Compartir un calendario de Outlook con otras personas

Compartir un calendario de Outlook con otras personas

Con Outlook, puede compartir información del calendario con otros usuarios de varias maneras. Puede elegir el método que sea mejor para usted, según el tipo de servidores a los que tengan acceso usted y los destinatarios. Cuando un compañero de otra empresa quiera programar una reunión con usted y no pueda ver el calendario de Outlook, puede enviar una instantánea del calendario o, mejor aún, una invitación para suscribirse al calendario en un mensaje de correo.

Compartir el calendario no se limita a la carpeta Calendario predeterminada que se crea en todos los perfiles de Outlook. Puede crear carpetas de calendario adicionales y elegir cuál de ellas quiere compartir. Por ejemplo, puede crear una carpeta de calendario para un proyecto específico y compartirla con sus compañeros de trabajo. Como alternativa, puede concederles permiso para modificar los eventos y las citas del calendario.

Nota: Cualquier mensaje, contacto o tarea en Outlook se puede marcar como privado para que otros usuarios no vean el elemento en una carpeta compartida.

Si dispone de una cuenta de Office 365 o de otra cuenta basada en Exchange, también puede enviar una invitación para compartir a otros usuarios para que puedan ver su calendario en su propia lista de calendarios.

Si usa Office 365, vea estos vídeos para obtener información sobre cómo compartir el calendario desde Outlook u Outlook Web App:

¿Quiere publicar el calendario de Office 365 o enviarlo por correo electrónico? Vea este vídeo:

En este artículo:

Compartir un calendario en un correo electrónico

Compartir el calendario de Office 365 u otro calendario basado en Exchange con personas dentro o fuera de su organización

Compartir el calendario con personas de su organización

Compartir el calendario con personas de fuera de la organización

Cambiar los permisos después de haber compartido el calendario con otros usuarios

Compartir un calendario mediante su publicación en una página web

Compartir un calendario en un correo electrónico

  1. Haga clic en Calendario.

    Comando Calendario

  2. Haga clic en Inicio > Calendario de correo electrónico.

    En la pestaña Inicio, haga clic en Calendario de correo electrónico

  3. En los cuadros Calendario e Intervalo de fechas, seleccione el calendario y el período de tiempo que desee compartir. Por ejemplo, elija Hoy solo para los Próximos 7 días.

    En los cuadros Calendario e Intervalo de fechas, seleccione las opciones que desee

  4. Especifique otras opciones que desee y haga clic en Aceptar.

  5. En el nuevo correo electrónico que se abre, agregue a los usuarios a quienes quiere que llegue el mensaje en el campo Para, agregue un mensaje si lo desea y haga clic en Enviar.

La persona a la que envió el calendario verá una instantánea de su calendario en el mensaje.

Ejemplo de un calendario compartido en un correo electrónico

En el mensaje también se incluye un archivo adjunto iCalendar (.ics) que pueden abrir en Outlook u otro programa de calendario. Cuando el destinatario hace clic en el archivo iCalendar, Outlook muestra el archivo como un nuevo calendario que pueden ver en paralelo con su calendario. Pueden arrastrar citas o reuniones entre los dos calendarios y buscar una hora que sea adecuada para ambos.

Compartir el calendario de Office 365 u otro calendario basado en Exchange con personas dentro o fuera de su organización

Si tiene una cuenta de correo de Office 365 u otra cuenta de correo basada en Microsoft Exchange, y quiere compartir su calendario con alguien que se encuentra dentro o fuera de su organización, puede proporcionarle permisos para ver el calendario.

Compartir el calendario con personas de su organización

  1. Haga clic en Calendario.

    Comando Calendario

  2. Haga clic en Inicio y en Compartir calendario.

    Botón Compartir calendario en la pestaña Inicio de Outlook 2013

  3. En el correo electrónico que se abre, escriba el nombre de la persona de su organización con la que quiere compartir el calendario en el cuadro Para. En Detalles, especifique el nivel de detalles que quiere compartir con la persona de su organización y después haga clic en Enviar.

    Invitación para compartir el Buzón correo electrónico internamente: configuración del cuadro Para y Detalles

  4. La persona de su organización recibe la invitación para compartir en un mensaje de correo y, después, hace clic en Abrir este calendario.

    Abrir este botón Calendario en una invitación recibida para compartir calendario

El calendario compartido se muestra en la lista de calendarios de la persona.

Compartir el calendario con personas de fuera de la organización

  1. Haga clic en Calendario.

    Comando Calendario

  2. Haga clic en Inicio y en Compartir calendario.

    Botón Compartir calendario en la pestaña Inicio de Outlook 2013

  3. En el correo electrónico que se abre, escriba el nombre de la persona de fuera de la organización con la que quiere compartir el calendario en el cuadro Para. En Detalles, especifique el nivel de detalles que quiere compartir con la persona de fuera de su organización y después haga clic en Enviar.

    Invitación para compartir el Buzón correo electrónico externamente: configuración del cuadro Para y Detalles

    Si se muestra el siguiente error cuando intenta enviar su invitación para compartir, ha intentado compartir más detalles de los que se admiten en la configuración de su organización. Si esto ocurre, elija un nivel diferente de detalles para compartir en Detalles. Solo un administrador de la organización puede cambiar la configuración de la directiva de uso compartido para su organización. Para más información, vea el final de esta sección.

    Mensaje de error: la directiva no permite la concesión de permisos

  4. La persona de su organización recibe la invitación para compartir en un mensaje de correo y, después, hace clic en Abrir este calendario.

    Abrir este botón Calendario en una invitación recibida para compartir calendario

  5. El calendario compartido se muestra en la lista de calendarios de la persona.

Si recibe un mensaje de error cuando intenta compartir más detalles de los que admite la configuración de la directiva de uso compartido de su organización, póngase en contacto con la persona que administra su cuenta de correo.

Cambiar los permisos después de haber compartido el calendario con otras personas

Puede cambiar los permisos de uso compartido del calendario.

  1. Haga clic en Calendario.

    Comando Calendario

  2. Haga clic en Inicio > Permisos de calendario.

    Botón Calendario de permisos en la pestaña Inicio de Outlook 2013

  3. En la pestaña Permisos, realice los cambios en los permisos de uso compartido del calendario.

    Pestaña Permisos de uso compartido de calendarios en Outlook 2013

  4. Haga clic en Aceptar.

Compartir un calendario mediante su publicación en una página web

Si tiene acceso a un servidor web compatible con el protocolo Sistema distribuido de creación y control de versiones web (WebDAV), puede publicar su calendario aquí.

Nota: ¿No está seguro de si su servidor es compatible con WebDAV? El administrador del servidor o el proveedor de servicios de Internet (ISP) debería poder decírselo.

  1. Haga clic en Calendario.

    Comando Calendario

  2. Haga clic en Inicio > Publicar en línea > Publicar en servidor WebDAV.

    Notas: 

    • Si su cuenta de correo electrónico usa Exchange, verá Publicar este calendario, en lugar de la opción de publicar en un servidor WebDAV. Esto permite publicar el calendario directamente a un servidor de Exchange. En la ventana que se abre, seleccione las opciones de publicación que desee y haga clic en Iniciar publicación.

    • Si usa Office 365, aún puede publicar el calendario en un servidor WebDAV, pero primero tiene que quitar {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} de la directiva de uso compartido. Pero esto le impedirá publicar el calendario en Exchange en el futuro. 

  3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación del servidor WebDAV, seleccione cualquier otra opción de publicación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vea también

Compartir el calendario en Outlook Web App

Con Outlook 2010, puede compartir información del calendario con otras personas de tres maneras:

  • Por correo electrónico

  • Con cuentas de Microsoft Exchange Server

  • Mediante la publicación de un calendario en línea

¿Qué desea hacer?

Compartir calendarios por correo electrónico

Compartir calendarios mediante el uso de una cuenta de Microsoft Exchange Server

Compartir un calendario mediante su publicación en línea

Compartir calendarios por correo electrónico

Los calendarios compartidos por correo electrónico llegan a la bandeja de entrada del destinatario como datos adjuntos de los mensajes de correo, con una instantánea del calendario en el cuerpo del mensaje. Puede editar la instantánea del calendario antes de enviarlo. Por ejemplo, puede cambiar las fuentes o resaltar días o citas.

Para enviar un calendario por correo electrónico:

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Compartir, haga clic en Calendario por correo electrónico.

  2. En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desea enviar.

  3. En el cuadro Intervalo de fechas, haga clic en el período de tiempo en el que quiere que en el calendario se muestre.

  4. Escriba o seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Un usuario de Outlook 2010 que recibe el calendario por correo electrónico pueden elegir abrir la instantánea del calendario en Outlook. Al hacerlo, puede visualizar la instantánea del calendario y el calendario actual del destinatario en modo paralelo o en modo de sobrescritura de calendario.

Compartir calendarios mediante el uso de una cuenta de Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server permite el uso compartido de calendarios con otras personas que tienen cuentas de Exchange. Solo verán sus calendarios las personas a las cuales haya otorgado permisos. Si la persona propietaria del calendario que desea abrir no le ha concedido permiso para verlo, Outlook lo invitará a pedir a la persona el permiso necesario.

La primera vez que se obtiene acceso a un calendario compartido, este se agrega a la lista Calendarios compartidos del Navigation Pane, donde se podrá obtener acceso a él la próxima vez que lo desee ver.

Para compartir el calendario con otro usuario de Exchange:

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Compartir, haga clic en Compartir calendario.

  2. En la invitación para compartir que aparece, introduzca la persona con la que desea compartir el calendario en el cuadro Para.

  3. Establezca o seleccione las demás opciones que desee del mismo modo que si estuviera enviando un mensaje de correo electrónico.

El destinatario ve una notificación de correo electrónico de que se le ha compartido el calendario. Además, puede solicitar que el destinatario comparta su calendario de Exchange con usted.

Sugerencia: Si desea compartir un calendario que ha creado y no es su calendario predeterminado, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre del calendario y, a continuación, haga clic en Compartir nombre del calendario.

Compartir un calendario mediante su publicación en línea

Puede publicar su calendario predeterminado de Outlook 2010 en Internet, lo que permite que más personas puedan verlo. La publicación de un calendario en Internet no requiere que el usuario o el editor usen una cuenta de Exchange.

  • Publicar en Outlook.com    Comparta su calendario de Outlook con otras personas mediante su publicación en Outlook.com.

Para compartir su calendario de Outlook en Outlook.com, primero debe guardarlo como un archivo iCalendar (.ics), importarlo a Outlook.com y, a continuación, compartirlo con las personas que necesitan verlo.

Para guardar un calendario como un archivo .ics, selecciónelo en Outlook, haga clic en Archivo > Guardar calendario y seleccione el tipo de archivo Formato iCalendar.

¿No tiene una cuenta en Outlook.com? Obtenga información sobre cómo crear una en Outlook.com.

  • Publicar en un servidor WebDAV    Si tiene acceso a un servidor web compatible con el protocolo Sistema distribuido de creación y control de versiones web (WebDAV), puede publicar su calendario allí.

En el calendario predeterminado, en la pestaña Inicio, grupo Compartir, haga clic en Publicar en línea y, a continuación, haga clic en Publicar en servidor WebDAV. Para obtener más información, vea Publicar su calendario en un servidor WebDAV.

Su proveedor de acceso a Internet (ISP) puede proporcionar las características y herramientas para publicar el calendario como una página web. Póngase en contacto con su proveedor de acceso a Internet para comprobar si esa característica está disponible para usted.

Vea también

Abrir el calendario de Exchange de otra persona

Permitir que otra persona administre el correo y el calendario

Crear, ver o eliminar un grupo de calendarios

Administrar elementos de correo y calendario de otra persona

Puede compartir una copia única del calendario que no se actualiza denominada Instantáneas de calendario o compartir calendarios que se pueden actualizar publicándolos en sitios web que admiten el protocolo WebDAV.

¿Qué desea hacer?

Compartir el calendario con otros usuarios de Exchange

Esta característica requiere que use una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La mayoría de las cuentas de hogar y personales no usan Microsoft Exchange.  Para más información sobre las cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar a qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea los vínculos en la sección Vea también.

En esta sección

Para obtener información sobre la solicitud de acceso al calendario compartido de otro usuario, vea Abrir el calendario de Exchange de otra persona.

Compartir la carpeta de calendario predeterminada con usuarios específicos

La carpeta Calendario predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. No se puede cambiar el nombre de esta carpeta ni eliminarla.

  • En Calendario, en el Navigation Pane, haga clic en Compartir mi calendario.

    Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación y, después, haga clic en Compartir mi calendario.

    Cuadro de diálogo para compartir el calendario

    1. Escriba el nombre de la persona a la que quiere conceder acceso para ver su calendario.

    2. Escriba un asunto para el mensaje de correo.

    3. Haga clic en esta casilla para conceder al destinatario permisos para ver el calendario.

    4. Haga clic en esta casilla para especificar que quiere pedir al destinatario que comparta su calendario con usted. Esto es opcional.

  • En el cuadro Para, escriba el nombre del destinatario del mensaje en el que lo invita a compartir.

  • En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo.

  • Además, puede pedir permiso para ver la carpeta Calendario predeterminada del destinatario. Para ello, active la casilla Solicitar permiso para ver el calendario del destinatario.

    Nota: Si quiere solicitar acceso a una carpeta de calendario que no sea la carpeta Calendario predeterminada del destinatario, tiene que enviar un mensaje de correo pidiendo permiso para esa carpeta concreta. Esta opción solo solicita acceso a la carpeta Calendario predeterminada del destinatario.

  • En el cuerpo del mensaje, escriba la información que desee incluir.

  • Haga clic en Enviar.

  • Revise el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

Principio de página

Compartir la carpeta de calendario predeterminada con todos los usuarios

La carpeta Calendario predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. No se puede cambiar el nombre de esta carpeta ni eliminarla.

  1. En Calendario, en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta Calendario predeterminada.

    Esto suele estar bajo Mi calendario y se muestra como Calendario.

    Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere compartir y, después, haga clic en Compartir nombre de calendario.

    Esto suele estar bajo Mis calendarios y se muestra como Calendario.

  2. Haga clic en Cambiar los permisos de uso compartido.

  3. En la pestaña Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado.

  4. En Permisos, en la lista Nivel de permisos, haga clic en un nivel de permisos.

    Haga clic aquí para obtener descripciones de los niveles de permisos

    Con este nivel de permiso (o función)

    Puede

    Propietario

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta, puede cambiar el nivel de permisos que los demás usuarios tienen en la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Editor de publicación

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. (No se aplica a los delegados).

    Editor

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.

    Autor de publicación

    Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos y archivos que cree. (No se aplica a los delegados).

    Autor

    Crear y leer elementos y archivos, así como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree.

    Colaborador

    Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Revisor

    Leer elementos y archivos exclusivamente.

    Personalizado

    Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Ninguno

    No tiene ningún permiso. No puede abrir la carpeta.

    Los permisos pueden personalizarse activando las casillas correspondientes y seleccionando las distintas opciones de la sección Permisos.

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Compartir una carpeta de calendario personalizada con usuarios específicos

La carpeta Calendario predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. No se puede cambiar el nombre de esta carpeta ni eliminarla. Puede crear carpetas de calendario adicionales y puede cambiar el nombre de estas carpetas o eliminarlas. En esta sección se incluyen instrucciones para compartir las carpetas de calendario que cree.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta de calendario que quiera compartir.

    Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere compartir y, después, haga clic en Compartir nombre de calendario.

  2. Haga clic en Compartir nombre de carpeta.

  3. En el cuadro Para de la invitación para compartir, escriba el nombre del destinatario.

  4. Opcionalmente, puede cambiar el Asunto.

  5. Además, si quiere, puede conceder permisos al destinatario para realizar cambios en los elementos de calendario si activa la casilla El destinatario puede agregar, modificar o eliminar elementos en este calendario.

  6. En el cuerpo del mensaje, escriba la información que desee incluir.

  7. Haga clic en Enviar.

  8. Revise el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

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Compartir una carpeta de calendario personalizada con todos los usuarios

La carpeta Calendario predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. No se puede cambiar el nombre de esta carpeta ni eliminarla. Puede crear carpetas de calendario adicionales y puede cambiar el nombre de estas carpetas o eliminarlas. En esta sección se incluyen instrucciones para compartir las carpetas de calendario que cree.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta de calendario que quiera compartir.

    Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere compartir y, después, haga clic en Compartir nombre de calendario.

  2. Haga clic en Cambiar los permisos de uso compartido.

  3. En la pestaña Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado.

  4. En Permisos, en la lista Nivel de permisos, haga clic en un nivel de permisos.

    Haga clic aquí para obtener descripciones de los niveles de permisos

    Con este nivel de permiso (o función)

    Puede

    Propietario

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta, puede cambiar el nivel de permisos que los demás usuarios tienen en la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Editor de publicación

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. (No se aplica a los delegados).

    Editor

    Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.

    Autor de publicación

    Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos y archivos que cree. (No se aplica a los delegados).

    Autor

    Crear y leer elementos y archivos, así como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree.

    Colaborador

    Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Revisor

    Leer elementos y archivos exclusivamente.

    Personalizado

    Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

    Ninguno

    No tiene ningún permiso. No puede abrir la carpeta.

    Los permisos pueden personalizarse activando las casillas correspondientes y seleccionando las distintas opciones de la sección Permisos.

Principio de página

Revocar o cambiar el acceso de otros usuarios a las carpetas de calendario

Puede cambiar o revocar los permisos de acceso de un usuario a sus carpetas de calendario en cualquier momento.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta para la que quiere cambiar los permisos.

    Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario para el que quiere cambiar los permisos y, después, haga clic en Cambiar permisos de uso compartido.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Revocar o cambiar los permisos de acceso para todos los usuarios   

      1. En la pestaña Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado.

      2. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, haga clic en Ninguno para revocar todos los permisos o en cualquiera de las demás opciones para modificarlos.

        Haga clic aquí para obtener descripciones de los niveles de permisos

        Con este nivel de permiso (o función)

        Puede

        Propietario

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta, puede cambiar el nivel de permisos que los demás usuarios tienen en la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Editor de publicación

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. (No se aplica a los delegados).

        Editor

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.

        Autor de publicación

        Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos y archivos que cree. (No se aplica a los delegados).

        Autor

        Crear y leer elementos y archivos, así como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree.

        Colaborador

        Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Revisor

        Leer elementos y archivos exclusivamente.

        Personalizado

        Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Ninguno

        No tiene ningún permiso. No puede abrir la carpeta.

        Los permisos pueden personalizarse activando las casillas correspondientes y seleccionando las distintas opciones de la sección Permisos.

    • Revocar o cambiar los permisos para un usuario   

      1. En la pestaña permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en el nombre de la persona cuyos permisos de acceso quiere cambiar.

      2. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, haga clic en Ninguno para revocar todos los permisos o en cualquiera de las demás opciones para modificarlos.

        Haga clic aquí para obtener descripciones de los niveles de permisos

        Con este nivel de permiso (o función)

        Puede

        Propietario

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta, puede cambiar el nivel de permisos que los demás usuarios tienen en la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Editor de publicación

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, así como crear subcarpetas. (No se aplica a los delegados).

        Editor

        Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos.

        Autor de publicación

        Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos y archivos que cree. (No se aplica a los delegados).

        Autor

        Crear y leer elementos y archivos, así como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree.

        Colaborador

        Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Revisor

        Leer elementos y archivos exclusivamente.

        Personalizado

        Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta. (No se aplica a los delegados).

        Ninguno

        No tiene ningún permiso. No puede abrir la carpeta.

        Los permisos pueden personalizarse activando las casillas correspondientes y seleccionando las distintas opciones de la sección Permisos.

      3. Repita el paso 2 para cada usuario cuyos permisos de acceso quiere cambiar.

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Compartir el calendario con acceso delegado

Igual que si tuviera un asistente que le ayudara con el correo en papel entrante, puede usar Microsoft Outlook para permitir que otro usuario, que se denomina un delegate, reciba y responda a las convocatorias y respuestas de reunión, y envíe mensajes de correo en su nombre. También puede conceder permisos adicionales que permitan al delegado leer, crear o tener pleno control sobre los elementos del mailbox de Exchange.

El acceso delegado es una característica más avanzada que simplemente compartir las carpetas de Outlook. Si quiere conceder permisos adicionales, tales como permitir a un delegado la capacidad de crear mensajes de correo o responder a convocatorias de reunión en su nombre, debe usar el acceso delegado.

Notas: 

  • Como jefe, su correo debe enviarse a su buzón en el servidor de Exchange, no a un Personal Folders file (.pst) en el equipo.

  • Tanto usted como el delegado deben usar la misma versión de Office Outlook.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después en la pestaña Delegados.

  2. Haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo de la lista, escriba el nombre del delegado a quién quiere conceder permisos.

    Para agregar varios delegados al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en sus nombres en la lista Nombre. Los permisos que seleccione se aplicarán a todos los delegados.

  4. Haga clic en Agregar y en Aceptar y, después haga clic en un tipo de permiso para cada carpeta de Outlook a la que quiere que el delegado tenga acceso.

  5. Si quiere que el delegado vea los elementos marcados como privados, active la casilla El delegado puede ver mis elementos privados.

Nota: Para obtener información sobre el acceso de delegado, vea la sección Vea también.

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Compartir calendarios con todos los usuarios

Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, POP3, IMAP o Windows Live Mail, puede compartir información del calendario con cualquier usuario que tenga acceso al correo electrónico o a Internet. En esta sección:

Guardar un calendario como un archivo de iCalendar

Publicar un calendario en un servidor web

Guardar un calendario como página web

Enviar el calendario por correo electrónico

Guardar un calendario como un archivo de iCalendar

  1. En Calendario, seleccione un calendario para que sea el calendario activo en la vista.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

  3. Escriba un nombre para el archivo de iCalendar en el cuadro de texto Nombre de archivo. Debe ser un nombre significativo y fácil de reconocer para usted y los destinatarios.

    Se muestra un resumen del nombre, el intervalo de fechas y el nivel de detalle del calendario junto a Más opciones. Si está de acuerdo con ese resumen, vaya al paso 8, en caso contrario, siga con el paso 4.

  4. Haga clic en Más opciones.

  5. En la lista Intervalo de fechas, elija la cantidad de datos del calendario que se va a incluir en el archivo iCalendar o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

    Nota: Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, es posible que se cree un archivo iCalendar de gran tamaño.

  6. En la lista Detalle, elija la cantidad de detalle para mostrar a los destinatarios. La opción Solo disponibilidad está seleccionada de forma predeterminada. Ninguna de las opciones incluyen los elementos marcados como privados a menos que cambie la opción de privacidad en las opciones Avanzadas.

  7. Opcionalmente, haga clic en Mostrar para ver las opciones avanzadas.

    • Incluir detalles de los elementos marcados como privados     Esta opción requiere que se establezca Detalle en Detalles limitados o Detalles completos. Se incluirá la existencia de elementos privados, pero no se compartirá ninguna información adicional.

    • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que se establezca Detalle en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos en los elementos de calendario, como las hojas de cálculo.

      Nota: Esto puede aumentar significativamente el tamaño del archivo de iCalendar.

  8. Haga clic en Aceptar y, luego, en Guardar.

    Si el calendario no contiene elementos, aparece un cuadro de diálogo para proporcionarle una oportunidad de cancelar el guardado del archivo de iCalendar.

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Publicar un calendario en un servidor WebDAV

Puede publicar y compartir sus calendarios con otros usuarios publicándolos en un servidor WebDAV. Esto es útil si quiere compartir calendarios e información de disponibilidad con otros usuarios, pero no usar una aplicación de software como Exchange.

El servidor en el que se publica el calendario debe admitir el protocolo Sistema distribuido de creación y control de versiones web (WebDAV). No todos los servidores web admiten WebDAV. Aunque puede usar el protocolo de transferencia de archivos (FTP) o guardar directamente en una ruta de acceso de convención de nomenclatura universal (UNC) como \\servidor\documentosDelEquipo, esto no indica que WebDAV esté disponible.

WebDAV es una extensión de HTTP que permite crear y modificar documentos en un servidor web. El administrador del servidor o el proveedor de acceso a Internet (ISP) puede indicarle si se admite WebDAV en el servidor que quiere usar.

  1. En Calendario, en el Navigation Pane, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere compartir.

  2. En el menú contextual, seleccione Publicar en Internet y, después, haga clic en Publicar en servidor WebDAV.

  3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación del servidor y la carpeta de WebDAV.

  4. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días que quiere compartir el calendario.

  5. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y elija la cantidad de detalles que quiere compartir. Si quiere, active la casilla Mostrar la hora solo dentro de mi jornada laboral para restringir los detalles compartidos a su jornada laboral especificada en Outlook.

    Detalles del Calendario

    De forma predeterminada, este calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en el servidor WebDAV durante el próximo envío o recepción manual o automático. De forma predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío o recepción para cada grupo de envío o recepción. Si cambia el intervalo de envío o recepción automática a menos de 20 minutos, se envían actualizaciones de calendario al servidor WebDAV en un intervalo mínimo de 20 minutos.

    Para cargar este calendario y después no proporcionar actualizaciones nunca, haga clic en Avanzadas y después haga clic en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  6. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir un calendario, el icono del calendario en el panel de navegación cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

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Guardar un calendario como página web

Puede guardar un calendario como una página web y después compartirla con otros usuarios. Por ejemplo, podría publicar un calendario con fechas importantes de un proyecto como una página en la intranet de su empresa o el calendario de partidos de su equipo de fútbol como una página en su sitio web personal. Después, puede remitir fácilmente a otros usuarios al calendario distribuyendo su dirección URL.

Cuando se guarda un calendario como una página web, puede especificar las fechas de inicio y finalización para el calendario y si quiere incluir los detalles de cita que se introducen en la sección de texto de la cita. También puede agregar un fondo.

Si su proveedor de acceso a Internet (ISP) le proporciona un sitio web o un lugar para compartir archivos con el público, puede compartir el calendario como una página web.

  1. En Calendario, seleccione un calendario para que sea el calendario activo en la vista.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página web.

  3. En Duración, especifique una fecha en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de finalización. Haga clic en la flecha hacia abajo para el calendario.

    El valor predeterminado es el mes actual y el siguiente.

  4. En Opciones, puede incluir detalles de sus citas o seleccionar un gráfico de fondo para la página web que está creando.

  5. En Guardar como, en el cuadro de texto Título del calendario, escriba el nombre que quiere que aparezca como título de la página web.

  6. Para Nombre de archivo, busque la ubicación donde quiere guardar la página web y, después, escriba un nombre de archivo.

  7. De forma predeterminada, la página web se abre en el explorador web tras hacer clic en Guardar. Si no quiere ver la página web, desactive la casilla Abrir la página web guardada en el explorador.

  8. Haga clic en Guardar.

    Nota: En algunos exploradores web, como Microsoft Windows Internet Explorer, es posible que la página no aparezca correctamente porque el contenido activo esté bloqueado. Si ve una barra de información en la parte superior, haga clic en el texto, haga clic en Permitir contenido bloqueado y, después, haga clic en .

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Enviar el calendario por correo electrónico

Se puede enviar una copia del calendario a cualquier usuario en un mensaje de correo. El calendario se incluye como archivo adjunto y también aparece en el cuerpo del mensaje. Puede decidir qué fechas se incluyen y la cantidad de detalle.

  • En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic en Enviar calendario por correo electrónico.

Nota: Si está usando el panel de navegación en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere compartir y, después, haga clic en Enviar calendario por correo electrónico.

  • En la lista Calendario, elija el calendario que quiere enviar. De forma predeterminada, se selecciona el Calendario predeterminado. Este es el calendario de Outlook que se usa para mostrar la información de disponibilidad a otros usuarios y donde se aceptan convocatorias de reunión.

  • En la lista Intervalo de fechas, elija la cantidad de datos del calendario que se va a incluir en el mensaje o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

Nota: Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, es posible que se cree un mensaje de gran tamaño.

  • En la lista Detalle, elija la cantidad de detalle para mostrar a los destinatarios. La opción Solo disponibilidad está seleccionada de forma predeterminada. Ninguna de las opciones incluyen los elementos marcados como privados a menos que cambie la opción de privacidad en las opciones Avanzadas.

    Lista de detalles en el cuadro de diálogo Enviar un calendario por correo electrónico

    1. Opcionalmente, puede restringir la información que se incluye en el mensaje a su horario laboral si activa la casilla Mostrar la hora solo dentro de mi jornada laboral. Para cambiar su jornada laboral, haga clic en Establecer horario de trabajo.

    2. Opcionalmente, haga clic en Mostrar para ver las opciones avanzadas.

      • Incluir detalles de los elementos marcados como privados    Esta opción requiere que se establezca Detalle en Detalles limitados o Detalles completos. Se incluye la existencia de elementos privados, pero no se comparte ninguna información adicional.

      • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario    Esta opción requiere que se establezca Detalle en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos en los elementos de calendario, como las hojas de cálculo.

      • Diseño de correo electrónico    Puede incluir su Programa diario o una Lista de eventos.

    3. Haga clic en Aceptar.

    4. En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que quiere enviar la información de suscripción.

    5. En el cuerpo del mensaje, escriba la información que quiera incluir.

    6. Haga clic en Enviar.

El calendario se muestra al destinatario en el cuerpo del mensaje. El archivo de iCalendar adjunto con la extensión de archivo .ics también se puede abrir en muchos programas de calendario, incluido Outlook.

Ejemplo de un calendario recibido utilizando la característica Calendario de correo electrónico

Cuando se reciben datos adjuntos en un archivo .ics en Outlook, se le pide al destinatario que abra el calendario. Un archivo de calendario .ics se abre como un nuevo calendario en Outlook. Cuando se abre como un calendario de Outlook, el destinatario puede ver el calendario recibido en las vistas en paralelo o superpuesta. El destinatario también puede arrastrar los elementos de calendario desde el calendario recibido a otro calendario de Outlook.

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Publicar un calendario en Office Online

Puede compartir sus calendarios de Outlook publicándolos en Microsoft Office Online. Office Online proporciona una forma gratuita de compartir calendarios y le permite controlar quién tiene acceso a ellos. Además, puede publicar o ver los calendarios en Office Online incluso si no usa una cuenta de Exchange. Usar Office Online es una buena forma de compartir información de calendario si usa cuentas de correo POP3 o IMAP, los tipos de cuentas de correo personales o para pequeñas empresas más comunes.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere publicar.

    Nota: Si está usando el Navigation Pane en la vista Minimizada, en el panel de navegación, haga clic en el botón Calendario Imagen del botón , haga clic en Panel de navegación y, después, haga clic con el botón derecho en el calendario que quiere publicar.

    Sugerencia: Si quiere publicar el calendario predeterminado, haga clic en Publicar mi calendario en el panel de navegación y luego continúe con el paso 3.

  2. En el menú contextual, seleccione Publicar en Internet y, después, haga clic en Publicar en Office Online.

  3. Si es la primera vez que publica un calendario en Office Online, debe registrarse en Office Online con su cuenta de Windows Live ID. Si no tiene una cuenta gratuita de Windows Live ID, puede crear una. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

  4. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días que quiere compartir el calendario.

    Captura de pantalla de intervalo de fechas

  5. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y elija la cantidad de detalles que quiere compartir. Si quiere, active la casilla Mostrar la hora solo dentro de mi jornada laboral para restringir los detalles compartidos a su jornada laboral especificada en Outlook.

    Detalles del Calendario

  6. Junto a Permisos, elija si la información del calendario solo la pueden ver los usuarios especificados o si todos los usuarios de Office Online la pueden buscar y ver.

    • Este calendario solo lo pueden ver los usuarios invitados     Si hace clic en esta opción, se abre un mensaje de correo de Outlook para compartir después de que se publique el calendario en Office Online. Puede enviar el mensaje de correo para compartir a cada usuario al que quiera conceder acceso a su calendario. El mensaje para compartir incluye automáticamente un vínculo al calendario y puede escribir un mensaje si quiere.

    • Cualquier usuario puede ver y buscar este calendario en Office Online     Si hace clic en esta opción, cualquier usuario que conozca el vínculo al calendario puede verlo. Los usuarios no necesitan una cuenta de Windows Live ID para iniciar sesión en un servicio. Además, los usuarios de Office Online pueden encontrar este calendario cuando busquen calendarios.

  7. Si va a publicar un calendario que cualquier usuario puede ver y buscar, escriba una descripción del calendario en el cuadro Descripción. Esta información ayuda a otros usuarios de Office Online a encontrar el calendario.

    De forma predeterminada, este calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en Office Online durante el próximo envío o recepción manual o automático. De forma predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío o recepción para cada grupo de envío o recepción. Si cambia el intervalo de envío o recepción automática a menos de 20 minutos, se envían actualizaciones de calendario a Office Online en un intervalo mínimo de 20 minutos.

    Para cargar este calendario y después no proporcionar actualizaciones nunca, haga clic en Avanzadas y después haga clic en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  8. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir un calendario, el icono del calendario en el panel de navegación cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

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