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Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

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Algunas organizaciones usan libros de Microsoft Office Excel como formularios para recopilar datos. Estos libros suelen incluyen celdas en blanco para los usuarios especifiquen datos. Puede convertir un libro en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath mediante el Asistente para importación de InfoPath. Al convertir un libro en una plantilla de formulario, los usuarios pueden beneficiarse de las características de InfoPath, como la validación de esquema, controles dinámicos como secciones de repetición y la lógica empresarial, como la validación de datos. Además, puede hacer que la plantilla de formulario esté disponible para una audiencia más amplia mediante la creación de una plantilla de formulario habilitadas para el explorador. Para crear una plantilla de formulario habilitadas para el explorador, debe publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. Formularios basados en plantillas de formulario habilitadas para el explorador pueden rellenarse mediante un explorador Web.

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath usando la configuración predeterminada en el Asistente para importación, la plantilla de formulario resultante contiene el diseño del libro de Excel. Además, las celdas en el libro de Excel que cumplan ciertas condiciones se convierten automáticamente a los controles de cuadro de texto que los usuarios puedan introducir datos en. Por ejemplo, si una celda tiene formato para mostrar un borde en todos los lados, dicha celda se convierte en un control de cuadro de texto en la plantilla de formulario resultante. Si decide no usar la configuración predeterminada del Asistente para importación, puede elegir incluir sólo el diseño al importar el libro de Excel o convertir a sólo determinados tipos de celdas a los controles.

En este artículo se explica el concepto básico y el procedimiento para convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, incluidas las características y configuración que no es compatibles con el proceso de conversión.

En este artículo

Acerca de cómo convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Características y configuración que no se admite completamente durante la conversión

Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Acerca de cómo convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, se utiliza el libro como una guía para crear una nueva plantilla de formulario. Se vuelve a crear la estructura de tabla del libro como una diseño de tabla en la plantilla de formulario. Si decide incluir celdas que se utilizan para recopilar datos al convertir el libro, los controles de cuadro de texto se agregan a la plantilla de formulario en las celdas de tabla de diseño que corresponden a la ubicación de los campos en el libro. El tamaño y posición de admiten celdas, bordes y sombreado, y si se combinar o dividir celdas se conservan en la plantilla de formulario resultante.

Si el libro contiene varias hojas de cálculo, los datos y el formato de la primera hoja de cálculo se agregan a la predeterminada ver en la nueva plantilla de formulario y las hojas adicionales se convierten en vistas correspondientes en la plantilla de formulario. Los títulos de cada vista adicional que coincidan con los títulos de las hojas de cálculo.

Para entender mejor la relación entre un libro que se convierta mediante el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario resultante, imagine que sea un agente de seguros con un libro llamado reclamaciones.xls que contiene dos hojas de cálculo. La primera hoja se llama hogar y la segunda se llama automóvil. Entre las columnas en cada hoja de cálculo son aquellos con los encabezados de columna tipo, descripción, importe del préstamo y precio de compra. Las columnas importe del préstamo y precio de compra en cada hoja de cálculo tienen formato para utilizar un tipo de datos de moneda. Todos los encabezados de columna con el formato de texto azul en negrita. La hoja de cálculo de inicio contiene una fórmula para calcular un plan de amortización. Una sola celda, con formato de borde en todos los lados, se utiliza para escribir el nombre de un cliente.

Si usa el el Asistente para importación para convertir reclamaciones.xls en una plantilla de formulario, cree una plantilla de formulario llamada reclamaciones.xsn.

Libro de Excel antes y después de convertirse en una plantilla de formulario de InfoPath
Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, se mantienen el diseño y otros elementos.

Esta nueva plantilla de formulario contiene dos vistas. La vista predeterminada, llamada hogar (predeterminada), contiene el diseño y el formato de la hoja de cálculo de inicio. La segunda vista, llamada automóvil, contiene el diseño y el formato de la hoja automóvil. Cada vista contiene una tabla con los encabezados de columna tipo, descripción, importe del préstamo y precio de compra, con formato de texto azul en negrita, al igual que en el libro original. Sin embargo, según la configuración que elija en el Asistente para importación, algunas características pueden diferir en la plantilla de formulario resultante:

  • Si usa el Asistente para importación para convertir reclamaciones.xls en una plantilla de formulario conservando sólo el diseño    La plantilla de formulario resultante contiene una tabla de diseño que corresponde a la tabla en el libro de Excel. La plantilla de formulario no contiene los controles de cuadro de texto.

  • Si usa el Asistente para importación para importar reclamaciones.xls conservando el diseño y convirtiendo las celdas a los controles     La plantilla de formulario resultante contiene una tabla extensible. Las celdas que cumplan ciertas condiciones, como la celda con formato de borde aplicados en todos los lados y las celdas que contienen o hacer referencia a una fórmula para calcular un plan de amortización se convierten en controles de cuadro de texto.

    Nota: Aunque las celdas que contienen fórmulas o hacen referencia se convierten en controles de cuadro de texto, las fórmulas no se conservan en la plantilla de formulario resultante. Debe volver a la funcionalidad de la fórmula mediante las características apropiadas de InfoPath.

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Características y configuración que no se admite completamente durante la conversión

Algunas configuraciones y el formato de libros de Excel no son compatibles con InfoPath. Al convertir un libro que contiene dicha configuración, la plantilla de formulario de InfoPath resultante no contendrá dichas características o configuración. Por ejemplo, si el libro tiene un encabezado que contiene una imagen, la imagen no se conservará en la plantilla de formulario de InfoPath resultante porque InfoPath no admite imágenes en los encabezados y pies de página.

A continuación se muestra una lista de características y configuración que no se conserva al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

  • Las celdas con "reducir hasta ajustar" formato

  • Imágenes de fondo de celda

  • Patrones de fondo de celda

  • Degradados de celda

  • Formato condicional

  • Validación de datos

  • Fórmulas

  • Macros

  • Configuraciones de impresión (incluidos A4 papel tamaño, blanco y negro, centrado en la página, primer número de página, orden de las páginas, imágenes, imprimir cuadrículas, calidad de impresión, fila y los encabezados de columna, filas y columnas en cada página, la escala y establecer área de impresión)

  • Alineación de texto vertical

  • Filas más estrechas que el alto de fuente predeterminado de 10 pto

  • WordArt

La siguiente lista explica las características y la configuración que se admite parcialmente al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

Celdas con formato de datos     No se convierten los estilos o colores aplicados a celdas con formato de datos. Por ejemplo, si una celda tiene formato para mostrar números negativos como texto en rojo, se convierte el valor de número, pero no el formato de texto rojo es.

Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no compatibles     Todos los hipervínculos se convierten, pero si el hipervínculo utiliza un protocolo distinto de http:, https:, ftp:, o mailto:, el hipervínculo no funcionará cuando el usuario hace clic en el vínculo.

Encabezado y pie de página alineación y formato de     Un encabezado o pie de página en un libro de Excel puede contener una sección izquierda, central y derecha. Estos son concatena tras la importación en InfoPath. Por ejemplo, un libro con un encabezado izquierdo que contiene el nombre "Wendy Wheeler," un encabezado central que contiene el título "Informe de estado" y un encabezado derecho que contienen la fecha "13 de octubre de 2007" se convertirá en una plantilla de formulario de InfoPath que contiene un solo encabezado el siguiente texto: "Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007." Si solo una sección de encabezado o pie de página del libro contiene texto, el texto en la plantilla de formulario resultante se alineará en consecuencia. Por ejemplo, si sólo la sección derecha del encabezado contiene texto en el libro, el texto correspondiente en la plantilla de formulario será derecha alineado. En caso contrario, todo el texto encabezado o pie de página se alinea a la izquierda cuando se importa. La configuración de fuente que se aplica a la primera sección de encabezado o pie de página en el libro se aplica a todo el encabezado o pie de página en la plantilla de formulario de InfoPath resultante.

Conversión de fuentes    Aunque InfoPath importa las fuentes de un libro al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del libro no están disponibles en el equipo donde se realiza la importación, se seleccionarán automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario.

Celdas combinadas implícitamente     En Excel, si escribe más texto del que cabe en la celda actual, el texto aparecerá sobre las celdas siguientes como si hubieran ha combinado las celdas. InfoPath no admite esta característica. Si una celda convertida contiene más texto del que puede alojar el ancho de celda, el texto se ajuste a la siguiente línea en InfoPath. Para evitar esto, antes de importar el libro, seleccione la celda y las celdas siguientes que son necesarias para contener el texto y a continuación, combinar las celdas para que el texto quepa dentro de la celda combinada.

Informes de tabla dinámica     Informes de tabla dinámica se convierten como tablas de diseño.

Muy grandes tablas     InfoPath es compatible con las tablas que hasta 63 columnas de ancho y 999 filas de longitud. Si un libro de Excel supera estos límites, se convertirán solo las primeras 63 columnas y 999 filas.

Nota: Algunos libros de Excel no se puede abrir sin una contraseña. Si este es el caso con el libro, es podrán que no pueda importarlo correctamente en InfoPath. Para solucionar el problema, pruebe a quitar el requisito de contraseña para el libro antes de importarlo. Además, algunos libros están diseñados para evitar que los usuarios de mover, eliminar, ocultar o cambiar el nombre de las hojas de cálculo y cambiar otros elementos estructurales en el libro. Si este es el caso con la hoja de cálculo, es podrán que no pueda importarlo correctamente en InfoPath. Para solucionar este problema, pruebe a quitar el estructural restricciones de modificación para el libro antes de importarlo.

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Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

  1. En el menú archivo, haga clic en Importar formulario.

  2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para libros de Excel y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. Haga clic en Examinar.

  4. Busque y haga clic en el libro de Excel que desea convertir y, a continuación, haga clic en Abrir.

  5. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

  6. Haga clic en Finalizar.

    Nota: Dependiendo del diseño y la complejidad del libro de Excel, algunos elementos de diseño o controles no aparezcan como se espera en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Como resultado, tendrá que realizar ajustes en la nueva plantilla de formulario después de convertirla.

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