Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel

Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar una hoja de cálculo de Excel para una combinación de correspondencia Asegúrese de lo siguiente:

  • Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.

  • Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.

  • Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.

  • La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.

  • Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia Word.

Notas: 

Conectar y editar la lista de distribución de correo

Conecte con el origen de datos. Para obtener más información, consulteOrígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

Editar la lista de distribución de correo

  1. Elija Editar lista de destinatarios.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Editar lista de destinatarios resaltado.

  2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos.

    Seleccione filas activando la casilla

    Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que le resulte más fácil encontrar los nombres y las direcciones. Para obtener más información, consulte Ordenar los datos para una combinación de correspondencia o Filtrar los datos para una combinación de correspondencia.

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtenga la información de su hoja de cálculo y la inserte en el documento

Para insertar campos de combinación en un sobre, una etiqueta, un mensaje de correo electrónico o una carta

  1. Vaya a Correspondencia > Bloque de direcciones.

    Insertar el campo de combinación de Bloque de dirección

    Para obtener más información, consulte insertar bloque de direcciones.

  2. Para agregar una línea de saludo, elija Línea de saludo.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Línea de saludo resaltado.

    Para obtener más información, consulteInsertar Línea de saludo.

  3. Para agregar otros campos de combinación, como números de factura, consulteInsertar campos de combinación de correspondencia.

  4. Elija Aceptar.

  5. Elija Archivo > Guardar.

Además, si está interesado en obtener más información acerca de las opciones para configurar el mensaje de correo electrónico, consulte Combinación de correos electrónicos en Word.

Después de insertar los campos de combinación deseados, obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido es correcto. y, después, estará listo para completar el proceso de combinación.

  1. Vaya a Correspondencia> Vista previa de resultados.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el grupo Vista previa de resultados.

  2. Seleccione Siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán en el documento.

  3. Vaya a Finalizar y combinar > imprimir documentos o enviar mensajes de correo electrónico.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Finalizar y combinar, y sus opciones.

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa.

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y elija cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.

Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar una hoja de cálculo de Excel para una combinación de correspondencia Asegúrese de lo siguiente:

  • Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.

  • Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.

  • Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.

  • La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.

  • Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia Word.

Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word.

Conectar y editar la lista de distribución de correo

Conecte con el origen de datos. Para obtener más información, consulteOrígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia.

  1. Elija Editar lista de destinatarios.

    Para obtener más información, vea Combinar correspondencia: Editar destinatarios.

    Para obtener más información sobre ordenar y filtrar datos, consulte Ordenar los datos para una combinación de correspondencia o Filtrar los datos para una combinación de correspondencia.

  2. Seleccione Aceptar.

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtenga la información de su hoja de cálculo y la inserte en el documento

  1. Vaya a Correspondencia</c0> > Insertar campo combinado.

  2. Agregue el campo que desee.

  3. Repita los pasos 1 y 2, según sea necesario.

  4. Elija Archivo > Guardar.

Además, si está interesado en obtener más información acerca de las opciones para configurar el mensaje de correo electrónico, consulte Combinación de correos electrónicos en Word.

Después de insertar los campos de combinación deseados, obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido es correcto. y, después, estará listo para completar el proceso de combinación.

  1. Vaya a Correspondencia> Vista previa de resultados.

  2. Seleccione Siguiente o Anterior para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán en el documento.

  3. Vaya a Finalizar y combinar > Imprimir documentos o Combinar en correo electrónico.

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa.

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y elija cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.

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