Creación de un plan de implementación de EMP: notas del producto

Estas notas del producto forman parte de nuestra colección "Desde las trincheras". En ellas se describe cómo crear un plan de implementación de administración de proyectos empresariales (EPM). Se identifican las fases y los puntos principales de un plan de implementación de EPM y se estiman las horas de cada uno de ellos, basándose en una organización de tamaño mediano con varios cientos de usuarios del sistema de EPM. También se identifican los factores que pueden afectar a la duración estimada de cada fase.

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Creación de un plan de implementación de EPM

Una de las solicitudes más habituales que hacen las empresas que implementan EPM es: "¿Puede ayudarnos a instalar el sistema de EPM y ponerlo en marcha en unos días?". Independientemente del tamaño de la organización, la respuesta directa, desgraciadamente, es: "No". El reto no es la tecnología; es una serie de directivas, procesos, procedimientos y cuestiones prácticas que tienen el potencial de crear un cambio organizativo de largo alcance.

Echemos un vistazo a lo que debe incluir un plan de implementación de EPM y cómo puede crear el suyo propio. He identificado los puntos principales e incluso he estimado los tiempos que puede durar cada fase en una organización de tamaño mediano con varios cientos de usuarios del sistema de EPM. Antes de que descarte cada estimación de tiempo por ser demasiado corta o demasiado larga, piense en lo que tendría que hacer en su propia organización para llevar a cabo esa sección. Las duraciones no son estimaciones de trabajo, son estimaciones de calendario, para que tenga en cuenta cuánto tarda en reunir cierto tipo de personas para el tipo de trabajo que necesitará.

1. Establecer el equipo de implementación del sistema de EPM

Si no tenemos un equipo de proyecto, nuestro proyecto no arrancará. Tendrán que reunirse varias personas para que este proyecto pase de ser una idea a entrar en producción. Con un plan de introducción ya en mente, tendrá que pensar en las personas que se dedicarán al proyecto durante un par de años.

Los pasos clave de esta primera fase son:

Identificar las partes interesadas clave

A menudo, hay una parte interesada clave incluso antes de iniciar el proyecto. Por lo general, es alguien del nivel ejecutivo que sufre por no tener este tipo de sistema. Eso es un gran comienzo, pero no es suficiente para poner en marcha este tipo de proyecto. Identificar el propietario de la empresa del sistema es imprescindible en una implementación de EPM con éxito y debe realizarse casi inmediatamente. El propietario de la empresa será la persona que use las ventajas de todo el sistema y el que ve el valor de tener que pasar por lo que se necesita para completarlo. Puede que también haya uno o varios patrocinadores ejecutivos. Los patrocinadores ejecutivos pueden ser empleados del nivel de administración que dan algún uso a los resultados finales, pero también podrían ser personas que van a trabajar en el proyecto hasta su finalización y luego migrarán con poca inversión en la operación final del entorno de EPM. Puede vivir sin un patrocinador ejecutivo. No puede vivir sin un propietario de la empresa.

Identificar recursos internos con experiencia

Después de haber determinado quién es el propietario de la empresa y posiblemente los patrocinadores ejecutivos, el equipo de proyecto debe determinar qué experiencia interna se necesita y está disponible para hacer avanzar el proyecto. A menudo, encontrará que falta experiencia en una tecnología determinada, como la versión actual del software de EPM, pero no es el único tipo de experiencia que necesitamos. El conocimiento interno de los procesos, las prácticas, los procedimientos, los roles y las responsabilidades de la organización y dónde pueden estar ubicados los datos para dirigir el proceso será algo fundamental.

Contratar expertos externos (si es necesario)

Es habitual determinar que existe una falta de conocimiento o aptitudes en el equipo de proyecto para pasar de la administración de proyectos no empresariales a la administración de proyectos empresariales. En ese caso, no hay sustituto para encontrar a alguien con experiencia. Para situaciones donde no haya disponibilidad de recursos internos, necesitará contratar a alguien externo. Estas personas podrían estar contratadas como parte de un contrato de consultoría o externalización o con un contrato a largo plazo en el entorno en que ayudarán a desarrollar. La formación de este tipo de experiencia desde dentro de la empresa rara vez tiene éxito. El reto más común que vemos en esta área es descubrir que se ha dado la responsabilidad a los recursos internos, pero no tienen el conocimiento o solo tienen un conocimiento limitado. Solemos oír quejas como: "He usado software de EPM una vez y ahora se me pide que lo implemente".

El tamaño de su equipo dependerá de cómo de amplio llegue a ser el alcance del proyecto en última instancia. No es raro descubrir que se han reemplazado algunas personas que llevaban con el proyecto varios meses por otras personas a medida que cambian las fases del proyecto. También es fundamental establecer en este momento la autoridad del equipo y la asistencia de administración.

¿Necesito decirlo? ¡Trate este proyecto como un proyecto! Parece increíble, pero las implementaciones de EPM son el tipo de proyecto que con mayor probabilidad se implemente en la organización sin ninguno de los elementos que establecería en cualquier otro plan de implementación (algo como "en casa del herrero, cuchillo de palo"). Por lo tanto, cree una programación del proyecto, haga un presupuesto, redacte una carta de constitución, asigne recursos suficientes, etc.

Tiempo para conseguirlo: cuatro semanas.

2. Identificar los objetivos empresariales

Ya hemos reunido el equipo. ¡Es hora de ponerlo a trabajar! Ahora que hemos identificado el alcance del proyecto, divídalo en fases si es grande y luego cree un plan de trabajo.

Esto es lo que tendrá que hacer en esta fase:

Talleres de partes interesadas y ejecutivos

No hay forma de evitarlo. El objetivo de crear un entorno de EPM es lograr una mejor administración y permitir que los usuarios finales tomen decisiones empresariales. Así, el personal de administración relevante tendrá que dedicar algún tiempo al principio del proceso a ayudar a identificar qué decisiones se realizarán mediante el uso del sistema. He escrito sobre cómo dirigir este tipo de talleres en el pasado (consulte Notas del producto: ser un comprador de soluciones), pero es más importante el hecho de realizarlos que el modo en que se realizan.

Esta es la oportunidad que tiene el equipo de implementación para obtener otras dos cosas muy importantes mientras tengan la atención de administración. En primer lugar, el compromiso de administración con el proceso, el esfuerzo y los beneficios definitivos. En segundo lugar, y mucho más importante, las expectativas administradas por administración. La expectativa de administración más habitual es que esto se pueda conseguir en unos pocos días o semanas. Cuando comprendan el impacto de lo que implica, la asistencia de administración se puede evaporar. Mejor hacer que suceda de inmediato en vez de empezar a trabajar en algo que posiblemente no se puede entregar con tiempo o recursos insuficientes.

Los resultados de estos talleres (sí, puede haber más de uno) serán los objetivos empresariales que conformarán el alcance y finalmente determinarán la programación.

Identificar el impacto del rol de administración

Una vez que administración haya aceptado los objetivos empresariales, habrá una sesión o dos para identificar el impacto en los roles y las responsabilidades de administración. Un ejemplo común aparece con frecuencia con la planificación de capacidad de recursos. En empresas de alta tecnología, la planificación de capacidad de recursos casi siempre es una solicitud de administración al sistema de EPM, pero ¿quién tendrá que conseguir autorización en dicho proceso para asignar recursos, administrar conflictos y priorizar el trabajo de personas de diferentes departamentos? No podrá solucionar estos problemas en este momento porque no tiene ningún proceso definido, pero es importante identificar a quién afectará del grupo ejecutivo para poder marcarlo e incluirlo en el proceso cuando llegue el momento.

Priorizar los objetivos empresariales y crear un plan de implementación maestro

Es casi seguro que el plan debería dividirse en fases. Con prácticamente cualquier implementación de EPM, los deseos de administración son muy amplios respecto a los beneficios que debe ofrecer el sistema de EPM. En este punto es esencial priorizar qué objetivos se deben perseguir en primer lugar para alcanzar el éxito. Coloque los dos o tres objetivos principales en una fase y empuje todo lo demás hacia abajo. Cada fase debe ofrecer un entorno de EPM de producción operativo que sea valioso por sí mismo.

Establecer hitos y mediciones

¿Somos directores de proyecto o no? Vamos a establecer algunos hitos en nuestro proyecto y comprometernos con algunos parámetros mensurables. En cualquier implementación de un sistema empresarial, una parte importante del proceso es asegurarse de que se siguen los planes previstos.

Ahora deberíamos tener suficiente información para desarrollar nuestra programación global con detalles de la primera fase.

Tiempo para este trabajo: cuatro semanas

Fase 1

En cada fase tendrá que repetir algunas tareas. Los pasos 3 a 9 forman parte de una fase.

3. Procesos de inventario

Antes de acercarnos a las herramientas, tenemos que determinar qué procesos es necesario automatizar finalmente en esta fase.

¿Qué procesos existen y se pueden adoptar?

Comenzaremos observando los procesos, las prácticas y los procedimientos que ya existen en la organización para los objetivos empresariales identificados en esta fase y determinar los que se pueden adoptar en el nuevo entorno de EPM. Hay una ventaja doble en buscar procesos existentes que se puedan adaptar con poco o ningún trabajo. En primer lugar, ya están creados y son problemas conocidos para los usuarios. En segundo lugar, adoptarlos hace que tengamos un amigo en la persona que los creó. Ahora puede decirse que son expertos en la materia de ese proceso y que facilitan la implementación.

Qué procesos deben diseñarse

Nunca encontramos todos los procesos, las prácticas y los procedimientos que necesitamos, pero tenemos que identificar los que faltan. Eso puede ser más difícil que localizar procesos que ya existen. Está buscando algo que no existe y se necesita un ojo experimentado.

Talleres de pizarras de procesos

Para los procesos que requieren trabajo para adaptarse o para los procesos que es necesario crear desde cero, necesitará realizar algunas sesiones de talleres con una pizarra. Es mejor hacer el recorrido por el proceso y todas sus implicaciones con las personas que lo vayan a realizar una vez esté terminado. Documente todo.

Resolver los roles de administración afectados

¿Recuerda cuando identificamos qué ejecutivos o directores podrían estar implicados en los cambios que se producirían? Ahora es el momento de volver a ello. En cualquiera de los nuevos procesos diseñados que afectan a roles, autoridad, jerarquía o responsabilidades existentes, tendrá que organizar reuniones para resolverlos.

El resultado final de esto es el borrador de una guía de procesos.

Tiempo para realizar el ejercicio de los procesos: cuatro semanas.

4. Adoptar, adaptar y diseñar procesos

Revisar, adaptar y aceptar los procesos diseñados

No todos los usuarios formarán parte de cada ejercicio de un proceso que ha sucedido en el último conjunto de tareas. Por lo tanto, es esencial publicar el borrador de la guía de los nuevos procesos para las partes interesadas, los directores y las partes afectadas. En esta guía es bastante común pasar a través de varias revisiones e incluso programar varios talleres para resolver conflictos en los procesos.

El resultado es un documento de procesos aceptados y finalizados. No se deje engañar, el aspecto "aceptado" puede llevar varios asaltos e incluso requerir intervención del nivel ejecutivo más alto antes de que se complete, pero sin un proceso aceptado, no hay nada que automatizar. La buena noticia es que, aunque el proceso de implementación se detenga aquí, esto ya tiene un gran valor. Es inevitable que los que pasan a través de estos procesos internamente vean cosas sobre su organización que nunca habían tenido en cuenta. Serán más eficaces como resultado de comenzar casi inmediatamente.

Tiempo para completar la guía del proceso: ocho semanas

5. Evaluar y seleccionar las herramientas de EPM

Preparar los documentos de "declaración del problema" para los proveedores

Si ha leído otros artículos míos, sabe que creo firmemente en que hay que proporcionar a los posibles proveedores una descripción de sus problemas de EPM y dejarles que nos digan cómo los resolverían. Después de todo, ¿no dicen que son empresas de soluciones? Muy bien, haga que diseñen su solución. Es un poco más difícil que crear una hoja de cálculo de todas las funciones que le gustaría, pero es importante.

Solicitar respuestas del proveedor

Nunca solo una. Es posible que ya sepa quién es su proveedor preferido, pero aunque crea que es el adecuado, obtenga una referencia con la que comparar. No hay dos proveedores que intenten resolver el problema de la misma manera, así que prepárese para la sorpresa y abra su mente.

Lista corta

Aunque esté buscando un solo producto, pero varios implementadores, póngase en contacto con quien le gustaría conocer en persona.

Presentaciones de implementador y proveedor

¡Vaya! Día de demostración. Hay muchas cosas de valor que hay que observar en una demostración, pero dejarse atrapar por sus fuegos artificiales no es una de ellas. Las demostraciones de ventas están cuidadosamente orquestadas por todos los proveedores. Si le llama mucho la atención una vista, un informe o un panel, pregunte específicamente: "¿Cuánto tiempo se tardaría en desarrollar esa vista exacta?".

Selección y adquisición de la herramienta

Ha llegado el momento de hacer la gran compra. Sé que creía que ese era el punto de partida, al principio de este artículo. No se preocupe. Por fin hemos llegado. ¡Haga la selección del sistema de EPM y haga que el pedido de compra vaya por buen camino!

El resultado final de esta fase será un producto de EPM completamente nuevo en su escritorio.

Tiempo para realizar esta fase: ocho semanas.

6. Configurar y diseñar la automatización

Aplicar el documento de diseño del proceso a la herramienta de EPM seleccionada

Ahora que conocemos la herramienta, podemos empezar a crear documentos de diseño del sistema empezando con nuestro documento de proceso y terminando en las especificaciones funcionales. Probablemente querremos instalar una instancia de desarrollo de nuestro nuevo sistema EPM para poder probar o comprobar determinados criterios de diseño. Por primera vez, es necesario un experto en la configuración del sistema real.

Diseñar e implementar estándares

Hay muchos estándares que se tendrán que establecer. Todos y cada uno de estos estándares conlleva implicaciones en el diseño y la arquitectura del sistema. El calendario, por ejemplo, suele pasarse por alto. ¿Tendremos un calendario o varios? ¿Tendremos calendarios de recursos? ¿Quién tendrá autoridad para cambiarlos? ¿Conocemos cómo afectarán los cambios de un calendario de recursos a la programación y a los datos en curso? Y así sucesivamente… Estos son algunos elementos de nuestro sistema de EPM para los que necesitaremos estándares:

  • Calendarios

  • Convenciones de nomenclatura

  • Jerarquía de recursos

  • Estándares de carga de recursos para trabajos con proyecto y sin proyecto

  • Estándares de tasas y costes

  • Roles y responsabilidades

  • Estructuras de aprobación

  • Jerarquías de proyectos y tareas

  • WBS y otras estructuras de codificación

  • Administración de documentos

  • Plantillas de comunicaciones

  • Plantillas de proyectos

También vamos a necesitar algún otro diseño e incluso posible codificación para elementos que han surgido de los objetivos empresariales de nuestra fase uno. Algunos de los elementos que quizá deberían tenerse en cuenta son:

  • Diseñar e implementar una codificación personalizada

  • Diseñar e implementar paneles

  • Diseñar y crear vínculos a sistemas externos

  • Diseñar y crear flujos de trabajo

  • Diseñar e implementar informes

  • Diseñar y crear la formación sobre la herramienta de EPM

  • Revisar el diseño con todas las partes afectadas

El resultado es una herramienta de EPM lista para funcionar. Ahora debería disponer de toda la configuración necesaria para migrar a un entorno de trabajo.

El tiempo necesario para esta fase puede variar en función del trabajo de personalización requerido, pero diremos que doce semanas, dado que nos hemos restringido a la primera fase.

7. Herramienta de EPM piloto

Ahora que tenemos nuestro sistema listo, debemos identificar el grupo piloto y trabajar con él.

Fase 1: instalar, configurar y migrar datos

Tendremos que instalar el sistema recién configurado en una instancia piloto (no en la instancia de desarrollo. La seguiremos usando en fases futuras y como sistema de formación y asistencia). También tendremos que actualizar la configuración para que coincida con nuestra instancia de desarrollo y migrar los proyectos piloto desde donde estén ahora a nuestro nuevo sistema.

Formación

La formación es el pariente pobre de las implementaciones de proyectos. Con frecuencia se olvida en un plan de implementación. Asegúrese de que nuestro personal piloto recibe la formación necesaria para usar el sistema correctamente.

Ejecutar proyectos activos

Ahora, tiene estos proyectos piloto que se administran en función de los procesos, las prácticas, los procedimientos y la automatización en cuya definición ha invertido mucho. El piloto necesita tener una programación propia que, a menudo, está orientada a la duración de estos proyectos.

Lecciones aprendidas y documento

Cuando el proyecto piloto se ha completado, es el momento para volver a reunirse y ver cómo lo que se ha creado resolvió los retos establecidos para él. Si hay que hacer ajustes, correcciones o cambios, ahora es el momento.

Tiempo para completar un proyecto piloto y revisarlo: doce semanas.

8. Implementar la fase 1 en el entorno de producción

Poner en marcha

Es el momento. Implemente el uso del nuevo sistema a los usuarios adecuados y migre los datos apropiados. No olvide la formación, la asistencia y el seguimiento ya que el sistema está en marcha.

El tiempo de implementación depende en gran medida del número de usuarios totales: cuatro semanas.

9. Revisar y adaptar el plan de implementación maestro

Revise y ajuste el plan maestro en preparación para la siguiente fase. El plan maestro probablemente no se ha revisado en meses. Es el momento de sacarle las telarañas y ver lo que se planificó originalmente para la fase dos. Es inevitable que los ojos que miran hacia la siguiente fase vean las cosas de otra forma. Después de todo, ahora tienen toda la experiencia de la primera fase.

Tiempo para completar esta fase: dos semanas.

10. Fase 2: siga los pasos 3 a 9 de nuevo

Solo hemos completado la fase uno y, a medida que observa las fases futuras, tendrá que rehacer los pasos 3 a 9 (excepto el paso 5). Recuerde que cada fase debe dar como resultado una producción EPM operativa que consiga que la organización sea más eficaz de lo que era antes.

¿Ha contado las duraciones de cada uno de los pasos de la primera fase? Esto agrega hasta 58 semanas. Aquí tiene una programación de los pasos resumidos definidos más arriba:

Diagrama de Gantt que muestra el proceso durante 58 semanas

Ahora, cada organización es distinta. Hay muchos factores que afectan a la duración total de un proyecto. El más importante de ellos es el grado de maduración de los procesos de administración del proyecto empresarial existente. Lo siguiente es el tamaño de la organización y su complejidad. Evidentemente es más sencillo implementar un sistema de EPM en una organización ubicada en un solo edificio que en una organización que se distribuye en varias divisiones, oficinas, ciudades e incluso países.

En cada implementación, la programación tendrá un aspecto diferente y no siempre más corto. Prácticamente siempre existe la presión para hacer una programación que puede conseguirse en días o incluso semanas, pero es de vital importancia que se tenga en cuenta algo más que la instalación de software de EPM a fin de ofrecer una implementación correcta.

Acerca del autor

Chris Vandersluis es presidente y fundador de la empresa HMS Software, establecida en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Cuenta con unos estudios en Economía en la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro del Project Management Institute (PMI) y participó en la creación de las secciones de Microsoft Project Users Group (MPUG) en Montreal, Toronto y Quebec. Entre las publicaciones en las que ha escrito Chris se encuentran Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine y PMNetwork de PMI; también es columnista habitual en Project Times. Es profesor de Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo es ponente en actos de asociaciones de administración de proyectos de Norteamérica y el resto del mundo. HMS Software es el proveedor del sistema de control para los proyectos de TimeControl y es asociado de la solución Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis por correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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