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Combinación de correspondencia: Reglas

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En este artículo

Acerca de las reglas y los campos de combinación de correspondencia

Establecer las reglas

Acerca de los campos de combinación de correspondencia y las reglas

Para controlar cómo combina la información Microsoft Word, se pueden establecer reglas.

  • Campo ASK y FILLIN muestran un mensaje mientras Word combina cada registro de datos con el documento principal. La respuesta a la pregunta aparece en la carta modelo, contrato u otro documento combinado que se obtiene el registro de datos.

    Campo ASK    Use un campo ASK al que desea repetir la misma información en más de un lugar en un documento. Por ejemplo, puede solicitar al usuario el nombre del mes si aparece el nombre del mes en más de un lugar en un memorando mensual.

    Campo Fill-in     Use un campo FILLIN cuando desee insertar la información de una sola vez, como un postscript personalizada en una carta de combinación de correspondencia.

  • If... Then... Else... utilizan campos IF para mostrar información basado en una condición que se especifique. Por ejemplo, suponga que el archivo de datos del cliente contiene direcciones nacionales e internacionales. El campo país o región de las direcciones nacionales está en blanco. Puede utilizar If... Then... Else... para personalizar un mensaje para todos los destinatarios. Por ejemplo, podrían ver destinatarios cuyo campo país o región está en blanco, "Se esperada en la puerta de llegada," mientras que el resto de los destinatarios puede ver, "será bien recibido en el escritorio cerca aduaneras."

  • Establecer campos (Establecer marcador) permiten asignar texto, un número u otra información a un marcador. Puede usar la información varias veces en los documentos combinados resultantes. Si la información cambia, puede editar el campo SET una vez en lugar de buscar en el documento principal y cambiar cada repetición. Debe colocar un campo REF en cada lugar donde desea que el contenido del conjunto de campo aparezca.

    Por ejemplo, si tiene una carta modelo que anuncia un evento, puede usar un campo SET para asignar el nombre del evento a un marcador. Cada vez que aparezca el nombre del evento en el documento, inserte un campo REF que haga referencia al marcador configurado en el campo SET. Puede volver a utilizar la misma carta modelo para otros eventos cambiando el nombre del evento en el campo SET.

También puede usar MERGEREC, MERGESEQ, siguiente, NEXTIFy SKIPIF campos en una combinación de correspondencia.

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Establecer las reglas

Las reglas de combinación de correspondencia se establecen cuando se configura la combinación.

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Reglas.

    Cinta de Office 2010

  2. Haga clic en el campo que desee insertar.

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