Convierta los presupuestos en facturas pagadas mediante la plantilla de la base de datos web de servicios

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La plantilla de base de datos web Servicios de Access 2010 crea una base de datos lista para usar con la que podrá llevar el seguimiento de los presupuestos, las facturas, los clientes y otros datos relacionados con la administración de un negocio.

El siguiente vídeo muestra un escenario breve sobre cómo usar esta plantilla.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Si no lo ha hecho ya, Descargue la plantilla de servicios.

Siga leyendo para aprender a usarla y, así, poder crear su propia base de datos y comenzar a usarla para administrar su negocio.

Nota: En este artículo no se aplica a aplicaciones web de Access, el tipo más reciente de la base de datos con Access 2013 (o posterior) de diseño y publicar en línea. Para obtener más información, vea crear una aplicación web de Access .

En este artículo

Iniciar la base de datos por primera vez

Introducción: Agregar datos existentes a la base de datos de servicios

Pestaña Bienvenido: ayuda y otros recursos

Ficha información de compañía: escriba información de su compañía

Pestaña empleados: escriba información de empleados

Pestaña servicios: escriba información del servicio

Agregar datos de los servicios que ha almacenado en Excel

Transponer los datos de Excel de filas a columnas

Reorganizar las columnas de datos de Excel que están en un orden diferente de la hoja de datos de servicios

Pegar datos de columnas que están en el mismo orden que las columnas de la hoja de datos de servicios

Agregar servicios uno a uno

Pestaña productos: escriba información de productos

Agregar datos de producto que haya almacenado en Excel

Transponer los datos de Excel de filas a columnas

Reorganizar las columnas de Excel que están en un orden diferente de la hoja de datos de productos

Pegar datos de columnas que están en el mismo orden que las columnas de la hoja de datos de productos

Agregar productos uno a uno

Pestaña presupuestos y facturas: escriba presupuestos y facturas

Panel: Realizar un seguimiento de los presupuestos y facturas

Ver detalles de un presupuesto o factura

Crear un nuevo presupuesto o factura

Presupuestos: Administrar todos los presupuestos

Ver detalles de un presupuesto

Formulario Detalles de presupuesto

Crear un nuevo presupuesto

Enviar un presupuesto para su aprobación

Aprobar o rechazar un presupuesto enviado

Convertir un presupuesto aprobado en una factura

Imprimir o enviar por correo electrónico una oferta

Facturas: Administrar todas las facturas

Ver detalles de un presupuesto

Formulario Detalles de factura

Crear una nueva factura

Enviar una factura para su pago

Imprimir o enviar por correo electrónico una factura

Marcar una factura como pagada

Centro de informes: Ver e imprimir informes

Avanzadas: Administrar servicios, productos, empleados y clientes

Pasos siguientes

Iniciar la base de datos por primera vez

Se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá decidir si quiere mantener los datos de ejemplo o eliminarlos para especificar los suyos propios:

Formulario de inicio de la plantilla de base de datos web Servicios

Haga clic en el botón de la izquierda para abrir la base de datos y trabajar con los datos de ejemplo. Access rellenará la base de datos Servicios con los datos de la empresa ficticia Northwind Traders.

Haga clic en el botón a la derecha para eliminar los datos de ejemplo y empezar a escribir los suyos propios.

Nota:  Eliminar los datos de ejemplo también evita que el cuadro de diálogo de inicio vuelva a abrirse más adelante.

Desactive la casilla para evitar que el cuadro de diálogo vuelva a aparecer más adelante.

Nota: Todos los campos y controles de la plantilla Servicios que muestran datos de moneda usan el signo dólar ($) como símbolo de moneda. Si su configuración local usa un símbolo de moneda diferente, puede considerar la posibilidad de ajustar los campos y controles afectados antes de quitar los datos de ejemplo. Para más información, vea la sección Vea también.

Introducción: Agregar datos existentes a la base de datos de servicios

La pestaña Introducción incluye estas otras pestañas, que le ayudarán a tener los datos empresariales en su sitio y listos:

Pestañas de Introducción

Características

Le damos la bienvenida

Vínculos a recursos útiles

Información de la empresa

Campos que almacenan información sobre la empresa para su uso en facturas y otros informes

Empleados

Vista de hoja de datos de los empleados. Se registra el empleado que ha iniciado sesión en los nuevos presupuestos y facturas

Servicios

En la vista de hoja de datos de los servicios puede agregar presupuestos y facturas

Productos

Vista de hoja de datos de materiales que distribuya o use. Puede agregar estos productos a los presupuestos y facturas

Presupuestos y facturas

Dos vistas de hoja de datos: sus presupuestos y sus facturas

Al hacer clic en Empezar a escribir mis datos en el cuadro de diálogo de inicio, Access le lleva a la pestaña Bienvenido en Introducción, donde podrá empezar a especificar sus datos en la nueva base de datos Servicios.

Pestaña Introducción de la plantilla de base de datos web Servicios

No tiene por qué usar la pestaña Introducción para escribir todos los datos. La pestaña se ha incluido para su comodidad y para poder empezar rápidamente. La mayoría de la información que se puede especificar en las siguientes pestañas de Introducción también se puede introducir en las pestañas principales, como Presupuestos o Facturas. Sin embargo, solo podrá indicar su información de empresa (que aparece en los presupuestos y facturas) en la pestaña Información de la empresa.

Pestaña Bienvenido: ayuda y otros recursos

Los vínculos de la pestaña Bienvenido indican los recursos más actuales que sirven para sacar el máximo partido de la base de datos Servicios. Aunque los vínculos no cambien, sus destinos se actualizan a medida que haya recursos nuevos disponibles.

  • Cuando haya terminado de ver la información de la pestaña Bienvenido, haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña Información de la empresa.

Ficha información de compañía: escriba información de su compañía

En la pestaña Información de la empresa puede escribir información sobre su empresa, como el nombre, la ubicación, el teléfono y la dirección de correo electrónico. Esta información se mostrará en las facturas y demás informes creados por la base de datos.

Pestaña Información de la empresa de la plantilla de base de datos Servicios

  • Escriba la información de su empresa en los cuadros y, después, haga clic en Siguiente.

Pestaña empleados: escriba información de empleados

En la pestaña Empleados, puede comenzar a agregar empleados a la base de datos. Esto le ayudará a llevar un seguimiento de qué empleados han hecho qué. Por ejemplo, cuando se crea un nuevo presupuesto, el empleado que tenga la sesión iniciada quedará registrado como parte del nuevo presupuesto.

  • Escriba la información de cada empleado en la hoja de datos y, después, haga clic en Siguiente.

    También puede ver, modificar y agregar empleados en la pestaña principal Empleados.

Pestaña servicios: escriba información del servicio

En la pestaña Servicios, incluya información sobre los servicios que proporcione como, por ejemplo, la tarifa horaria de cada uno. También puede quitar servicios eliminándolos o suspendiéndolos. Solo podrá eliminar un servicio si no aparece en ninguno de los presupuestos o facturas.

Nota:  Cuando agregue un servicio a un presupuesto o factura, la tarifa horaria predeterminada se agrega al presupuesto o factura. Sin embargo, puede ajustar la tarifa horaria de cualquier servicio antes de enviar un presupuesto o factura en concreto. Ajustar la tarifa de un presupuesto o factura no afectará a la tarifa horaria predeterminada del servicio.

Agregar datos de servicios que haya almacenado en Excel

Puede copiar y pegar datos desde Excel a una hoja de datos de Access. Hacerlo puede suponer un gran ahorro de tiempo, especialmente si los datos de Excel ya se encuentran en filas o columnas que sean iguales o similares a las columnas de la hoja de datos.

Existen dos consideraciones principales a la hora de prepararse para copiar datos de Excel y pegarlos en Access:

  • Si los datos de Excel están dispuestos en filas (en lugar de columnas), deberá Transponer los datos en Excel antes de pegarlos en Access.

  • Si las columnas de Excel no están en el mismo orden que las columnas de la hoja de datos de Access, deberá reorganizar las columnas en Excel antes de pegarlas en Access

Importante:  La columna de Código de servicio debe tener un valor por cada servicio y dicho valor deberá ser único (por ejemplo, dos o más servicios no pueden tener el mismo nombre).

Nota:  En los pasos de esta sección se da por hecho que dispone de datos para las cuatro columnas de la hoja de datos Servicios. Si no dispone de datos para todas ellas, puede copiar los datos que sí tenga. La única columna que es necesaria y debe contar con valores únicos es Código de servicio.

Transponer los datos de Excel de filas a columnas

Sugerencia:  Si los datos no están ordenados igual que las columnas de la hoja de cálculo de Access, considere la opción de insertar una hoja de cálculo en Excel y transponer los datos en la nueva hoja de cálculo. El uso de una nueva hoja de cálculo puede facilitar la organización de los datos en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo de Access.

  1. En Excel, seleccione los datos y presione CTRL+C.

Para seleccionar varios grupos de celdas que no sean adyacentes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras realiza la selección.

  1. Haga clic en una celda que se encuentre fuera de los datos seleccionados (por ejemplo, una celda situada debajo de la fila inferior de la selección) y, en Opciones de pegado, haga clic en el botón Transponer:
    Pegar transposición

Reorganizar las columnas de datos de Excel que estén en un orden distinto al de la hoja de datos Servicios
  1. Abra el libro de Excel que contiene los datos relativos a sus servicios.

  2. Insertar una nueva hoja de cálculo. Para obtener ayuda con este paso, vea el artículo Insertar o eliminar una hoja de cálculode Excel.

  3. En la nueva hoja de cálculo:

    1. Escriba o pegue el Código de servicio en la celda A1.

    2. Escriba o pegue la Descripción del servicio en la celda B1.

    3. Escriba o pegue la Tarifa predeterminada en la celda C1.

    4. Escriba o pegue las notas en la celda D1.

  4. Copie los nombres o códigos de los servicios en la columna A:

    1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo donde se encuentran los nombres o códigos.

    2. Seleccione la lista de nombres o códigos y, después, presione CTRL+C.

    3. Haga clic en la pestaña de la nueva hoja de cálculo.

    4. Seleccione la celda A2 y, después, presione CTRL+V.

  5. Copie las descripciones de los servicios en la columna B:

    1. Haga clic en la celda B2 y, después, escriba un símbolo de igualdad (=).

    2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo donde se encuentran las descripciones.

    3. Haga clic en la celda que contiene la primera descripción y, luego, presione ENTRAR.
      Excel pega la referencia de la celda en la celda B2 de la nueva hoja de cálculo.

    4. En la hoja de cálculo nueva, haga clic nuevamente en la celda B2 y, a continuación, haga doble clic en el controlador de relleno Controlador de relleno .
      Excel pega las referencias de celda para el resto de la lista en la columna B.

  6. Repita el paso 5, pero use la columna C y copie las tarifas horarias predeterminadas de los servicios.

  7. Repita el paso 5, pero use la columna D y copie las notas de los servicios.

Pegar datos de columnas que se encuentran en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo Servicios
  1. En Excel, seleccione los datos y presione CTRL+C.

Para seleccionar varios grupos de celdas que no sean adyacentes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras realiza la selección.

  1. En Access, en la pestaña Servicios, haga clic en el asterisco de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Pegar.
    Menú de acceso directo a la hoja de cálculo Servicios

Agregar servicios uno a uno

  • Haga clic en Agregar nuevo servicio para abrir el formulario Detalles de servicio y escriba información sobre un servicio.
    - o –

  • Escriba los datos en la hoja de cálculo de la pestaña Servicios.

Pestaña productos: escriba información de productos

En la pestaña Productos, agregue información sobre los productos que distribuya o use durante el servicio.

Nota: Cuando agrega un producto a un presupuesto o factura, el precio por unidad se registra como parte del presupuesto o factura. Sin embargo, puede ajustar el precio por unidad de cualquier producto antes de enviar un presupuesto o factura en concreto. Ajustar el precio en un presupuesto o factura no afectará al precio por unidad del producto.

Agregar datos de productos que ha almacenado en Excel

Puede copiar y pegar datos desde Excel a una hoja de datos de Access. Hacerlo puede suponer un gran ahorro de tiempo, especialmente si los datos de Excel ya se encuentran en filas o columnas que sean iguales o similares a las columnas de la hoja de datos.

Existen dos consideraciones principales a la hora de prepararse para copiar datos de Excel y pegarlos en Access:

  • Si los datos de Excel están dispuestos en filas (en lugar de columnas), deberá Transponer los datos en Excel antes de pegarlos en Access.

  • Si las columnas de Excel no están en el mismo orden que las columnas de la hoja de datos de Access, deberá reorganizar las columnas en Excel antes de pegarlas en Access

Importante:  La columna de Código de producto debe tener un valor por cada servicio que deberá ser único (por ejemplo, dos o más servicios no pueden tener el mismo nombre).

Nota:  En los pasos de esta sección se da por hecho que dispone de datos para las cuatro columnas de la hoja de datos Productos. Si no dispone de datos para todas ellas, puede copiar los datos que sí tenga. La única columna que es necesaria y debe contar con valores únicos es Código de producto.

Transponer los datos de Excel de filas a columnas

Si los datos se encuentran en filas (en lugar de columnas), transpóngalos en Excel antes de pegarlos en Access.

Sugerencia:  Si los datos no están ordenados igual que las columnas de la hoja de cálculo de Access, considere la opción de insertar una hoja de cálculo en Excel y transponer los datos en la nueva hoja de cálculo. El uso de una nueva hoja de cálculo puede facilitar la organización de los datos en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo de Access.

  1. En Excel, seleccione los datos y presione CTRL+C.

Para seleccionar varios grupos de celdas que no sean adyacentes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras realiza la selección.

  1. Haga clic en una celda que se encuentre fuera de los datos seleccionados (por ejemplo, una celda situada debajo de la fila inferior de la selección) y, en Opciones de pegado, haga clic en el botón Transponer:
    Pegar transposición

Reorganizar las columnas de Excel cuyo orden sea distinto al de la hoja de cálculo de Productos
  1. Abra el libro de Excel que contiene los datos sobre sus productos.

  2. Insertar una nueva hoja de cálculo. Para obtener ayuda con este paso, vea el artículo Insertar o eliminar una hoja de cálculode Excel.

  3. En la nueva hoja de cálculo:

    1. Escriba o pegue el Código de producto en la celda A1.

    2. Escriba o pegue la Descripción del producto en la celda B1.

    3. Escriba o pegue el Precio por unidad en la celda C1.

    4. Escriba o pegue la Cantidad por unidad en la celda D1.

    5. Escriba o pegue las notas en la celda E1.

  4. Copie los nombres o códigos de los productos en la columna A:

    1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo donde se encuentran los nombres o códigos.

    2. Seleccione la lista de nombres o códigos y, después, presione CTRL+C.

    3. Haga clic en la pestaña de la nueva hoja de cálculo.

    4. Seleccione la celda A2 y, después, presione CTRL+V.

  5. Copie las descripciones de sus productos en la columna B:

    1. Haga clic en la celda B2 y, después, escriba un símbolo de igualdad (=).

    2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo donde se encuentran las descripciones.

    3. Haga clic en la celda que contiene la primera descripción y, luego, presione ENTRAR.
      Excel pega la referencia de la celda en la celda B2 de la nueva hoja de cálculo.

    4. En la hoja de cálculo nueva, haga clic nuevamente en la celda B2 y, a continuación, haga doble clic en el controlador de relleno Controlador de relleno .
      Excel pega las referencias de celda para el resto de la lista en la columna B.

  6. Repita el paso 5, pero use la columna D y copie el precio por unidad de los productos.

  7. Repita el paso 5, pero use la columna D y copie la cantidad por unidad de los productos.

  8. Repita el paso 5, pero use la columna E y copie las notas de los productos.

Pegar datos de columnas que se encuentran en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo Productos
  1. En Excel, seleccione los datos y presione CTRL+C.

    Para seleccionar varios grupos de celdas que no sean adyacentes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras realiza la selección.

  2. En Access, en la pestaña productos, haga clic en el asterisco de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Pegar.
    Menú de acceso directo a la hoja de cálculo Servicios

Agregar productos uno a uno

  • Haga clic en Agregar nuevo producto para abrir el formulario Detalles de producto y especificar la información del producto.
    - o –

  • Escriba los datos en la hoja de cálculo de la pestaña Productos.

Pestaña presupuestos y facturas: escriba presupuestos y facturas

Si ya tiene a mano algunos presupuestos y facturas, puede introducirlos en hojas de cálculo en la pestaña Presupuestos y facturas.

  1. Para escribir un presupuesto, haga clic en Agregar nuevo presupuesto. Para introducir una factura, haga clic en Agregar nueva factura.

  2. En el formulario de detalles que se abre, escriba la información de que disponga, como el estado, el empleado que creó el presupuesto o factura y el cliente.

  3. Si especifica un cliente que todavía no está en la base de datos, Access le pregunta si quiere introducir un cliente nuevo. Haga clic en y rellene la información que posea. Cuando cierre la hoja de cálculo, el cliente pasará a estar disponible en la lista desplegable Cliente.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar tras finalizar cada presupuesto o factura. Los datos se guardan y el formulario se cierra.

  5. Cuando haya acabado de agregar los presupuestos y facturas existentes, haga clic en Siguiente.

Panel: Realizar un seguimiento de los presupuestos y facturas

La pestaña Panel es un lugar cómodo donde llevar un seguimiento de los presupuestos abiertos y facturas sin pagar, así como para agregar un nuevo presupuesto o factura.

Pestaña Panel de la plantilla de base de datos Servicios

Ver los detalles de un presupuesto o factura

  • Haga clic en un valor de Nº presupuestopara abrir el formulario Detalles de presupuestode dicho presupuesto.

    Puede editar los detalles de un presupuesto antes de enviarlo, por ejemplo, si el estado es nuevo.

  • Haga clic en un valor de Nº facturapara abrir el formulario Detalles de facturade dicha factura.

Crear un nuevo presupuesto o factura

  • Haga clic en Nuevo presupuesto o en Nueva factura y rellene el formulario que aparece.

    Si no ha iniciado sesión en la base de datos, seleccione su nombre de la lista desplegable de Vendedor para incorporar su nombre al presupuesto o factura.

Presupuestos: Administrar todos los presupuestos

La pestaña Presupuestos proporciona vistas que sirven para administrar los presupuestos según su estado.

Pestaña Presupuestos de la plantilla de base de datos Servicios

Los presupuestos aparecen en las siguientes pestañas:

  • Activo    Enumera los presupuestos que no se han facturado, rechazado o expirado.

  • Aprobado    Enumera los presupuestos que se han aprobado o facturado.

  • Facturado    Enumera los presupuestos que se han facturado. Puede ver la factura de un presupuesto de la lista.

  • Caducado    Enumera los presupuestos que han expirado sin haber sido facturados.

  • Rechazado    Enumera los presupuestos que se han rechazado. Puede aprobar un presupuesto rechazado para que esté disponible para la facturación.

Ver los detalles de un presupuesto

  • Haga clic en un valor de Nº presupuesto para abrir el formulario Detalles de presupuestode dicho presupuesto.

    Puede editar los detalles de un presupuesto antes de enviarlo, por ejemplo, si el estado es nuevo.

Formulario Detalles de presupuesto

El número de presupuesto y el estado se muestran en la esquina superior izquierda del formulario Detalles de presupuesto.

Use los botones de la parte superior del formulario Detalles de presupuesto para enviar, aprobar, rechazar o facturar un presupuesto, crear un duplicado de un presupuesto y ver un presupuesto para prepararlo para su impresión.

La información general sobre un presupuesto aparece en los cuadros justo debajo de los botones en la parte superior del formulario Detalles de presupuesto.

Las pestañas en la parte central del formulario Detalles de presupuesto son para los detalles del presupuesto: elementos de línea (servicios y productos), ubicación del servicio, impuestos y condiciones y notas. Puede ajustar las tarifas y los precios por unidad de los elementos de línea de cualquier presupuesto sin que ello afecte al valor predeterminado del servicio o producto en cuestión.

El importe total de los servicios, productos y tarifas se muestra en la esquina inferior derecha del formulario Detalles de presupuesto. Si actualiza los detalles de las pestañas Elementos de línea o Tasas y condiciones, haga clic en Actualizar totales para actualizar las cantidades mostradas en esta área.

Crear un nuevo presupuesto

  • En la pestaña Presupuestos, haga clic en Nuevo presupuesto y cumplimente el formulario de Detalles de presupuesto.

    Si no ha iniciado sesión en la base de datos, seleccione su nombre de la lista desplegable de Vendedor para incorporar su nombre al presupuesto.

Enviar una presupuesto para su aprobación

Los presupuestos que no se hayan enviado no tienen un número de presupuesto; se muestra el valor […] en Nº presupuesto.

  1. En la pestaña Presupuestos, haga clic en […] en la fila que contenga el presupuesto que quiera enviar.
    Access abre el formulario Detalles de presupuesto y muestra el presupuesto.

  2. Repase la información general y los detalles del presupuesto y realice los cambios necesarios, como agregar o eliminar elementos de línea, ajustar la tasa o el precio por unidad de un elemento de línea o incluir notas.

  3. En la parte superior del formulario Detalles de presupuesto, haga clic en Enviar.

Aprobar o rechazar un presupuesto enviado

  1. En la pestaña Presupuestos, haga clic en un valor debajo de Nº presupuesto para abrir el formulario Detalles de presupuesto y mostrar el presupuesto.

  2. Repase la información del presupuesto y realice una de las siguientes acciones:

    • Si el presupuesto es aceptable, haga clic en Aprobar en la parte superior del formulario Detalles de presupuesto.

    • Si el presupuesto puede ser aceptable tras unos cambios mínimos, haga clic en Duplicar en la parte superior del formulario Detalles de presupuesto. Access crea un nuevo presupuesto basado en el original. Tras ello, podrá revisar y enviar el nuevo presupuesto y, luego, aprobarlo.

    • Si el presupuesto no es aceptable, haga clic en Rechazar en la parte superior del formulario Detalles de presupuesto.

Convertir un presupuesto aprobado en una factura

  1. En la pestaña Presupuestos, haga clic en la pestaña Aprobado.
    Access muestra los presupuestos que se hayan aprobado, incluidos aquellos que ya se han facturado.

  2. Haga clic en un valor de Nº presupuestopara abrir el formulario Detalles de presupuestode dicho presupuesto.

  3. Repase la información del presupuesto.

    Nota: No puede cambiar ningún detalle de un presupuesto que se haya aprobado, pero sí generar un duplicado si hace clic en Duplicar. Repase y envíe el presupuesto duplicado y, luego, apruébelo y úselo para crear una factura.

  4. En la parte superior del formulario Detalles de presupuesto, haga clic en Factura.

Imprimir o enviar un presupuesto por correo

  1. En la pestaña Presupuestos, haga clic en un valor de Nº presupuesto para abrir el formulario Detalles de presupuesto y mostrar el presupuesto.

  2. En la parte superior del formulario Detalles de presupuesto, haga clic en Ver presupuesto.
    Access abre el presupuesto en el formulario en el que se va a imprimir.

    Los botones en la parte superior del presupuesto no aparecen en la copia final.

  3. Haga clic en el botón adecuado en la parte superior del presupuesto.

Facturas: Administrar todas las facturas

En la pestaña Facturas puede crear facturas y revisar las facturas por estado.

Pestaña Facturas de la plantilla de base de datos Servicios

Las facturas aparecen en las siguientes pestañas:

  • Sin pagar    Enumera las facturas que no se han pagado, pero cuyo plazo aún no ha vencido.

  • Vencida   Enumera las facturas que no se han pagado y que han vencido.

  • Pagado   Enumera las facturas pagadas.

Ver detalles de un presupuesto

  • Haga clic en un valor de Nº facturapara abrir el formulario Detalles de facturade dicha factura.

    Puede modificar los detalles de un presupuesto antes de enviarlo, por ejemplo, si el estado es nuevo.

Formulario Detalles de factura

Formulario Detalles de factura

El número de factura y el estado se muestran en la esquina superior izquierda del formulario Detalles de factura.

Use los botones de la parte superior del formulario Detalles de factura para enviar una factura o marcarla como pagada, crear el duplicado de una factura, ver qué aspecto tendrá la factura tras imprimirla y guardar los cambios en una factura y cerrar el formulario Detalles de factura.

La información general sobre una factura aparece en los cuadros justo debajo de los botones en la parte superior del formulario Detalles de factura. Si la factura se creó a partir de un presupuesto, hereda esta información del presupuesto, pero puede realizar cambios en la factura sin afectar al presupuesto original..

Las pestañas en la parte central del formulario Detalles de factura son para los detalles de la factura: elementos de línea (servicios y productos), ubicación del servicio, impuestos y condiciones y notas. Si la factura se ha creado a partir de un presupuesto, hereda estos detalles del presupuesto, pero puede realizar cambios en los detalles de la factura sin afectar al presupuesto original. También puede ajustar las tasas y los precios unitarios de los elementos de línea de cualquier factura sin afectar el valor predeterminado del servicio o producto en cuestión.

El importe total de los servicios, productos y tasas se muestra en la esquina inferior derecha del formulario Detalles de factura. Si actualiza los detalles de las pestañas Elementos de línea o Tasas y condiciones, haga clic en Actualizar totales para actualizar las cantidades mostradas en esta área.

Crear una nueva factura

  • Haga clic en Nueva factura y cumplimente el formulario Detalles de factura.

    Si no ha iniciado sesión en la base de datos, seleccione su nombre de la lista desplegable de Vendedor para incorporar su nombre al presupuesto.

Enviar una factura para su pago

Las facturas que no se hayan enviado no tienen un número de factura; se muestra el valor […] en Nº factura.

  1. En la pestaña Facturas, haga clic en […] en la fila que contenga la factura que quiera enviar para su pago.
    Access abre el formulario Detalles de factura y muestra la factura.

  2. Repase la información general y los detalles de la factura y realice los cambios necesarios, como agregar o eliminar elementos de línea, ajustar la tasa o el precio unitario de un elemento de línea o incluir notas.

  3. En la parte superior del formulario Detalles de factura, haga clic en Enviar.

Imprimir o enviar una factura por correo

  1. En la pestaña Facturas, haga clic en un valor de Nº factura para abrir el formulario Detalles de factura y mostrar la factura.

  2. En la parte superior del formulario Detalles de factura, haga clic en Ver factura.
    Access abre la factura en el formulario en el que se va a imprimir.

    Los botones en la parte superior de la factura no aparecen en la copia final.

  3. Haga clic en el botón adecuado en la parte superior de la factura.

Marcar una factura como pagada

  1. En la pestaña Facturas, haga clic en la pestaña Sin pagar, haga clic en un valor de Nº factura para abrir el formulario Detalles de factura y mostrar la factura.

  2. En la parte superior del formulario Detalles de factura, haga clic en Marcar como pagada.

Centro de informes: Ver e imprimir informes

La plantilla de base de datos Servicios incluye cuatro informes: una lista de clientes y tres informes de ventas (mensual, trimestral y anual).

Pestaña Centro de informes de la plantilla de base de datos Servicios

Para obtener una vista previa de un informe:

  • Haga clic en la pestaña Centro de informes y, en Seleccionar un informe, haga clic en el informe que quiera ver.
    Access muestra el informe en el panel de vista previa.

Puede personalizar la vista previa con las opciones que aparecen en la parte superior del panel de vista previa. Las opciones que aparecen dependen del informe del que obtenga la vista previa.

Para imprimir un informe:

  1. Obtenga una vista previa del informe que quiera imprimir.

  2. En la pestaña Centro de informes, haga clic en Abrir en una nueva pestaña y presione CTRL+P.

Avanzadas: Administrar servicios, productos, empleados y clientes

La pestaña Avanzadas es un lugar práctico desde donde se administran las siguientes listas:

  • Clientes

  • Empleados

  • Productos

  • Servicios

Cada lista se muestra como una hoja de datos, donde es más fácil identificar conflictos y realizar cambios masivos en los datos.

Pestaña Avanzadas de la plantilla de base de datos Servicios

Siguientes pasos

Cuando empiece a usar la base de datos Servicios para administrar su empresa, es muy probable que se le ocurran otras formas de consultar o filtrar los datos. También es posible que descubra que quiere modificar la base de datos para adaptarla mejor a sus necesidades. Los vínculos incluidos en esta sección le llevan a información más detallada sobre las tareas y modificaciones más habituales que puede realizar.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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