Consolidar datos en varias hojas de cálculo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Cuando vaya a consolidar datos, se reunir datos de modo que puede actualizar con más facilidad y agregar según sea necesario.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra gastos de la empresa. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener ventas totales y promedios, niveles de inventario actuales y productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si suele consolidar datos, puede que sea conveniente para basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que usa un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, vea: crear una plantilla. También es un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Consolidar datos de dos formas: por categoría o por posición.

Consolidación por posición: cuando los datos en las áreas de origen se organizan en el mismo orden y usa las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo del presupuesto departamental que hayan sido creadas desde la misma plantilla.

Consolidación por categoría: cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden, pero utiliza las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tiene diferentes diseños pero las mismas etiquetas de datos.

  • Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. Sin embargo, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Si desea una consolidación más flexible por categoría, considere la creación de una tabla dinámica .

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016, para que la vista puede diferir según la versión que está usando. Los pasos son los mismos sin embargo.

Pasos para la consolidación

  1. Si todavía no lo ha hecho, a continuación, en cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, configurar los datos haciendo lo siguiente:

    • Asegúrese de que cada rango de datos se encuentra en formato de lista, para que cada columna tiene una etiqueta en la primera fila contiene datos similares, y no existen filas en blanco ni columnas dentro de la lista.

    • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no se escribe nada en la hoja de cálculo maestra donde va a colocar la consolidación: Excel rellenará esto para usted.

    • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

  2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

    Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

  3. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.

    Grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos

  4. En el cuadro función, haga clic en el función de resumen que desea que utilice Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es la SUMA.

    Siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo seleccionada.

    Cuadro de diálogo de consolidación de datos

  5. Seleccione los datos

    • Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, primero haga clic en Examinar para localizar ese libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. Excel especificará la ruta de acceso del archivo en el cuadro referencia seguido de un signo de exclamación y puede seguir seleccionar los datos.

    A continuación, en el cuadro referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos en la hoja de cálculo.

    Cuadro de diálogo de contracción de consolidación de datos

    Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo a la derecha para volver al cuadro de diálogo consolidar .

  6. En el cuadro de diálogo consolidar, haga clic en Agregar y, a continuación, repita este procedimiento para todos los intervalos que desee agregar.

  7. Actualizaciones automáticas y manuales: Si desea que Excel para actualizar la tabla de consolidación automáticamente cuando se cambia el origen de datos, seleccione la casilla de verificación crear vínculos con los datos de origen. Si está desactivada, puede actualizar la consolidación manualmente.

    Notas: 

    • No puede crear vínculos cuando áreas de origen y destino están en la misma hoja.

    • Si necesita cambiar los intervalos de una vez que haya agregado, puede haga clic en cada uno de ellos en el cuadro de diálogo consolidar y actualizarlos cuando muestran en el cuadro referencia, a continuación, haga clic en Agregar. Se creará una nueva referencia de rango, así que deberá eliminar anterior antes de consolidar nuevamente. Simplemente seleccione la referencia anterior y presione la tecla Suprimir.

  8. Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación por usted. Tendrá formato, por lo que resulta para dar formato, pero sólo debe hacerlo una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

    • Los rótulos que no coincidan con en las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

    • Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

  • Si los datos a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo

    Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una para cada hoja de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, debe escribir lo siguiente:

    Referencia de fórmula varias hoja de Excel

    Sugerencia: ¡Para introducir una referencia de celda, como ventas! B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto donde se necesita la referencia, haga clic en la pestaña de hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda: Excel rellene la dirección de nombre y las celdas de la hoja para usted. Tenga en cuenta que las fórmulas así puede error susceptible, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede ser difícil de detectar un error una vez que se ha introducido una fórmula.

  • Si los datos a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo

    Escriba una fórmula con una referencia 3D que usa una referencia a un rango de nombres de hoja de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde ventas hasta Marketing inclusive, en la celda E5of la hoja de cálculo maestra escriba lo siguiente:

    Fórmula de referencia 3D de hoja de Excel

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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