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Configurar características de una directiva de administración de la información

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Los administradores del sitio pueden tener acceso a todas o alguna de las características siguientes según las características de administración de la información que se hayan habilitado en Administración central. También puede haber características personalizadas adicionales que se hayan creado específicamente para la organización.

¿Qué desea hacer?

Abra la página Editar directiva

Obtenga más información sobre la característica de directiva de etiqueta

Agregar etiquetas a una directiva

Agregar auditoría de eventos a una directiva

Agregar códigos de barras a una directiva

Agregar características de retención y expiración de elementos a una directiva

Abrir la página Editar directiva

Puede acceder a la página Editar directiva desde una directiva de colección de sitios o una directiva que se ha agregado a un tipo de contenido de sitio.

Abrir la página Editar directiva correspondiente a una directiva de colección de sitios

  1. En la página principal de la colección de sitios, haga clic en Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en directivas de colección de sitios.

  3. Seleccione la directiva cuyas características desee configurar.

Abrir la página Editar directiva correspondiente a una directiva de tipo de contenido

  1. En la página principal de la colección de sitios, haga clic en Acciones del sitio, elija Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en Modificar toda la configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la sección galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  3. Seleccione el tipo de contenido al que está asociada la directiva y, a continuación, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

  4. Haga clic en definir una directiva para abrir la página Editar directiva del tipo de contenido.

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Más información sobre la característica de directiva de etiqueta

La característica de directiva de etiqueta permite a los administradores del sitio crear etiquetas uniformes para los documentos de 2007 Microsoft Office system. Las etiquetas son útiles para garantizar que la información sobre las propiedades del documento se adjunte a un documento cuando se imprima. En una etiqueta pueden incluirse propiedades de elementos almacenadas en columnas, como nombre de archivo, autor, fecha de creación, estado, nombre de proyecto e información de programación.

De forma predeterminada, las etiquetas se muestran en el encabezado del documento; Sin embargo, los usuarios pueden insertar una etiqueta en cualquier parte del documento mediante la ficha Insertar en los programas de versión de 2007 Office, como Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Las etiquetas se aplican a todos los documentos a los que se aplica esta directiva.

Los administradores de directivas pueden determinar los siguientes atributos de etiqueta:

  • ¿Qué información a incluir en la etiqueta, como metadatos definido en columnas del elemento, así como texto codificado y formato de caracteres. Las etiquetas pueden contener hasta diez referencias de columna, cada una de las cuales puede tener hasta 255 caracteres.

  • Formato de etiqueta, que incluye el alto y ancho global, estilo de texto, fuente y tamaño, saltos de línea y tabulaciones. De forma predeterminada, el alto de una etiqueta es de una pulgada (2,54 cm.), pero puede establecerse en un tamaño entre 0,25 y 20 pulgadas (0,63 cm. y 50,8 cm. respectivamente). El ancho de una etiqueta puede tener entre 0,25 y 20 pulgadas (0,63 cm. y 50,8 cm. respectivamente). El texto siempre se centra verticalmente dentro de la imagen de la etiqueta.

  • Si los programas de versión de 2007 Office piden a los usuarios finales que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir un documento, o si la etiqueta puede agregarse manualmente a discreción del usuario final. Los usuarios también pueden eliminar una etiqueta de un documento si es necesario.

  • Si el contenido de la etiqueta se debe bloquear cuando se agrega por primera vez a un documento, o si puede actualizarse cuando cambia la información de las columnas. Una etiqueta únicamente se bloquea cuando todos los metadatos necesarios están presentes en la misma.

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Agregar etiquetas a una directiva

  1. Abra la página Editar directiva para la directiva a la que desea agregar etiquetas.

  2. En la página Editar directiva, en la sección etiquetas, haga clic en Habilitar etiquetas.

  3. Para asegurarse de que siempre se agregue una etiqueta a un documento, active la casilla de verificación Solicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

    Nota: Toda la configuración se aplica a la etiqueta completa. Puede ser necesario ajustar el formato de texto o el tamaño de la etiqueta para asegurarse de que el texto se muestra correctamente.

    Desactive esta casilla de verificación si la directiva de etiqueta es opcional y desea que los usuarios finales inserten manualmente una etiqueta en los documentos.

  4. Para bloquear una etiqueta a fin de que no pueda modificarse aunque cambie la información de las columnas, active la casilla de verificación Impedir cambios en las etiquetas después de que se hayan agregado.

    Para permitir cambios en las etiquetas cuando se modifique la configuración de las columnas, desactive esta casilla de verificación.

  5. En el cuadro Formato de etiqueta, escriba el texto de la etiqueta tal como desea que se muestre.

    • Escriba los nombres de las columnas que desee mostrar en el orden que desea que aparezcan en la etiqueta. Encierre los nombres de columna entre llaves ({ }) tal como se muestra en la página.

    • Si lo desea, puede escribir un identificador de columna fuera de las llaves tal como se muestra en el ejemplo en la página.

    • Para agregar un salto de línea a una etiqueta, escriba \n en el cuadro de la etiqueta donde desee que aparezca el salto de línea.

    • Para agregar una tabulación, escriba \t en el campo de la etiqueta donde desee que aparezca el texto con sangría.

  6. En la sección Apariencia, seleccione el formato de texto para la etiqueta. Asegúrese de utilizar una fuente y un estilo de fuente que esté disponible en los equipos de los usuarios finales. El tamaño de fuente también afecta a la cantidad de texto que puede mostrarse en la etiqueta.

  7. En la sección Tamaño de etiqueta, escriba el alto y ancho de la etiqueta. El alto puede ser de 0,25 a 20 pulgadas (0,63 cm y 50,8 cm respectivamente) y el ancho puede ser de 0,25 a 20 pulgadas (0,63 cm y 50,8 cm respectivamente). El texto de la etiqueta siempre se centra verticalmente dentro de la imagen de la etiqueta.

  8. Haga clic en Actualizar para obtener una vista previa del contenido de la etiqueta.

    Asegúrese de que el texto cabe en el alto y ancho de etiqueta especificados. El texto que exceda el tamaño de la etiqueta no se mostrará.

    Nota: Los valores reales de las columnas no se muestran en la vista previa.

  9. Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de etiqueta a la directiva.

Solución de problemas de etiquetas

Para asegurarse de que las etiquetas se imprimen correctamente, compruebe lo siguiente:

  • Todas las columnas enumeradas en el formato de etiqueta existen en la biblioteca de documentos.

  • El contenido de la etiqueta no es mayor que el tamaño de la etiqueta.

  • El formato de texto (por ejemplo, el estilo de fuente) es válido. Si los parámetros de formato no son válidos o hacen referencia a fuentes que no existen en el sistema cliente, se crea una etiqueta pero se utilizan los valores de formato predeterminados.

Si algunos de los valores de metadatos que se requieren actualmente para la etiqueta no se han rellenado, aparece un cuadro de diálogo de notificación que indica a los usuarios que faltan algunos de los datos necesarios para la etiqueta. Los usuarios pueden ir al panel de información del documento para rellenar los metadatos que faltan.

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Agregar auditoría de eventos a una directiva

La característica de auditoría de una directiva de colección de sitios permite a las organizaciones crear y analizar las pistas de auditoría de sus documentos así como los elementos de lista que no son documentos, por ejemplo listas de tareas, listas de problemas, grupos de discusión y calendarios. Esta característica proporciona un registro de auditoría que graba eventos, por ejemplo cuándo el contenido se ve, se edita, se publica, etc. Cuando la auditoría está habilitada en una directiva, los administradores de directivas pueden ver los datos auditados en informes de uso de directivas en formato Excel, en los que se resume el uso actual. Puede revisar cada informe para ver cómo se utiliza la información en la organización. Los informes de registro de auditoría pueden ayudar a las organizaciones a comprobar y documentar el cumplimiento de las normas o a investigar problemas potenciales.

El registro de auditoría captura la siguiente información:

  • Nombre del evento.

  • Fecha y hora del evento.

  • Nombre de sistema del usuario que realiza la acción.

  • Abra la página Editar directiva para la directiva a la que desea agregar auditoría.

  • En la página Editar directiva, en la sección auditoría, active la casilla de verificación Habilitar la auditoría y, a continuación, seleccione las casillas de verificación junto a los eventos que desea conservar un rastro de auditoría.

  • Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de auditoría a la directiva.

Cuando se habilita la auditoría, los eventos relacionados con elementos de esta directiva se mostrarán en el registro. Para ver la auditoría registros en la página Configuración del sitio, haga clic en informes de registro de auditoría y, a continuación, seleccione el informe que ha configurado.

Nota: La auditoría proporciona información acerca de cuándo se ha modificado un elemento, pero no los detalles de qué se ha modificado. Por lo tanto, no se debe considerar como una herramienta de control de versiones o copia de seguridad de documentos.

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Agregar códigos de barras a una directiva

Los códigos de barras son especialmente útiles para la administración de registros físicos porque proporcionan un método de seguimiento de los activos no digitales, como documentos impresos y elementos físicos, por ejemplo, productos, prototipos y hardware de equipos. A diferencia de las etiquetas, los códigos de barras no muestran datos del elemento, de forma que la información confidencial puede almacenarse en línea de forma segura y asociarse a elementos impresos o físicos sin revelar la información.

Cuando los códigos de barras se habilitan como parte de una directiva, son agregados a propiedades del documento y aparece en el área de encabezado del documento al que se aplica el código de barras. Como etiquetas, los códigos de barras también pueden quitarse manualmente de un documento.

Puede especificar si debe pedirse a los usuarios que incluyan el código de barras al imprimir o guardar un elemento o si el código de barras debe insertarse manualmente mediante la ficha Insertar de los programas de versión de 2007 Office.

La directiva de código de barras genera códigos de barras estándar de tipo 39. Cada imagen de código de barras incluye texto bajo el símbolo de código de barras que representa el valor del mismo. Esto permite utilizar los datos del código de barras aunque el hardware de lectura no esté disponible. Los usuarios pueden escribir manualmente el número del código de barras en el cuadro de búsqueda de Microsoft Office SharePoint Server 2007 para buscar el elemento en un sitio.

  1. En la página Editar directiva, en la sección códigos de barras, seleccione la casilla de verificación Habilitar códigos de barras.

  2. Para solicitar a los usuarios que inserten códigos de barras en los documentos, active la casilla de verificación Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.

  3. Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de código de barras a la directiva.

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Agregar características de retención y caducidad de elementos a una directiva

Cuando la directiva de caducidad está habilitada, busca en la colección de sitios los elementos que hayan superado el período de retención. Lo que ocurre con esos elementos depende de cómo se haya configurado en el sistema el control de los elementos que excedan el período de retención. Por ejemplo, los elementos pueden moverse a la papelera de reciclaje, puede iniciarse un flujo de trabajo de caducidad o puede realizarse un proceso personalizado.

La directiva de caducidad se habilita al definir un período de retención y una acción de caducidad.

  1. Abra la página Editar directiva para la directiva a la que desea establecer elemento retención y expiración.

  2. En la página Editar directiva, active la casilla de verificación Habilitar caducidad para establecer la forma en que se eliminará el contenido administrado por esta directiva.

  3. Seleccione una opción de período de retención para especificar el momento en que caducarán los elementos. Esto puede expresarse en un flujo de trabajo independiente o en una fórmula de retención personalizada.

    • Para establecer la fecha de caducidad basándose en una propiedad de fecha, haga clic en un período de tiempo basado en las propiedades del elemento y, a continuación, seleccione la acción y el período de tiempo (días, meses o años). Escriba un número en el cuadro entre las listas para definir el período de tiempo.

      Notas: 

      • Cuando vaya a crear una directiva como parte de un tipo de contenido, puede seleccionar cualquier propiedad de fecha definida en ese tipo de contenido para utilizarla como valor de caducidad.

      • Estas opciones únicamente están disponibles cuando se crea una directiva de colección de sitios.

    • Si desea utilizar un flujo de trabajo o una fórmula de retención personalizada para determinar la caducidad, haga clic en Establecer mediante programación.

  4. Defina las acciones que desee que se produzcan cuando caduque el documento.

    • Para habilitar una acción predefinida (como la eliminación), haga clic en Realizar esta acción y, a continuación, seleccione una acción en la lista.

    • Para iniciar un flujo de trabajo de caducidad, haga clic en Iniciar este flujo de trabajo y seleccione el nombre del flujo de trabajo.

      Nota: Esta característica únicamente está disponible si se está definiendo una directiva para un tipo de contenido asociado a un flujo de trabajo.

  5. Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de caducidad a la directiva.

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