Compartir y administrar conexiones a datos externos

Puede usar Microsoft Office SharePoint Server 2007 para conectar las personas de la organización con las bases de datos que son externas a los sitios de SharePoint. Los administradores pueden crear un grupo central de conexiones, al que puede tener acceso cualquier persona que cuente con los permisos necesarios, quien además puede reutilizar el grupo. Esto permite a las personas ver y trabajar directamente con dichos datos desde dentro del sitio de SharePoint y también ayuda a los administradores a administrar las conexiones.

Conectarse a datos profesionales externos mediante Bibliotecas de conexiones de datos

Las Bibliotecas de conexiones de datos (DCL) son bibliotecas de documentos de SharePoint centralizadas que almacenan archivos de conexión de datos de Office (.odc). Cada uno de estos archivos .odc contiene información sobre la ubicación, el inicio de sesión, la consulta y el acceso al origen de datos externo. Centralizar los archivos .odc en una Biblioteca de conexiones de datos permite compartir, administrar y buscar archivos de conexión de datos desde dentro de un sitio de SharePoint.

Biblioteca de conexiones de datos

Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite la conexión de datos a los siguientes orígenes externos:

  • Libro de Microsoft Office Excel 2007

  • Base de datos de Microsoft Office Access

  • Otro origen de datos OLEDB u ODBC

  • Base de datos de Microsoft SQL Server

Compartir datos como "una única versión de la verdad"

En primer lugar, puede conectarse a un origen de datos externo mediante el uso de la Biblioteca de conexiones de datos para conectarse a una base de datos. A continuación, puede analizar dicho origen de datos mediante Excel Services (un servicio compartido de Office SharePoint Server 2007) y Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Estas tecnologías combinadas le permiten a usted y a los usuarios de la organización ver siempre un conjunto consistente de valores y resultados de fórmulas de un libro maestro que usa información segura y actualizada de conexión de datos de Office.

Proceso de creación de una instantánea de un libro

1. Un libro maestro contiene datos financieros acumulados que se actualizan con regularidad.

2. Al final de cada trimestre fiscal se publica un libro.

3. "Una única versión de la verdad" simplifica la toma de decisiones y las comparaciones entre los trimestres fiscales.

Administrar orígenes de datos externos desde una ubicación

La administración de orígenes de datos externos se simplifica con Excel Services. Excel Services y la Biblioteca de conexiones de datos proporcionan una forma eficaz de administrar las conexiones de las hojas de cálculo de Excel con orígenes de datos externos. Una hoja de cálculo obtiene la última definición de conexión de datos de Office desde una Biblioteca de conexiones de datos y usa esta definición para conectarse con el origen de datos. No sólo los usuarios pueden tener un acceso más inmediato a los datos actuales, sino que además la administración de los datos que están disponibles y el formato en que se encuentran puede realizarse de forma local y centralizada en la Biblioteca de conexiones de datos.

Nota: Este artículo hace referencia a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, una compañía ficticia que fabrica bicicletas y piezas y accesorios para bicicletas.

El departamento de TI de Adventure Works ha configurado, por ejemplo, un conjunto de bases de datos comunes (ODC) al que los empleados tienen acceso. Esto permite a los empleados usar la Biblioteca de conexiones de datos para exponer fácilmente datos de distintos orígenes en sus propias hojas de cálculo para su análisis.

Las Bibliotecas de conexiones de datos simplifican el mantenimiento y la administración de las conexiones de datos al permitir que las hojas de cálculo se conecten con orígenes de datos externos y, luego, mantengan esas conexiones, incluso cuando se cambia el nombre de los orígenes o se mueven a distintos servidores. Si una conexión cambia, sólo debe actualizarse en la biblioteca en vez de en las hojas de cálculo individuales que están vinculadas con el origen de datos original. Al configurar Excel Services para que sólo use conexiones de la Biblioteca de conexiones de datos, en lugar de conexiones directas a los orígenes de datos externos, puede asegurarse de que las hojas de cálculo se conecten solamente a bases de datos autorizadas. En Adventure Works, si un origen de datos externo debe moverse a otro servidor, el departamento de TI simplemente actualiza un archivo en la Biblioteca de conexiones de datos. La conexión de la hoja de cálculo se actualiza automáticamente con una interrupción mínima.

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