Compartir documentos o carpetas en Office 365

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los documentos deOffice 365 y carpetas que se guardan en OneDrive para la Empresa son privadas hasta que decida compartirlos. Asimismo, en una biblioteca de sitio de grupo, es aconsejable compartir documentos específicos o carpetas con personas que no tienen acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea permitir a los usuarios editar o simplemente verlos.

Nota  También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

Compartir un documento con obtener un vínculo

Puede compartir un vínculo a un documento que otros usuarios también pueden compartir mediante obtener un vínculo. Obtener un vínculo sólo está disponible para los archivos individuales, pero es la manera más sencilla para compartir documentos con todos los usuarios de su organización o para compartir con otras personas externamente (siempre y cuando está habilitado el uso compartido externo de los sitios).

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tiene el documento que desea compartir.

  2. Haga clic en el documento que desea compartir y, a continuación, seleccione obtener un vínculo. Si no ve obtener un vínculo, haga clic en Compartir y, a continuación, haga clic en obtener un vínculo.

    Captura de pantalla en la que se comparte un documento mediante Obtener un vínculo
  3. Elija el tipo de vínculo que desea crear.

    Captura de pantalla de la elección de un vínculo

    Vínculos para compartir interno:

    • Modificar vínculo: requiere cuenta Personas de su organización pueden editar, copiar o descargar el documento.

    • Vínculo de vista: requiere cuenta Personas de su organización pueden ver, copiar o descargar el documento.

    Vínculos de invitado:

    • Editar vínculo, sin necesidad de iniciar sesión Personas de fuera de su organización pueden editar, copiar y descargar el documento.

    • Vínculo de vista: sin necesidad de iniciar sesión Personas de fuera de su organización pueden ver, copiar y descargar el documento.

    Notas  Si ve una opción de vínculo restringido en lugar de las opciones que se muestra aquí, pueden deshabilitarse vínculos para compartir o puede que no tenga permiso para usarlos. Para obtener información acerca de cómo habilitar el uso compartido, consulte vídeo: compartir un sitio sin solicitud de acceso.

    Si se deshabilita el acceso de invitado, verá opciones solo se requiere una cuenta.

  4. Si elige un vínculo sin iniciar sesión obligatorio y que desea establecer el vínculo expire, haga clic en Establecer caducidad y, a continuación, elija ¿cuánto tiempo debe expira el vínculo, como 30 días. No expiren requiere cuenta vínculos y no hay ninguna opción para establecer una caducidad para esos vínculos.

    Captura de pantalla en la que se establece la caducidad de un vínculo de invitado

  5. Haga clic en Copiar para copiar el vínculo en el Portapapeles.

  6. Pegue el vínculo en un correo electrónico y enviarlo o publicar en un sitio Web para las personas que desea compartir con.

Notas  

  • Vínculos creados mediante obtener un vínculo no son reconocibles por la búsqueda, por lo que sólo las personas que reciben un vínculo de la otra persona pueden usarlo.

  • Sin sesión obligatorio son vínculos de invitado que están ideales para uso compartido externo. Estos vínculos están disponibles en Office 365 de forma predeterminada, pero los administradores pueden deshabilitar el uso compartido externo para los sitios. Para obtener más información, vea compartir documentos con personas fuera de la organización o sitios.

  • No puede quitar ningún vínculo necesario iniciar sesión en cualquier momento en el cuadro de diálogo Compartir mencionado en los pasos anteriores. Quitar vínculo es derecho situada junto al botón Copiar.

  • Los administradores de sitios pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios pueden compartir archivos y los sitios. Para obtener información sobre cómo habilitar el uso compartido se vincula, vea vídeo: compartir un sitio sin solicitud de acceso.

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Compartir un documento o carpeta invitando a los miembros

Para compartir carpetas o para compartir documentos al obtener un vínculo no está disponible, puede invitar a personas.

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

  2. Haga clic en el archivo que desea compartir y, a continuación, seleccione Compartir.

    Captura de pantalla en la que se comparte un documento haciendo clic en el botón derecho y seleccionando Compartir

  3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta.

    Captura de pantalla de cómo compartir un archivo en OneDrive para la Empresa

  4. Seleccione una configuración de permisos, por ejemplo, puede editar.

    Seleccionar una configuración de permisos para las personas invitadas a compartir un documento

  5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

  6. Si no desea enviar un correo electrónico, desactive Enviar una invitación de correo electrónico (tendrá que primero haga clic en Mostrar opciones ).

  7. Haga clic en Compartir.

Nota  Si se deshabilita el acceso de invitado, quizás no pueda ver la opción Requerir inicio de sesión.

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Más información en este artículo

Obtenga más información sobre el almacenamiento de archivos y uso compartido en Office 365

Para obtener recomendaciones sobre dónde se almacenan los archivos en Office 365 y cómo configurar, vea Configurar el uso compartido y el almacenamiento de archivos de Office 365.

Compartir documentos con un conjunto limitado de personas

Para compartir varios documentos con una selección de personas, tiene dos opciones:

  • Crear un grupo (si está en Office 365 y se habilitan grupos)

  • Crear una carpeta y lugar documentos en esa carpeta crearlas

Crear un grupo (si está en Office 365 y se habilitan grupos)
  1. En el panel de navegación, junto a los grupos, haga clic en el signo más (+ ).

    Captura de pantalla de la creación de un grupo de OneDrive para la Empresa mediante un clic en el signo más

  2. Escriba un nombre para el grupo, establezca la declaración de privacidad en público o privado.

    Captura de pantalla en la que se escribe un nombre y se hace clic en Crear para crear un grupo de OneDrive para la Empresa

  3. Haga clic en Crear.

  4. Agregar a miembros al grupo.

  5. En el grupo, cerca de la parte superior de la página, haga clic en archivos para ir al grupo OneDrive.

    Captura de pantalla al hacer clic en Archivos en un grupo para ir a la ubicación de OneDrive del grupo

  6. Arrastrar archivos a la página o haga clic en cargar.

Crear una carpeta y lugar documentos en esa carpeta crearlas
  1. Para crear una carpeta, haga clic en nuevo > carpeta. Puede compartir la carpeta con personas cuando lo cree.

  2. Si ya no compartir la carpeta al crearla, comparta la carpeta invitando a personas.

  3. Cargar o arrastrar archivos a la carpeta.

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Ver quién está compartiendo un documento o carpeta

  1. Haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Compartir.

  2. En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en compartido con.

    Captura de pantalla de la pestaña Compartido con en el cuadro de diálogo Compartir

  3. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

    Sugerencias  Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

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Dejar de compartir un documento o una carpeta

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

  1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

  2. En la pestaña compartido con en el cuadro de diálogo Compartir, seleccione Puede ver o Editar junto a la persona que desea dejar de compartir y, a continuación, seleccione Dejar de compartir.

    Captura de pantalla de cómo dejar de compartir un elemento con un usuario

  3. Para dejar de compartir un documento con todos los usuarios a la vez, seleccione Dejar de compartir debajo de la lista de personas que está compartiendo algo.

    Captura de pantalla de cómo dejar de compartir un elemento con todos los usuarios

    Nota  El vínculo de Dejar de compartir que quita todos los usuarios a la vez no está disponible para las carpetas. Para dejar de compartir una carpeta con muchos usuarios o grupos rápidamente, pruebe lo siguiente: haga clic en Avanzadas, use las casillas de verificación para seleccionar los usuarios o grupos que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar permisos de usuario.

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Otras maneras de compartir un documento o carpeta con todos los usuarios de su organización

En OneDrive para la Empresa, hay otras formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga los mismos pasos descritos anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba todos en el cuadro Invitar a personas.

    Compartir un documento con todos los que usan el cuadro de diálogo Compartir

  • Cree una carpeta "Compartido con todos los usuarios" (o una con un nombre parecido) y coloque documentos en esa carpeta a medida que los cree. Para crear una carpeta, haga clic en Nuevo > Carpeta. Puede compartir la carpeta con otras personas cuando la cree.

    Carpeta Compartido con todos los usuarios en OneDrive para la empresa

Nota  Es posible que ya tenga aprovisionada una carpeta Compartido con todos los usuarios.

Cuadro de diálogo Compartir permite seleccionar todos excepto los usuarios externos. Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos" incluye los usuarios externos: personas fuera de la organización que han sido invitadas anteriormente para compartir documentos como invitados por usted u otros usuarios de su organización.

Si tiene una carpeta compartida con todos los usuarios que aprovisionada, cada destinatario recibe permiso para editar documentos que se colocan en la carpeta compartida con todos los usuarios, a menos que cambie la configuración de permisos o se creó su OneDrive para la Empresa antes de junio de 2014. Si ha creado su OneDrive para la Empresa antes de dicha fecha, inicia la carpeta compartida con todos los usuarios con permisos de solo lectura. Puede cambiar los permisos de configuración de cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta más adelante en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

    Puede encontrar la dirección URL web de cualquier documento en su llamada del documento.


    Una dirección URL web de un documento

    Copie y pegue la dirección URL en un personas dirección específica de correo electrónico que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

    En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización.

    Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: SharePoint Online, Office 365, Administración de Office 365, Administración de Office 365 Pequeña Empresa, OneDrive para la Empresa, Sitio web de SharePoint Online



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