Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si su organización realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, quizás desee usar las características de uso compartido externo de SharePoint Online para compartir contenido con personas de fuera de la organización que no tengan licencias de su suscripción a Microsoft Office 365.

Existen tres maneras de hacer esto:

  • Puede compartir todo un sitio invitando a usuarios externos a iniciar sesión en su sitio con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa.

  • Puede compartir documentos individuales invitando a usuarios externos a iniciar sesión en su sitio con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa.

  • Puede publicar un vínculo de invitado o enviárselo a algún usuario para que pueda usarlo para ver documentos individuales en su sitio de forma anónima.

Nota: Solo una persona puede iniciar sesión en acceso a su sitio o documento con una invitación que envíe. Sin embargo, la persona que obtiene la invitación puede decidir no usarlo y en su lugar reenviar la invitación a otra persona que, a continuación, puede iniciar sesión con su cuenta de Microsoft o cuenta profesional tener acceso al sitio o documento.

Nota: Su administrador global debe habilitar el uso compartido externo y establecer los permisos adecuados antes de poder compartir documentos o sitios. Para obtener más información, consulte Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online.

¿Qué es un usuario externo?

Un usuario externo es alguien de fuera de la organización que puede obtener acceso a sus sitios y documentos de SharePoint Online, pero que no tiene una licencia para su suscripción a SharePoint Online o Microsoft Office 365. Los usuarios externos no son empleados, contratistas ni agentes locales para usted ni sus afiliados.

Los usuarios externos heredan los derechos de uso del cliente de SharePoint Online que los haya invitado para colaborar. Es decir, si una organización compra un plan E3 Enterprise y crea un sitio que utiliza características de empresa, el usuario externo tendrá derecho a usar o ver las características de empresa dentro de la colección de sitios a la que haya sido invitado. Si bien los usuarios externos pueden ser invitados como miembros adicionales del proyecto para realizar una gran variedad de acciones en un sitio, no tendrán las mismas capacidades que un miembro completo pago de su organización. Para más información, vea Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online.

Compartir un sitio

Cuando comparte un sitio con usuarios externos, les envía una invitación que pueden usar para iniciar sesión en el sitio. Puede enviar esta invitación a cualquier dirección de correo electrónico. Cuando el destinatario acepta la invitación, puede iniciar sesión con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa. Cuando comparte un sitio, puede seleccionar el tipo de permisos para esa persona en el sitio.

Para compartir un sitio con usuarios externos tiene que ser propietario del sitio o disponer de permisos de control total.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya al sitio que desea compartir con usuarios externos.

  4. En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en Compartir.

    Imagen del comando Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

  5. En el cuadro de diálogo Compartir, escriba los nombres de los usuarios externos que desea invitar. Por ejemplo: someone@outlook.com o someone@contoso.com.

    Nota: También puede usar el comando Compartir para conceder acceso de usuarios con licencia internos a un sitio. Si desea hacerlo, escriba los nombres de las personas que desea invitar.

  6. Haga clic en Compartir.

    Nota: Si recibe un mensaje de error de usuario no coincidentes cuando escriba una dirección de correo electrónico y nombre, su sitio no puede estar habilitada para permitir que a los usuarios externos. Póngase en contacto con el administrador para habilitarlo.

  7. Escriba un mensaje para incluirlo con la invitación.

  8. De forma predeterminada, se envía automáticamente una invitación de correo electrónico. Para desactivar la invitación de correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y a continuación, desactive Enviar una invitación de correo electrónico

De forma predeterminada, todas las invitaciones que envíe a los usuarios externos caducará en 90 días. Si un invitado no aceptar la invitación plazo de 90 días y desea que dicha persona tiene acceso a su sitio, debe enviar una nueva invitación.

Cuando los usuarios externos reciben sus invitaciones, selecciona un botón que lleva a una página donde sesión en su sitio de SharePoint Online con una cuenta de Microsoft o un cuenta profesional o educativa. Si los usuarios no tienen al menos una cuenta de Microsoft, puede firmar para una cuenta de Microsoftde gratuita.

Compartir un documento mediante el envío o la publicación de un vínculo de invitado

Puede crear un vínculo de invitado anónimo y compartirlo como más le convenga. Por ejemplo, puede publicarlo en una página de medios sociales o pegarlo en un correo electrónico. Puede crear un vínculo de invitado que ofrezca permiso de edición o solo permiso de visualización.

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Haga clic en los puntos suspensivos ... junto al documento y, a continuación, haga clic en Compartir.

    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  4. En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en obtener un vínculo.

  5. Seleccione el tipo de permiso que desea conceder: restringido vínculo, ver vínculo o editar vínculo.
    Dirección URL se crea un vínculo de invitado.

  6. Seleccione la dirección URL del vínculo de invitado y cópiela.
    Crear un vínculo de invitado anónimo y copiarlo
    Ahora puede pegar la dirección URL del vínculo de invitado donde más quiera.

  • Si un documento está en una biblioteca de un sitio de grupo, los demás miembros del sitio pueden buscar los vínculos de invitado en el cuadro de diálogo Compartir y enviarlos a terceros.

  • Si el archivo que intenta compartir se encuentra en una biblioteca que usa Information Rights Management, no podrá compartir de forma externa.

  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión. Evite el uso de vínculos de invitado anónimo para contenido confidencial.

  • Las personas invitadas a tener acceso a documentos con vínculos de invitado anónimo solo podrán ver o leer archivos en las Office Online correspondientes. No podrán abrir archivos en la correspondiente versión de escritorio del programa Office.

  • Si el uso compartido externo está desactivado de forma global en la Configuración de servicio de Office 365 o en el Centro de administración de SharePoint Online, los vínculos compartidos dejarán de funcionar. Si la función se reactiva más tarde, estos vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales compartidos si desea revocar el acceso a un documento específico. Consulte Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo.

  • Si comparte libros de Excel que incluyen hojas de Power View con personas de fuera de su organización, no podrán ver las hojas de Power View en los libros.

Permitir que otros usuarios creen vínculos de invitado con documentos que compartió con ellos

Es posible que desee compartir abiertamente algunos documentos y, de hecho, puede que quiera animar a los demás usuarios a que ellos también los compartan con otros. Para esos documentos, puede permitir que otras personas creen vínculos de invitado anónimo con documentos que comparte con ellos.

Para habilitar esta función, debe tener permiso de control total.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya a la biblioteca donde desea permitirle a las personas crear vínculos de invitado.

  4. Haga clic en configuración de Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  5. En la sección usuarios y permisos, haga clic en permisos del sitio.

  6. Haga clic en configuración de solicitud de acceso.

    Nota: Si no ve la Configuración de solicitud de acceso, haga clic en Administrar primario en la pestaña permisos y, a continuación, haga clic en Configuración de solicitud de acceso.

    El botón Configuración de solicitud de acceso en la pestaña permisos.
  7. En el cuadro de diálogo Configuración de solicitudes de acceso, active la casilla Permitir que los miembros compartan el sitio y archivos y carpetas individuales.

  8. Opcionalmente, active Permitir las solicitudes de acceso y agregar una dirección de correo electrónico que recibirá las solicitudes de acceso.

  9. Haga clic en Aceptar.

Ahora, cuando los usuarios seleccionen los documentos que compartió con ellos y abran el cuadro de diálogo Compartir, pueden crear un vínculo de invitado. Sin embargo, tenga en cuenta que solo pueden crear vínculos de invitado que permiten a los invitados editar el documento si les dio permiso de edición la primera vez que compartió el documento. Si solo tienen permiso de visualización, solo pueden crear vínculos de invitado que conceden permisos de visualización.

Para obtener información general sobre la Configuración de solicitudes de acceso, vea Vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

Compartir documentos que requieren iniciar sesión en su sitio

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Navegue hasta el sitio y el documento que desea compartir.

  4. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) junto al documento y, a continuación, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  5. Si aún no está seleccionada, haga clic en Invitar a personas y, a continuación, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que invita a compartir el documento. Por ejemplo: someone@outlook.com, o somebody@gmail.como externaluser@contoso.com.

  6. En la lista desplegable, seleccione el nivel de permiso que desea conceder a estos usuarios: Puede editar o Puede ver

  7. Si lo desea, escriba un mensaje que irá incluido en el correo electrónico. El mensaje puede incluir información o instrucciones sobre el documento que compartió.

  8. Haga clic en Mostrar opciones.

  9. Marque la opción Requerir inicio de sesión.

    Algunos sitios personalizados y no se muestren Requerir inicio de sesión. Si necesita esta opción, póngase en contacto con el administrador del sitio.

    Nota: Si no activa la casilla Requerir inicio de sesión, el correo electrónico contendrá un vínculo de invitado anónimo al documento. Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.

  10. Haga clic en Enviar una invitación de correo electrónico.

  11. Haga clic en Compartir.

Nota: Obtenga información sobre cambios en la dirección de correo electrónico de notificación de SharePoint evitar que los correos electrónicos que se va a la carpeta de correo no deseado del destinatario.

Ver quién tiene acceso a un sitio o un documento específico

También puede usar el comando Compartir para ver rápidamente la lista de personas con las que se ha compartido un documento.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para ver quién tiene acceso a un sitio, haga clic en Compartir en la parte superior derecha de la página. Haga clic en el vínculo después compartido con en el cuadro de diálogo Compartir para ver una lista de personas que tienen acceso al sitio.

  • Para ver quién tiene acceso a un documento, carpeta o conjunto de documentos, haga clic en los puntos suspensivos ... junto al documento, haga clic en Compartir. y, a continuación, haga clic en Compartido con.

Revocar el acceso de un usuario a un sitio

Si un sitio se ha compartido con un usuario externo y desea revocar el acceso de dicho usuario al sitio, puede hacerlo si quita los permisos de esa persona para el sitio.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.

  4. Haga clic en configuración de Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  5. Haga clic en personas y grupos en usuarios y permisos.

  6. Seleccione el grupo de la barra de Inicio rápido de la izquierda que desea quitar usuarios.

  7. Seleccione los usuarios que desea quitar, haga clic en acciones y, a continuación, haga clic en Quitar usuarios del grupo.

    Vista de la barra de inicio rápido con el menú Acciones y grupos se abra con quitar usuarios del grupo seleccionado.
  8. Haga clic en Aceptar.

Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo

Puede ver si un documento se ha compartido mediante un vínculo de invitado consultando el menú de propiedades del documento.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, haga clic en el selector de aplicación Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, haga clic en sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya a la biblioteca que contiene el documento al que desea quitar un vínculo de invitado.

  4. Haga clic en los puntos suspensivos ... junto al documento y, a continuación, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  5. En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en obtener un vínculo.

  6. Haga clic en Quitar. (Si se deshabilita la opción Quitar, el documento es probable configurado para permitir que a solo los usuarios con un nombre de usuario y una contraseña.)

  7. Cuando se le pregunte si desea deshabilitar el vínculo, haga clic en Deshabilitar vínculo.

    Cuadro de diálogo en donde se pregunta si desea deshabilitar un vínculo de invitado a un documento que se ha compartido de manera que deje de funcionar.

  8. Haga clic en Cerrar.

Cuando personas de fuera de su organización traten de obtener acceso al contenido con el vínculo de invitado, recibirán un mensaje que indica que no pueden acceder a él.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.



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