Consideraciones y ejemplos para ordenar y filtrar datos por color

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis de datos sea más fácil y ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los datos de un solo vistazo.

Luz que atraviesa un prisma y da formato a los datos en Excel

En este artículo

Información general de ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos

Usar el color eficazmente al analizar datos

Elegir los mejores colores según las necesidades

Algunos ejemplos

Información general sobre cómo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos

La ordenación y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes integrales del análisis de datos y pueden ayudarle a responder a preguntas como estas:

  • ¿Quién ha vendido servicios por un valor de más de 50.000 dólares este mes?

  • ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

  • ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?

  • ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?

  • ¿Cuál es la distribución de la antigüedad general de los empleados?

Los datos se ordenan para organizarlos rápidamente y buscar los datos deseados. Los datos se filtran para que se muestren únicamente las filas que cumplen los criterios especificados y se oculten las filas de una o varias columnas de datos que no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los datos para que resulte más fácil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas críticos e identificar patrones y tendencias. Conjuntamente, la ordenación, el filtrado y el formato condicional de los datos pueden ayudar a tomar decisiones más eficaces basándose en los datos.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

Esta imagen muestra el filtrado y ordenación, en función de color o el icono de la categoría M/M Δ % y columnas de marcado.

Formato condicional con colores de fondo y conjuntos de iconos

También puede ordenar y filtrar mediante el uso de un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. Utilice un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categorías separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por ejemplo, en la siguiente tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la flecha verde que apunta hacia arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta lateralmente representa valores medios y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa valores inferiores.

Tabla de conjuntos de iconos

Tabla de conjuntos de iconos

Puede aplicar formato a las celdas mediante una escala de dos colores, una escala de tres colores, barras de datos y conjuntos de iconos; aplicar formato a celdas que contienen un texto especifico, un número, valores de fecha u hora, valores de rango inferior o superior, valores por encima o por debajo del promedio, valores únicos o duplicados; y crear muchas reglas y administrarlas con mayor facilidad.

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Usar el color eficazmente al analizar datos

A casi todo el mundo le gustan los colores. Si se usan eficazmente en cualquier documento, pueden mejorar considerablemente su legibilidad y atractivo. Si se usan debidamente los colores e iconos en los informes de Excel, se mejora la toma de decisiones ya que ayudan a centrar la atención de los usuarios en la información importante y ayudan visualmente a que los usuarios comprendan dicha información. Si se usan eficazmente, los colores pueden transmitir una sensación positiva desde el principio. Por otra parte, el uso indebido de los colores puede distraer a los usuarios e incluso causar fatiga si se usan de manera excesiva. Las secciones siguientes incluyen consideraciones para ayudarlo a usar los colores debidamente y evitar que los utilice incorrectamente.

Más información sobre temas de documento     Con Excel, es fácil crear temas coherentes y agregar efectos y estilos personalizados. Gran parte de la idea que se requiere para combinar colores de un modo eficaz ha ya se han hecho mediante el uso de temas de documento predefinido que utilizar combinaciones de colores atractivo. Puede dar formato un documento completo para darle un aspecto profesional y moderno aplicando un tema del documento de forma rápida y sencilla. Un tema del documento es un conjunto de opciones que incluye un conjunto de colores del tema de formato, un conjunto de fuentes del tema (incluidos el título y las fuentes del texto de cuerpo) y un conjunto de efectos del tema (incluidos los efectos de relleno y líneas).

Usar colores estándar y limitar el número de colores

Al ordenar y filtrar por color, puede que elija sus colores preferidos y es posible que el resultado le parezca satisfactorio. Sin embargo, debe hacerse la siguiente pregunta crítica: "¿Los usuarios prefieren y ven los mismos colores?". El equipo puede mostrar 16.777.216 colores en modo de color de 24 bits. Pero, la mayoría de los usuarios solo pueden distinguir una pequeña fracción de estos colores. Además, la calidad de los colores puede variar según el equipo. La iluminación de la habitación, la calidad del papel, la resolución de la pantalla y de la impresora y la configuración del explorador pueden ser totalmente diferentes. Hasta un 10% de la población tiene alguna dificultad para distinguir y ver determinados colores. Se trata de importantes variables que probablemente no puede controlar.

Sin embargo, sí puede controlar variables como la elección del color, el número de colores y el fondo de la hoja de cálculo o celda. Si realiza elecciones acertadas basándose en una investigación fundamental, puede ayudar a que los colores transmitan el mensaje y la interpretación correctos de los datos. También puede complementar los colores con iconos y leyendas para que ayuden a garantizar que los usuarios entiendan su significado.

Considerar contrastes y fondos de color

En general, use colores de alta saturación, como el amarillo brillante, el verde medio o el rojo oscuro. Asegúrese de que haya un gran contraste entre el fondo y el primer plano. Por ejemplo, utilice un fondo blanco o gris para la hoja de cálculo con colores de celda, o bien, un color de celda blanco o gris con un color de fuente. Si tiene que usar una imagen o un color de fondo, el color o la imagen deben ser tan claros como sea posible de modo que el color de celda o de fuente no tenga un efecto de desgastado. Si se basa solo en el color de fuente, considere la posibilidad de aumentar el tamaño de la fuente o de aplicarle el formato de negrita. Cuanto más grande sea la fuente, más fácil resultará ver o distinguir el color. Si es necesario, ajuste o quite las bandas de las filas o columnas porque el color de bandas puede interferir en el color de celda o de fuente. Todas estas consideraciones ayudan en gran medida a que los usuarios comprendan e interpreten correctamente los colores.

Evite usar combinaciones de colores que reduzcan la visibilidad o creen confusión. Seguro que no desea crear de forma inadvertida imágenes asombrosas o ilusiones ópticas. Considere la posibilidad de usar un borde de celda para distinguir los colores problemáticos, como el rojo y el verde, si tienen que estar necesariamente el uno al lado del otro. Use colores complementarios y de contraste para mejorar el contraste y evite usar colores similares. Es importante conocer la rueda de colores básica y saber cómo determinar colores similares, de contraste y complementarios.

Rueda de colores básica

1. Un color similar es un color que está situado junto a otro color en la rueda de colores (por ejemplo, el violeta y el naranja son colores similares al rojo).

2. Un color contrastante es un color que está situado a tres colores de un color (por ejemplo, el azul y el verde son colores que contrastan con el rojo).

3. Los colores complementarios se encuentran en lados opuestos de la rueda de colores (por ejemplo, el verde azulado es el color complementario del rojo).

Si dispone de tiempo, pruebe los colores, muéstreselos a algunos colegas, pruébelos en distintas condiciones de iluminación y con diferentes configuraciones de pantalla y de impresora.

Sugerencia: Si imprime el documento en color, compruebe la legibilidad del color y de la fuente de celda. Si el color de celda es demasiado oscuro, considere la posibilidad de usar una fuente de color blanco para mejorar la legibilidad.

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Elegir los mejores colores según las necesidades

¿Necesita un resumen rápido? Use el rojo, el amarillo, el verde o el azul con un fondo de color gris o blanco.

Asigne un significado a los colores elegidos basándose en la audiencia de destino y el uso previsto. Si es necesario, use una leyenda para aclarar específicamente el significado de cada color. La mayoría de las personas pueden distinguir fácilmente entre siete y diez colores en una hoja de cálculo. Es posible distinguir hasta 50 colores, si bien esto requeriría un aprendizaje especializado, que está más allá del ámbito de este artículo.

Los 10 colores más fáciles

Al ordenar y filtrar datos por color, use la tabla siguiente para que le ayude a decidir qué colores va a usar. Estos colores proporcionan el mayor contraste y, en general, son los más fáciles de distinguir para la mayoría de las personas.

Tabla de opciones de color

Puede aplicar fácilmente estos colores a las celdas y fuentes mediante el botón Color de relleno o Color de fuente en el grupo Fuente de la pestaña Inicio.

Colores estándar

Usar colores que transmiten un significado de manera natural

Al leer datos financieros, los números están en color rojo (negativo) o en negro (positivo). El color rojo transmite un significado porque se trata de una convención generalmente aceptada. Si desea resaltar los números negativos, el rojo es la opción de color por excelencia. Según el tipo de datos, podrá usar colores específicos porque transmiten un significado o quizás porque hay un estándar aceptado para su significado. Por ejemplo:

  • Si los datos hacen referencia a temperaturas, puede usar los colores cálidos (rojo, amarillo y naranja) para indicar las temperaturas más elevadas y los colores fríos (verde, azul y violeta) para indicar las temperaturas más bajas.

  • Si se trata de datos topográficos, puede usar el azul para el agua, el verde para la vegetación, el marrón para los desiertos y las montañas y el blanco para el hielo y la nieve.

  • Si los datos hacen referencia al tráfico y a la seguridad, puede usar el rojo para indicar condiciones de parada o detención, el naranja para indicar peligro, el amarillo para indicar cautela, el verde para indicar seguridad y el azul para indicar información general.

  • Si los datos tienen que ver con resistencias eléctricas, puede usar el código de color estándar de negro, marrón, rojo, naranja, amarillo, verde, azul, violeta, gris y blanco.

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Algunos ejemplos

Supongamos que está preparando un conjunto de informes en las descripciones de productos, precios y niveles de inventario. Las secciones siguientes muestran las preguntas que debe formular normalmente sobre estos datos, y cómo puede contestar cada pregunta mediante los conjuntos de color y el icono.

Datos de ejemplo

Los datos de ejemplo siguiente se utilizan en los ejemplos.

Datos utilizados en los ejemplos

Para copiar los datos en un libro en blanco, haga lo siguiente:

Cómo guardar los datos de ejemplo como un archivo .xlsx

  1. Inicie el Bloc de notas de Microsoft.

  2. Seleccione el texto de muestra y después copie y pegue el texto de muestra en el Bloc de notas.

  3. Guarde el archivo con un nombre de archivo y la extensión como Products.csv.

  4. Salga del Bloc de notas.

  5. Inicie Excel.

  6. Abra el archivo que guardó en el Bloc de notas.

  7. Guarde el archivo como un archivo .xlsx.

Datos de ejemplo

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

¿Cuáles son los diferentes tipos de empaquetado de los productos?

Problema

Desea averiguar los diferentes tipos de contenedores de los productos, pero no hay ninguna columna contenedor. Puede usar la columna cantidad por unidad manualmente cada celda de color y, a continuación, ordenar por color. También puede agregar una leyenda para aclarar al usuario, lo que significa cada color.

Resultados

Resultados de ejemplo para distintos tipos de problemas de empaquetado de los productos

Solución

  1. Para colorear manualmente cada celda según la combinación de colores en la tabla anterior, haga clic en cada celda y, a continuación, aplicar cada color mediante el botón Color de relleno en el grupo fuente de la ficha Inicio.

    Sugerencia: Use el botón Copiar formato en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio para aplicar rápidamente un color seleccionado a otra celda.

  2. Haga clic en una celda en la columna Cantidad por unidad y, en la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en Orden personalizado.

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Cantidad por unidad bajo columna, seleccione Color de celda bajo Ordenar según y, a continuación, haga clic en Copiar nivel dos veces.

  4. En orden, en la primera fila, seleccione el color rojo, en la segunda fila, seleccione el color azul y en la tercera fila, seleccione el color amarillo.

    Si una celda no contiene ninguno de los colores, como las celdas de color blanco, esas filas se mantienen en su lugar.

    Nota: Los colores que se muestran son los colores disponibles en la columna. No hay ningún criterio de ordenación de color predeterminada y no se puede crear un orden personalizado mediante una lista personalizada.

  5. Agregar una leyenda usando las celdas en el lado del informe mediante el uso de la tabla siguiente como guía.

Leyenda:

Rojo

Paquetes y cuadros

Blue

Latas y números

Green

Botes y botellas

Blanco

(No está seguro)

¿Qué productos tienen un margen de beneficio de más de un 67% o de menos de un 34%?

Problema

Desea ver rápidamente los valores de beneficio más altos y más bajos en la parte superior del informe.

Resultados

Resultados de ejemplo del problema referente al margen de beneficio de los productos

Solución

  1. Seleccione las celdas E2:E26 y, en la pestaña Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione el conjunto de iconos 3 flechas (de color).

  2. Haga clic con el botón secundario en una celda de la columna Margen de beneficio, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Orden personalizado.

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Margen de beneficio bajo Columna, seleccione Icono de celda bajo Ordenar según y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

  4. En Criterio de ordenación, en la primera fila, seleccione la flecha verde que apunta hacia arriba y, en la segunda fila, seleccione la flecha roja que apunta hacia arriba.

¿Qué productos hay que reponer inmediatamente?

Problema

Desea generar rápidamente un informe de los productos que hay que reponer inmediatamente y, a continuación, enviarlo por correo al personal.

Resultados

Resultados de ejemplo del problema referente a los productos que hay que reponer

Solución

  1. Seleccione las celdas I2: i26 y en la ficha Inicio, en el grupo estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Resaltar reglas de celdas y, a continuación, haga clic en Igual a.

  2. Escriba en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro en el segundo cuadro.

  3. Haga clic con el botón secundario en cualquier celda con formato de la columna, elija Filtrar y, a continuación, seleccione Filtrar por color de la celda seleccionada.

    Sugerencia: Mantenga el mouse encima del botón Filtro en el encabezado de columna para ver cómo está filtrada la columna.

¿Qué productos tienen los precios y costos más altos y más bajos?

Problema

Desea ver los precios y costos más altos y más bajos agrupados en la parte superior del informe.

Resultados

Resultados de ejemplo del problema referente a los precios y costos de los productos

Solución

  1. Para las celdas C2:C26 y D2:D26, siga este procedimiento:

    • En la pestaña Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en 10 elementos superiores.

    • Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno amarillo con texto amarillo oscuro en el segundo cuadro.

    • En la pestaña Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en 10 elementos inferiores.

    • Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno verde con texto verde oscuro en el segundo cuadro.

  2. Para las columnas costo y precio, haga lo siguiente:

    • Haga clic en el valor más bajo, elija Ordenar y, a continuación, seleccione Color de ordenar por de la celda seleccionada.

    • Haga clic en el valor más alto, elija Ordenar y, a continuación, seleccione Color de ordenar por de la celda seleccionada.

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

  • Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí. Todos los miembros de la comunidad de Microsoft pueden mejorar este artículo mediante el marco de colaboración en traducciones (CTF). Simplemente, mueva el puntero sobre cualquier frase del artículo y, a continuación, haga clic en "MEJORAR TRADUCCIÓN" en el widget CTF. Haga clic aquí para obtener más información acerca de CTF. Con el uso de CTF, el usuario acepta nuestras Condiciones del servicio.

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