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Control de cambios en un libro compartido

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Importante: En este artículo se explica un método antiguo de seguimiento de cambios con un "libro compartido". La característica de libro compartido tiene muchas limitaciones y se ha sustituido por la co-autoría. La co-autoría no proporciona la capacidad de control de cambios. Sin embargo, si usted y otros usuarios tienen el archivo abierto al mismo tiempo, puede ver las selecciones y cambios de los demás que se producen. Además, si el archivo está almacenado en la nube, es posible ver las versiones anteriores, para que pueda ver los cambios de cada usuario. Más información sobre la co-autoría.

  1. Antes de continuar, asegúrese de que quiere usar este método. Los libros compartidos tienen limitaciones y, por tanto, le recomendamos encarecidamente que use la coautoría, que es el sustituto para los libros compartidos.

  2. Haga clic en Revisar > Compartir libro.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Compartir libro se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  3. En el cuadro de diálogo Compartir libro, en la pestaña Modificación, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

  4. Haga clic en la pestaña Uso avanzado.

  5. En control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios para y, en el cuadro días, escriba el número de días que desea mantener historial de cambios. De forma predeterminada, Excel conserva el historial de cambios durante 30 días y borra permanentemente el historial de cambios anterior a este número de días. Para mantener el historial de cambios durante un más de 30 días, escriba un número que sea mayor de 30.

  6. Haga clic en Aceptar y, si se le pregunta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar para guardarlo.

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar o rechazar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. Si se le consulta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga lo siguiente:

    • Para aceptar o rechazar los cambios que se realizan después de una fecha determinada, active la casilla Cuándo, haga clic en Desde la fecha en la lista Cuándo y luego escriba la primera fecha para la que desea ver los cambios.

    • Para aceptar o rechazar los cambios realizados por otro usuario, active la casilla Quién y, en la lista Quién, haga clic en el usuario cuyos cambios desea revisar.

    • Para aceptar o rechazar los cambios realizados por todos los usuarios, desactive la casilla Quién.

    • Para aceptar y rechazar los cambios realizados en un área específica, active la casilla Dónde y escriba la referencia de celda del intervalo de la hoja de cálculo.

    • Para aceptar o rechazar los cambios en todo el libro, desactive la casilla Dónde.

  4. Haga clic en Aceptar y revise la información sobre los cambios en el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios.

  5. Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o Rechazar.

  6. Si se le pide que seleccione un valor para una celda, haga clic en el valor que desea y luego en Aceptar.

Notas: 

  • Debe aceptar o rechazar un cambio antes de avanzar al siguiente.

  • Puede aceptar o rechazar todos los cambios restantes simultáneamente al hacer clic en Aceptar todos o Rechazar todos.

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. Para seleccionar los cambios que desea ver, haga lo siguiente:

    • Para ver todos los cambios realizados, active la casilla Cuándo, haga clic en Todos en la lista Cuándo y luego desactive las casillas Quién y Dónde.

    • Para ver los cambios realizados después de una fecha determinada, active la casilla Cuándo, haga clic en Desde la fecha en la lista Cuándo y luego escriba la primera fecha para la que desea ver los cambios.

    • Para ver los cambios que realizó un usuario específico, active la casilla Quién y luego, en la lista Quién, haga clic en el usuario cuyos cambios desea ver.

    • Para ver los cambios de un rango de celdas específico, active la casilla Dónde y escriba la referencia de celda del rango de la hoja de cálculo.

  3. Para especificar cómo desea ver los cambios, haga lo siguiente:

    • Para resaltar los cambios en la hoja de cálculo, active la casilla Resaltar cambios en pantalla.

    • Para crear una lista de cambios en una hoja de cálculo independiente, active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva para mostrar la hoja de cálculo de historial.

      Nota: Esta casilla solo está disponible después de activar el control de cambios y guardar el archivo con al menos una marca de revisión.

Si se desactiva el control de cambios, se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de historial o cópiela en otro libro mediante el siguiente procedimiento:

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en Todos.

  3. Desactive las casillas Quién y Dónde.

  4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Ahora puede imprimir o copiar el historial en otro libro.

Cuando resalta los cambios a medida que trabaja, Excel marca las revisiones (como los cambios, las inserciones y las eliminaciones) con un color de resaltado.

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, active la casilla de verificación de control de cambios al modificar. Al activar esta casilla de verificación comparte el libro y resaltará los cambios que realicen usted u otros usuarios.

  3. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en la opción que desea.

  4. Para especificar los usuarios para los que desea resaltar cambios, active la casilla Quién y, a continuación, en la lista Quién, haga clic en la opción que desee.

  5. Para especificar el área de la hoja de cálculo donde desea resaltar los cambios, active la casilla Dónde y, a continuación, en el cuadro Dónde, escriba la referencia de celda del intervalo de la hoja de cálculo.

  6. Asegúrese de que la casilla Resaltar cambios en pantalla se encuentre activada.

  7. Haga clic en Aceptar. Si se le solicita, guarde el libro.

  8. En la hoja de cálculo, realice los cambios que desee. Tenga en cuenta que algunos cambios, como el formato, no se controlan y, por tanto, no se marcan con un color de resaltado.

Cuando ya no desee resaltar los cambios, puede desactivar el resaltado de cambios.

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, desactive la casilla Efectuar control de cambios al modificar.

  1. Haga clic en Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios.

    Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.

  2. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en Todos.

  3. Desactive las casillas Quién y Dónde.

  4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. En la hoja de cálculo de historial, haga clic en las flechas de filtro al lado de las etiquetas de columna para buscar la información que desea.

Nota: Si guarda este libro, se ocultará la hoja de cálculo de historial. Para ver la hoja de cálculo de historial después de guardar, deberá mostrarla nuevamente activando la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva en el cuadro de diálogo Resaltar cambios.

Mediante la característica control de cambios en Excel para Mac, puede realizar un seguimiento, mantener y mostrar información sobre los cambios realizados en un libro compartido.

Importante: 

  • El botón Control de cambios ya no está disponible en la cinta de opciones en las nuevas versiones de Excel para Mac. Para usar esta característica, debe agregar el control de cambios a la cinta de opciones en primer lugar. Para obtener más información, vea Agregar el botón control de cambios a la cinta de opciones.

  • El control de cambios sólo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al activar el control de cambios, el libro se convierte automáticamente en un libro compartido. Aunque un libro compartido generalmente se almacena en una ubicación a la que pueden tener acceso otros usuarios, también puede efectuar el control de cambios en una copia local de un libro compartido.

Agregar el botón de control de cambios a la cinta de opciones

Para agregar el botón control de cambios en la cinta de opciones, debe crear un grupo personalizado y, a continuación, agregue el botón al grupo.

  1. Haga clic en Excel > Preferencias > barra de herramientas y la cinta de opciones.

    Preferencias de la barra de herramientas de la cinta de opciones de Office 2016 para Mac
  2. En Personalizar la cinta de opciones, en pestañas principales, seleccione Revisar.

  3. Debajo de la lista de Pestañas principales, haga clic en Personalizar el botón Agregar de la cinta de opciones de Office 2016 para Mac y seleccione nuevo grupo.

  4. Ahora puede cambiar el nombre de este grupo personalizado. Simplemente seleccione Nuevo grupo (personalizado), haga clic en Office2016_for_Mac_Customize_Ribbon_Settings > cambiar el nombre > y escriba un nombre en el cuadro nombre para mostrar y haga clic en Guardar.

  5. En comandos disponibles en, seleccione Pestañas principales y, a continuación, en la lista, seleccione Revisar > cambios > Control de cambios (heredado) y, a continuación, haga clic en > (flecha agregar) para mover el elemento en el grupo personalizado que ha creado .

    Haga clic en control de cambios (heredado) y, a continuación, haga clic en > para mover la opción en la ficha Revisar

  6. Haga clic en Guardar y cerrar el cuadro de diálogo de preferencias de Excel.

    Debería ver la opción Control de cambios (heredado) en la ficha Revisar en la cinta de opciones.

    Opción de cambios (heredado) en la cinta de opciones de seguimiento

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

  2. Active o desactive la de control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro casilla de verificación.

    Al activar esta casilla de verificación comparte el libro y resaltará los cambios que realicen usted u otros usuarios. Si desactiva la casilla de verificación, recibirá un mensaje que indica que esta acción quitará el libro del uso compartido.

Cuando resalta los cambios a medida que trabaja, Excel describe las revisiones (como los cambios, las inserciones y eliminaciones) con un color de resaltado.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

  2. Seleccione el control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro casilla de verificación.

  3. En Resaltar cambios, active la casilla de verificación cuándo y, a continuación, en la lista desplegable, haga clic en la opción que desee.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    Para especificar

    Realice este procedimiento

    Los usuarios que desea resaltar cambios

    Active la casilla de verificación quién y, a continuación, en el menú quién, haga clic en la opción que desee.

    El área de la hoja donde desea cambios resaltado

    Active la casilla de verificación dónde y, a continuación, en el cuadro ubicación, escriba la referencia de celda del rango de la hoja.

    Sugerencia: Puede hacer clic en el icono de Contraer diálogo en el extremo derecho de la casilla dónde y, a continuación, seleccione el rango que desea usar en la hoja. Cuando termine, haga clic en Contraer diálogo nuevo para mostrar el cuadro de diálogo completo.

  5. Asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Si se le pide que guarde el libro, haga clic en Aceptar.

  7. En la hoja, realice los cambios que desee.

    Nota: Algunos cambios, como el formato, no se controlan y, por lo tanto, no se marcan con un color de resaltado.

Cuando ya no desee cambios resaltado, puede dejar resaltarlos.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

  2. Desactive la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

    Nota: Si el control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro está desactivada, Excel no ha guardado ningún historial de cambios para el libro.

  2. Para seleccionar los cambios que desee ver, siga uno de estos procedimientos:

    Para ver

    Realice este procedimiento

    Todos los cambios realizados

    Active la casilla de verificación cuándo, seleccionar todo en el menú emergente cuando y, a continuación, desactive las casillas de verificación quién y dónde.

    Cambios realizados después de una fecha determinada.

    Active la casilla de verificación cuándo, haga clic en desde la fecha en la lista al y, a continuación, escriba la primera fecha para la que desea ver los cambios.

    Cambios realizados por un usuario específico

    Active la casilla de verificación quién y, a continuación, en la lista quién, haga clic en el usuario cuyos cambios desea ver.

    Cambios en un rango específico de celdas

    Active la casilla de verificación dónde y, a continuación, escriba la referencia de celda del rango de la hoja.

  3. Puede hacer clic en Contraer diálogo en el extremo derecho de la casilla dónde y, a continuación, seleccione el rango que desea usar en la hoja. Cuando termine, haga clic en Contraer diálogo nuevo para mostrar el cuadro de diálogo completo.

  4. Para especificar cómo desea ver los cambios, siga uno de estos procedimientos:

    Para

    Realice este procedimiento

    Resaltar los cambios en la hoja

    Active la casilla de verificación Resaltar cambios en pantalla.

    Esto le permite ver los detalles acerca de un cambio al colocar el puntero sobre una celda resaltada.

    Crear una lista de cambios en una hoja separada

    Seleccione la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva para mostrar la hoja Historial.

    Esta casilla está disponible sólo después de activar el control de cambios y guardar el archivo con al menos una marca de revisión.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar o rechazar cambios. .

    Si se le pide que guarde el libro, haga clic en Aceptar.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, siga uno de estos procedimientos:

    Para aceptar o rechazar

    Realice este procedimiento

    Cambios realizados después de una fecha determinada.

    Active la casilla de verificación cuándo, haga clic en desde la fecha en la lista al y, a continuación, escriba la fecha más próxima después de la cual desea revisar los cambios.

    Cambios realizados por otro usuario

    Active la casilla de verificación quién y, a continuación, en la lista quién, haga clic en el usuario cuyos cambios desea revisar.

    Cambios realizados por todos los usuarios

    Desactive la casilla de verificación quién.

    Cambios realizados en un área específica

    Active la casilla de verificación dónde y, a continuación, escriba la referencia de celda del rango de la hoja.

    Puede hacer clic en Contraer diálogo en el extremo derecho de la casilla dónde y, a continuación, seleccione el rango que desea usar en la hoja. Cuando termine, haga clic en Contraer diálogo nuevo para mostrar el cuadro de diálogo completo.

    Cambios en todo el libro

    Desactive la casilla de verificación dónde.

  3. Haga clic en Aceptar y revise la información sobre los cambios en el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios.

    La información incluye otros cambios que se ven afectados por los cambios que realice. Puede desplazarse para ver toda la información según sea necesario.

  4. Para cada cambio, haga clic en Aceptar o Rechazar.

    Notas: 

    • Si se le pide que seleccione un valor de una celda, haga clic en el valor que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Debe aceptar o rechazar un cambio antes de avanzar al siguiente.

    • Puede aceptar o rechazar todos los cambios restantes simultáneamente al hacer clic en Aceptar todos o Rechazar todos.

    • Deben guardar todos los cambios antes de poder aparecer en la hoja de historial.

    • Al rechazar un cambio, los registros de la hoja Historial el rechazo mostrando "Deshacer" o "Resultado de la acción rechazada" en la columna Tipo de acción. Para ver la hoja Historial, consulte Ver la hoja Historial para obtener más información.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

    Nota: Si el control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro casilla de verificación no está activada, Excel no ha guardado ningún historial de cambios para el libro.

  2. En Resaltar cambios, active la casilla de verificación cuándo y, a continuación, en el menú emergente cuándo, haga clic en todo.

  3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.

  4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Aparece la hoja Historial.

  6. En la hoja Historial, haga clic en las flechas de filtro junto a los rótulos de columna para buscar la información que desee.

    Nota: Guardar el libro, oculta la hoja del historial. Para ver la hoja Historial después de guardar, debe mostrarla nuevamente activando la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva en el cuadro de diálogo Resaltar cambios.

Dado que el historial de cambios se elimina cuando desactiva el seguimiento de cambios, desea guardar una copia del historial. Puede imprimir la hoja de historial o copiar a otro libro.

  1. En la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

  2. En Resaltar cambios, active la casilla de verificación cuándo y, a continuación, en la lista cuando, haga clic en todo.

  3. Desactive las casillas Quién y Dónde.

  4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Sugerencias: 

    • Para imprimir la hoja del historial, haga clic en Imprimir en el menú archivo, seleccione las opciones de impresión que desee y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    • Para copiar la hoja Historial en otro libro, siga estos pasos:

    • Mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en la pestaña historial en la parte inferior de la hoja de historial y, a continuación, haga clic en mover o copiar.

    • En el área al libro, haga clic en el nombre del libro que desea mover la hoja o haga clic en (nuevo libro).

    • Active la casilla de verificación crear una copia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Guarde el libro que contiene la hoja copiada historial.

Puede usar el control de cambios para registrar detalles acerca de los cambios del libro cada vez que guarde un libro. El historial de cambios puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos en el libro y, a continuación, puede aceptar o rechazar los cambios.

Seguimiento de cambios es especialmente útil cuando varios usuarios modifiquen un libro. También es útil cuando envía un libro a los revisores de comentarios y, a continuación, desea combinar la entrada que recibe en una copia del libro, incorporar los cambios y comentarios que desea conservar.

Cuando se realizan cambios en el libro compartido, puede ver el historial de cambios directamente en la hoja o en una hoja Historial independiente. En ambos casos, al instante puede revisar los detalles de cada cambio. Por ejemplo, puede ver quién realizó el cambio, qué tipo de cambio realizado, cuando se creó, qué celdas ha afectado y qué datos se ha agregado o eliminado.

Cuando se utilizan el seguimiento de cambios, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Seguimiento de cambios es distinto de la operación de deshacer y no se crea una copia de seguridad   

    Cabría esperar que el seguimiento de cambios crea una copia del libro antes de realizar cambios o que puede deshacer cualquiera de los cambios. Desgraciadamente, no puede usar el historial de cambios para revertir cambios Deshacer ellos o restaurar una versión anterior del libro. Sin embargo, la hoja Historial incluye un registro de todos los datos eliminados para que pueda copiar que los datos se vuelven a las celdas originales en el libro compartido.

    Como el seguimiento de cambios no está diseñado para ayudarle a volver a versiones anteriores de un libro, se debe seguir realizar copias de seguridad de los libros que tienen activa el seguimiento de cambios.

  • Algunos tipos de cambios no se controlan   

    Se controlan los cambios que realice en el contenido de la celda, pero no se controlan otros cambios, como los cambios de formato. Algunas características de Excel no están disponibles en los libros compartidos y, por tanto, no pueden realizar un seguimiento.

  • El historial de cambios se conserva sólo durante un intervalo específico   

    De forma predeterminada, al activar el control de cambios, se mantiene el historial de cambios durante 30 días mantener el tamaño del libro manejable. Sin embargo, puede aumentar o disminuir el número de días del historial de cambios que desea conservar. Para mantener el historial de cambios indefinidamente, puede especificar una gran cantidad de días. También puede hacer copias periódicas de la información del historial.

  • El elemento más antiguo del historial de cambios se elimina periódicamente   

    Excel determina el historial de cambios que se mantiene contando atrás desde la fecha actual. Cada vez que cierre el libro, Excel elimina cualquier elemento del historial de cambios es más antiguo que el número de días que estaban en vigor la última vez que se guardó el libro.

    Por ejemplo, si se mantiene 30 días del historial de cambios y abre un libro por primera vez en dos meses, podrá ver el historial de hace dos meses. Sin embargo, cuando cierre el libro, se elimina el historial de los 30 días anteriores (31 a 60 días).

Importante: Cuando desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, se eliminará de forma permanente todo el historial de cambios.

Excel proporciona las siguientes formas para tener acceso al historial de cambios almacenado y usarlo.

  • Resaltado en pantalla   

    Excel puede áreas modificadas en un color diferente para cada usuario de esquema y mostrar los detalles básicos como un comentario cuando se coloca el puntero sobre cada celda cambiada. Resaltado en pantalla es útil cuando un libro no tiene muchos cambios o cuando desee ver de un vistazo qué ha cambiado.

  • Seguimiento del historial   

    Excel puede mostrar una hoja Historial independiente que proporciona una lista imprimible de cambiar detalles en el que puede filtrar para buscar los cambios que le interesa. La hoja Historial es útil cuando un libro tiene muchos cambios o cuando desee investigar qué ha sucedido con una serie de cambios.

  • Cambiar de revisiones   

    Excel puede mostrar paso a paso los cambios secuencia de modo que puede optar por Aceptar o rechazar cada cambio. Este método es útil cuando está evaluando comentarios de otros usuarios.

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Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

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