Compartir archivos o carpetas en Office 365

Los Office 365documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa son privados hasta que decida compartirlos. De la misma manera, en una biblioteca de un sitio de grupo, puede que desee compartir documentos o carpetas específicos con gente que, de otra forma, no tendría acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos.

Nota: También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

Compartir un documento con Obtener un vínculo

Puede compartir un vínculo a un documento que otros también podrán compartir con Obtener un vínculo. Solo puede utilizar Obtener un vínculo con archivos individuales, pero es la forma más sencilla para compartir documentos con todos los usuarios de su organización o de compartirlos con otras personas externamente (siempre y cuando se habilite el uso compartido externo de los sitios).

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento que desea compartir.

  2. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea compartir y, a continuación, seleccione Obtener un vínculo. Si no ve Obtener un vínculo, haga clic en Compartir, y, a continuación, haga clic en Obtener un vínculo.

    Captura de pantalla en la que se comparte un documento mediante Obtener un vínculo
  3. Elija el tipo de vínculo que desea crear.

    Captura de pantalla de la elección de un vínculo

    Vínculos para uso compartido interno:

    • Editar vínculo: se necesita una cuenta Los usuarios de su organización pueden editar, copiar o descargar el documento.

    • Ver vínculo: se necesita una cuenta Los usuarios de su organización pueden ver, copiar o descargar el documento.

    Vínculos de invitado:

    • Editar vínculo: sin inicio de sesión obligatorio Los usuarios de fuera de su organización pueden editar, copiar o descargar el documento.

    • Ver vínculo: sin inicio de sesión obligatorio Los usuarios de fuera de su organización pueden ver, copiar o descargar el documento.

    Notas: Si solo ve una opción de vínculo restringido en lugar de las opciones que se muestran aquí, puede que el uso compartido de vínculos esté deshabilitado o no tenga permiso para utilizarlo. Para obtener información acerca de cómo activar el uso compartido, consulte este vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

    Si el acceso de invitado no está activado, solo verá opciones de cuenta necesaria.

  4. Si elige un vínculo sin inicio de sesión obligatoria y desea establecer una fecha de caducidad, haga clic en Establecer fecha de caducidad, y luego elija cuánto tiempo transcurrirá antes de que expire el vínculo (por ejemplo, 30 días). Los vínculos para los que se requiere una cuenta no caducan y no hay ninguna opción para establecer una caducidad.

    Captura de pantalla en la que se establece la caducidad de un vínculo de invitado

  5. Haga clic en Copiar para copiar el vínculo en el portapapeles.

  6. Pegue el vínculo en un correo electrónico y envíelo, o publíquelo en un sitio web para los usuarios con los que quiere compartirlo.

Notas: 

  • Los vínculos creados mediante Obtener un enlace no son detectables con una búsqueda, de modo que solo las personas que los reciban pueden usarlos.

  • Los vínculos sin inicio de sesión obligatorio son vínculos de invitado ideales para su uso compartido externo. Estos vínculos están disponibles en Office 365 de forma predeterminada, pero los administradores pueden deshabilitar el uso compartido externo de sus sitios. Para obtener más información, consulte Compartir documentos o sitios con personas fuera de su organización.

  • Puede quitar vínculos sin inicio de sesión obligatorio en cualquier momento desde el cuadro de diálogo Compartir que se menciona en los pasos anteriores. El vínculo Quitar se encuentra justo a la derecha del botón Copiar.

  • Los administradores del sitio pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios de los archivos y los sitios puedan compartirlos. Para obtener información acerca de cómo activar enlaces de uso compartido, consulte este vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

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Compartir un documento o una carpeta invitando a los usuarios

Para compartir carpetas o documentos cuando no esté disponible Obtener un vínculo, puede invitar a otros usuarios.

  1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir.

  2. Haga clic con el botón secundario en el archivo que desee compartir y, a continuación, seleccione Compartir.

    Captura de pantalla en la que se comparte un documento haciendo clic en el botón derecho y seleccionando Compartir

  3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta.

    Captura de pantalla de cómo compartir un archivo en OneDrive para la Empresa

  4. Seleccione una configuración de permisos, como Puede editar.

    Seleccionar una configuración de permisos para las personas invitadas a compartir un documento

  5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido.

  6. Si no quiere enviar un correo electrónico, desmarque la casilla Enviar una invitación de correo electrónico (es posible que primero tenga que hacer clic en Mostrar opciones).

  7. Haga clic en Compartir.

Nota: Si no está habilitado el acceso de invitados, quizás no pueda ver la opción Requerir inicio de sesión.

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Más información en este artículo

Obtener más información sobre el almacenamiento de archivos y los recursos compartidos en Office 365

Para obtener recomendaciones sobre dónde almacenar archivos de Office 365 y cómo configurar opciones, consulte Configurar el almacenamiento de archivos y uso compartido de Office 365.

Compartir documentos con un grupo limitado de usuarios

Para compartir varios documentos con un grupo de personas, tiene dos opciones:

  • Crear un grupo (si está en Office 365 y los grupos están habilitados)

  • Crear una carpeta y colocar en ella los documentos que cree

Crear un grupo (si está en Office 365 y los grupos están habilitados)
  1. Haga clic en el signo más (+) en el panel de navegación, junto a Grupos.

    Captura de pantalla de la creación de un grupo de OneDrive para la Empresa mediante un clic en el signo más

  2. Escriba un nombre para el grupo, establezca la privacidad en Público o Privado.

    Captura de pantalla en la que se escribe un nombre y se hace clic en Crear para crear un grupo de OneDrive para la Empresa

  3. Haga clic en Crear.

  4. Agregar miembros al grupo.

  5. En el grupo, cerca de la parte superior de la página, haga clic en Archivos para ir al grupo de OneDrive.

    Captura de pantalla al hacer clic en Archivos en un grupo para ir a la ubicación de OneDrive del grupo

  6. Arrastre los archivos a la página o haga clic en Cargar.

Crear una carpeta y colocar en ella los documentos que cree
  1. Para crear una carpeta, haga clic en Nuevo > Carpeta. Puede compartirla con otros usuarios cuando la cree.

  2. Si no compartió la carpeta al crearla, compártala invitando a otros usuarios.

  3. Cargar o arrastrar archivos a la carpeta.

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Ver con quién comparte un documento o carpeta

  1. Haga clic con el botón secundario en el documento y, a continuación, haga clic en Compartir.

  2. En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en Compartido con.

    Captura de pantalla de la pestaña Compartido con en el cuadro de diálogo Compartir

  3. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

    Sugerencias: Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

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Dejar de compartir un documento o una carpeta

Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos.

  1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir.

    Icono Compartir de un documento compartido con dos o más personas

  2. En la pestaña Compartido con del cuadro de diálogo Compartir, seleccione Puede ver o Puede editar junto al usuario con el que desea dejar de compartir el documento o la carpeta y, a continuación, seleccione Dejar de compartir.

    Captura de pantalla de cómo dejar de compartir un elemento con un usuario

  3. Para dejar de compartir un documento con todos los usuarios a la vez, seleccione Dejar de compartir debajo de la lista de personas con las que lo está compartiendo.

    Captura de pantalla de cómo dejar de compartir un elemento con todos los usuarios

    Nota: El vínculo Dejar de compartir que quita a todos los usuarios a la vez no está disponible para carpetas. Para dejar de compartir una carpeta con muchos usuarios o grupos con rapidez, pruebe lo siguiente: Haga clic en Avanzado, use las casillas de verificación para seleccionar los usuarios o grupos que desea quitar y haga clic en Quitar permisos de usuario.

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Otras maneras de compartir un documento o carpeta con todos los usuarios de su organización

En OneDrive para la Empresa, hay más formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas.

    Compartir un documento con todos los que usan el cuadro de diálogo Compartir

  • Cree una carpeta "Compartido con todos los usuarios" (o una con un nombre parecido) y coloque documentos en esa carpeta a medida que los cree. Para crear una carpeta, haga clic en Nuevo > Carpeta. Puede compartir la carpeta con otras personas cuando la cree.

    Carpeta Compartido con todos los usuarios en OneDrive para la empresa

Nota: Es posible que ya tenga aprovisionada una carpeta Compartido con todos los usuarios.

El cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar Todos los usuarios excepto los externos. Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización.

Si tiene aprovisionada una carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios, todos tienen permiso para editar los documentos que coloque en dicha carpeta, a menos que cambie la configuración de permisos o salvo que su OneDrive para la Empresa se haya creado antes de junio de 2014. Si su OneDrive para la Empresa se creó antes de esa fecha, la carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios se inició solo con permisos de vista. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta que aparecen anteriormente en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico.

    Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en su globo contextual.


    Una dirección URL web de un documento

    Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa.

    En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización.

    Palabras clave de búsqueda para buscar documentos compartidos con usted

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