Compartir documentos o carpetas en SharePoint Server

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los documentos y carpetas que se guardan en OneDrive para la Empresa son privadas hasta que decida compartirlos. Asimismo, en una biblioteca de sitio, es aconsejable compartir documentos específicos o carpetas con personas que no tienen acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea permitir a los usuarios editar o simplemente verlos.

Compartir un documento o carpeta

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

  2. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto al documento o carpeta para abrir el globo del documento y, a continuación, seleccione Compartir.

    Empezar a compartir un documento en una biblioteca de SharePoint

  3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta.

  4. Seleccione una configuración de permisos.

    Seleccionar una configuración de permisos para las personas invitadas a compartir un documento

  5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

  6. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y, a continuación, desactive Enviar una invitación de correo electrónico.

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Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo compartir un documento con todos en mi organización?

En OneDrive para la Empresa, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas.

    Compartir un documento con todos los que usan el cuadro de diálogo Compartir

  • Crear una carpeta "Compartido con todos los usuarios" (o uno con un nombre parecido) y coloque los documentos en esa carpeta crearlas. Para crear una carpeta, haga clic en archivos > Nueva carpeta. Puede compartir la carpeta con personas cuando lo cree.

    Captura de pantalla de la carpeta Compartido con todos los usuarios

Nota: Es posible que ya tenga aprovisionada una carpeta Compartido con todos los usuarios.

El cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

Si tiene un compartido con todos los usuarios carpetas aprovisionada, cada destinatario recibe permiso para editar documentos que se ponga en el compartido con todos los usuarios carpeta, a menos que cambie la configuración de permisos o se creó su OneDrive para la Empresa antes de junio de 2014. Si se ha creado su OneDrive para la Empresa antes de esa fecha, el compartido con todos los usuarios carpeta empezando con permisos de solo lectura. Puede cambiar los permisos de configuración de cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta más adelante en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

    Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en el globo contextual del mismo.
    Una dirección URL web de un documento Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

    En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización. Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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¿Cómo puedo ver que con quién estoy compartiendo un documento?

  1. Seleccione el menú Más (...) junto al documento que le interesa para abrir su tarjeta contextual.

    Los nombres de las personas con las que comparte el documento aparecen en la tarjeta contextual.

    La tarjeta activa muestra las personas que comparten el documento

  2. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

    El cuadro de diálogo Compartido con muestra quién está compartiendo un documento

    Sugerencias: 

    • Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

    • Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

¿Cómo puedo dejar de compartir un documento o una carpeta?

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

  1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

  2. En el cuadro de diálogo Compartido con, seleccione las opciones Puede ver o Puede editar situadas junto a la persona con la que desee dejar de compartir y seleccione Dejar de compartir.

    El comando Dejar de compartir en la ventana Compartir de OneDrive para la Empresa

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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