Combinación de correspondencia con sobres

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando tenga correo masivo para enviar a personas de su lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia para crear un lote de sobres. Cada sobre contiene una dirección en la lista de distribución de correo. También puede crear e imprimir sobres sin usar la combinación de correspondencia.

Notas: 

Tres archivos del proceso de combinación de correspondencia, que se compone de un documento principal y una lista de distribución de correo que genera conjuntos de mensajes de correo electrónico o cartas, sobres o etiquetas.

Estos son los documentos relacionados con la creación e impresión de sobres con el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    este documento contiene texto y gráficos (un logotipo o una imagen, por ejemplo) son idénticos para cada versión de los sobres combinados. La dirección de remite en los sobres es un ejemplo de contenido idéntico.

  • La lista de distribución de correo
    este documento contiene las direcciones que va a imprimir en los sobres.

Cuando se combinan los dos documentos mediante los pasos siguientes, tendrá los sobres.

Paso 1: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución es el origen de datos. Puede ser una hoja de cálculo Excel, un directorio de contactos de Outlook, una base de datos Access o una lista de direcciones Office. Que contiene los registros Word extrae información de crear las direcciones que se imprimirá en los sobres.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crearla durante la combinación de correspondencia. Antes de iniciar el proceso de combinación de correspondencia, recopilar todas las listas de direcciones y agregarlas a su origen de datos.

  • Si está usando una hoja de cálculo Excel, asegúrese de que la columna de códigos POSTALES o códigos postales tienen formato de texto para que no pierda los ceros. Para obtener más información, consulte combinación de correspondencia de formato de números, fechas y otros valores en Excel

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado.

Paso 2: Comprobar el diseño sobre

Es un paso preliminar del proceso de combinación de correspondencia configurar el sobre para la combinación. Siempre es una buena práctica para ejecutar un lote de prueba pequeña de sobres antes de realizar una combinación de correspondencia real.

Nota: Si se siente cómodo con la impresión de sobres en su sistema vaya al paso 3.

  1. En Word, elija archivo > nuevo > documento en blanco.

  2. En la pestaña envíos, en el grupo crear, elija Sobres.

    Imprimir sobres

  3. En el cuadro dirección, escriba una dirección de ejemplo para comprobar el aspecto que tendrá un envolvente cuando se imprima.

    Cuadro para la dirección del sobre

    Nota: La dirección de ejemplo dejará de mostrarse en la combinación de correspondencia.

  4. En el cuadro remite, escriba la dirección.

    Cuadro para el remite

  5. Elija Opciones > Opciones de sobre y hacer lo siguiente:

    • En la lista desplegable de tamaño sobre, elija el tamaño que coincida con los sobres o seleccione Personalizar tamaño.

      Pestaña Opciones de sobre para configurar el tamaño del sobre y las fuentes de la dirección

      Nota: Si selecciona tamaño personalizado, escriba las dimensiones sobre en los cuadros alto y ancho. Elija Aceptar cuando haya terminado.

    • En dirección de entrega y dirección de remite, seleccione una fuente y la posición de desplazamiento izquierda y superior de cada dirección.

      Nota: En función de la vista previa del diseño sobre, realice los ajustes necesarios en las opciones.

  6. En la ficha Opciones de impresión, confirme que el método de alimentación correcto está seleccionada, cargue el sobre para que coincida con la ilustración y, a continuación, elija Aceptar.

    Nota: La impresora envía información Word acerca de qué forma deben cargarse los sobres en la impresora. Esta información aparece en el método de alimentación.

    Diagrama de opciones de alimentación para colocar los sobres en la impresora

  7. Elija Imprimir y, a continuación, elija para guardar el remite como dirección predeterminada.

    Nota: Si el sobre se imprime correctamente, Enhorabuena, está listo para ir al siguiente paso del proceso de combinación de correspondencia. Si el sobre no se imprime como se esperaba, vuelva a paso 5 y vuelva a las opciones de diseño sobre y las opciones de Fuente del formulario según sea necesario.

Paso 3: Iniciar la combinación de correspondencia

  1. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia > Sobres.

    Menú Iniciar Combinar correspondencia

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de sobre, configurar el sobre seleccionando opciones como en paso 2: probar el diseño sobrey, a continuación, elija Aceptar.

    Nota: Word crea un documento que se ajusta a las dimensiones sobre y muestra dónde aparece la dirección de remite en los sobres.

  3. Si desea agregar una dirección de remite o un logotipo, para los sobres ahora es un buen momento para agregar.

  4. Elija archivo > Guardar y agregar un nombre de archivo.

Paso 4: Establecer el vínculo de la lista de distribución de correo al documento principal

Ahora ya está listo para abrir el origen de datos para la lista de distribución.

  1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Seleccionar destinatarios y, después, elija una opción.

    Comando de Escribir una nueva lista

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si no tiene una lista de distribución de correo, elija Escribir una lista nueva y cree una.

      o bien

    • Si la lista de distribución de correo está en una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Access u otro tipo de archivo de datos, elija Usar una lista existente y, después, busque la lista y elija Abrir.

      o bien

    • Si usa contactos de Outlook, seleccione Elegir desde contactos de Outlook.

  3. Elija Archivo > Guardar.

Modifique la lista de distribución de correo

Si va a imprimir sobres para todos los usuarios en la lista, vaya a paso 5: agregar el bloque de dirección sobre. Si desea imprimir sobres para personas de su lista de live, por ejemplo, 20 millas de un evento que aloja, a continuación, usar un filtro como un código POSTAL o un código postal para reducir la lista. Para obtener más información sobre el filtrado de datos, vea Ordenar y filtrar los datos de una combinación de correspondencia.

Sugerencia: Le resultará muy útil para usar la característica de filtro para filtrar los contactos para la que no tiene una dirección postal. De esta forma no pierda sobres que no podrá correo.

Para elegir en la lista que desea crear sobres para los usuarios individuales, haga lo siguiente:

  1. Elija Editar lista de destinatarios.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Editar lista de destinatarios resaltado.

  2. Compruebe los nombres de las personas que desea recibir correo.

    Seleccione filas activando la casilla

    También puede ordenar o filtrar la lista para que le resulte más fácil encontrar los nombres y las direcciones.

Paso 5: Agregar el bloque de direcciones para los sobres

El bloque de direcciones es un campo de combinación de correspondencia. También conocido como un marcador de posición, se utiliza el campo combinación para marcar el lugar donde desea que aparezcan en los sobres direcciones.

Nota: A menudo es más fácil alinear correctamente el bloque de direcciones si decide activar Mostrar marcas de párrafo (¶) en primer lugar. Para convertirlas en, vaya a la pestaña Inicio de la cinta de opciones y haga clic en el botón Mostrar /ocultar ¶ o presione CTRL + MAYÚS + 8.

  1. Coloque el cursor estaban desea el bloque de dirección para ir. Si tiene marcas de párrafo mostrar activadas, haga clic en inmediatamente después de la marca de párrafo (¶) que Word ha situado en el centro sobre.

  2. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.

    Insertar el campo de combinación de Bloque de dirección

  3. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.

    Opciones del bloque de dirección

    Nota: En vista previa, seleccione la siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o un botón de registro de Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia anterior para desplazarse por los registros de su origen de datos y ver cómo aparecerá una dirección en los sobres.

  4. Elija Aceptar.

  5. Elija archivo > Guardar para guardar el documento de combinación antes de continuar.

Comprobar los nombres de campo de combinación

Asegúrese de que Word coloca los nombres y direcciones de la lista de distribución de correo en los lugares adecuados en los sobres.

  1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, elija Asignar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Asignar campos, la columna a la izquierda son los nombres de campo que usa Word en un bloque de direcciones. La columna a la derecha le permite hacer coincidir los campos de origen de datos a los nombres de campo. Compruebe que los nombres de campo que aparecen en el lado izquierdo coinciden con los nombres de los encabezados de columna de registros en la lista de distribución de correo para que Word puede poner los datos correctos en el lugar correcto en los sobres.

    Cuadro de diálogo Asignar campos
  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si los nombres de campo que se muestran coinciden con los encabezados de columna que usó para los registros en el origen de datos de la lista de distribución de correo, no es necesario que realice ninguna acción.

      o bien

    • Si aparece (no coincide) en un nombre de campo que esperaba que coincidiera con un encabezado de columna del origen de datos, elija la flecha desplegable y, después, elija el nombre de campo en el origen de datos de la lista de distribución de correo. Repita estos pasos según sea necesario.

  4. Elija Aceptar.

Paso 6: Obtener una vista previa e imprimir los sobres

Hacer una comprobación final antes de imprimir los sobres.

  1. Elija Vista previa de resultados y, a continuación, elija la siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o un botón de registro anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para asegurarse de que los nombres y direcciones en todos los sobres se muestran correctamente.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el grupo Vista previa de resultados.

    Sugerencia:  Para ir al principio de la lista, elija el botón Primer Botón Primer registro de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia registro y, para ir al final de la lista, elija el botón Último Botón Último registro de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia registro.

  2. Elija Finalizar y combinar > Imprimir documentos.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Finalizar y combinar, y sus opciones.

Paso 7: Guardar el documento de sobres de combinación de correspondencia

Cuando guarde el documento de sobre de combinación de correspondencia, permanece conectado a la lista de distribución de correo para que puede usar para la correspondencia masiva siguiente.

Reutilizar el documento de combinación de correspondencia de sobres

  • Abra el documento de combinación de correspondencia para sobres y elija Word le pregunte si desea mantener la conexión.

Para cambiar las direcciones en el documento de combinación de correspondencia de sobres

  • Abra el documento de combinación de correspondencia para sobres y elija Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccione direcciones específicas.

Vea también

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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