Crear PDF accesibles

Agregar etiquetas de accesibilidad en archivos PDF facilita a los lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia leer y desplazarse por un documento, con tablas de contenido, hipervínculos, marcadores, texto alternativo y mucho más. También permiten leer la información en distintos dispositivos, como pantallas de letras grandes, asistentes digitales personales (PDA) y teléfonos móviles. En Word para Windows, Mac y en Word Online, puede agregar etiquetas automáticamente al guardar un archivo como formato PDF.

Prepare el archivo de origen. El etiquetado le ayuda a hacer que el archivo PDF sea accesible, pero es muy importante comprobar el archivo de origen antes de guardarlo como un archivo PDF.

Siga estas instrucciones para ayudar a detectar y corregir problemas de accesibilidad como la falta de texto alternativo, antes de que causen un problema a una persona con discapacidad:

Si está trabajando en otra aplicación, como Publisher o Visio, también se aplican muchas de las sugerencias de estos artículos. Por ejemplo, siempre es fundamental agregar texto alternativo a las tablas e imágenes y usar estilos de título y párrafo para texto.

Guardar un archivo PDF accesible en Office

Los tipos de archivos que puede guardar como PDF dependen de la plataforma. Por ejemplo, desde un equipo Windows, puede guardar un documento de Word, un libro de Excel, una presentación de PowerPoint, una publicación de Publisher o un dibujo de Visio. Para ver las opciones de archivo para otras plataformas, elija la pestaña para esa plataforma.

En un equipo Windows, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos.

Office 2016

  1. Haga clic en Archivo > Guardar como y elija la ubicación donde quiera guardar el archivo.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, elija PDF.

  3. Haga clic en Opciones, asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

Principio de página

Office 2013

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.

  2. En Elegir una ubicación, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.

  3. En Elegir una carpeta, seleccione una carpeta que ya haya utilizado previamente o haga clic en Buscar carpetas adicionales para elegir una diferente.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.

  5. Haga clic en Opciones.

  6. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

  7. Haga clic en Guardar.

Principio de página

Office 2010

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Guardar como tipo y, a continuación, en PDF.

  3. Haga clic en Opciones.

  4. Asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Guardar.

Principio de página

Después de crear un documento de Word en un equipo Mac, puede guardar el archivo como PDF etiquetado siguiendo estos pasos.

Guardar un archivo PDF accesible con Mac para Office

  1. Seleccione Archivo > Guardar como (o pulse Comando + Mayús + S), escriba el nombre de archivo en el cuadro de texto Guardar como y después elija dónde desea guardar el archivo.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya al cuadro desplegable Formato de archivo. Use la flecha abajo para explorar los tipos de archivo y seleccione PDF.

  3. Seleccione el botón de radio “Ideal para la distribución electrónica y la accesibilidad (usa el servicio en línea de Microsoft)”. Esto asegura que el PDF está etiquetado.

  4. Seleccione Guardar.

    Nota: En Microsoft nos tomamos muy en serio su seguridad y privacidad. Para convertir un documento de Word a PDF, enviamos el documento a un servicio seguro de Microsoft a través de Internet para su conversión. El archivo convertido se volverá a enviar a su dispositivo inmediatamente. El servicio en línea de Microsoft no almacena ningún contenido del archivo en nuestros servidores. Puede guardar el archivo convertido en la ubicación que desee. Para más información, vea ¿Por qué necesita el servicio online de Microsoft convertir algunos archivos de Office?

Word Online, puede descargar un documento como PDF.

  1. En la cinta de opciones, seleccione el botón Archivo.

  2. Seleccione la opción Guardar como.

  3. En el panel Guardar como, seleccione Descargar como PDF para abrir el cuadro de diálogo de Microsoft Word Online. Verá un vínculo para descargar el documento PDF.

  4. Seleccione Haga clic aquí para ver el PDF del documento y después pulse ENTRAR.

  5. En el panel de la notificación, busque el nombre del documento en Descargas actuales y realice uno de estos procedimientos:

    • Para guardar en la ubicación predeterminada, elija Guardar.

    • Para guardar en una ubicación diferente, pulse Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como, puede escribir un nuevo nombre de archivo y elegir la carpeta que desee. Haga clic en el botón Guardar.

  6. Si desea abrir el documento o la carpeta, elija la opción que desee en la barra de notificación.

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