Compartir documentos o carpetas en SharePoint Server

Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa serán privados hasta que decida compartirlos. De forma similar, en una biblioteca de sitio, es posible que desee compartir carpetas o documentos específicos con personas que, de otro modo, tienen acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos.

Compartir un documento o una carpeta

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

  2. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto al documento o carpeta para abrir su llamada de documento y, a continuación, seleccione compartir.

    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  3. En el cuadro de diálogo compartir de la pestaña invitar a personas , escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o la carpeta.

  4. Seleccione una configuración de permisos.

    Seleccionar una configuración de permisos para las personas invitadas a compartir un documento

  5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

  6. Si no deseas enviar un mensaje de correo electrónico, haz clic en Mostrar opcionesy, a continuación, desmarcar Enviar una invitación por correo electrónico.

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Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo compartir un documento con todos los usuarios de mi organización?

En OneDrive para la Empresa, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas.

    Compartir un documento con todos los que usan el cuadro de diálogo Compartir

  • Cree una carpeta "Compartido con todos los usuarios" (o una con un nombre parecido) y coloque documentos en esa carpeta a medida que los cree. Para crear una carpeta, haga clic en archivos > nueva carpeta. Puede compartir la carpeta con otras personas cuando la cree.

    Captura de pantalla de la carpeta Compartido con todos los usuarios

El cuadro de diálogo compartir le permite seleccionar "todos excepto los usuarios externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

Si tiene una carpeta compartida con todos los usuarios que se aprovisionó para usted, todos obtienen permisos para modificar los documentos que coloca en la carpeta compartido con todos los usuarios, a menos que cambie la configuración de permisos o que su OneDrive para la Empresa se haya creado antes del 2014 de junio. Si el OneDrive para la Empresa se creó antes de esa fecha, la carpeta compartido con todos comenzaron con permisos de solo lectura. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta anteriormente en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

    Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en su globo contextual.
    Una dirección URL web de un documento copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a personas específicas a las que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

    En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización. Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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¿Cómo puedo ver con quién estoy compartiendo un documento?

  1. Seleccione el menú más (...) junto al documento que le interesa para abrir su tarjeta desplazable.

    Los nombres de las personas con las que comparte el documento aparecen en la tarjeta emergente.

    La tarjeta activa muestra las personas que comparten el documento

  2. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

    El cuadro de diálogo Compartido con muestra quién está compartiendo un documento

    Sugerencias: 

    • Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

    • Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

¿Cómo puedo dejar de compartir un documento o una carpeta?

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

  1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

  2. En el cuadro de diálogo compartido con , seleccione puede ver o puede editar junto a la persona con la que desea dejar de compartir y, a continuación, haga clic en dejar de compartir.

    El comando Dejar de compartir en la ventana Compartir de OneDrive para la Empresa

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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