Configurar una lista o biblioteca de sitio para que los elementos o archivos requieran aprobación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Algunas listas y bibliotecas de sitio contienen información confidencial, como proyectos de campañas de marketing o iniciativas de recursos humanos. Probablemente sea importante que los usuarios solo puedan ver las versiones oficiales de los elementos o archivos. Para lograr eso, algunas organizaciones establecen un moderador que puede revisar y aprobar los elementos o archivos antes de que la mayoría de los usuarios del sitio pueda ver el contenido. Los moderadores pueden aplicar un importante nivel de calidad y seguridad al contenido de las listas y bibliotecas.

¿Qué desea hacer?

Especificar que los elementos o archivos de una lista o biblioteca requieren aprobación

Quitar el requisito de aprobación de una lista o biblioteca de sitio

Especificar que los elementos o archivos de una lista o biblioteca requieren aprobación

Si un usuario envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, queda en estado Pendiente hasta que un usuario con los permisos necesarios lo aprueba. Mientras espera la aprobación, el elemento o archivo permanece en estado Pendiente.

Por lo general, cuando un elemento o archivo se encuentra en estado Pendiente, solo el autor del elemento o archivo y los usuarios que cuentan con los permisos necesarios para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Una vez que el estado cambia de Pendiente a Aprobado, todos los usuarios con permisos para ver la lista o biblioteca pueden ver el elemento. Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el autor (u otro usuario con los permisos necesarios) los elimina. Todos los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca pasan al estado Aprobado automáticamente.

Importante: Si la configuración de seguridad de la biblioteca de sitio permite que todos los usuarios lean los elementos, cualquier usuario con permisos de lectura en el sitio puede ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de que los elementos posean el estado Aprobado o no.

Solo los usuarios con permisos de control total o de diseño pueden alterar la configuración de una lista o biblioteca.

To Configurar necesaria aprobación elementos o archivos

  1. Si la lista o biblioteca de sitio aún no está abierta, haga clic en su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca del grupo Herramientas de bibliotecas o Herramientas de listas.

  3. Si está trabajando en una biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, haga clic en configuración de la lista. En este ejemplo, se abrirá la página de Configuración de biblioteca. Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.

    Página Selecciones de versiones que muestra la selecciones de aprobación

  5. En la sección Aprobación de contenido, en la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en .

  6. En la sección Seguridad de borrador de elemento, determine los usuarios que pueden ver borradores de elementos en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, la opción Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento) se encuentra seleccionada.

  7. Haga clic en Aceptar.

    En el siguiente ejemplo se muestran los elementos aprobados de una biblioteca después de establecer la opción Requiere aprobación de contenido en . Como estos archivos ya se encontraban en la biblioteca, se aprobaron en forma automática.

    Biblioteca de SharePoint después de determinar que se requiere aprobación. El estado de los archivos que ya se encuentran en la biblioteca es Aprobado.

Parte superior de la página

Quitar el requisito de aprobación de una lista o biblioteca de sitio

Es posible que con el tiempo una organización considere poco práctico o innecesario requerir la aprobación de cada elemento o archivo de una lista o biblioteca en particular. Este requisito no solo demanda tiempo al usuario que debe otorgar o denegar la aprobación, sino que también obstaculiza la colaboración de los usuarios en un elemento o archivo. Si se determina que la organización ya no necesita la aprobación de cada elemento o archivo, es posible quitar este requisito.

To Quitar el requisito de aprobación de elementos o archivos de una lista o biblioteca

  1. Si la lista o biblioteca de sitio aún no está abierta, haga clic en su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca del grupo Herramientas de bibliotecas o en la pestaña Lista del grupo Herramientas de listas.

  3. Si está trabajando en una biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, haga clic en Configuración de lista. En este ejemplo, se abrirá la página Configuración de biblioteca.

    Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.

  5. En la sección Aprobación de contenido, en la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en No. Aparecerá un mensaje de advertencia.

    Mensaje de advertencia que aparece al seleccionar No en la sección Aprobación de contenido del cuadro de diálogo Configuración de versiones

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de versiones. Al regresar a la lista o biblioteca, la opción Estado de aprobación ya no estará disponible en la página. Todos los usuarios con permisos para ver la lista o biblioteca podrán ver todo el contenido que reside en ese lugar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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