Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización

Si su organización realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, quizás desee usar las características de uso compartido externo de SharePoint Online para compartir contenido con personas de fuera de la organización que no tengan licencias de su suscripción a Microsoft Office 365.

Existen tres maneras de hacer esto:

  • Puede compartir todo un sitio invitando a usuarios externos a iniciar sesión en su sitio con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa.

  • Puede compartir documentos individuales invitando a usuarios externos a iniciar sesión en su sitio con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa.

  • Puede publicar un vínculo de invitado o enviárselo a algún usuario para que pueda usarlo para ver documentos individuales en su sitio de forma anónima.

Nota   Solo una persona puede obtener acceso a su sitio o a un documento con una invitación que envió. Sin embargo, la persona que recibe su invitación podrá optar por no usarla y, en su lugar reenviar la invitación a otra persona que puede iniciar sesión con su cuenta de Microsoft* o de cuenta profesional para acceder al sitio o al documento.

Nota   Su administrador global debe habilitar el uso compartido externo y establecer los permisos adecuados antes de poder compartir documentos o sitios. Para obtener más información, consulte Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online.

¿Qué es un usuario externo?

Un usuario externo es alguien de fuera de la organización que puede obtener acceso a sus sitios y documentos de SharePoint Online, pero que no tiene una licencia para su suscripción a SharePoint Online o Microsoft Office 365. Los usuarios externos no son empleados, contratistas ni agentes locales para usted ni sus afiliados.

Los usuarios externos heredan los derechos de uso del cliente de SharePoint Online que los haya invitado para colaborar. Es decir, si una organización compra un plan E3 Enterprise y crea un sitio que utiliza características de empresa, el usuario externo tendrá derecho a usar o ver las características de empresa dentro de la colección de sitios a la que haya sido invitado. Si bien los usuarios externos pueden ser invitados como miembros adicionales del proyecto para realizar una gran variedad de acciones en un sitio, no tendrán las mismas capacidades que un miembro completo pago de su organización. Para más información, vea Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online.

Compartir un sitio

Cuando comparte un sitio con usuarios externos, les envía una invitación que pueden usar para iniciar sesión en el sitio. Puede enviar esta invitación a cualquier dirección de correo electrónico. Cuando el destinatario acepta la invitación, puede iniciar sesión con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa. Cuando comparte un sitio, puede seleccionar el tipo de permisos para esa persona en el sitio.

Para compartir un sitio con usuarios externos tiene que ser propietario del sitio o disponer de permisos de control total.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya al sitio que desea compartir con usuarios externos.

  4. En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en Compartir.

    Imagen del comando Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

  5. En el cuadro de diálogo Compartir, escriba los nombres de los usuarios externos que desea invitar. Por ejemplo: someone@outlook.com o someone@contoso.com.

    Recuerde: también puede usar el comando Compartir para conceder acceso a un sitio a los usuarios internos con licencia. Si desea hacer esto, simplemente escriba los nombres de las personas que desea invitar.

  6. Escriba un mensaje para incluirlo con la invitación.

  7. Para asignar al usuario externo un grupo de permisos específicos, haga clic en Mostrar opciones y luego seleccione el grupo que desee.

    Es una buena idea dar a las personas la menor cantidad de permisos necesarios para realizar la tarea deseada. Por ejemplo, si las personas que está invitando solo necesitan leer contenido, asígnelas al grupo Visitantes, que tiene permisos de lectura de forma predeterminada. Si los usuarios externos deben poder modificar o actualizar contenido, agréguelos al grupo Miembros, que tiene permisos de edición de forma predeterminada. Sea extremadamente cuidadoso con la manera de agregar usuarios externos a cualquier grupo que tenga permisos de Control total.


    Imagen del cuadro de diálogo Compartir de un sitio rellenado con nombres de usuario para usuarios externos.

  8. Seleccione Compartir.

De forma predeterminada, cualquier invitación que envíe a usuarios externos caducará en 7 días. Si un invitado no acepta la invitación dentro de 7 días y todavía desea que esa persona obtenga acceso a su sitio, es posible que tenga que volver a enviar la invitación.

Cuando los usuarios externos reciben sus invitaciones, hacen clic en un botón que los lleva a una página donde pueden iniciar sesión en su sitio de SharePoint Online con una cuenta Microsoft o una cuenta profesional o educativa. Si los usuarios no tienen una cuenta Microsoft, pueden registrarse para obtener una cuenta de Microsoft gratuita.

Compartir un documento mediante el envío o la publicación de un vínculo de invitado

Puede crear un vínculo de invitado anónimo y compartirlo como más le convenga. Por ejemplo, puede publicarlo en una página de medios sociales o pegarlo en un correo electrónico. Puede crear un vínculo de invitado que ofrezca permiso de edición o solo permiso de visualización.

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Haga clic en los puntos suspensivos ... que hay junto al documento para abrir su ventana de rotulación y, luego, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  4. En el cuadro de diálogo Compartir, seleccione Obtener un vínculo.

  5. Seleccione Crear un vínculo para el tipo de permiso que desee conceder: solamente lectura o permisos de edición.
    Así se crea una dirección URL con el vínculo de invitado.

  6. Seleccione la dirección URL del vínculo de invitado y cópiela.
    Crear un vínculo de invitado anónimo y copiarlo
    Ahora puede pegar la dirección URL del vínculo de invitado donde más quiera.

  • Si un documento está en una biblioteca de un sitio de grupo, los demás miembros del sitio pueden buscar los vínculos de invitado en el cuadro de diálogo Compartir y enviarlos a terceros.

  • Si el archivo que intenta compartir se encuentra en una biblioteca que usa Information Rights Management, no podrá compartir de forma externa.

  • Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión. Evite el uso de vínculos de invitado anónimo para contenido confidencial.

  • Las personas invitadas a tener acceso a documentos con vínculos de invitado anónimo solo podrán ver o leer archivos en las Office Online correspondientes. No podrán abrir archivos en la correspondiente versión de escritorio del programa Office.

  • Si el uso compartido externo está desactivado de forma global en la Configuración de servicio de Office 365 o en el Centro de administración de SharePoint Online, los vínculos compartidos dejarán de funcionar. Si la función se reactiva más tarde, estos vínculos volverán a funcionar. También es posible deshabilitar vínculos individuales compartidos si desea revocar el acceso a un documento específico. Consulte Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo.

  • Si comparte libros de Excel que incluyen hojas de Power View con personas de fuera de su organización, no podrán ver las hojas de Power View en los libros.

Permitir que otros usuarios creen vínculos de invitado con documentos que compartió con ellos

Es posible que desee compartir abiertamente algunos documentos y, de hecho, puede que quiera animar a los demás usuarios a que ellos también los compartan con otros. Para esos documentos, puede permitir que otras personas creen vínculos de invitado anónimo con documentos que comparte con ellos.

Para habilitar esta función, debe tener permiso de control total.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya a la biblioteca donde desea permitirle a las personas crear vínculos de invitado.

  4. Seleccione Configuración botón Configuración > Configuración del sitio > Usuarios y permisos > Permisos del sitio > Configuración de solicitud de acceso.

  5. En el cuadro de diálogo Configuración de solicitudes de acceso, active la casilla Permitir que los miembros compartan el sitio y archivos y carpetas individuales.

Ahora, cuando los usuarios seleccionen los documentos que compartió con ellos y abran el cuadro de diálogo Compartir, pueden crear un vínculo de invitado. Sin embargo, tenga en cuenta que solo pueden crear vínculos de invitado que permiten a los invitados editar el documento si les dio permiso de edición la primera vez que compartió el documento. Si solo tienen permiso de visualización, solo pueden crear vínculos de invitado que conceden permisos de visualización.

Para obtener información general sobre la Configuración de solicitudes de acceso, vea Vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

Compartir documentos que requieren iniciar sesión en su sitio

Para compartir un documento con usuarios externos debe ser propietario de un sitio o tener permisos de control total. Además, debe activarse la función de uso compartido externo en la Configuración de servicio de Office 365 o en el centro de administración de SharePoint Online (en función del plan que tenga). También debe activarse el uso compartido externo para su colección de sitios (solo para planes de empresa).

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Haga clic en los puntos suspensivos ... que hay junto al documento para abrir su ventana de rotulación y, luego, haga clic en Compartir.
    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  4. Asegúrese de tener seleccionado Invitar gente y después escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a compartir el documento. Por ejemplo: someone@outlook.com, somebody@gmail.com o externaluser@contoso.com.

  5. En la lista desplegable, seleccione el nivel de permiso que desea conceder a estos usuarios: Puede editar o Puede ver

  6. Si lo desea, escriba un mensaje que irá incluido en el correo electrónico. El mensaje puede incluir información o instrucciones sobre el documento que compartió.

  7. Active la casilla Requerir inicio de sesión.

    Nota   Si no activa la casilla Requerir inicio de sesión, el correo electrónico contendrá un vínculo de invitado anónimo al documento. Los vínculos de invitado anónimo se podrían reenviar o compartir potencialmente con otras personas, que también podrían ver o modificar el contenido sin iniciar sesión.

  8. Seleccione Compartir.

Ver quién tiene acceso a un sitio o un documento específico

También puede usar el comando Compartir para ver rápidamente la lista de personas con las que se ha compartido un documento.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para ver quién tiene acceso a un sitio, haga clic en Compartir en la parte superior derecha de la página y luego haga clic en el vínculo que figura después de Compartir con en el cuadro de diálogo Compartir para ver una lista de personas que tienen acceso al sitio.

  • Para ver quién tiene acceso a un documento, carpeta o conjunto de documentos, seleccione el elemento en la biblioteca de documentos y luego haga clic en Compartir con en la pestaña Archivos.

Revocar el acceso de un usuario a un sitio

Si un sitio se ha compartido con un usuario externo y desea revocar el acceso de dicho usuario al sitio, puede hacerlo si quita los permisos de esa persona para el sitio.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya al sitio en el que desea descartar una invitación.

  4. Seleccione Configuración botón Configuración > Configuración del sitio > Usuarios y permisos > Usuarios y permisos.

  5. Seleccione el grupo del que desea quitar usuarios.

  6. Seleccione los usuarios que desea quitar, seleccione Acciones > Quitar usuarios del grupo.

  7. Seleccione Aceptar.

Deshabilitar un vínculo de invitado anónimo

Puede ver si un documento se ha compartido mediante un vínculo de invitado consultando el menú de propiedades del documento.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. En la parte superior de la página, seleccione Sitios, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones de Office 365 y, a continuación, Sitios.

    Opciones de navegación de Office 365
  3. Vaya a la biblioteca que contiene el documento al que le desea quitar un vínculo de invitado.

  4. Seleccione el documento y luego haga clic en los puntos suspensivos (...).

  5. Haga clic en un vínculo de invitado en la frase Abierto a cualquier usuario con un vínculo de invitado. (Si no ve este vínculo, es probable que el documento esté configurado para permitir solo usuarios con un nombre de usuario y una contraseña.)

    Cuadro de diálogo de propiedades que muestra que un documento se ha compartido con un vínculo de invitado.

  6. Junto a la dirección URL del vínculo de invitado, haga clic en Deshabilitar.

  7. Cuando se le pregunte si desea deshabilitar el vínculo, haga clic en Deshabilitar vínculo.

    Cuadro de diálogo en donde se pregunta si desea deshabilitar un vínculo de invitado a un documento que se ha compartido de manera que deje de funcionar.

Cuando personas de fuera de su organización traten de obtener acceso al contenido con el vínculo de invitado, recibirán un mensaje que indica que no pueden acceder a él.

Se aplica a: SharePoint Online



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