Compartir documentos o carpetas en Office 365

Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa son privados hasta que decida compartirlos. De la misma manera, en una biblioteca de un sitio de grupo, puede que desee compartir documentos o carpetas específicos con gente que, de otra forma, no tendría acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos.

Nota   También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

Compartir un documento o carpeta

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

  2. Seleccione el archivo que desee compartir y, a continuación, seleccione Compartir.

    Compartir un archivo desde la biblioteca de OneDrive para la Empresa

  3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta.

  4. Seleccione una configuración de permisos.

    Seleccionar una configuración de permisos para las personas invitadas a compartir un documento

  5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

  6. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico.

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Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo compartir un documento con todos?

En OneDrive para la Empresa, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios.
    Carpeta Compartido con todos los usuarios en OneDrive para la empresa

  • Utilice el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas.

    Compartir un documento con todos los que usan el cuadro de diálogo Compartir

    Nota   Si está compartiendo un documento en una biblioteca de sitio de grupo, esta es la única opción para compartir con todos los usuarios.

¿Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido y sencillo. Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta.

La diferencia más importante es que el cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

Todos los usuarios tienen permiso para editar los documentos que coloque en la carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios, a menos que cambie la configuración de permisos o salvo que su OneDrive para la Empresa se haya creado antes de junio de 2014. Si su OneDrive para la Empresa se creó antes de esa fecha, la carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios se inició solo con permisos de vista. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta que aparecen anteriormente en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

    Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en el globo contextual del mismo.
    Una dirección URL web de un documento Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

    En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización.Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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¿Cómo puedo ver que con quién estoy compartiendo un documento?

  1. Seleccione el menú Más (...) junto al documento que le interesa para abrir su tarjeta contextual.

    Los nombres de las personas con las que comparte el documento aparecen en la tarjeta contextual.

    La tarjeta activa muestra las personas que comparten el documento

  2. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

    El cuadro de diálogo Compartido con muestra quién está compartiendo un documento

    Sugerencias  Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

¿Cómo puedo dejar de compartir un documento o una carpeta?

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

  1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

  2. En el cuadro de diálogo Compartido con, seleccione las opciones Puede ver o Puede editar situadas junto a la persona con la que desee dejar de compartir y seleccione Dejar de compartir.

    El comando Dejar de compartir en la ventana Compartir de OneDrive para la Empresa

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Se aplica a: OneDrive for Business, SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Online, Office 365 Small Business Admin, Office 365 Admin, Office 365 End User, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online Website



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