Conceptos básicos sobre bases de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se realiza una breve introducción a las bases de datos : qué son, por qué podría querer usar una y cuáles son las funciones de las distintas partes de la base de datos. La terminología está orientada a las bases de datos de Microsoft Access, pero los conceptos se aplican a todos los productos de bases de datos.

En este artículo

¿Qué es una base de datos?

Partes de una base de datos de Access

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar la información. Bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos o nada. Iniciar muchas bases de datos como una lista en una hoja de cálculo o un programa. Como crece la lista, redundantes e incoherencias comenzarán a aparecer en los datos. Los datos se convierte en difíciles de comprender en formulario de lista y limitada maneras de buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisar. Una vez que empiezan a aparecer estos problemas, es aconsejable transferir los datos a una base de datos creado por un sistema de administración de base de datos (DBMS), como Access.

Una base de datos informática es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema que utiliza tres tablas de seguimiento de inventario es no tres bases de datos, pero una base de datos que contiene tres tablas. A menos que se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Bases de datos creados en el formato de Access 2007 (que también se utiliza por Access, 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creados en formatos anteriores de Access tienen la .mdb de extensión de archivo. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en los formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

  • Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.

  • Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo.

  • Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.

  • Organizar y ver los datos de diferentes formas.

  • Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.

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Partes de una base de datos de Access

Las siguientes secciones son breves descripciones de los elementos de una base de datos de Access típica.

Tablas

Formularios

Informes

Consultas

Macros

Módulos

Tablas

Imagen del botón Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.

Para más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a las tablas.

Formularios

Imagen del botón Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Para más información sobre los formularios, vea el artículo Introducción a formularios.

Informes

Imagen del botón Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Para más información sobre los informes, vea el artículo Introducción a los informes.

Consultas

Imagen del botón Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

Para más información sobre las consultas, vea el artículo Introducción a las consultas.

Macros

Imagen del botón Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Para más información sobre las macros, vea el artículo Introducción a la programación en Access.

Módulos

Imagen del botón Los módulos, como las macros, son objetos que puede utilizar para agregar funciones a la base de datos. Mientras las macros en Access se crean seleccionando de una lista de acciones de macro, módulos se escriben en Visual Basic para aplicaciones (VBA) lenguaje de programación. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o informe que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados con cualquier otro objeto. Módulos estándar se enumeran en módulos en el panel de navegación, pero los módulos de clase no.

Para más información sobre los módulos, vea el artículo Introducción a la programación en Access.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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