Configurar una biblioteca de sitio para requerir la desprotección de los archivos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Algunas organizaciones requieren la desprotección de los archivos antes de su edición. Este requisito evita que varios usuarios sobrescriban los cambios que otros usuarios implementan en los archivos y proporciona un historial de versiones ordenado cuando la opción de control de versiones está habilitada en los archivos.

¿Qué desea saber?

¿Qué sucede cuando una biblioteca de sitio contiene un requisito de desprotección?

¿Cómo se configura una biblioteca de sitio para requerir la desprotección?

¿Cómo se quita el requisito de desprotección de una biblioteca de sitio?

¿Qué sucede cuando una biblioteca de sitio contiene un requisito de desprotección?

Una manera de controlar la colaboración en los documentos es requerir la desprotección de los archivos, especialmente cuando existen varios usuarios con acceso a la biblioteca. Si se desprotege un archivo, se garantiza que otros usuarios no puedan sobrescribirlo. Sin embargo, también se evita que otros usuarios vean los últimos cambios o incluso que implementen cambios, de modo que es importante volver a proteger los archivos inmediatamente.

Importante:  Si los usuarios planean ser coautores de los documentos de una biblioteca, no configure la biblioteca del sitio con el requisito de desprotección. Cuando el requisito de desprotección está activado, los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en los documentos.

Al trabajar en una biblioteca con el requisito de desprotección de archivos, es útil conocer el impacto de sus acciones.

If que hacer esto...

Sucede esto…

Crea o agrega un archivo a la biblioteca del sitio.

Al principio, el archivo permanece desprotegido. Debe protegerlo en la biblioteca para que otros usuarios puedan verlo y trabajar en él.

Abre un archivo para editarlo.

Al hacer clic en Editar en <nombre de la aplicación>, el archivo se desprotege de forma automática. Un cuadro de mensaje le advierte que está a punto de desproteger el archivo y le ofrece la oportunidad de editarlo en la carpeta local de borradores.

Mensaje de desprotección de archivos de SharePoint

Después de desprotección, el icono del archivo está cubierto con una flecha verde, hacia abajo imagen del icono , que indica que el archivo está desprotegido. Nadie más puede cambiar el archivo y nadie más podrá ver sus cambios, mientras que ha desprotegido.

Implementa cambios en la información relacionada con el archivo (propiedades).

Si el archivo no se encuentra desprotegido, debe desprotegerlo para poder implementar cambios en sus propiedades como el título, el nombre de autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Los cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.

Intenta abrir un archivo que se encuentra desprotegido para otro usuario.

Las opciones Desproteger y Proteger no se encuentran disponibles. No puede desproteger un archivo que otro usuario ha desprotegido. Si intenta hacerlo, un mensaje le notificará que otro usuario ha desprotegido el archivo.

Mensaje que le notifica si otro usuario ha bloqueado el archivo

Sin embargo, al mantener el mouse sobre el icono de archivo, puede saber qué usuario tiene el archivo. El nombre del usuario que ha desprotegido el archivo aparecerá en un mensaje de información sobre herramientas.

Mensaje de información sobre herramientas que aparece debajo del icono del archivo desprotegido. Informa al usuario sobre el nombre del archivo y el usuario que lo desprotegió.

Si necesita usar el archivo con urgencia, puede ponerse en contacto con ese usuario para pedirle que lo vuelva a proteger.

Protege el archivo.

Se le pide que escriba un comentario sobre los cambios realizados. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se incluye en el historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pide que elija el tipo de versión que está protegiendo. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea la sección Vea también de este artículo.

Mantiene el archivo desprotegido durante un largo tiempo.

Mientras el archivo se encuentra desprotegido, ningún otro usuario puede ver los cambios realizados o editar el archivo. Si bien esta opción es útil durante la implementación de los cambios, también puede evitar que otros usuarios lleven a cabo las tareas que se les asignaron. Proteger nuevamente el archivo tan rápido como sea posible después de desprotegerlo es un procedimiento comercial recomendado y un gesto de cortesía común. En algunas circunstancias, es posible que el administrador deba forzar la protección de un archivo.

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¿Cómo se configura una biblioteca de sitio para requerir la desprotección?

Solo los usuarios con permisos de control total o de diseño pueden configurar las bibliotecas para requerir la desprotección de los archivos.

Requerir desprotección de archivos

Nota: Si esta información no se corresponde con lo que ve, puede que esté utilizando Office 365 tras la actualización de servicio. Pruebe a Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de archivos para buscar la información que se aplica a usted.

  1. Desplácese hasta la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su biblioteca.

  2. En la cinta, en el grupo Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  5. En la sección Requerir desprotección, en la pregunta ¿Desea solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos?, haga clic en .

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y regresar a la página Configuración de biblioteca.

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¿Cómo se quita el requisito de desprotección de una biblioteca de sitio?

Si, después de un tiempo, la organización decide que el requisito de desprotección realmente no es necesario, un usuario con permisos de control total o de diseño puede quitar el requisito.

To quitar el requisito para comprobar los archivos

Nota: Si esta información no se corresponde con lo que ve, puede que esté utilizando Office 365 tras la actualización de servicio. Pruebe a Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de archivos para buscar la información que se aplica a usted.

  1. Desplácese hasta la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su biblioteca.

  2. En la cinta, en el grupo Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  5. En la sección Requerir desprotección, en la pregunta ¿Desea solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos?, haga clic en No.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y regresar a la página Configuración de biblioteca.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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