Controlar la Bandeja de entrada: organizar mensajes por conversación

Información general

Información general sobre el curso de Outlook ¿Alguna vez quiso saber una manera más práctica e inteligente de organizar la Bandeja de entrada de Outlook? Aprenda cómo Fecha (conversaciones) puede simplificar y clarificar la vista, y cómo esto puede ahorrar tiempo y trabajo, al permitir realizar acciones en conversaciones completas simultáneamente, en lugar de tener que atender cada mensaje de forma individual.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Crear mensajes y responder a ellos de forma más eficaz.

  • Saber a simple vista quién respondió a quién y cuándo.

  • Responder siempre al mensaje más reciente en una conversación.

  • Elegir la disposición de carpetas que mejor funciona con la tarea en cuestión.

  • Actuar en conversaciones completas al mismo tiempo.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada y una sesión de práctica para poner a prueba los conocimientos adquiridos. (La práctica requiere Microsoft Outlook 2010).

  • Una pequeña prueba al final de la lección. La prueba no será puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que puede imprimir o guardar para consultarla más adelante.

Versión sin conexión (145.8 MB)

Disposición mejor que una de solo por fecha

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Presentación de Fecha (conversaciones)

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Leer el mapa de la conversación

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Actuar según la conversación

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Cambiar de vista y usar la búsqueda

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Probarlo por sí mismo

Práctica de Outlook 2010

Práctica en Outlook 2010.

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Ahora es el momento de poner a prueba sus conocimientos, aquí en la sesión de práctica.

Acerca de la sesión de práctica:

Al hacer clic en el botón Práctica de Outlook 2010, aparecerá una ventana independiente con las instrucciones de la práctica.

Nota    Outlook 2010 debe estar instalado en el equipo.

Antes de empezar

Asegúrese de cerrar Outlook si ya se está ejecutando.

Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Es importante tener cuidado al cambiar de disposición, puesto que algunas disposiciones pueden cambiar o eliminar elementos de forma automática en la carpeta sin notificación previa.

Verdadero

En realidad, no. Recuerde: las disposiciones solo controlan la forma en que se ve el contenido de una carpeta. No hacen nada en el contenido en sí.

Falso

Cierto. No hay ninguna disposición que cambie o elimine de forma automática ningún elemento en una carpeta. Solo controlan la forma en que se ve el contenido de la carpeta.

¿Cuál de las siguientes acciones interrumpirá una conversación existente e iniciará una nueva?

Cambiar de la disposición Fecha (conversaciones) a la disposición Asunto.

No, el cambio de disposición no interrumpirá una conversación. Pero se está acercando a la respuesta con el aspecto del asunto. Inténtelo de nuevo.

Cambiar de la disposición Asunto a la disposición Fecha (conversaciones).

No, el cambio de disposición no interrumpirá una conversación. Pero se está acercando a la respuesta con el aspecto del asunto. Inténtelo de nuevo.

Cambiar texto de forma manual en la línea Para, la línea CC o la línea CCO.

Cambiar esas líneas no interrumpirá la conversación, pero tiene razón sobre el cambio de líneas. Ahora debería ser fácil encontrar la respuesta correcta.

Cambiar texto de forma manual en la línea de asunto.

Exactamente. Cualquier cambio manual en la línea de asunto interrumpe una conversación. El mensaje en el que se realiza el cambio se convierte en el primer mensaje de una nueva conversación.

¿Cuál de los siguientes comandos eliminará no solo todos los mensajes existentes en una conversación, sino también todos los mensajes futuros en la misma conversación?

Limpiar.

Incorrecto por un par de razones. Limpiar no elimina todos los mensajes existentes en una conversación, solo los anteriores y redundantes. Y no tiene impacto en todos los mensajes futuros de la conversación. ¿Cuál puede ser la respuesta correcta?

Ignorar.

Correcto. Ignorar no solo elimina toda la conversación existente, sino que también impide de forma eficaz que vuelva en el futuro.

Eliminar.

En parte correcto, pero solo en parte. Si selecciona una conversación y hace clic en Eliminar, se eliminarán los mensajes existentes de la conversación. No obstante, cualquier mensaje futuro en la misma conversación seguirá llegando a la Bandeja de entrada. Inténtelo de nuevo.

En una conversación completamente expandida, una lista en cursiva gris indica:

Un mensaje que se encuentra en una carpeta distinta de la que se está viendo.

Efectivamente. (Se puede activar y desactivar la opción para mostrar los mensajes que se encuentran en otras carpetas mediante el control en el menú del botón Configuración de conversación en la ficha Vista).

Un mensaje que se ha eliminado y ya no está disponible.

En realidad, un mensaje que se ha eliminado ya no vuelve a aparecer ni siquiera en una conversación completamente expandida. Inténtelo de nuevo.

Un mensaje de importancia baja.

La cursiva gris no tiene nada que ver con la importancia del mensaje, sino con su ubicación. Inténtelo de nuevo.

Un mensaje de correo no deseado.

La cursiva gris no tiene nada que ver con la calidad del mensaje, sino con su ubicación. Inténtelo de nuevo.

Un gran punto naranja indica que el mensaje es:

El mensaje actualmente seleccionado.

El mensaje actualmente seleccionado tendrá efectivamente un punto naranja, pero podría ser grande o pequeño. Inténtelo de nuevo.

El mensaje más reciente en su propia ramificación de la conversación, independientemente de si esa ramificación está seleccionada actualmente o no.

Sí y el gran punto naranja se muestra cada vez que se selecciona la conversación, independientemente de si la conversación está completamente expandida o no.

El mensaje más reciente en la ramificación actualmente seleccionada de la conversación.

Podría ser, pero el mismo mensaje seguiría teniendo un gran punto naranja aunque otro mensaje estuviera seleccionado actualmente. (Ahora debería ser fácil elegir la respuesta correcta).

Cualquier punto pequeño, naranja o gris, indica que el mensaje está en la ramificación actualmente seleccionada de la conversación.

Verdadero.

Exactamente. Los puntos pequeños se muestran solamente para los mensajes en la ramificación actualmente seleccionada.

Falso.

En realidad, la afirmación es verdadera. Los puntos pequeños se muestran solamente para los mensajes en la ramificación actualmente seleccionada. Los puntos pequeños en naranja indican el mensaje seleccionado o el mensaje al que el mensaje seleccionado respondió, mientras que los pequeños puntos grises indican mensajes anteriores en la ramificación.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Identificar la disposición de carpetas actual

La disposición de carpetas actual aparece en el cuadro Organizar por, que se encuentra justo debajo del cuadro Buscar.

Disposición de las conversaciones en Outlook 2010

Cambiar entre la disposición sencilla Fecha y la disposición Fecha (conversaciones)

En la ficha Vista, en el grupo Conversaciones, haga clic en Mostrar mensajes en conversaciones para activar o desactivar la casilla de verificación y, a continuación, en el cuadro de diálogo Microsoft Outlook, indique si desea aplicar el cambio a todas las carpetas de Outlook o solo a la carpeta actual.

Para la disposición Fecha (conversaciones), active la casilla de verificación; para la disposición sencilla Fecha, desactívela.

Cambiar entre disposiciones por fecha y disposiciones que no lo son

En la ficha Vista, en el grupo Organización, siga uno de estos procedimientos:

  • Si la galería de disposiciones ya se muestra en la cinta de opciones, haga clic en la disposición deseada.
    Nota    Puede que deba abrir la galería o desplazarse por ella para buscar la disposición que desee. Para ello, use los botones al final de la galería.
    Botones de la galería de disposiciones

  • Si la galería de disposiciones no se muestra aún en la cinta de opciones, haga clic en el botón Organizar por para abrirla y, a continuación, haga clic en la disposición que desee.

Mostrar mensajes que se encuentran en otras carpetas

En la ficha Vista, en el grupo Conversaciones, haga clic en Configuración de conversación y, a continuación, vea si Mostrar mensajes de otras carpetas se muestra con una marca de verificación. Si la marca de verificación no se muestra, haga clic en el comando para agregarla.

Notas

  • Los mensajes que se encuentran en otras carpetas se muestran en cursiva gris.

  • Los mensajes en la carpeta Elementos eliminados no aparecen en la lista.

  • Esta opción es “persistente”; es decir, aunque cambie a otra disposición y luego vuelva a Fecha (conversaciones), la opción permanecerá activada hasta que la desactive.

Identificar conversaciones con varios mensajes

Para averiguar si una conversación contiene varios mensajes, haga clic en la conversación para seleccionarla.

Si hay un pequeño triángulo a la izquierda del nombre de la conversación, esta contiene varios mensajes.

Triángulo seleccionado en la Bandeja de entrada

Nota    Si el pequeño triángulo aparece aun cuando la conversación no está seleccionada, al menos dos de los mensajes de la conversación se encuentran en la carpeta actual.

Identificar conversaciones con varias ramificaciones

Para averiguar si una conversación con varios mensajes contiene más de una ramificación, haga clic en la conversación para seleccionarla y, a continuación, haga clic en el pequeño triángulo para expandir totalmente la conversación.

Si se muestra más de un punto grande naranja, la conversación tiene más de una ramificación. Cada gran punto naranja es el mensaje más reciente en una sola ramificación.

Seleccionar, expandir y contraer conversaciones

Para seleccionar una conversación    Haga clic en la lista.

Si la conversación tiene más de una ramificación, y si los mensajes más recientes en al menos dos de las ramificaciones se encuentran realmente en la carpeta actual, solo se muestra el mensaje más reciente de cada ramificación, marcado con su gran punto naranja. De esta forma, se puede leer o responder a uno de estos mensajes más recientes sin expandir más la conversación.

Para expandir completamente una conversación que ya está seleccionada    Haga clic en el pequeño triángulo junto al nombre de la conversación.

Cuando la conversación está completamente expandida, el triángulo se inclina hacia abajo y se vuelve oscuro.

Triángulo inclinado seleccionado en la lista de Bandeja de entrada de Outlook

Para contraer una conversación completamente expandida    Haga clic en el pequeño triángulo una vez más.

Leer el mapa de la conversación

  1. Seleccione y expanda completamente cualquier conversación con varias ramificaciones (una que al menos tenga dos grandes puntos en naranja).
    Conversación de Litware sin bifurcación
    Cada gran punto naranja marca el mensaje más reciente en una ramificación de la conversación.
    Todos los puntos grandes en naranja se muestran siempre, independientemente de la ramificación que esté seleccionada actualmente.

  2. Haga clic en cualquiera de los mensajes con un gran punto naranja.
    Ramificación de conversación de Litware reciente
    Cada uno de los mensajes anteriores en la misma ramificación de la conversación se identifica mediante un pequeño punto en la línea.
    Los pequeños puntos en naranja identifican el mensaje seleccionado o el mensaje al que se respondió. Los pequeños puntos grises identifican mensajes anteriores. Todos los puntos pequeños están en la misma ramificación que el mensaje seleccionado.

  3. Haga clic en un mensaje anterior en la misma ramificación para seleccionarlo.
    Conversación de correo electrónico de Litware
    La línea termina ahora en el mensaje seleccionado.
    Los mensajes más recientes en esa misma ramificación ya no tienen puntos, excepto el mensaje más reciente, que siempre tiene su gran punto naranja.

Usar el comando Limpiar para borrar los mensajes redundantes (en una conversación o una carpeta)

  1. Haga clic en una conversación que desee limpiar o en cualquier conversación en una carpeta completa que desee limpiar.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haga clic en Limpiar y, a continuación, en el menú desplegable, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Limpiar conversación Limpia la conversación seleccionada.

    • Limpiar carpeta Limpia todas las conversaciones de la carpeta actual, pero no las que están en las subcarpetas de la carpeta actual.

    • Limpiar carpeta y subcarpetas Limpia todas las conversaciones tanto en la carpeta actual como en todas sus subcarpetas.

Cambiar la ubicación donde el comando Limpiar envía los mensajes

  1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo en el panel izquierdo.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en la pestaña Correo en el panel izquierdo y, a continuación, desplácese hacia abajo a la sección Limpieza de conversación.

  3. En el cuadro Los archivos limpiados irán a esta carpeta, busque y seleccione la nueva carpeta de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota    Estas casillas de verificación proporcionan opciones adicionales para personalizar el comando Limpiar.

Aplicar reglas sobre los mensajes que el comando Limpiar quita

  1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo en el panel izquierdo.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en la pestaña Correo en el panel izquierdo y, a continuación, desplácese hacia abajo a la sección Limpieza de conversación.

  3. Active las casillas de verificación de las reglas que desee aplicar.

Usar Ignorar para eliminar todos los mensajes de una conversación, incluidos los mensajes futuros

Haga clic en la conversación que desee ignorar y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haga clic en Ignorar.

Dejar de ignorar una conversación

Si accidentalmente ignora una conversación que no deseaba ignorar, use este procedimiento para deshacer la acción y devolver la conversación a la Bandeja de entrada:

  1. En la carpeta Elementos eliminados, busque y seleccione la conversación.
    Una vez seleccionada la conversación, el botón Ignorar en el grupo Eliminar de la ficha Inicio aparecerá “presionado” o seleccionado.

  2. Haga clic en el botón Ignorar y, a continuación, en el cuadro de diálogo Dejar de omitir conversación, haga clic en Dejar de omitir conversación.
    Outlook reanudará también el enrutamiento de los mensajes entrantes en la conversación a la Bandeja de entrada.

Responder al mensaje más reciente

Si al responder a un mensaje ve el siguiente texto justo encima del botón Enviar:

No está respondiendo al mensaje más reciente de esta conversación. Haga clic aquí para abrirlo.

Mensajes más recientes en la conversación

Siga uno de estos pasos:

  • Para proseguir y responder al mensaje seleccionado    Pase por alto la advertencia y prosiga con la respuesta.

  • Para responder el mensaje más reciente de la conversación, haga clic en la advertencia y, a continuación, haga clic en el comando Abrir el último mensaje de esta conversación que aparece.

Nota    El mensaje “más reciente” que se abre es el mensaje más reciente en toda la conversación. Puede que no esté en la misma ramificación que el mensaje seleccionado originalmente.

Mover, copiar, eliminar, marcar o categorizar toda una conversación a la vez

Las siguientes descripciones se aplican únicamente a las acciones llevadas a cabo cuando solo se selecciona toda la conversación y no a las acciones llevadas a cabo cuando se selecciona cualquier mensaje o ramificación específicos.

  • Mover, copiar o eliminar La acción afecta solo a los mensajes que se encuentran realmente en la carpeta actual, no a los mensajes ubicados en otras carpetas (los que aparecen en cursiva gris).

  • Categorizar La categoría se aplica a todos los mensajes que aparecen en la conversación, independientemente de la ubicación real de la carpeta de cada mensaje, y también a todos los mensajes futuros en la conversación.

  • Marca La marca se aplica únicamente al mensaje más reciente de la conversación que se encuentra realmente en la carpeta actual.

Nota    Los mensajes nuevos que lleguen a la conversación no harán que la marca se mueva del mensaje al que se aplicó originalmente.

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