Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

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Algunas organizaciones usan libros de Microsoft Office Excel como formularios para recopilar datos. Estos libros suelen incluir celdas en blanco para que los usuarios escriban datos. Puede convertir un libro en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath mediante el Asistente para importación de InfoPath. Al convertir un libro en una plantilla de formulario, los usuarios pueden beneficiarse de las características de InfoPath, como la validación de esquema, los controles dinámicos como las secciones de repetición y la lógica empresarial, como la validación de datos. Además, puede hacer que la plantilla de formulario esté disponible para un público más amplio creando una plantilla de formulario habilitada para el explorador. Para crear una plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Los formularios basados en plantillas de formulario habilitadas para el explorador se pueden rellenar con un explorador Web.

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath usando la configuración predeterminada en el Asistente para importación, la plantilla de formulario resultante contiene el diseño del libro de Excel. Además, las celdas del libro de Excel que cumplan ciertas condiciones se convierten automáticamente en controles de cuadro de texto en los que los usuarios pueden escribir datos. Por ejemplo, si una celda tiene formato para mostrar un borde en todos los lados, esa celda se convierte en un control de cuadro de texto en la plantilla de formulario resultante. Si decide no usar la configuración predeterminada en el Asistente para importación, puede elegir incluir solo el diseño al importar el libro de Excel o convertir solo determinados tipos de celdas en controles.

En este artículo se explica el concepto básico y el procedimiento para convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, incluidas las características y la configuración que no se admiten en el proceso de conversión.

En este artí­culo

Acerca de la conversión de un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Características y configuración que no son totalmente compatibles durante la conversión

Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Acerca de la conversión de un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, el libro se usa como un plano para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura de la tabla del libro se vuelve a crear como una diseño de tabla en la plantilla de formulario. Si elige incluir las celdas que se usan para recopilar datos al convertir el libro, los controles de cuadro de texto se agregan a la plantilla de formulario de las celdas de la tabla de diseño que corresponden a la ubicación de los campos en el libro. El tamaño y la posición de las celdas, los bordes de celda y el sombreado admitidos, y si las celdas se combinan o se dividen, se conservan en la plantilla de formulario resultante.

Si el libro contiene varias hojas de cálculo, los datos y el formato de la primera hoja de cálculo se agregan al ver predeterminado de la nueva plantilla de formulario y las hojas de cálculo adicionales se convierten en las vistas correspondientes de la plantilla de formulario. Los títulos de cada vista adicional coinciden con los títulos de las hojas de cálculo.

Para comprender mejor la relación entre un libro que se convierte mediante el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario resultante, Imagine que es un agente de seguros con un libro denominado Claims. xls que contiene dos hojas de cálculo. La primera hoja de cálculo se denomina hogar y la segunda se denomina automóvil. Entre las columnas de cada hoja de cálculo se encuentran las que tienen el tipo, la descripción, el importe del préstamo y el precio de compra de los encabezados de columna. La cantidad de préstamo y las columnas de precio de compra de cada hoja tienen el formato para usar un tipo de datos de moneda. Todos los encabezados de columna tienen el formato de texto azul en negrita. La hoja de cálculo Inicio contiene una fórmula para calcular una programación de amortización. Para introducir el nombre de un cliente, se usa una sola celda, con formato de borde en todos los lados.

Si usa el Asistente para importación para convertir reclamaciones. xls en una plantilla de formulario, cree una plantilla de formulario denominada Claims. xsn.

Libro de Excel antes y después de convertirse en una plantilla de formulario de InfoPath

Esta nueva plantilla de formulario contiene dos vistas. La vista predeterminada, denominada Inicio (predeterminado), contiene el diseño y el formato de la hoja de cálculo principal. La segunda vista, llamada automóvil, contiene el diseño y el formato de la hoja de cálculo automóvil. Cada vista contiene una tabla con el tipo de encabezado de columna, la descripción, la cantidad de préstamo y el precio de compra, con formato de texto azul en negrita, al igual que en el libro original. Sin embargo, según la configuración que elija en el Asistente para importación, algunas características pueden diferir en la plantilla de formulario resultante:

  • Si usa el Asistente para importación para convertir reclamaciones. xls en una plantilla de formulario conservando solo el diseño    La plantilla de formulario resultante contiene una tabla de diseño que corresponde a la tabla en el libro de Excel. La plantilla de formulario no contiene ningún control de cuadro de texto.

  • Si utiliza el Asistente para importación para importar reclamaciones. xls conservando el diseño y convirtiendo las celdas en controles     La plantilla de formulario resultante contiene una tabla extensible. Las celdas que cumplan ciertas condiciones, como la celda con formato de borde aplicado a todos los lados, y las celdas que contienen o hacen referencia a una fórmula para calcular una programación de amortización, se convierten en controles de cuadro de texto.

    Nota: Aunque las celdas que contienen o hacen referencia a fórmulas se convierten en controles de cuadro de texto, las fórmulas no se conservan en la plantilla de formulario resultante. Debe volver a crear la funcionalidad que proporciona la fórmula mediante las características apropiadas de InfoPath.

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Características y configuración que no son totalmente compatibles durante la conversión

Algunas opciones de configuración y formato de los libros de Excel no son compatibles con InfoPath. Al convertir un libro que contiene dicha configuración, la plantilla de formulario de InfoPath resultante no contendrá esas características ni configuración. Por ejemplo, si el libro tiene un encabezado que contiene una imagen, la imagen no se conservará en la plantilla de formulario de InfoPath resultante porque InfoPath no admite imágenes en los encabezados y pies de página.

A continuación se muestra una lista de las características y la configuración que no se conservan al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

  • Celdas con el formato "reducir hasta ajustar"

  • Imágenes de fondo de celda

  • Tramas de fondo de celdas

  • Degradados de celda

  • Formato condicional

  • Validación de datos

  • Fórmulas

  • Macros

  • Configuración de impresión (incluido el cambio de tamaño de papel A4, blanco y negro, centro de la página, primer número de página, orden de páginas, imágenes, imprimir líneas de la cuadrícula, calidad de impresión, encabezados de fila y columna, filas y columnas en cada página, escala y establecer área de impresión)

  • Alineación vertical del texto

  • Filas más estrechas que el alto de fuente predeterminado de 10 PTO

  • WordArt

En la siguiente lista se describen las características y la configuración que se admiten parcialmente al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

Celdas con formato de datos     Los estilos o colores aplicados a las celdas con formato de datos no se convierten. Por ejemplo, si se da formato a una celda para que muestre números negativos como texto en rojo, se convierte el valor de número, pero no el formato de texto en rojo.

Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos     Se convierten todos los hipervínculos, pero si el hipervínculo usa un protocolo distinto de http:, https:, FTP: o mailto:, el hipervínculo no funcionará cuando el usuario haga clic en el vínculo.

Alineación y formato de encabezado y pie de página     Un encabezado o pie de página de un libro de Excel puede contener una sección izquierda, central y derecha. Se concatenan al importar a InfoPath. Por ejemplo, un libro con un encabezado de la izquierda que contiene el nombre "Jaime Wheeler", un encabezado central que contiene el título "informe de estado" y un encabezado derecho que contiene la fecha "13 de octubre de 2007" se convertiría en una plantilla de formulario de InfoPath que contiene un solo encabezado con el siguiente texto: "Jaime WheelerStatus ReportOctober 13, 2007." Si solo una sección del encabezado o pie de página del libro contiene texto, el texto resultante en la plantilla de formulario se alineará según corresponda. Por ejemplo, si solo la sección derecha del encabezado contiene texto en el libro, el texto correspondiente en la plantilla de formulario se alineará a la derecha. En caso contrario, todo el texto del encabezado o pie de página se alineará a la izquierda cuando se importe. La configuración de fuente aplicada a la primera sección de encabezado o pie de página del libro se aplica a todo el encabezado o pie de página en la plantilla de formulario de InfoPath resultante.

Conversión de fuentes    Aunque InfoPath importa las fuentes de un libro al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del libro no están disponibles en el equipo en el que realiza la importación, las fuentes alternativas se seleccionarán automáticamente para la plantilla de formulario.

Celdas combinadas de forma implícita     En Excel, si escribe más texto del que cabe en la celda actual, el texto aparecerá en la parte superior de las celdas siguientes como si las celdas se hubiera combinado. InfoPath no admite esta característica. Si una celda convertida contiene más texto del que puede acomodar el ancho de celda, el texto se ajustará a la línea siguiente de InfoPath. Para evitar que esto ocurra, antes de importar el libro, seleccione la celda y tantas celdas siguientes como sean necesarias para incluir el texto, y combine las celdas para que el texto quepa dentro de la celda combinada.

Informes de tabla dinámica     Los informes de tabla dinámica se convierten como tablas de diseño.

Tablas muy grandes     InfoPath admite tablas de hasta 63 columnas de ancho y 999 filas de longitud. Si un libro de Excel supera estos límites, solo se convertirán las primeras 63 columnas y 999 filas.

Nota: Algunos libros de Excel no se pueden abrir sin una contraseña. Si este es el caso de su libro, es posible que no pueda importarlo correctamente en InfoPath. Para solucionar el problema, pruebe a quitar el requisito de contraseña del libro antes de importarlo. Además, algunos libros están diseñados para impedir que los usuarios muevan, eliminen, oculten o cambien el nombre de las hojas de cálculo, y cambien otros elementos estructurales en el libro. Si este es el caso de la hoja de cálculo, es posible que no pueda importarla correctamente en InfoPath. Para solucionar este problema, pruebe a quitar las restricciones de edición estructural de su libro antes de importarlo.

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Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

  1. En el menú archivo , haga clic en importar formulario.

  2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación , haga clic en importador de InfoPath para libros de Excely, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. Haga clic en Examinar.

  4. Busque y haga clic en el libro de Excel que desea convertir y, a continuación, haga clic en abrir.

  5. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opcionesy, a continuación, seleccione las opciones que desee.

  6. Haga clic en Finalizar.

    Nota: Según el diseño y la complejidad del libro de Excel, algunos elementos o controles de diseño podrían no mostrarse como se esperaba en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Como resultado, es posible que tenga que realizar ajustes en la nueva plantilla de formulario después de convertirla.

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