Compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios

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Con Business Contact Manager para Outlook 2010, usted y sus compañeros de trabajo pueden compartir los datos profesionales que sean importantes para todos. Información de Cuenta, Business Contact, Oportunidad o Proyecto profesional registros se almacena en la base de datos de Business Contact Manager. El creador de esta base de datos también es propietario de la base de datos, que puede compartir la base de datos.

Nota: Para un mayor nivel de seguridad, todos los datos que se transmiten entre el base de datos compartida y la base de datos local está cifrado.

En este artículo se describe cómo compartir y dejar de compartir la base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

¿Qué desea hacer?

Administrar el acceso a la base de datos de Business Contact Manager

Administrar el acceso a la base de datos de Business Contact Manager

Si es el propietario de la base de datos, puede compartir la base de datos y conceder acceso a los usuarios seleccionados que ya están los usuarios en el equipo o que forman parte de su dominio. También puede cambiar los usuarios que tienen acceso a la base de datos.

Nota: Los usuarios pueden ser miembros del mismo grupo de trabajo. Un dominio no es necesario para compartir la base de datos.

Los usuarios que tienen acceso a la base de datos pueden actualizar registros, crear registros nuevos y mover registros a la carpeta Elementos eliminados. No pueden eliminar permanentemente los registros.

Sugerencia: Si un usuario no tiene acceso a la red y necesita tener acceso a los archivos que aparecen en el historial de comunicaciones de los registros de una base de datos compartida, adjuntar los archivos en la sección comentarios prefiere vincular los archivos con el historial de comunicaciones. Observe que el límite de tamaño de la base de datos es 4 GB y archivos adjuntos a aumentan el tamaño de la base de datos.

Como propietario de una base de datos, puede:

  • Elija esta opción compartir o no compartir la base de datos con otros usuarios.

  • Conceder o denegar el acceso a la base de datos para usuarios individuales.

  • Cambiar los usuarios que tienen acceso a la base de datos.

  • Eliminar la base de datos.

  • Realizar una copia de la base de datos.

  • Restaurar una base de datos que creó anteriormente.

  • Vaciar la carpeta Elementos eliminados para eliminar un registro de manera permanente.

    Nota: Cualquier usuario puede restaurar un registro que aún está en la carpeta Elementos eliminados.

  • Comprobar si hay errores y reparar la base de datos.

Si es un administrador para el equipo, puede:

  • Agregar nuevos usuarios en el equipo.

  • Obtener acceso a cualquier base de datos compartida en el equipo, incluyendo bases de datos creadas por otras personas.

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Compartir la base de datos

Para compartir la base de datos, siga estos pasos en el Asistente para Administrar el uso compartido:

Importante: Para conectarse a la base de datos compartida, cada equipo debe ejecutar Business Contact Manager para Outlook 2010.

Paso 1: Elegir compartir los datos

Nota: Si su equipo está ejecutando Microsoft Windows XP Home, no puede compartir la base de datos con otros usuarios.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar el uso compartido.

  3. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página compartir o dejar de compartir los datos profesionales, haga clic en deseo compartir mis datos.

  4. Para compartir la base de datos con compañeros de trabajo que utilizan equipos diferentes, active la casilla de verificación con usuarios que trabajen en otros equipos de mi red.

    Asistente para administrar el uso compartido, en la página Compartir o dejar de compartir los datos profesionales, con la opción Deseo compartir mis datos con los usuarios que trabajen en otros equipos de mi red seleccionada.

  5. Haga clic en Siguiente.

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Paso 2: Decida si desea cambiar la configuración de correo electrónico vincular y seguir

Hay consideraciones sobre privacidad y seguridad al que se vincula y mensajes de correo electrónico de seguimiento y decide compartir la base de datos. Cuando es el único usuario y compartir la base de datos para que puedan conectarse a él desde otro equipo, existen problemas de menos. Al compartir los datos con varios usuarios, compartir toda la información de la base de datos con todos los usuarios que tengan acceso a él.

Si es el único usuario obtener acceso a la base de datos de más de un equipo

Cuando es el único que utiliza la base de datos, las consideraciones de seguridad son mínimas, como mantener su contraseña segura. Habilitar cualquier dirección de correo electrónico para el correo electrónico vinculación y seguimiento, porque nadie puede ver los mensajes.

Nota: Debe compartir la base de datos de Business Contact Manager para usar una copia de la base de datos sin conexión, como por ejemplo en un equipo portátil, pero hay sólo un usuario de la base de datos. Para obtener más información sobre cómo trabajar sin conexión, vea trabajar sin conexión con Business Contact Manager.

Si hay varios usuarios de la base de datos

Al compartir una base de datos de Business Contact Manager con otros usuarios, tiene varias opciones para administrar su correo electrónico vinculación y seguimiento de configuración:

  • Cambiar la configuración antes de compartir la base de datos     Si ya está vinculando registros en la base de datos a los mensajes de correo electrónico, puede cambiar la configuración de vincular y seguir para incluir solo los mensajes de correo electrónico que desea que otros usuarios vean y puede eliminar los mensajes de correo electrónico de cada registro individual que no desea otros usuarios vean. Todos los usuarios de la base de datos muestra todos los mensajes de correo electrónico que están vinculados a la base de datos.

  • Mantenga la configuración que aparecen     Esto significa que si cualquiera de los mensajes se vinculan automáticamente, cualquier usuario con acceso a la base de datos puede ver los mensajes vinculados.

  • Borrar todo de la configuración     Esto significa que no hay mensajes nuevos están vinculadas, pero todos los mensajes que se vincularon antes de borrar la configuración estará disponibles para todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos.

Nota: Con cualquiera de estas opciones, puede quitar todos los mensajes de correo electrónico existente y elementos del historial de comunicaciones que no desea que sus compañeros de trabajo para ver antes de compartir la base de datos. Para obtener más información acerca de cómo eliminar elementos del historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

Cambiar la configuración de correo electrónico vincular y seguir
para cambiar la configuración del vínculo de correo electrónico y realizar el seguimiento, haga clic en Cancelar para cerrar el Asistente para Administrar el uso compartido y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Administrar vinculación y seguimiento. Para obtener más información sobre la vinculación y seguimiento de mensajes de correo electrónico y cambio de configuración, vea vincular y seguir mensajes de correo electrónico en Business Contact Manager.

Mantener o desactive la configuración de vínculo y realizar el seguimiento de correo electrónico

Asistente para administrar el uso compartido, en la página de configuración del vínculo de correo electrónico y de seguimiento, con la opción Quiero mantener mi configuración actual de vínculo de correo electrónico y de seguimiento seleccionada.

  1. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página configuración de control y vínculo de correo electrónico, siga uno de estos procedimientos:

    • Active la casilla de verificación que deseo mantener mi correo electrónico actual configuración vincular y seguir si no desea que realice los cambios en la configuración antes de compartir la base de datos.

    • Si ya no desea conservar la configuración a partir de este punto, desactive la casilla de verificación situada junto a la que deseo conservar vincular y seguir configuración de mi correo electrónico actual.

      Importante: Al compartir una base de datos, compartir toda la información de esta base de datos con todos los usuarios que tengan acceso a él. Si ha configurado automática de vinculación y seguimiento de los mensajes de correo electrónico, todos los mensajes de correo electrónico existentes y futuros y otros elementos del historial de comunicaciones que están vinculados a sus cuentas y contactos profesionales están disponibles para todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos. Si no desea compartir todos los mensajes de correo electrónico existente y elementos del historial de comunicaciones, quitar estos elementos antes de compartir la base de datos. Para obtener más información acerca de cómo eliminar elementos del historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

  2. Haga clic en Siguiente.

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Paso 3: Seleccionar usuarios para la base de datos

Para compartir la base de datos con otros usuarios, debe elegir los usuarios que necesiten acceder a la base de datos. Puede conceder acceso a los usuarios que ya tienen acceso a su equipo y puede conceder acceso a los nuevos usuarios.

Importante: Para conectarse a la base de datos compartida, cada equipo debe ejecutar Business Contact Manager para Outlook 2010.

Agregar los usuarios que ya tienen acceso a su equipo
  • En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página Seleccionar usuarios, active la casilla de verificación junto a los nombres de los usuarios con los que desee compartir la base de datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

Agregar un usuario que no aparece en la página Seleccionar usuarios

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede conceder acceso a la base de datos.

  1. En la página Seleccionar usuarios, haga clic en el botón Agregar nuevo usuario.

  2. En el cuadro de diálogo Agregar usuario, siga uno de estos procedimientos:

    • Si el equipo es parte de un grupo de trabajo   

      1. En el cuadro contraseña temporal, escriba contraseña que tiene la certeza de que el usuario no ha usado antes.
        Esta contraseña temporal puede usarse solo una vez. La primera vez que este nuevo usuario tiene acceso a la base de datos de Business Contact Manager, el usuario se pide que escriba esta contraseña temporal y, a continuación, escriba su contraseña local o red actual. A partir de ese momento, la contraseña de red del usuario concede al usuario el acceso a la red y la base de datos.

        Nota: Debe escribir una contraseña temporal para cada usuario. Cualquier contraseña usada, sea temporal o permanente, debe ajustarse a los estándares de seguridad de la red local. La contraseña no puede estar en blanco.

      2. En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña temporal.

      3. Active la casilla de verificación Permitir a este usuario iniciar sesión en este equipo si desea que el nuevo usuario tenga permiso para iniciar y cerrar sesión en su equipo, así como para obtener acceso a otros archivos de su equipo, incluida la base de datos.

    • Si el equipo es parte de un dominio   

      1. Escriba el nombre de la dominio que el usuario es miembro.

      2. Escriba el Nombre de usuario del usuario a quien desea conceder acceso a su equipo. Este nombre debe ser el mismo nombre de usuario (o el identificador de inicio de sesión) que el usuario escribe para iniciar sesión en la red.
        - O bien -
        haga clic en Examinar para buscar un nombre de usuario y dominio.

  3. Haga clic en siguiente.

    Sugerencia: Puede asignar registros a los compañeros de trabajo que se le ha concedido acceso a la base de datos compartida. Por ejemplo, si desea asignar una cuenta a un compañero de trabajo que se le ha concedido acceso a la base de datos, puede seleccionar el nombre de su compañero de trabajo en la lista asignado a en la página General del registro de cuenta.

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Paso 4: Comprobar que la configuración del equipo permitirá que otros usuarios puedan tener acceso a la base de datos

Para compartir la base de datos local con otros usuarios, tendrá que ajustar la configuración en el equipo para permitir el acceso. Le recomendamos que permite Business Contact Manager para Outlook cambiar esta configuración, pero también puede desactivar la casilla de verificación situada junto a cualquier configuración que no desea cambiar.

Notas: 

  • Verá la página Comprobar configuración del equipo para compartir la base de datos solo si seleccionó con los usuarios que trabajen en otros equipos de mi red en el primer paso del Asistente para Administrar el uso compartido.

  • Debe ser un administrador e iniciado sesión como administrador, para permitir que estos cambios pueden realizarse, o para que estén. Si no es un administrador, pida a una persona que es un administrador en el equipo para iniciar sesión como administrador y realice los cambios en su nombre.

  1. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página Comprobar la configuración del equipo para compartir la base de datos, seleccione la casilla de verificación deseo revisar la configuración que se cambiarán para ver una lista de todos los ajustes que Business Contact Manager para Outlook cambiará.

  2. Haga clic en Siguiente.

  3. En configuración que requiere cambios en el cuadro configuración, revise la lista de configuración.

  4. Haga clic en el nombre del elemento para ver detalles adicionales junto al cuadro valores. Si no desea realizar el cambio recomendado, desactive la casilla de verificación situada junto a dicha configuración.

  5. Haga clic en siguiente cuando esté listo para continuar.

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Paso 5: Complete la última página del asistente y conceder acceso a la base de datos

  1. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página de Conceder acceso de base de datos, en los siguientes usuarios tendrán acceso a la base de datos ahora, revise la lista de usuarios que tendrán acceso a la base de datos compartida cuando finalice este asistente.

  2. Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

    • Si desea volver atrás y realizar cambios, como agregar o quitar usuarios, haga clic en Atrás.

    • Si desea permitir que a todos los usuarios de la lista para tener acceso a la base de datos, haga clic en Finalizar.

    • Si no desea compartir la base de datos, haga clic en Cancelar.

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Paso 6: Proporcionar el nombre del equipo y el nombre de la base de datos para cada usuario

¿Dónde encontrar el nombre del equipo y el nombre de la base de datos?   

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. En la sección Administrar bases de datos, junto al nombre de la base de datos, el nombre del equipo y la base de datos de nombre de presentación (nombre del equipo\nombre de la base de datos).

  4. Los usuarios también necesitará obtener información sobre cómo conectarse a la base de datos compartida.

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Agregar o quitar el acceso de un usuario a la base de datos

Si la base de datos ya está compartido, puede dar a otros usuarios acceso a la base de datos o quitar su acceso.

Sugerencia: Puede asignar registros a los compañeros de trabajo que se le ha concedido acceso a la base de datos compartida. Por ejemplo, si desea asignar una cuenta a un compañero de trabajo que se le ha concedido acceso a la base de datos, puede seleccionar el nombre de su compañero de trabajo en la lista asignado a en la página General del registro de cuenta.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar el uso compartido.

  3. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página Compartir la base de datos de Business Contact Manager, haga clic en siguiente.
    El cuadro de los usuarios con acceso a este equipo enumera todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos compartida.

    Nota: De forma predeterminada, los administradores en este equipo se muestran en esta lista, pero los administradores de la dominio no se incluyen a menos que agregue específicamente. Cualquier persona que es un administrador, independientemente de si su cuenta de usuario se muestra en esta lista, puede tener acceso a todos los datos. Para obtener información acerca de los administradores, consulte ¿Cómo sé si soy un administrador?.

  4. Haga lo siguiente:

    • Seleccione la casilla de verificación junto a los nombres de los usuarios con los que desee compartir la base de datos.

    • Desactive la casilla de verificación junto a los nombres de los usuarios cuyo acceso desea quitar.

    • Para agregar un usuario que no aparece en la página, haga clic en el botón Agregar nuevo usuario y, a continuación, siga las instrucciones en Agregar un usuario que no aparece en la página Seleccionar usuarios más adelante en este artículo.

      Nota: Debe ser el propietario de la base de datos para agregar un nuevo usuario a esta lista.

  5. Haga clic en siguiente y, a continuación, complete el asistente.

  6. Dar a su nombre de equipo y el nombre de la base de datos para cada usuario.

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Dejar de compartir la base de datos

Nota: Si deja de compartir la base de datos con los compañeros de trabajo que tiene registros asignados, el campo asignado a en esos registros estará en blanco.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Administrar el uso compartido.

  3. En el Asistente para Administrar el uso compartido, en la página Compartir la base de datos de Business Contact Manager, haga clic en no deseo compartir mis datos.

    Asistente Administrar uso compartido, en la página Compartir o dejar de compartir datos empresariales, con la opción No quiero compartir mis datos seleccionada.

  4. Haga clic en siguiente y, a continuación, complete el asistente.

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