Compartir información con carpetas públicas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Esta característica requiere que utilice una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre las cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar qué versión de Exchange se conecta su cuenta, vea los vínculos en la sección Vea también.

Las carpetas públicas es una característica de Microsoft Exchange que proporciona una manera de recopilar, organizar y compartir información con otras personas de la organización. Normalmente, se usan las carpetas públicas por los equipos de proyectos o grupos de usuarios para compartir información en un área común de interés. Cuando está conectado al servidor que ejecuta Exchange, carpetas con la etiqueta "Carpetas públicas" aparecen en la Microsoft Outlook  Lista de carpetas en la Panel de navegación. Puede administrar estas carpetas desde Outlook. Carpetas públicas pueden contener cualquier tipo de elemento de carpeta de Outlook, como mensajes, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, formularios, archivos y registros. También puede agregar un acceso directo a cualquier carpeta pública a la carpeta Favoritos en Carpetas públicas.

Con las carpetas públicas, puede realizar las siguientes operaciones:

Exponer información en un boletín electrónico

  • Un boletín electrónico le permite participar en discusiones en línea. Cada tema puede guardarse en su propia carpeta con permisos de acceso propios.

  • Un boletín electrónico puede no tener moderador, asemejándose así a un grupo de noticias de Internet en el que todos tienen permiso para leer y exponer la información.

  • Un boletín electrónico puede estar moderado por una persona asignada que recibe los elementos de los usuarios y decide cuáles expone y cuáles no.

  • Puede trabajar con la información expuesta de las formas siguientes:

    • Una vez iniciada la discusión en línea, puede enviar su respuesta a la carpeta pública para que el grupo la lea.

    • Si no desea que todo el grupo lea la respuesta, puede responder directamente a la persona que expuso la información o reenviar la información expuesta solamente a destinatarios seleccionados.

    • Para utilizar una carpeta pública como boletín electrónico, la carpeta debe poder almacenar mensajes de correo electrónico.

Compartir elementos de Outlook en un calendario, en una lista de contactos o en una lista de tareas

  • Comparta un calendario para realizar el seguimiento de las reuniones, los eventos, los días festivos, las vacaciones y los plazos de entrega de los proyectos que afectan al grupo.

  • Comparta una lista de contactos para que el grupo tenga a su disposición los nombres, puestos, direcciones y números de teléfono.

  • Comparta una lista de tareas para realizar el seguimiento de los progresos de cada miembro en un proyecto en el que el grupo está trabajando.

Compartir archivos

  • Abra un archivo en una carpeta pública para leer o actualizar el archivo o examinar rápidamente una serie de archivos.

  • Utilice el Explorador de Windows para copiar un archivo existente de otro programa a una carpeta pública sin necesidad de abrir dicho programa.

  • Exponga un archivo en una carpeta pública sin necesidad de salir del programa utilizado para crear el archivo. Por ejemplo, puede exponer informes de ventas trimestrales que acaba de actualizar en un libro de Microsoft Office Excel para que el grupo pueda consultar rápidamente la información más reciente.

Si desea compartir archivos que normalmente leen o actualizan otras personas, debe tener instalado en su equipo el programa en el que se guardó el archivo. Cuando se copia un archivo desde el Explorador de Windows o se expone un archivo de otro programa de Microsoft Office que está abierto en una carpeta pública, el archivo original permanece donde está guardado. Las modificaciones efectuadas en el archivo copiado o expuesto no afectan al archivo original.

Determinar el acceso a las carpetas mediante permisos

  • Normalmente, los permisos de las carpetas públicas los otorga un administrador o alguna persona de la organización que es el propietario de la carpeta para un asunto o un proyecto específico.

  • En las carpetas en las que se permite el acceso, normalmente podrá leer y agregar elementos, pero no podrán quitar elementos que no haya agregado.

  • Si dispone de permisos, puede configurar sus propias carpetas públicas y conceder permiso a otras personas para que las utilicen.

  • Si es el propietario de una carpeta pública, puede aplicar vistas personalizadas, formularios, campos personalizados y reglas. Puede especificar una vista determinada para que aparezca cuando otras personas abran primero la carpeta.

  • Aunque no tenga permiso para hacer modificaciones en la carpeta, puede guardar una vista personal de una carpeta pública que se ajuste a sus necesidades. Cuando guarde una vista personal de una carpeta pública, dicha vista siempre estará disponible para usted.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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