Comenzar con un plan

Datos divididos en tablas diferentes

Ahorre tiempo y esfuerzo con un plan.

Para éste y los demás cursos en esta serie, imagine que administra los datos de activos de su compañía: equipos, escritorios y otro equipamiento. Para especificar y administrar esos datos, ha estado usando una hoja de cálculo pero el archivo se está volviendo tan grande que se hace difícil encontrar y cambiar datos; además, algunos de los registros no son exactos.

Trasladar esos datos a una base de datos de Access puede facilitar su trabajo pero ¿por dónde comenzar? Por comprender el diseño de una base de datos. El lenguaje relativo al diseño de bases de datos puede ser bastante técnico (escuchará términos como formas normales) pero estos son los conceptos básicos:

Observe los datos que desea capturar. ¿Cuántos de esos datos se repiten? Por ejemplo, ¿cuántas veces se enumeran proveedores en la hoja de cálculo? Busque esos datos repetidos y muévalos a una tabla solamente para esta información. Repita ese proceso hasta que haya identificado los distintos tipos de datos repetidos y mueva cada tipo a su propia tabla.

Como parte de ese procedimiento, asegúrese de que cada tabla contenga datos únicos. Por ejemplo, una tabla con datos de activos no contendrá información de ventas y una tabla con datos de nómina no puede contener registros médicos. El proceso de dividir los datos en tablas más pequeñas se denomina normalización.

Una vez normalizados los datos, estos se vuelven a "enlazar" mediante la vinculación de las tablas con relaciones. La imagen muestra cómo. La hoja de cálculo original coloca los datos en una lista larga, mientras que la base de datos los divide en tablas. A su vez, las tablas se relacionan de un modo que le permite encontrar información y extraer significado de los datos.

Ese conjunto de tablas y relaciones es la columna vertebral de cualquier base de datos relacional. Sin él, no tendrá una base de datos. Siga avanzando y le mostraremos el proceso de diseño paso a paso.

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