nombre, apellidos y dirección. Para agregar un nuevo campo (por ejemplo, un campo de mensaje), agréguelo ahora para poder rellenarlo al escribir las entradas. En Nuevo nombre de campo, escriba el nombre del campo que quiera agregar y, después, haga clic en el signo más (+).

      Sugerencia:  Para cambiar el orden de los campos, seleccione el campo que quiera mover y, después, use las teclas de flecha arriba o abajo para mover el campo a la ubicación que quiera en la lista.

    2. Después de configurar todos los campos, seleccione Crear para crear la lista.

  3. Si seleccionó Usar lista existente, siga estos pasos:

    1. Busque el archivo que quiera usar y haga clic en Abrir.

    2. Si eligió abrir una hoja de cálculo de Excel, en el cuadro de diálogo Abrir libro, seleccione la hoja que quiera usar y deje en blanco Rango de celdas para usar toda la hoja de cálculo, o especifique un rango de celdas para los datos que quiera usar y haga clic en Aceptar.

  4. Si eligió la opción Seleccionar de contactos de Outlook o Contactos de Apple, siga estos pasos:

    1. Haga clic en Filtrar destinatarios para seleccionar los destinatarios que quiera incluir.

    2. Para contactos de Outlook, en el cuadro de diálogo Opciones de consulta, junto a Mostrar destinatarios de combinación de correspondencia por, seleccione Registro completo. En la lista de contactos, seleccione los contactos a los que quiera enviar correo masivo y, después, haga clic en Aceptar.

    3. Para contactos de Apple, en el cuadro de diálogo Opciones de consulta, en Grupos de contactos de Apple, seleccione el grupo al que quiera enviar correo masivo y, después, haga clic en Aceptar.

    4. Para una base de datos de FileMaker Pro, seleccione el archivo de base de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar una base de datos de FileMaker Pro para usarla como origen de datos y, después, haga clic en Abrir.

  1. En la pestaña Correspondencia, haga clic en Insertar campo de combinación y seleccione el campo que quiera agregar.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Insertar campo de combinación.

    Siga agregando campos hasta completar toda la información que quiera incluir en la carta.

  2. Aplique formato en los campos de la carta para que tenga el aspecto que quiera que tengan el resto de los sobres. Por ejemplo, incluya un espacio entre los campos Nombre y Apellidos, y pulse la tecla de retorno para iniciar una nueva línea para el campo de dirección.

    Sugerencia: Para ordenar la lista de destinatarios o quitar destinatarios, en la pestaña Correspondencia, haga clic en Filtrar destinatarios y, después, en Ordenar registros o en Filtrar registros. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

  1. En la pestaña Correspondencia, seleccione Vista previa de resultados para comprobar la apariencia de la carta. Use las teclas de flecha derecha e izquierda en la pestaña Correspondencia para desplazarse por las cartas.

    En la pestaña Correspondencia, está resaltada la opción Vista previa de resultados.

  2. Para realizar cambios de formato adicionales, vuelva a seleccionar Vista previa de resultados, que le permite agregar o quitar campos de combinación.

  3. Cuando las cartas tengan la apariencia que prefiera, en la pestaña Correspondencia, seleccione Finalizar y combinar > Imprimir documentos para completar la combinación de correspondencia.

    En la pestaña Correspondencia, están resaltadas las opciones “Finalizar y combinar” e “Imprimir documentos”.

    Sugerencia: Si quiere revisar y actualizar cada carta individualmente antes de imprimir, en la pestaña Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. Cuando finalice, haga clic en Archivo > Imprimir en cada documento para imprimir los sobres.

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado a la lista de distribución de correo para que pueda volver a usarlo para su próximo correo masivo.

Para reutilizar el documento de combinación de correspondencia

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y seleccione cuando Word le pregunte si quiere mantener la conexión.

Para cambiar direcciones en un documento de combinación de correspondencia

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y seleccione Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccionar direcciones específicas.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×