Compartir archivos de SharePoint o carpetas en Office 365

Compartir archivos de SharePoint o carpetas en Office 365

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Los archivos que se guardan en un sitio de SharePoint normalmente están disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio, pero desea compartir archivos o carpetas específicos con personas que no tienen acceso al sitio. Al compartir archivos y carpetas, puede decidir si desea permitir a los usuarios editar o simplemente verlos. Puede dejar de compartir en cualquier momento.

(Desee compartir todo el sitio?)

Compartir un archivo o carpeta

Le mostramos cómo compartir archivos o carpetas en SharePoint:

  1. Seleccione el archivo que desee compartir y elija Compartir.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de uso compartido en el que se muestra un vínculo para compartir con personas de la organización.

  2. (Opcional) Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a todas las personas de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla.

    Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

  3. Indique los nombres de las personas con las que desea compartir archivos y escriba un mensaje, si así lo desea.

  4. Cuando esté listo para enviar el vínculo, seleccione Enviar.

Obtener un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar

También puede compartir de la manera siguiente: obtenga un vínculo a un archivo o carpeta que se pueda copiar y péguelo en un mensaje de texto o en un sitio web. Los usuarios con los que comparta estos vínculos también pueden reenviar el vínculo a otras personas.

  1. En SharePoint, haga clic en Copiar vínculo. El vínculo se copia automáticamente al Portapapeles.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de copiar vínculo

  2. (Opcional) Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

    • Personas de <su organización> da acceso al vínculo a todas las personas de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

    La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla.

    Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

  3. Pegue el vínculo (CTRL+V) donde desee, como en un mensaje de texto o en un sitio web.

Notas: 

  • Los permisos concedidos con un vínculo para compartir son válidos hasta que expira el vínculo. Por ejemplo, el acceso se revoca cuando un vínculo está deshabilitado. No obstante, es posible que algunas personas tengan acceso al archivo de otra manera.

  • Si Permitir edición está seleccionado: Tras iniciar sesión, los usuarios de su organización pueden editar, copiar o descargar los archivos. Cuando la opción Permitir edición no está seleccionada, los usuarios de su organización pueden ver y es posible que puedan copiar o descargar los archivos.

  • Los administradores del sitio pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios de los archivos y los sitios puedan compartirlos. Para obtener información acerca de cómo un administrador puede activar enlaces de uso compartido, vea el vídeo: Compartir un sitio sin solicitud de acceso.

  • Si los administradores de sitios no han restringido a los propietarios del sitio de uso compartido, cualquier usuario con permisos de edición para un archivo o carpeta puede compartir ese archivo o carpeta con otros usuarios haciendo clic en Compartir o Copiar vínculo. Los usuarios que no tienen permisos de edición pueden usar Copiar vínculo para obtener un vínculo que funciona para los usuarios que ya tienen permisos para el archivo o carpeta.

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