Contar datos mediante una consulta

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, puede contar el número de elementos de uno o varios campos de tabla o controles. También puede calcular valores promedio y encontrar los valores menor, mayor, primera y última. Además, Microsoft Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada fila Total que puede utilizar para contar datos en una hoja de datos sin tener que cambiar el diseño de la consulta.

¿Qué desea hacer?

Comprender las formas de contar datos

Contar datos mediante una fila de totales

Contar datos mediante una consulta de totales

Referencia de la función de agregado

Comprender las formas de contar datos

Puede contar el número de elementos en un campo (columna de valores) mediante la función contar . La función contar pertenece a un conjunto de funciones denominadas funciones de agregado. Usar funciones de agregado para realizar un cálculo en una columna de datos y devuelven un valor único. Access proporciona varias funciones de agregado además del recuento, como por ejemplo:

  • Sumapara sumar una columna de números.

  • Promediopara calcular el promedio de una columna de números.

  • Máximo, para buscar el valor más alto de un campo.

  • Mínimopara buscar el valor menor de un campo.

  • Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores de un valor promedio (una media).

  • Varianzapara medir la varianza estadística de todos los valores de la columna.

Office Access 2007 proporciona dos formas de agregar la cuenta y otras funciones agregados a una consulta. Puede:

  • Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila de total. La fila de total, una nueva característica de Office Access 2007, le permite usar una función de agregado en una o más columnas de un conjunto de resultados de consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.

  • Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, si desea calcular el subtotal de todas las ventas por ciudad o por trimestre, utilice una consulta de totales para agrupar los registros por la categoría que desee y, a continuación, suma las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.

Nota: Las secciones de procedimientos de este documento enfatizar utilizando la función contar , pero recuerde que puede usar otras funciones de agregado de las filas de totales y consultas. Para obtener más información sobre cómo usar las funciones de agregado, vea referencia de la función de agregado más adelante en este artículo.

Para más información sobre cómo usar las funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

En las siguientes secciones se explica cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales para contar datos. Durante el proceso, recuerde que la función contar funciona en un número mayor de tipos de datos que las otras funciones agregadas. Por ejemplo, puede ejecutar una función contar frente a cualquier tipo de campo, excepto que contienen datos escalares repetidos y complejos, como un campo de listas multivalor.

En cambio, muchas de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos configurados con un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función suma funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de datos número, Decimal o moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que requiere cada función, vea referencia de la función de agregado, más adelante en este artículo.

Para información general sobre los tipos de datos, vea el artículo Modificar o cambiar el conjunto de tipo de datos de un campo.

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Contar datos mediante una fila de totales

Agregar una fila Total a una consulta abriendo la consulta en la vista Hoja de datos, agregando la fila y, a continuación, seleccionar la función cuenta u otra función de agregado, como suma, mínimo, máximoo promedio. En esta sección se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de selección básica

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla o tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del Diseñador de consultas. Esta ilustración muestra una tabla típica en el Diseñador de consultas:

    Consulta con tres campos en la cuadrícula de diseño

  3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta.

    Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo que contiene los valores que desea contar.

    Cada campo aparece en una columna en la cuadrícula de diseño de consulta.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  5. Si lo desea, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic en la ficha de documento de la consulta y haga clic en Vista Diseño. A continuación, puede ajustar la consulta según sea necesario agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.

  6. De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila de total

  1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en el formato de Access 2007, haga clic en la ficha de documento de la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

    -o-

    Para una base de datos creada con una versión anterior de Access, en la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en la flecha situada debajo de la vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

    -o-

    En el panel de navegación, haga doble clic en la consulta. Así ejecuta la consulta y carga los resultados en una hoja de datos.

  2. En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Totales.

    Imagen de la cinta de Access

    Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos en la hoja de datos.

  3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione el número de la lista.

Ocultar una fila de total

  • En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Totales.

Para más información sobre cómo usar una fila de total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

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Contar datos mediante una consulta de totales

Contar datos mediante una consulta de totales en lugar de una fila Total, cuando tenga que contar algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, puede contar el número de transacciones de venta o el número de transacciones en una sola ciudad.

Normalmente, se utiliza una consulta de totales en lugar de una fila Total cuando tenga que use el valor resultante en otra parte de la base de datos, como un informe.

Contar todos los registros en una consulta

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que quiera usar en la consulta y, después, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

  3. Haga doble clic en los campos que desea usar en la consulta y a continuación, asegúrese de que incluir el campo que desea contar. Campos de la mayoría de los tipos de datos, puede contar la excepción los campos que contienen datos escalares repetidos y complejos, como un campo de listas multivalor.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

    La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila de cada campo de la consulta.

  5. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y seleccione contar en la lista resultante.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  7. De manera opcional, guarde la consulta.

Contar los registros en un grupo o una categoría

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla o las tablas aparecen en una ventana en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Haga doble clic en el campo que contiene los datos de categoría y también en el campo que contiene los valores que desea contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

    La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila de cada campo de la consulta.

  5. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y seleccione contar en la lista resultante.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  7. De manera opcional, guarde la consulta.

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Referencia de la función de agregado

En la siguiente tabla se enumera y se describe las funciones de agregado que proporciona Access para su uso en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access ofrece más funciones de agregado de consultas de la fila de totales. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un front-end conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server de Access), puede usar el conjunto de funciones de agregado SQL Server proporciona mayor. Para obtener más información acerca de este conjunto de funciones, vea los libros en pantalla de Microsoft SQL Server.

Función

Descripción

Usar con los datos de los tipos

Suma

Agrega los elementos de una columna. Funciona solo en datos numéricos y de moneda.

Número Decimal, moneda

Promedio

Calcula el valor promedio de una columna. La columna tiene que contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. La función omite los valores nulos.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

Recuento

Cuenta el número de elementos en una columna.

Todos los tipos de datos excepción los que contienen datos escalares repetidos y complejos, como una columna de listas multivalor.

Para más información sobre las listas multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Máximo

Devuelve el elemento con el valor más alto. Datos de texto, el mayor valor es el último valor alfabético y Access no distingue entre mayúsculas y minúsculas. La función omite los valores nulos.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

Mínimo

Devuelve el elemento con el valor más bajo. Datos de texto, el menor valor es el primer valor alfabético y Access no distingue entre mayúsculas y minúsculas. La función omite los valores nulos.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

Desviación estándar

Mide el grado de dispersión de los valores de un valor promedio (una media).

Para más información sobre cómo usar esta función, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número Decimal, moneda

Varianza

Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función solo se puede usar en datos numéricos y de moneda. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo.

Para más información sobre las funciones de varianza, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número Decimal, moneda

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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