Combinación de correspondencia con sobres

Para enviar correo masivo a contactos de una lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia para crear un lote de sobres con direcciones. Cada sobre contendrá una dirección de la lista de distribución de correo. También puede crear e imprimir sobres sin usar la combinación de correspondencia.

Notas: 

Tres archivos del proceso de combinación de correspondencia, que se compone de un documento principal y una lista de distribución de correo que genera conjuntos de mensajes de correo electrónico o cartas, sobres o etiquetas.

Estos son los documentos que se necesitan para crear e imprimir sobres con el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    Este documento contiene texto y gráficos (por ejemplo, un logotipo o imagen) que son idénticos para todas las versiones del sobre combinado. El remite del sobre es un ejemplo de contenido idéntico.

  • La lista de distribución de correo
    Este documento contiene las direcciones que se imprimirán en los sobres.

Al combinar los dos documentos siguiendo los pasos anteriores, obtendrá los sobres con direcciones.

Paso 1: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución de correo es el origen de datos. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, un directorio de contactos de Outlook, una base de datos de Access o una lista de direcciones de Office. Contiene los registros desde donde Word obtiene información para crear las direcciones que se imprimirán en los sobres.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante la combinación de correspondencia. Antes de empezar el proceso de combinación de correspondencia, recopile todas las listas de direcciones y agréguelas al origen de datos.

  • Si usa una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de que la columna de código postal tenga formato de texto para no perder ningún cero. Para obtener más información, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de combinación de correspondencia en Excel.

  • Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegúrese de que Outlook sea su programa de correo electrónico predeterminado.

Paso 2: Probar el diseño del sobre

Un paso preliminar en el proceso de combinación de correspondencia es configurar el sobre para la combinación. Le recomendamos que realice un pequeño lote de prueba de sobres antes de iniciar una combinación de correspondencia real.

Nota: Si ya tiene experiencia con la impresión de sobres en el sistema, puede ir al paso 3.

  1. En Word, seleccione Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

  2. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Crear, seleccione Sobres.

    Imprimir sobres

  3. En el cuadro Dirección de entrega, escriba una dirección de ejemplo para comprobar la apariencia de un sobre al imprimirlo.

    Cuadro “Dirección de entrega” del sobre

    Nota: La dirección de ejemplo no se mostrará en la combinación de correspondencia.

  4. En el cuadro Remite, escriba su dirección.

    Cuadro Remite

  5. Seleccione Opciones > Opciones de sobre y siga este procedimiento:

    • En la lista desplegable Tamaño del sobre, seleccione el tamaño de coincida con el sobre, o bien haga clic en Tamaño personalizado.

      Pestaña “Opciones de sobre” para configurar el tamaño del sobre y las fuentes de la dirección

      Nota: Si selecciona Tamaño personalizado, escriba las dimensiones del sobre en los cuadros Ancho y Alto. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

    • En Dirección de entrega y Remite, seleccione una fuente y las posiciones izquierda y superior de desplazamiento de cada dirección.

      Nota: Según la vista previa del diseño del sobre, realice los ajustes necesarios en las opciones.

  6. En la pestaña Opciones de impresión, confirme que esté seleccionado el Método de alimentación correcto, cargue el sobre para que coincida con la ilustración y, después, haga clic en Aceptar.

    Nota: La impresora envía a Word información sobre cómo cargar el sobre en la impresora. Esta información se mostrará debajo del Método de alimentación.

    Diagrama de opciones de alimentación para colocar los sobres en la impresora

  7. Seleccione Imprimir y, después, haga clic en para guardar el remite como la dirección predeterminada.

    Nota: Si el sobre se imprimió correctamente, ya estará preparado para continuar con el paso siguiente del proceso de combinación de correspondencia. Si el sobre no se imprimió según lo previsto, vuelva al paso 5 y modifique las opciones de diseño del sobre y las opciones de Avance de página según sea necesario.

Paso 3: Iniciar la combinación de correspondencia

  1. En la pestaña Correos, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondencia > Sobres.

    Menú Iniciar combinación de correspondencia

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de sobre, configure el sobre; para hacerlo, seleccione las opciones según se indica en el Paso 2: Probar el diseño del sobre y, después, haga clic en Aceptar.

    Nota: Word crea un documento del tamaño de las dimensiones del sobre e indica dónde se mostrará el remite en el sobre.

  3. Si quiere agregar un remite o un logotipo al sobre, ahora es un buen momento.

  4. Seleccione Archivo > Guardar y especifique un nombre de archivo.

Paso 4: Vincular la lista de distribución de correo al documento principal

Ahora ya está preparado para abrir el origen de datos de la lista de distribución de correo.

  1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, después, seleccione una opción.

    Comando de Escribir una nueva lista

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si no tiene una lista de distribución de correo, elija Escribir una lista nueva y cree una.

      o bien

    • Si la lista de distribución de correo está en una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Access u otro tipo de archivo de datos, elija Usar una lista existente y, después, busque la lista y elija Abrir.

      o bien

    • Si usa contactos de Outlook, seleccione Elegir desde contactos de Outlook.

  3. Seleccione Archivo > Guardar.

Editar la lista de distribución de correo

Si imprime sobres para todos los miembros de la lista, vaya al Paso 5: Agregar el bloque de direcciones del sobre. Para imprimir sobres para los contactos de la lista que vivan, por ejemplo, a 30 km de un evento que vaya a celebrar, use un filtro como el código postal para restringir la lista. Para obtener más información sobre cómo filtrar los datos, vea Ordenar y filtrar los datos de una combinación de correspondencia.

Sugerencia: Puede resultarle útil usar un filtro para eliminar los contactos que no tengan una dirección postal. De esa forma, no se usarán sobres que no podrá enviar por correo.

Para seleccionar contactos individuales de la lista para los que quiera crear sobres, siga este procedimiento:

  1. Elija Editar lista de destinatarios.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Editar lista de destinatarios resaltado.

  2. Compruebe los nombres de los contactos a los que quiere enviar el mensaje de correo electrónico.

    Seleccionar filas activando la casilla

    También puede ordenar o filtrar la lista para que le resulte más fácil encontrar los nombres y las direcciones.

Paso 5: Agregar el bloque de direcciones al sobre

El bloque de direcciones es un campo de combinación de correspondencia. Use el campo de combinación, que también se conoce como marcador de posición, para marcar el lugar donde quiere que aparezcan las direcciones en el sobre.

Nota: Con frecuencia, es más fácil alinear correctamente el bloque de direcciones si antes activa la visualización de marcas de párrafo (¶). Para activarlas, vaya a la pestaña Inicio de la cinta de opciones y haga clic en el botón Mostrar u ocultar ¶, o bien presione CTRL+MAYÚS+8.

  1. Coloque el cursor donde quiera insertar el bloque de direcciones. Si está activada la opción para mostrar marcas de párrafo, haga clic inmediatamente después de la marca de párrafo (¶) que Word colocó en la parte central del sobre.

  2. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.

    Campo de combinación Insertar bloque de direcciones

  3. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.

    Opciones del bloque de dirección

    Nota: En Vista previa, seleccione el botón Registro siguiente Botón “Registro siguiente” para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Registro anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para desplazarse por los registros del origen de datos y comprobar cómo se mostrará una dirección en el sobre.

  4. Seleccione Aceptar.

  5. Seleccione Archivo > Guardar para guardar el documento combinado antes de continuar.

Comprobar los nombres de los campos de combinación

Asegúrese de que Word coloque los nombres y direcciones de la lista de distribución de correo en los lugares adecuados del sobre.

  1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Asignar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Asignar campos, en la columna izquierda se muestran los nombres de campo que usa Word en un bloque de direcciones. La columna de la derecha le permite asignar los campos del origen de datos a esos nombres de campo. Asegúrese de que los nombres de campo de la izquierda coincidan con los nombres de los encabezados de columna de los registros de la lista de distribución de correo para que Word pueda colocar los datos correctos en el lugar adecuado en el sobre.

    Cuadro de diálogo Asignar campos
  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si los nombres de campo que se muestran coinciden con los encabezados de columna que usó para los registros en el origen de datos de la lista de distribución de correo, no es necesario que realice ninguna acción.

      o bien

    • Si aparece (no coincide) en un nombre de campo que esperaba que coincidiera con un encabezado de columna del origen de datos, elija la flecha desplegable y, después, elija el nombre de campo en el origen de datos de la lista de distribución de correo. Repita estos pasos según sea necesario.

  4. Elija Aceptar.

Paso 6: Vista previa e impresión de los sobres

Realice una comprobación final antes de imprimir los sobres.

  1. Seleccione Vista previa de resultados y, después, haga clic en el botón del registro Siguiente Botón “Registro siguiente” para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para asegurarse de que los nombres y las direcciones del cuerpo de todos los sobres tengan el aspecto correcto.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el grupo Vista previa de resultados.

    Sugerencia:  Para ir al principio de la lista, elija el botón Primer Botón Primer registro de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia registro y, para ir al final de la lista, elija el botón Último Botón “Último registro” de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia registro.

  2. Elija Finalizar y combinar > Imprimir documentos.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Finalizar y combinar, y sus opciones.

Paso 7: Guardar el documento de combinación de correspondencia de sobres

Al guardar el documento de combinación de correspondencia de sobres, permanecerá conectado a la lista de distribución de correo para que pueda volver a usarlo para su próximo correo masivo.

Para reutilizar el documento de combinación de correspondencia de sobres

  • Abra el documento de combinación de correspondencia de sobres y seleccione cuando Word le solicite que mantenga la conexión.

Para cambiar las direcciones en el documento de combinación de correspondencia de sobres

  • Abra el documento de combinación de correspondencia de sobres y seleccione Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccionar direcciones específicas.

Vea también

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