Colaborar en documentos de Word con coautoría en tiempo real

Colaborar en documentos de Word con coautoría en tiempo real

Si usted y sus compañeros desean colaborar en un documento, use la coautoría en tiempo real para ver los cambios de todos los usuarios al mismo tiempo que se producen. La colaboración es un proceso simple de tres pasos:

  • Guarde el documento en OneDrive o SharePoint Online, de modo que otros usuarios puedan trabajar en él.

  • Invite a personas para editarlo con usted.

  • Cuando abran o trabajen en el documento en Word 2016, Word Online y Word Android verán los cambios de otros usuarios tan pronto como se realicen.

Esto es lo que se requiere para la coautoría en Word en Windows:

Mediante un explorador web, cargue o cree un documento nuevo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online. Tenga en cuenta que cuando SharePoint está instalado en la ubicación de su organización (local), la coautoría no está disponible. Si no tiene claro qué versión de SharePoint está usando, pregunte a la persona responsable del sitio o al departamento de TI.

  1. Elija Compartir. Si aún no ha guardado el documento en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint, ahora se le solicitará que lo haga.

  2. Seleccione la ubicación donde desea guardar el documento.

    Se resaltan las ubicaciones de OneDrive y de SharePoint en las que es posible guardar el documento

  3. Una vez haya guardado el documento, elija con quién desea compartir el documento. Indique los nombres de las personas con las que desea compartir archivos y escriba un mensaje, si así lo desea.

    Se muestran las opciones de uso compartido

  4. (Opcional) Establezca permisos mediante Configuración de vínculo. Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se abre el panel de detalles, en el que puede cambiar quién tiene acceso al vínculo y si los usuarios pueden editar el elemento que está compartiendo.

    Mostrar Configuración del vínculo para establecer los permisos

    Opciones de Usuarios que pueden utilizar este vínculo (estas opciones varían según la configuración de administración):

    • Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de fuera de su organización.

    • Personas de su organización da acceso al vínculo a todas las personas de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

    • Determinadas personas da acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo.

      La opción Permitir edición está activada de manera predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver sus archivos, anule la selección de la casilla. Cuando haya acabado, haga clic en Aplicar.

  5. Cuando tenga todo listo para enviar el vínculo, seleccione Enviar.

Si en el paso anterior pulsó el botón Enviar, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento. Un explorador web abrirá el documento en Word Online. Pueden trabajar en coautoría en Word Online inmediatamente haciendo clic en Editar documento> Editar en el explorador.

Si quieren usar una aplicación de Word en lugar de Word Online para trabajar en coautoría, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en Word. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Word que sea compatible con la coautoría. Word para Android, Word para iOS, Word Mobile y Word 2016 para suscriptores de Office 365 son las versiones compatibles actualmente con la coautoría.

Cuando otros usuarios abran el archivo mientras esté editando, trabajará con coautoría. Sabrá que está trabajando en coautoría cuando vea imágenes de las personas en la esquina superior derecha de la ventana de Word. (También puede ver sus iniciales o una I, lo que significa Invitado.)

  1. Abra y edite el documento en Word 2016.

  2. Si usa Word 2016 y aún no ha aceptado el permiso para que otras personas vean los cambios, elija para permitir el uso compartido automático.

    Se muestra el aviso Hay otras personas editando este documento del comando Compartir

  • Cuando los usuarios sigan el vínculo que envió, se abrirá el documento en su versión de Word o en Word Online. Si también están utilizando Word 2016 y han aceptado compartir los cambios de forma automática, verá su trabajo mientras lo realizan.

    Captura de pantalla que muestra que otras personas están editando este documento

  • Las marcas con colores le mostrarán exactamente en qué parte del documento está trabajando cada persona. Puede que vea selecciones de otras personas en colores diferentes. Esto ocurre si usan Word 2016 para suscriptores de Office 365 o Word Online. Si están usando otra versión no verá sus selecciones, pero sus cambios aparecerán a medida que trabajan.

    La marca muestra la ubicación de otro autor en el documento

  • Word le avisará cuando entre o salgan usuarios.

  • Puede chatear de forma instantánea con los usuarios que trabajen en el documento mediante Skype Empresarial. Se abrirá una ventana de chat para mantener una conversación instantánea. Elija el botón Skype Empresarial para iniciar un chat de grupo con todos los usuarios que trabajen en el documento.

    Chat de CollabCorner

  • Elija Comentarios en la cinta para realizar o ver comentarios. Además, puede responder a comentarios o resolverlos y después marcarlos como completados.

Nota: Si alguien que no participa en la coautoría en tiempo real está trabajando en el documento cuando está usted, verá que están en el documento, pero no verá los cambios hasta que guarden el documento.

El panel Actividad le permite ver la lista completa de los cambios realizados hasta el momento y acceder a las versiones anteriores. Seleccione Actividad Historial de versiones de Word para ver el panel.

historial de versiones

A continuación le indicamos el significado de las opciones de la lista Compartir los cambios de forma automática.

  • Siempre: si elige esta opción, otros usuarios que hayan aceptado compartir sus cambios podrán ver siempre los suyos.

  • Preguntarme: si nunca antes ha usado la coautoría en tiempo real, se le preguntará si desea compartir de forma automática los cambios al mismo tiempo que se producen. Elija para permitir siempre el uso compartido de forma automática cuando está trabajando con otros usuarios. Desactive la casilla No volver a preguntar si desea que se le pregunte la próxima vez que abra un documento en el que otro usuario comparte sus cambios.

  • Nunca: al seleccionar Nunca no participa en la coautoría en tiempo real en este y en todos los otros documentos. Solo usted podrá ver los cambios que realice hasta que guarde su documento en su ubicación en línea. Usted tampoco podrá ver los suyos mientras se producen. Sin embargo, podrá ver quién más tiene un documento abierto.

Nota: Cada opción afecta a Word, no solo al documento en el que esté trabajando. Para cambiar la configuración, vaya a Archivo > Opciones > General > Opciones de colaboración en tiempo real.

Consulte Editar simultáneamente un documento con otros autores para obtener información sobre la coautoría en Word para Mac

Mediante un explorador web, cargue o cree un documento nuevo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online. Tenga en cuenta que los sitios de SharePoint local (sitios que no están hospedados por Microsoft) no admiten la coautoría. Si no tiene claro cuál está usando, pregunte a la persona responsable del sitio o al departamento de TI.

  1. Si ha cargado el archivo, haga clic en el nombre de archivo para abrirlo. El documento se abrirá en una pestaña nueva en el explorador web.

  2. En el área de la esquina superior derecha, haga clic en Compartir >Compartir con otras personas.

  3. Escriba las direcciones de correo electrónico en el primer cuadro y sepárelas entre sí con un punto y coma. Asegúrese de seleccionar Puede editar o Los destinatarios pueden editar. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Compartir.

    Sugerencia: Si quiere enviar el vínculo por su cuenta, no haga clic en el botón Compartir. En su lugar, haga clic en Obtener un vínculo a la izquierda.

  4. Si hizo clic en el botón Compartir en el paso anterior, se enviará un correo electrónico a cada persona. El mensaje procederá de su dirección de correo electrónico. Usted también recibirá una copia del mensaje, para que sepa cómo es su apariencia. Si ha cargado el archivo, haga clic en el nombre de archivo para abrirlo. El documento se abrirá en una pestaña nueva en el explorador web.

Si hizo clic en el botón Compartir, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento. Se abrirá un explorador web y el documento se abrirá en Word Online. Si quieren usar una aplicación de Word para trabajar en coautoría, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en Word. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Word que sea compatible con la coautoría. Word para Android, Word para iOS, Word Mobile y Word 2016 para suscriptores de Office 365 son las versiones compatibles actualmente con la coautoría. Si no tienen una versión compatible, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en el explorador para editar el archivo.

Sabrá que está trabajando en coautoría con otro usuario si ve un mensaje en la esquina superior derecha que indica que esa persona está modificando. Si más de una persona edita, verá un mensaje que indica con cuántas personas está trabajando. Por ejemplo, "Hay 2 personas más aquí".

Sugerencias sobre coautoría: Si quiere saltar a la parte donde alguien está trabajando, haga clic en su nombre y, después, haga clic en la opción Editando.... Puede que vea selecciones de otras personas en colores diferentes. Esto ocurre si usan Word 2016 para suscriptores de Office 365 o si están usando Word Online. Si están usando otra versión no verá sus selecciones, pero sus cambios aparecerán a medida que trabajan. Si ve selecciones de otras personas en colores diferentes, aparecerán como azul, púrpura, etc. Sin embargo, la persona que está editando siempre verá sus selecciones en verde. Si olvida quién es quién, sitúe el cursor sobre la selección y se mostrará el nombre del contacto.

Para trabajar en coautoría en Word para Android, necesita asegurarse de que se configuran algunas cosas antes de empezar. Una vez hecho, solo se necesitan unos cuatro pasos para trabajar en coautoría con otras personas.

Nota: Esta característica solo está disponible si tiene una suscripción a Office 365. Si es un suscriptor de Office 365, asegúrese de que tiene instalada la versión más reciente de Office.

 Esto es lo que se requiere para la coautoría en Word en un dispositivo Android:

  • Necesita tener la última versión de E Word instalada, y deberá iniciar sesión en Word con una cuenta de Microsoft.
    Vaya a Archivo > Abrir y asegúrese de que su cuenta de Microsoft se muestra aquí. Si no es así, pulse Agregar un sitio para agregar la cuenta. Tenga en cuenta que, si tiene un teléfono o tableta que sea superior a 10,1 pulgadas, debe iniciar sesión con una cuenta de una suscripción a Office 365.

  • Archivos guardados en el formato de documento Word (docx).
    Si el archivo no está en este formato, ábralo en una versión de escritorio de Word (por ejemplo, Word 2016 o 2013). Después, pulse Archivo > Guardar como > Examinar > Guardar como tipo y cambie el formato.

  1. Cree o abra un archivo y, después, pulse Archivo > Guardar como.

  2. Compruebe la ubicación actual del archivo. Si OneDrive o SharePoint están seleccionados, entonces pulse el botón Volver y vaya al paso siguiente. Si no está seleccionado ninguno de ellos, entonces pulse OneDrive o SharePoint a la izquierda, dé un nombre al archivo y, después, pulse Guardar.

  1. En la esquina superior derecha, pulse Icono Compartir .

  2. Escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro Invitar a personas y sepárelas entre sí con un punto y coma. Mostrando Compartir por correo electrónico, escriba el correo electrónico y marque Puede editar

  3. Asegúrese también de seleccionar Puede editar.

  4. Cuando haya terminado, pulse el botón Compartir. Si pulsa este botón se enviarán mensajes de correo electrónico a los usuarios por usted.

    Sugerencia: Si quiere enviar el vínculo por su cuenta, no pulse en el botón Compartir. En su lugar, pulse Compartir como vínculo.

Si en el paso anterior pulsó el botón Compartir, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento. Un explorador web abrirá el documento en Word Online. Pueden trabajar en coautoría en Word inmediatamente haciendo clic en Editar documento > Editar en el explorador.

Si quieren usar una aplicación de Word en lugar de Word Online para trabajar en coautoría, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en Word. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Word que sea compatible con la coautoría. Word para Android, Word para iOS, Word Mobile y Word 2016 para suscriptores de Office 365 son las versiones compatibles actualmente con la coautoría.

Para ver quién está editando el documento a la vez que usted, pulse Compartir en la esquina superior derecha y luego pulse Administrar. Si hay otros usuarios trabajando en el archivo al mismo tiempo que usted, se mostrará su nombre. Si tienen una etiqueta de Editando, significa que están trabajando en el archivo.

En Word para Android, pulse Archivo > Historial. Después, pulse en una versión anterior y esta se abrirá. Si quiere restaurarlo a la versión actual, espere hasta que ya no haya ningún usuario trabajando en coautoría y, después, pulse Restaurar esta versión.

Para trabajar en coautoría en Word para iOS, necesita asegurarse de que se configuran algunas cosas antes de empezar. Una vez hecho, solo se necesitan unos cuatro pasos para trabajar en coautoría con otras personas.

Esto es lo que se requiere para la coautoría en Word en un dispositivo iPhone o iPad: 

Nota: Esta característica solo está disponible si tiene una suscripción a Office 365. Si es un suscriptor de Office 365, asegúrese de que tiene instalada la versión más reciente de Office.

  • Necesita tener la última versión de E Word instalada, y deberá iniciar sesión en Word con una cuenta de Microsoft.
    Cuando abra Word, pulse Abrir y asegúrese de que su cuenta de Microsoft se muestra aquí. Si no es así, pulse Agregar un sitio para agregar la cuenta. Tenga en cuenta que, si tiene un teléfono o tableta que sea superior a 10,1 pulgadas, debe iniciar sesión con una cuenta de una suscripción a Office 365.

  • Archivos guardados en el formato de documento Word (docx).
    Si el archivo no está en este formato, ábralo en una versión de escritorio de Word (por ejemplo, Word 2016 o 2013). Después, haga clic en Archivo > Guardar como > Examinar > Guardar como tipo y cambie el formato a .docx.

La coautoría requiere que se guarde un documento en OneDrive, OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de SharePoint Online. Tenga en cuenta que los sitios de SharePoint local (sitios que no están hospedados por Microsoft) no admiten la coautoría. Si no tiene claro cuál está usando, pregunte a la persona responsable del sitio o al departamento de TI.

  1. Cree o abra un archivo.

  2. Si ha creado un archivo, pulse Archivo Icono Archivo , luego en Nombrey, por último, dé un nombre al archivo. Después, elija una ubicación en OneDrive, OneDrive para la Empresa o en SharePoint Online a la izquierda y pulse Guardar.

  3. Si ha abierto un archivo existente, pulse Archivo Icono Archivo > Propiedades. Si la ruta de acceso de la ubicación contiene las palabras "OneDrive", "d.docs.live.net" o "SharePoint", entonces es probable que se haya guardado ya en una de estas ubicaciones. Si no tiene ninguna de esas palabras, pulse Archivo > Guardar una copia y guárdela en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online.

  1. Pulse Compartir Se muestran el icono de uso compartido en la esquina superior derecha.

  2. Si quiere enviar el vínculo al archivo usted mismo, pulse Copiar vínculo > Ver y editar. Después, pegue el vínculo en un mensaje de correo electrónico o una ventana de mensajería instantánea.

    Se muestran las opciones de uso compartido
  3. Si quiere que Word envíe el vínculo automáticamente en un mensaje de correo electrónico, pulse Invitar a personas. Después, escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro Invitar a personas y pulse retorno después de cada dirección. Asegúrese también de que Puede editar está activado. Por último, pulse Enviar.

    Mostrar la pantalla Invitar personas con permisos

Si en el paso anterior pulsó el botón Enviar, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento. Un explorador web abrirá el documento en Word Online. Pueden trabajar en coautoría en Word Online inmediatamente haciendo clic en Editar documento > Editar en el explorador.

Si quieren usar una aplicación de Word en lugar de Word Online para trabajar en coautoría, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en Word. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Word que sea compatible con la coautoría. Word para Android, Word para iOS, Word Mobile y Word 2016 para suscriptores de Office 365 son las versiones compatibles actualmente con la coautoría.

Cuando los otros usuarios abran el archivo mientras esté editando, estarán trabajando en coautoría. Las marcas coloreadas le mostrarán exactamente en qué lugar del documento está trabajando cada usuario. Puede que vea selecciones de otras personas en colores diferentes.

Para ver quién está editando el documento a la vez que usted, pulse Compartir Se muestran el icono de uso compartido en la esquina superior derecha y luego pulse Compartido con. Si hay otros usuarios trabajando en el archivo al mismo tiempo que usted, se mostrará su nombre. Si tienen una etiqueta de Editando..., significa que están trabajando en el archivo.

Si quiere restaurar el archivo a una versión anterior, espere hasta que ya no haya ningún usuario trabajando en coautoría. Después, pulse Archivo Se muestran el icono de uso compartido > Restaurar > Ver historial de versiones en línea. Se abrirá un explorador web con las versiones anteriores del archivo. Si usa OneDrive, pulse en una versión de la izquierda y, después, pulse Restaurar. Si usa OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, pulse en la fecha y hora de una versión, pulse la flecha abajo y, después, pulse Restaurar. Vuelva a Word para iOS y vuelva a abrir el archivo.

Para trabajar en coautoría en Word Mobile, necesita asegurarse de que se configuran algunas cosas antes de empezar. Una vez hecho, solo se necesitan unos cuatro pasos para trabajar en coautoría con otras personas.

Nota: Esta característica solo está disponible si tiene una suscripción a Office 365. Si es un suscriptor de Office 365, asegúrese de que tiene instalada la versión más reciente de Office.

Esto es lo que se requiere para la coautoría en Word Mobile:  

  • Necesita tener la última versión de E Word instalada, y deberá iniciar sesión en Word con una cuenta de Microsoft.
    Cuando abra Word, pulse Abrir y asegúrese de que su cuenta de Microsoft se muestra aquí. Si no es así, pulse Agregar un sitio para agregar la cuenta. Tenga en cuenta que, si tiene un teléfono o tableta que sea superior a 10,1 pulgadas, debe iniciar sesión con una cuenta de una suscripción a Office 365.

  • Archivos guardados en el formato de documento Word (docx).
    Si el archivo no está en este formato, ábralo en una versión de escritorio de Word (por ejemplo, Word 2016 o 2013). Después, haga clic en Archivo > Guardar como > Examinar > Guardar como tipo y cambie el formato a .docx.

La coautoría requiere que se guarde un documento en OneDrive, OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de SharePoint Online. Tenga en cuenta que los sitios de SharePoint local (sitios que no están hospedados por Microsoft) no admiten la coautoría. Si no tiene claro cuál está usando, pregunte a la persona responsable del sitio o al departamento de TI.

  1. Cree o abra un archivo.

  2. Si ha creado un archivo, pulse Archivo Icono Archivo , luego en Nombrey, por último, dé un nombre al archivo. Después, elija una ubicación en OneDrive, OneDrive para la Empresa o en SharePoint Online a la izquierda y pulse Guardar.

  3. Si ha abierto un archivo existente, pulse Archivo Icono Archivo > Propiedades. Si la ruta de acceso de la ubicación contiene las palabras "OneDrive", "d.docs.live.net" o "SharePoint", entonces es probable que se haya guardado ya en una de estas ubicaciones. Si no tiene ninguna de esas palabras, pulse Archivo > Guardar una copia y guárdela en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online.

  1. Pulse Compartir Se muestran el icono de uso compartido en la esquina superior derecha.

  2. Si quiere enviar el vínculo al archivo usted mismo, pulse Copiar vínculo > Ver y editar. Después, pegue el vínculo en un mensaje de correo electrónico o una ventana de mensajería instantánea.

    Se muestran las opciones de uso compartido
  3. Si quiere que Word envíe el vínculo automáticamente en un mensaje de correo electrónico, pulse Invitar a personas. Después, escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro Invitar a personas y pulse retorno después de cada dirección. Asegúrese también de que Puede editar está activado. Por último, pulse Enviar.

    Mostrar la pantalla Invitar personas con permisos

Si en el paso anterior pulsó el botón Enviar, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento. Un explorador web abrirá el documento en Word Online. Pueden trabajar en coautoría en Word Online inmediatamente haciendo clic en Editar documento > Editar en el explorador.

Si quieren usar una aplicación de Word en lugar de Word Online para trabajar en coautoría, pueden hacer clic en Editar documento > Editar en Word. Pero necesitarán una versión de la aplicación de Word que sea compatible con la coautoría. Word para Android, Word para iOS, Word Mobile y Word 2016 para suscriptores de Office 365 son las versiones compatibles actualmente con la coautoría.

Cuando los otros usuarios abran el archivo mientras esté editando, estarán trabajando en coautoría. Las marcas coloreadas le mostrarán exactamente en qué lugar del documento está trabajando cada usuario. Puede que vea selecciones de otras personas en colores diferentes.

Para ver quién está editando el documento a la vez que usted, pulse Compartir Se muestran el icono de uso compartido en la esquina superior derecha y luego pulse Compartido con. Si hay otros usuarios trabajando en el archivo al mismo tiempo que usted, se mostrará su nombre. Si tienen una etiqueta de Editando..., significa que están trabajando en el archivo.

En Word Mobile, si desea restaurar el archivo a una versión anterior, pulse Archivo >Historial, seleccione una versión y se abrirá. Si quiere restaurarlo a la versión actual, espere hasta que ya no haya ningún usuario trabajando en coautoría y, después, pulse Restaurar esta versión.

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