Contar datos mediante una consulta

   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, puede contar el número de elementos en uno o más campos de tabla o de controles. También puede calcular los valores medios y buscar los valores más pequeños, más grandes, más antiguas y más recientes. Además, Microsoft Office Access 2007 ofrece una nueva característica denominada fila Total que se puede usar para el recuento de los datos en una hoja de datos sin tener que modificar el diseño de la consulta.

¿Qué quiere hacer?

Comprender las formas de contar con datos

Contar datos mediante una fila Total

Contar datos mediante una consulta de totales

Referencia de la función de agregado

Comprender las formas de contar con datos

Puede contar el número de elementos de un campo (una columna de valores) mediante la función Count . La función cuenta pertenece a un conjunto de funciones denominadas funciones de agregado. Utilizar funciones de agregado para realizar un cálculo en una columna de datos y devolver un único valor. Access proporciona un número de funciones de agregado además de recuento, tales como:

  • Sumapara sumar una columna de números.

  • Promediopara calcular el promedio de una columna de números.

  • Máximo, para buscar el valor más alto de un campo.

  • Mínimopara buscar el valor más bajo de un campo.

  • Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores respecto a un promedio (una media).

  • Varianzapara medir la varianza estadística de todos los valores de la columna.

Office Access 2007 proporciona dos formas de agregar cuenta y otras funciones de agregado a una consulta. Usted puede:

  • Abra la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La fila Total, una nueva característica de Office Access 2007, permite utilizar una función de agregado en una o más columnas del resultado de una consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.

  • Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo, si desea calcular el subtotal de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la categoría desee y, a continuación, sumar las cifras de ventas. Por el contrario, una fila Total calcula los totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.

Nota   Las secciones cómo de este documento se hace hincapié en mediante la función Count , pero recuerden que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para obtener más información acerca de cómo utilizar las funciones de agregado, vea referencia de función de agregado más adelante en este artículo.

Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

En las secciones siguientes se explica cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales para el recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la función cuenta funciona en un número mayor de tipos de datos que las demás funciones de agregado. Por ejemplo, puede ejecutar la función cuenta con cualquier tipo de campo, excepto los que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

Sin embargo, muchas de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos configurados con un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función suma funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de datos número, Decimal o moneda. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que cada función requiere, vea referencia de función de agregado, más adelante en este artículo.

Para obtener información general acerca de los tipos de datos, consulte el artículo modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

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Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuación, seleccione la función cuenta u otra función de agregado, como suma, mínimo, máximoo promedio. En esta sección se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de selección básica

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla o tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del Diseñador de consultas. Esta figura muestra una tabla típica en el Diseñador de consultas:

    Consulta con tres campos en la cuadrícula de diseño

  3. Haga doble clic en los campos de la tabla que desea utilizar en la consulta.

    Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo que contiene los valores que desea contar.

    Cada campo aparece en una columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  5. Si lo desea, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic en la ficha de documento de la consulta y haga clic en La vista Diseño. A continuación, puede ajustar la consulta según sea necesario agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna de la cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.

  6. De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila Total

  1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en el formato de Access 2007, haga clic en la ficha de documento de la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

    O

    Para una base de datos creada con una versión anterior de Access, en la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en la flecha situada debajo de la vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

    O

    En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. Haciendo esto ejecuta la consulta y carga los resultados en una hoja de datos.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo registros, haga clic en totales.

    Imagen de la cinta de Access

    Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos en la hoja de datos.

  3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione contar en la lista.

Ocultar una fila Total

  • En la ficha Inicio, en el grupo registros, haga clic en totales.

Para obtener más información acerca de cómo utilizar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

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Contar datos mediante una consulta de totales

Contar datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita contar algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, puede contar el número de transacciones de ventas o el número de transacciones en una sola ciudad.

Normalmente, se utiliza una consulta de totales en vez de una fila Total cuando necesite utilizar el valor resultante en otra parte de la base de datos, como un informe.

Contar todos los registros en una consulta

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desea utilizar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla aparece en una ventana en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegúrese de que incluir el campo que desea contar. Se pueden contar los campos de la mayoría de los tipos de datos, la excepción los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

  4. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales.

    La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila para cada campo de la consulta.

  5. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y seleccione contar en la lista resultante.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  7. De manera opcional, guarde la consulta.

Contar registros en un grupo o una categoría

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    La tabla o tablas aparecen en una ventana en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Haga doble clic en el campo que contiene los datos de categoría y también en el campo que contiene los valores que desea contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.

  4. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales.

    La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila para cada campo de la consulta.

  5. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y seleccione contar en la lista resultante.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

  7. De manera opcional, guarde la consulta.

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Referencia de la función de agregado

La tabla siguiente enumera y describe las funciones de agregado que proporciona Access para su uso en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que lo hace para la fila de totales. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server de Access), puede utilizar el conjunto de funciones de agregado de SQL Server proporciona mayor. Para obtener más información acerca de este conjunto de funciones, consulte los libros en pantalla de Microsoft SQL Server.

Función

Descripción

Utilizar con los datos de tipo (s)

SUMA

Agrega los elementos de una columna. Funciona únicamente con los datos numéricos y de moneda.

Número, Decimal, moneda

PROMEDIO

Calcula el valor promedio para una columna. La columna debe contener numéricos, de moneda o datos de fecha y hora. La función omite los valores null.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

Recuento

Cuenta el número de elementos de una columna.

Todos los tipos de datos excepto los que contienen datos escalares extensibles y complejos, como una columna de listas multivalor.

Para obtener más información sobre las listas multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores.

Máximo

Devuelve el elemento con el valor más alto. Datos de texto, el valor más alto es el último valor alfabético y Access no distingue el caso. La función omite los valores null.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

Mínimo

Devuelve el elemento con el valor más bajo. Datos de texto, el valor más bajo es el primer valor alfabético y Access no distingue el caso. La función omite los valores null.

Número, Decimal, moneda, fecha y hora

desviación estándar

Mide el grado de dispersión de los valores respecto a un promedio (una media).

Para obtener más información acerca de cómo utilizar esta función, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número, Decimal, moneda

Varianza

Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Puede utilizar esta función únicamente con los datos numéricos y de moneda. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor null.

Para obtener más información sobre las funciones Varianza, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Número, Decimal, moneda

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Nota   Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Access 2007



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