Combinación de correspondencia: Insertar campo de combinación

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Más información sobre los campos de combinación de correspondencia

Agregue los campos o los marcadores de posición

Más información sobre los campos de combinación de correspondencia

Los marcadores de posición, como direcciones de correo electrónico y saludos, se denominan campos de "combinación de correspondencia". Los campos de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

1. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son los marcadores de posición de estas categorías.

2. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Word genera una etiqueta para cada registro cuando realiza una combinación de correspondencia.

Si coloca un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un nombre o una dirección.

Campos insertados en un documento de Word

Nota: Cuando inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo aparece siempre entre comillas (« »). Estas comillas no se muestran en los mensaje de correo electrónico. Simplemente sirven para distinguir los campos en el documento principal del texto normal.

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer mensaje de correo electrónico. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo mensaje de correo electrónico, etc.

Combinar la información del archivo de datos en el documento

Agregue los campos o los marcadores de posición

  1. En el documento principal, escriba cualquier contenido que desee que aparezca en todas las copias del documento.

    Para agregar una imagen, como un logotipo, haga clic en Imagen en el grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar.

  2. Haga clic en el lugar donde desee insertar el campo.

  3. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia.

    Cinta de Office 2010

  4. Agregue alguno de los elementos siguientes:

    Bloque de direcciones con el nombre, la dirección y otra información

    1. Haga clic en Bloque de direcciones.

    2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desea incluir y los formatos que desea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

    Línea de saludo

    1. Haga clic en Línea de saludo.

    2. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.

    3. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Word no puede interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino solo el nombre de una compañía.

    4. Haga clic en Aceptar.

    5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

    Campos individuales

    Puede insertar información de campos individuales, como el nombre, el número de teléfono o el importe de un aporte de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo del archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha situada junto a Insertar campo de combinación y luego haga clic en el nombre del campo.

    Para obtener más opciones a la hora de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:

    1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Insertar campo de combinación.

    2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:

      • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.

      • Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.

    3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.

    4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.

    5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

      Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

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