Controlar cuándo se actualizan las referencias externas (vínculos)

Cuando crea referencias externas (también denominadas vínculos), puede controlar si desea mantenerlas actualizadas y cuándo actualizarlas. Si otro usuario cambia el valor de una celda, Microsoft Excel no busca el nuevo valor de forma automática a menos que usted se lo indique.

Obtener más información sobre referencias externas

El libro que contiene los vínculos se denomina libro de destino, mientras que el libro vinculado a este se denomina libro de origen. Si el libro que ha abierto (denominado archivo de destino) contiene vínculos a otros libros o archivos (denominados archivos de origen) y los archivos de origen han cambiado, puede que los vínculos del libro abierto muestren datos que no están actualizados.

El libro contiene vínculos

1. El libro de destino contiene la referencia externa.

2. La referencia externa (o vínculo) es una referencia a un rango de celdas del libro de origen.

3. El libro de origen contiene la celda y el valor real recuperado y almacenado en el libro de destino.

Controlar los vínculos a otros libros

Cuando el libro de origen y el libro de destino están abiertos en el mismo PC, los vínculos se actualizan de forma automática. Si el libro de origen no está abierto en el momento de abrir el libro de destino, la barra de confianza puede preguntarle si desea actualizar los vínculos. Puede controlar si la barra de confianza debe formularle esta pregunta y si desea actualizar todos los vínculos cuando no aparezca esta pregunta. También puede actualizar sólo algunos de los vínculos si el libro contiene varios vínculos.

Actualizar de forma manual todos los vínculos o no actualizar ningún vínculo de un libro

  1. Cierre todos los libros. Si un libro de origen queda abierto y los demás se cierran, las actualizaciones no serán uniformes.

  2. Abra el libro que contiene los vínculos.

  3. Para actualizar los vínculos, en la barra de confianza, haga clic en Opciones y, después, en Habilitar este contenido.

Actualizar de forma manual sólo algunos de los vínculos a otros libros

  1. Cierre todos los libros.

  2. Abra el libro que contiene los vínculos.

  3. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

    Conexiones de datos

  4. En la lista Origen, haga clic en el objeto vinculado que desee actualizar.

    Para seleccionar varios vínculos, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada objeto vinculado.

    Para seleccionar todos los vínculos, presione Ctrl+E.

  5. Haga clic en Actualizar valores.

Controlar la pregunta inicial para actualizar todos los vínculos

Puede decidir si desea actualizar los vínculos automáticamente al inicio o después del inicio.

No preguntar si se actualizan los vínculos de este libro y permitir el control de actualización de los vínculos

Advertencia: Esta opción afecta a todos los usuarios del libro. Si decide no actualizar vínculos y que no se muestre ninguna pregunta, los usuarios del libro no sabrán que los datos no están actualizados.

  1. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

  2. Haga clic en Pregunta inicial.

  3. Seleccione la opción que desee.

Nota: Aunque especifique que Excel no presente esta pregunta inicial, recibirá un mensaje si hay algún vínculo roto.

Decidir si los vínculos se actualizan cuando aparece la pregunta inicial

Hay una serie de decisiones que puede tomar en el cuadro de diálogo Pregunta inicial.

Si no recuerda haber creado ningún vínculo

  1. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

  2. Haga clic en Pregunta inicial.

  3. Haga clic en No mostrar la alerta ni actualizar los vínculos automáticos.

Es posible crear accidentalmente un vínculo al mover o copiar un rango, una hoja de cálculo o un gráfico entre libros. Abra el libro y, después, busque los vínculos creados y rompa el vínculo o reemplácelo por un valor.

Romper un vínculo a un origen

Importante: Cuando rompe un vínculo a un origen, todas las fórmulas que usan dicho origen se convierten en su valor actual. Por ejemplo, el vínculo =SUMA([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25) se convertiría en =45. Esta acción no se puede deshacer, por lo que puede que sea conveniente que guarde una versión del archivo.

  1. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

  2. En la lista Origen, haga clic en el vínculo que desee romper.

    • Para seleccionar varios objetos vinculados, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada objeto vinculado.

    • Para seleccionar todos los vínculos, presione Ctrl+E.

  3. Haga clic en Romper vínculo.

  4. Si el vínculo usaba un nombre definido, el nombre no se quita automáticamente. Puede que sea también conveniente que elimine el nombre.

    Para eliminar un nombre

  5. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

  6. En la columna Nombre, haga clic en el nombre que desea eliminar y, después, en Eliminar.

  7. Si usa un rango de datos externos, es posible que un parámetro de una consulta use también datos de otro libro. Puede que sea conveniente que compruebe si existen estos tipos de vínculos y quitarlos.

Reemplazar una sola fórmula por su valor calculado

Cuando se reemplaza una fórmula por su valor, Excel la elimina de forma permanente. Si reemplaza accidentalmente una fórmula por un valor y desea restaurarla, haga clic en Deshacer Imagen del botón inmediatamente después de escribir o pegar el valor.

  1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.
    Si la fórmula es una fórmula de matriz, seleccione el rango que la fórmula de matriz.
    Para seleccionar un rango que contiene una matriz   

    1. Haga clic en una celda del rango de la matriz.

    2. En el grupo Modificar de la pestaña Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, después, en Ir a Especial.

    3. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haga clic en Matriz actual.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar Imagen del botón .

  3. Haga clic en Pegar Imagen de botón .

  4. Haga clic en la flecha situada junto a Opciones de pegado Imagen del botón y, después, en Valores Imagen del botón .

Si sabe que no está conectado al origen

Haga clic en No actualizar. Excel no puede actualizar un origen si no hay ninguna conexión establecida. Por ejemplo, el origen puede estar en una red y es posible que no tenga establecida una conexión con ella.

Si piensa mantener los datos tal y como están y no desea que se reemplacen por datos nuevos

Haga clic en No actualizar.

Si la última vez que intentó actualizar tardó demasiado tiempo

Haga clic en No actualizar. Si no es preciso que los datos sean los más recientes, ahorrará tiempo si no actualiza todos los vínculos. Después de abrir el libro, en la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Modificar vínculos y, después, actualice únicamente los vínculos de los orígenes que necesite.

Si otro usuario ha creado el libro y no sabe por qué aparece esta pregunta

Haga clic en No actualizar. Póngase en contacto con el propietario del libro. También puede averiguar qué vínculos hay en el libro. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

Si contesta a la pregunta siempre del mismo modo y no desea que aparezca de nuevo

Puede contestar a la pregunta inicial de forma coherente y evitar su aparición en este libro.

No preguntar si se actualizan los vínculos al abrir un libro y actualizar vínculos automáticamente   

Esta opción afecta a todos los libros que se abran en el PC. Los usuarios que abran el libro en otro PC no se verán afectados.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y, después, en la categoría Avanzadas.

    En Excel 2007, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, luego, haga clic en la categoría Opciones avanzadas.

  2. En General, desactive la casilla Consultar al actualizar vínculos automáticos. Si esta casilla está desactivada, los vínculos se actualizan de forma automática y no se muestra ninguna alerta.

Preguntar de la misma forma por cada usuario de este libro   

Advertencia: Esta opción afecta a todos los usuarios del libro. Si decide no actualizar vínculos y que no se muestre ninguna pregunta, los usuarios del libro no sabrán que los datos no están actualizados.

  1. En el grupo Conexiones de la pestaña Datos, haga clic en Modificar vínculos.

  2. Haga clic en Pregunta inicial.

  3. Seleccione la opción que desee.

Nota: Se le seguirá notificando la existencia de vínculos rotos.

Si sabe que el libro al que Excel está intentando conectarse está disponible

Haga clic en Actualizar. De esta manera, garantiza que los datos son los más recientes.

Si usa una consulta de parámetros

Los vínculos a consultas de parámetros no se pueden actualizar a menos que el libro de origen esté abierto.

  1. Haga clic en No actualizar.

  2. Cierre el libro de destino.

  3. Abra el libro de origen.

  4. Abra el libro de destino.

  5. Haga clic en Actualizar.

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