Configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos de Office 365

Colaboradores: Juan Alcalá Beatriz Melgar
Última actualización el 21 de agosto de 2017

Una de las mejores formas de configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos para su negocio es usar OneDrive para la Empresa con un sitio de grupo de Office 365. Esto es ideal si tiene una pequeña empresa con pocos empleados.

En Office 365 se incluye un sitio de grupo básico para poder empezar. Puede empezar a almacenar archivos inmediatamente en OneDrive para la Empresa y a colaborar en archivos en su sitio de grupo.

Dónde puede almacenar documentos en Office 365

  • OneDrive para la Empresa se ha diseñado para uso individual y para compartir archivos de forma ocasional. OneDrive para la Empresa es perfecto para almacenar sus propios archivos.

  • Un sitio de grupo de Office 365 se ha diseñado para compartir y colaborar en archivos de forma habitual. Un sitio de grupo es ideal para almacenar archivos que tengan propiedad compartida, donde varios usuarios o todo el equipo son propietarios de los archivos y pueden colaborar en ellos.

OneDrive para la Empresa y los sitios de grupo permiten el acceso desde cualquier lugar para usted y para sus empleados.

Un diagrama de cómo puede usar dos tipos de almacenamiento: OneDrive o Sitios de grupo

Estas son algunas recomendaciones sobre lo que puede almacenar en cada ubicación al usar sitios de grupo de OneDrive para la Empresa y Office 365 de forma simultánea:

Ubicación de almacenamiento

Para qué sirve

Qué almacenar aquí

OneDrive para la Empresa

Almacenar contenido en OneDrive para la Empresa es como almacenar archivos en su equipo: nadie más puede obtener acceso a ellos fácilmente.

Es ideal para almacenar archivos empresariales en los que solo esté trabajando usted.

Archivos empresariales en los que otros miembros del equipo no necesitan colaborar ni obtener acceso de forma habitual.

Sitio de grupo de Office 365

Un sitio de grupo de Office 365 es como un sitio web, pero no es público de manera predeterminada (solo pueden obtener acceso los usuarios a los que conceda permiso).

Es ideal para compartir y colaborar en archivos.

Documentos compartidos a los que pueden obtener acceso y en los que pueden colaborar todos sus empleados. Por ejemplo, puede colaborar en una presentación de PowerPoint, almacenar planes de grupo que todos los usuarios puedan editar, o bien publicar programas de reuniones.

Subsitio de grupo de Office 365

Un subsitio de grupo de Office 365 es como una sección separada de su sitio de grupo con una apariencia única o permisos de acceso únicos.

Es ideal para compartir y colaborar en archivos con un cliente o asociado externo de su empresa.

También es ideal para almacenar archivos que no quiera compartir con el resto de los usuarios que tengan acceso al sitio de grupo. Puede crear un subsitio para que solo usted (y, si es necesario, uno o dos usuarios adicionales) puedan obtener acceso a este.

Obtenga información sobre cómo crear un subsitio de grupo.

Archivos que quiera compartir con usuarios externos a su empresa.

Archivos que no quiera compartir con otros usuarios de su empresa. Aquí puede almacenar, por ejemplo, información financiera o sobre el personal.

Colecciones de sitios de Office 365

Almacenamiento y uso compartido de archivos, pero la colección de sitios está separada por completo del sitio de grupo existente.

Una nueva colección de sitios de Office 365 tiene su propia dirección y permisos. Se puede usar para colaboración interna o externa.

Las empresas de mayor tamaño usan colecciones de sitios de la misma forma que las pequeñas empresas usan subsitios. También es posible que una pequeña empresa con necesidades de seguridad avanzadas y sólidos conocimientos técnicos quiera crear una colección de sitios.

Almacene la misma información compartida en una colección de sitios como lo haría en un sitio o subsitio de grupo.

Vídeo: Mover sus archivos a la nube

Vea este vídeo para ver cómo puede empezar rápidamente a almacenar sus documentos en la nube. Ir a los pasos.

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Pasos: empiece a usar OneDrive para la Empresa y el sitio de grupo para el almacenamiento de archivos y la colaboración en línea

Tiempo estimado para completarlo: 5-10 minutos

Todas las personas de su empresa que tengan Office 365 obtienen almacenamiento en la nube de OneDrive para la Empresa. Indíqueles que tienen que almacenar los archivos relacionados con la empresa aquí (si son los únicos que necesitan usar los archivos). Por ejemplo, podrían almacenar un proyecto de propuesta, sus notas de reuniones o el texto de una presentación que vayan a realizar.

También es importante indicar a los empleados que compartan su carpeta de OneDrive para la Empresa con usted y con sus compañeros de trabajo. Si un empleado se pone enfermo o abandona la compañía, es difícil obtener acceso a sus archivos almacenados en OneDrive para la Empresa. Pero, si las carpetas de OneDrive para la Empresa están compartidas, siempre podrá obtener acceso a los archivos (si es necesario).

Aquí se muestra cómo todas las personas de su equipo obtienen acceso a sus OneDrive para la Empresa y comparten sus carpetas.

  1. Vaya a https://portal.office.com para iniciar sesión.

  2. Escriba su nombre de usuario y contraseña y, a continuación, seleccione Iniciar sesión.

  3. En la página principal de Office 365, elija OneDrive.

    Desde el iniciador de aplicaciones, elija el icono OneDrive.

  4. En OneDrive para la Empresa, si ya tiene la carpeta Compartido con todos, ábrala. Aquí es donde los miembros del equipo tienen que almacenar sus documentos relacionados con la empresa en OneDrive para la Empresa. Elija Compartir y vaya al paso siguiente.

    O bien, si aún no tiene esta carpeta, elija Nuevo para crear una carpeta. Asigne a la carpeta el nombre Compartido con todos y elija la opción Invitar a personas. Si no ve la opción Invitar a personas, haga clic en Crear y, después, haga clic con el botón derecho en la nueva carpeta y haga clic en Compartir.

    Elija la carpeta Compartido con todos en OneDrive

  5. En el cuadro Invitar a personas, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo que quiera que tengan acceso a la carpeta. Puede incluir su propia dirección de correo electrónico para recibir una copia del mensaje que se enviará a esos usuarios.

    El cuadro de diálogo para incluir las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir su carpeta de OneDrive para la Empresa.

  6. Seleccione un permiso para la carpeta, como Pueden editar o Pueden ver.

  7. Escriba el mensaje que se incluirá en el correo electrónico que recibirán los usuarios invitados. Indíqueles que el correo electrónico contiene un vínculo a sus archivos empresariales compartidos. Elija Crear. El correo electrónico se enviará inmediatamente a los usuarios a los que invite.

    Esta es la apariencia que tendrá el correo electrónico cuando se envíe. Incluye un vínculo a la carpeta Compartido con todos en la parte inferior, para que puedan obtener acceso a esta.

    Abra el correo electrónico y haga clic en Abrir el sitio web.

Tiempo estimado para completarlo: 5-10 minutos

Para que le resulte más fácil empezar a usarlo, Office 365 incluye un sitio de grupo básico con algunas características. Solo los usuarios de su empresa pueden obtener acceso a este sitio web interno.

Siga estos pasos para obtener acceso al sitio de grupo:

  1. Con la sesión iniciada en Office 365, en la esquina superior izquierda de la página, elija el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, después, elija Sitios.

    En la esquina superior derecha de la página, elija el iniciador de aplicaciones y, después, elija Sitios.

  2. En la página Sitios, elija Sitio de grupo.

    Para obtener acceso a los sitios de grupo, haga clic en Sitios y, luego, en Sitios de grupo.

Verá la página principal del sitio web interno del grupo con el título predeterminado Sitio de grupo de <nombre de la empresa>. En la página principal se incluye lo siguiente:

  • Iconos de características que le ayudarán a empezar a personalizar el sitio de grupo.

  • Vínculos en la parte izquierda para navegar a otras áreas del sitio de grupo.

  • Una biblioteca de documentos para que pueda empezar a almacenar y compartir archivos con su equipo.

La página inicial Sitios de grupo incluye mosaicos para las características que se usan de forma más habitual para personalizar su sitio.

Tiempo estimado para completarlo: 20-30 minutos para los primeros archivos

Para que le resulte más fácil empezar a almacenar y compartir archivos, en el sitio de grupo se incluye una ubicación para tal fin. Se llama la biblioteca de documentos.

A continuación se muestran los pasos.

  1. En la página principal del sitio de grupo, elija Documentos en el menú de navegación de la parte izquierda. Esto le llevará a la biblioteca de documentos.

    Elija la biblioteca de documentos en el menú de la izquierda

  2. Con la sesión iniciada en Office 365, abra el Explorador de archivos desde la barra de inicio o desde otra ubicación.

    Abra el Explorador de archivos desde la barra de Inicio u otra ubicación.

  3. Busque los archivos que quiera subir al sitio de grupo.

    Seleccione Examinar para ir al archivo en el equipo que quiere cargar en su sitio de grupo.

  4. Seleccione los archivos que quiera subir al sitio de grupo y arrástrelos hasta la biblioteca de documentos.

    Ejemplo de un archivo cargado en la biblioteca de documentos del sitio web del equipo.

    Cuando termine, los archivos se almacenarán en el sitio de grupo y en el equipo.

    Una imagen del aspecto de la Biblioteca de documentos después de cargar archivos en ella.

    Puede eliminar los archivos del equipo. En el paso siguiente, Paso 4: Sincronizar archivos en línea con el escritorio, creará una ubicación para estos archivos en el equipo.

    Si tiene un gran número de archivos o archivos de gran tamaño que quiere subir al sitio de grupo, lea estas sugerencias sobre cómo subir un gran número de archivos o archivos de gran tamaño a una biblioteca.

    Si necesita más espacio de almacenamiento, vea Cambiar el espacio de almacenamiento de la suscripción.

Tiempo estimado para completarlo: 20-30 minutos para los primeros archivos

Ahora que tiene archivos en el sitio de grupo, puede configurarlos para que se sincronicen con su PC o Mac. De esta forma, puede trabajar en sus archivos desde su PC o Mac, en lugar de trabajar en Internet Explorer, Chrome o en otro explorador. También es útil tener una versión de sus archivos sincronizada en su equipo para las situaciones en las que no esté conectado a Internet pero necesite obtener un archivo.

Después de configurar los archivos que quiera sincronizar con el equipo, cuando esté conectado a Internet se sincronizarán automáticamente cada 10 minutos aproximadamente.

Siga estos pasos para sincronizar archivos en el sitio de grupo con el equipo de escritorio:

  1. En la página principal del sitio de grupo, elija Documentos en el menú de navegación de la parte izquierda. No se puede configurar la sincronización desde la página principal, tiene que abrir la biblioteca desde el menú de navegación.

    Sugerencia: Al sincronizar archivos en el sitio de grupo, se sincronizan las bibliotecas de documentos del sitio, no todo el sitio.

    Elija la biblioteca de documentos en el menú de la izquierda

  2. En la biblioteca de documentos, seleccione Sincronizar. Como alternativa, seleccione los archivos individuales que quiera sincronizar.

    Elija el archivo y, a continuación, seleccione Sincronizar.
  3. En el cuadro OneDrive para la Empresa, elija Sincronizar ahora. (OneDrive para la Empresa es el proceso que ejecuta la sincronización).

    Elija el botón Sincronizar ahora para iniciar la sincronización de archivos desde el sitio de su equipo a su escritorio.
  4. Si recibe una advertencia de seguridad, elija Permitir. Si se muestra una petición para que escriba sus credenciales de Office 365, escriba su identificador de usuario de Office 365 y la contraseña. Cuando se inicie el proceso de sincronización, verá este cuadro de diálogo:

    Imagen del cuadro de diálogo que verá cuando se inicie la sincronización.
  5. Elija Mostrar los archivos para ver los documentos en el Explorador de Windows. Ahora puede ver los archivos en el equipo en su carpeta de SharePoint. La pequeña marca de verificación verde junto al archivo indica que está actualizado y que se ha sincronizado con la versión en el sitio de grupo.

    Use el Explorador de archivos para desplazarse al archivo sincronizado de su escritorio. Está en la carpeta de SharePoint.

    Notas: 

    • Al sincronizar los archivos en OneDrive para la Empresa, estos se ubican en el escritorio, en su carpeta de OneDrive para la Empresa.

    • Una captura de pantalla del aspecto del Explorador de archivos después de haber sincronizado un archivo de OneDrive para la Empresa con su escritorio

  6. Vaya a la carpeta de SharePoint y abra el archivo. Realice un cambio y, después, elija Guardar. Si está conectado a Internet, en la parte inferior de la pantalla verá Cargando en SharePoint, lo que indica que el archivo se está guardando en el sitio de grupo. De forma simultánea, también se guardará en el escritorio, en la carpeta de SharePoint. Si recibe el mensaje "No se pudieron cargar", vuelva a intentarlo. En ocasiones, una conexión a Internet variable puede interrumpir el proceso de guardado.

    Imagen del mensaje de estado que se obtiene cuando un archivo se guarda en su sitio de grupo.

    ¡Enhorabuena! Ya ha terminado de configurar el almacenamiento de archivos y la colaboración en línea para su organización.

Procedimientos recomendados para el almacenamiento y el uso compartido de archivos

  • ONG pequeña: cree un sitio de grupo de Office 365 para almacenar documentos compartidos, de forma que la información se almacene y archive de forma centralizada. De esta forma, la información no se pierde durante los cambios de personal (por ejemplo, otro director). Cree un subsitio de grupo de Office 365 privado para almacenar los archivos que no desee compartir con el resto del grupo, como documentos sobre personal y documentos financieros.

  • Empresas individuales: use OneDrive para la Empresa para almacenar sus propios archivos y compartirlos con clientes en cada caso particular.

  • Copropiedades: si es copropietario de la empresa, puede usar OneDrive para la Empresa, pero tendrá que compartir directamente sus archivos con el propietario (y viceversa).

  • Empresas con clientes o asociados externos que necesitan obtener acceso a archivos: use subsitios de grupo de Office 365 para almacenar y compartir documentos dirigidos a un cliente específico. Como el acceso a un subsitio es específico para determinados clientes y está limitado al subsitio, no necesita preocuparse de que un cliente obtenga acceso por error a información que va dirigida a otro cliente.

Cuando almacene un archivo en OneDrive para la Empresa, será el único usuario que pueda obtener acceso a él, a no ser que lo comparta con otros. Cuando comparta un archivo, podrá elegir si lo comparte con usuarios individuales o con todos los usuarios. También puede crear carpetas independientes en OneDrive para diferentes fines, como fines públicos, personales o para proyectos individuales. Cada carpeta se puede compartir con otro usuario, con un grupo o con nadie.

Para obtener más información sobre el uso compartido, vea también Compartir archivos y carpetas en OneDrive para la Empresa.

Para ver cuánto espacio de almacenamiento queda en OneDrive para la Empresa, vea Administrar su almacenamiento de OneDrive para la Empresa.

Aunque puede cargar casi cualquier formato de archivo, es posible que, para algunos archivos, no esté permitido por dos motivos: algún problema relacionado con la seguridad o la existencia de caracteres no válidos en los nombres de archivo. Las directivas de seguridad de OneDrive para la Empresa bloquean ciertos tipos de archivo y un pequeño conjunto de caracteres. Para obtener más información sobre qué formatos de archivo y qué caracteres no válidos no están permitidos, vea Caracteres y tipos de archivo no válidos en OneDrive para la Empresa.

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