Ciclo de vida de una plantilla de formulario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este artículo es para los diseñadores de plantillas de formulario que quieren una descripción de alto nivel del proceso de diseño de formularios en Microsoft Office InfoPath. Describe las diferentes fases de crear e implementar una plantilla de formulario y se proporcionan vínculos a más información sobre las tareas clave. Aunque puede experimentar y funcionan de la manera más conveniente, después de este procedimiento recomendado proceso de diseño le ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo a largo plazo.

En este artículo

Fase 1: Planear

Fase 2: Diseñar

Fase 3: Implementar

Fase 4: Mantener

Fase 5: Archivar

Fase 1: Planear

Cuánto tiempo dedica a planear depende de la complejidad de la plantilla de formulario, la función de su organización y, en los procesos y los requisitos de su organización.

Si solo se utilizará la plantilla de formulario por los miembros de su equipo inmediato, la fase de planificación puede ser muy informal. Si la plantilla de formulario es más compleja, la fase de planificación probablemente será un proceso más formal e implicado y deba consultar con varios participantes. Por ejemplo, si la plantilla de formulario va ser una parte de un sistema empresarial más grande, toda la organización, como un recurso de reporting o enterprise de gastos diseño de sistema, probablemente necesitará crear formal planificación documentos, como especificaciones funcionales.

En cualquier caso, antes de comenzar a diseñar la plantilla de formulario, debe considerar lo siguiente:

  • Objetivos de los usuarios    ¿Qué necesitan realizar los usuarios con la plantilla de formulario? ¿Qué escenarios tiene que admitir? ¿Cómo medirá el grado de cumplimiento con los objetivos de los usuarios?

  • Consideraciones de compatibilidad    ¿La plantilla de formulario tiene que ser accesible a usuarios que están fuera de la organización, ya sea ahora o en el futuro? Por ejemplo, ¿desea que la plantilla de formulario esté disponible en el sitio Web externo de la organización, para aquellos clientes que no tengan instalado InfoPath en su equipo? Si es así, puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador en lugar de una plantilla de formulario estándar sólo para InfoPath. ¿Algunos usuarios de la organización deben rellenar el formulario en InfoPath 2003? Si es así, es posible que desee diseñar una plantilla de formulario compatible con versiones anteriores. ¿Desea que los usuarios puedan rellenar formularios cuando no estén en la oficina o estén sin conexión? Si es así, puede agregar características a la plantilla de formulario que les permita trabajar eficazmente en modo sin conexión.

  • Formularios de usuarios existentes    ¿Utiliza actualmente documentos de Microsoft Office Word o libros de Microsoft Office Excel para recopilar datos de usuarios? Si es así, puede convertir fácilmente dichos archivos en plantillas de formulario de InfoPath. ¿Tiene plantillas de formulario de InfoPath 2003 existentes? Si es así, puede que desee que dichas plantillas sean compatibles con versiones anteriores o actualizarlas a formato de Office InfoPath 2007.

  • Requisitos de integración    ¿Con qué otros productos o tecnologías trabajarán la plantilla de formulario? Por ejemplo, es posible que tenga que almacenar los datos en la plantilla de formulario de una base de datos de Microsoft SQL Server, o puede decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio Web para que pueda enviar los datos a una base de datos que no sea directamente compatible con InfoPath.

  • Requisitos de la interfaz de usuario    ¿Tiene que cumplir las directrices de marca corporativas? ¿A qué desea que se parezca la plantilla de formulario? ¿Qué tipo de controles usará y cómo los organizará?

  • Requisitos del proceso    ¿Será la plantilla de formulario parte de un proceso empresarial más grande, por ejemplo, el proceso de aprobación de un informe de gastos? Si es así, ¿qué tipo de vistas necesita, y cómo implementará las reglas que determinan cómo los datos se mueve a través de la organización y es procesados por diferentes personas y sistemas de empresa? ¿Se sacar partido de las características de flujo de trabajo en otros programas, como Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? ¿La plantilla de formulario requerirá código administrado o secuencia de comandos? Si es así, ¿va a utilizar los desarrolladores internos o se asignará este trabajo?

  • Requisitos del almacenamiento de datos    ¿Qué desea hacer con los datos de los formularios de usuarios? Por ejemplo, si los usuarios tienen que poder enviar y recibir rápidamente los datos del formulario y no necesita reutilizar los datos, es posible que desee usar mensajes de correo electrónico para almacenar los datos. Si los usuarios deben poder tener acceso y compartir los datos del formulario, es posible que desee almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas de un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios deben tener acceso a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como aplicaciones de contabilidad o de creación de informes de gastos, es posible que desee almacenar los datos en bases de datos corporativas. Esto se suele llevar a cabo conectando la plantilla de formulario a un servicio Web, que sirve como intermediario entre la plantilla y la base de datos o servicio empresarial.

  • Requisitos de seguridad    ¿Qué tipo de retos de seguridad y vulnerabilidad enfrenta? ¿Necesita la plantilla de formulario esté instalado en equipos de los usuarios o los usuarios acceso desde un recurso de red? ¿Desea que los usuarios firmen digitalmente los formularios o ciertos conjuntos de datos en los formularios? ¿Se conectará la plantilla de formulario directamente a una base de datos o usará los archivos de conexión de datos en las bibliotecas de conexiones de datos, que normalmente están administradas por un administrador?

  • Requisitos de prueba    ¿Qué proceso utilizará para comprobar el aspecto y el comportamiento de su plantilla de formulario? ¿Necesita crear un plan formal de comprobación?

  • Requisitos de implementación    ¿Cómo piensa compartir la plantilla de formulario con otras personas? ¿Publicará la plantilla de formulario? Si planea publicarla en un servidor que está ejecutando InfoPath Forms Services, ¿desea publicarla en una biblioteca o como un tipo de contenido del sitio? ¿Cómo notificará a los usuarios de la disponibilidad de la plantilla de formulario? ¿Cuál es su plan para publicar nuevas versiones de plantillas de formulario?

  • Requisitos de mantenimiento    ¿Desea archivar plantillas de formulario, formularios de usuario o ambos? ¿Durante cuánto tiempo necesita mantener los datos? ¿Qué tipo de directivas de archivado y de retención de datos se requieren en la organización?

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Fase 2: Diseñar

Una vez completada la fase de planificación, puede empezar el proceso de diseño. Le recomendamos que siga el orden de las tareas que se muestran a continuación al diseñar la plantilla de formulario. Sin embargo, puede cambiar el orden si es necesario. Por ejemplo, es posible que prefiera definir la validación de datos, formato condicional y reglas para los controles como agregar esos controles a la plantilla de formulario, en lugar de hacerlo más adelante en el proceso de diseño.

Paso 1: Cree la plantilla de formulario

Paso 2: Cree o especifique el origen de datos principal

Paso 3: Defina el diseño

Paso 4: Agregue controles

Paso 5: Agregue conexiones de datos

Paso 6: Agregue validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial

Paso 7: Cree vistas personalizadas

Paso 8: Habilite el comportamiento de envío

Paso 9: Habilite las características de seguridad

Paso 10: Pruebe el aspecto y el comportamiento

Paso 1: Cree la plantilla de formulario

Cuando crea la plantilla de formulario, es posible que tenga que importar un formulario existente, como un documento de Word o un libro de Excel, en InfoPath o bien especificar una configuración de compatibilidad para la plantilla de formulario para que los formularios resultantes se puedan rellenar en InfoPath 2003 o en un explorador Web. La mayoría de estas funciones están disponibles en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario. Por ejemplo, si desea diseñar una plantilla de formulario que se pueda abrir o rellenar en Microsoft Office InfoPath o en un explorador, puede activar la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario.

Los recursos siguientes proporcionan detalles adicionales sobre el proceso de creación de una plantilla de formulario.

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Introducción a InfoPath Forms Services

Obtenga información sobre la tecnología de servidor que le permite crear una plantilla de formulario que se puede abrir y rellenar en un explorador.

Introducción a las plantillas de formulario compatibles con el explorador

Obtener información acerca de las plantillas de formulario compatibles con el explorador, que se pueden abrir o rellenar en InfoPath, en un explorador o en un dispositivo móvil. Las plantillas de formulario compatibles con el explorador se pueden habilitar para su uso en un explorador cuando se publican en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, ya sea por el usuario o por un administrador del conjunto de servidores para el servidor.

Especificar la configuración de compatibilidad para una plantilla de formulario

Elegir una configuración de compatibilidad para una plantilla de formulario o cambiar la configuración de compatibilidad existente. Esta configuración determina qué características de InfoPath y controles están disponibles al diseñar la plantilla de formulario. Por ejemplo, si selecciona la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el panel de tareas de Diseño de una plantilla de formulario, InfoPath oculta o deshabilita los controles y características que no funcionan en las plantillas de formulario habilitadas para el explorador.

Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario desde un libro de Microsoft Office Excel existente.

Convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario de un documento de Microsoft Office Word existente.

Paso 2: Cree o especifique el origen de datos principal

Todas las plantillas de formulario están basadas en un origen de datos, que almacena los datos recopilados de un formulario. Este origen de datos puede ser una base de datos corporativa, un servicio Web o un archivo XML existente que se usa en toda la organización para normalizar los datos, como un archivo de esquema XML (.xsd). Si no tiene un origen de datos existente, InfoPath puede crear uno por usted cuando agrega controles a la plantilla de formulario.

Puede ver una representación del origen de datos para la plantilla de formulario en el panel de tareas Origen de datos:

Elemento del panel de tareas Origen de datos

Cuando crea por primera vez la plantilla de formulario, debe decidir cuál de los siguientes métodos va a utilizar:

  • InfoPath le permiten crear origen de datos    Si crea una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos para usted, como agregar controles a la plantilla de formulario. Esto puede ser útil si está diseñando una plantilla de formulario que se usará informal los miembros de un equipo pequeño, cuando no tiene acceso a un origen de datos existente en su organización, o cuando no es necesario almacenar los datos que recopila fuera del formulario. Esto también puede ser útil cuando comparte formularios en una biblioteca de SharePoint o en un mensaje de correo electrónico Microsoft Office Outlook 2007 y desea mostrar información del formulario en columnas en la biblioteca o en una carpeta de Formularios de InfoPath en lugar de almacenar en una base de datos o en otra ubicación externa.

  • Usar un origen de datos existente    Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o servicio Web, InfoPath establece una principal conexión de datos a ese origen de datos. Puede haber sólo una conexión de datos principal en una plantilla de formulario. Más adelante en el proceso de diseño, puede crear conexiones de datos a orígenes de datos secundarios para rellenar los cuadros de lista con datos externos o para enviar datos del formulario a más de un origen de datos. Para obtener más información acerca de los orígenes de datos secundarios, consulte "paso 5: agregar conexiones de datos" más adelante en este artículo.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que le pueden ayudar a determinar qué tipo de origen de datos usar y si debería agregar conexiones de datos adicionales a la plantilla de formulario.

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Introducción a los orígenes de datos

Obtener información acerca de los orígenes de datos con los que puede trabajar InfoPath, y cómo están representados en el panel de tareas Origen de datos.

Introducción a las conexiones de datos

Obtener información sobre conexiones de datos que son vínculos dinámicos entre un formulario y un origen de datos que almacena o proporciona datos de dicho formulario.

Diseñar una plantilla de formulario usando la configuración de una biblioteca de conexiones de datos

Base el diseño de la plantilla de formulario en un archivo de conexión de datos común, almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre una conexión al origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Paso 3: Defina el diseño

La mayoría de las plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño, que es un marco para organizar y disponer el contenido del formulario, incluyendo controles, secciones de un formulario, logotipos y otros tipos de imágenes.

Puede encontrar tablas de diseño previamente diseñadas en el panel de tareas Diseño:

Parte del panel de tareas Diseño

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las opciones de diseño visual para la plantilla de formulario.

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Introducción al diseño de una plantilla de formulario

Obtener más información acerca las tablas de diseño, que le ayudarán a alinear los elementos en una plantilla de formulario y sobre los controles que se usan con fines de diseño.

Aplicar una combinación de colores

Obtenga información sobre cómo aplicar automáticamente colores coordinados a determinados elementos en la plantilla de formulario.

Insertar y colocar una imagen

Obtener más información acerca de insertar una imagen, como un logotipo corporativo o una cabecera, a la plantilla de formulario.

Paso 4: Agregue controles

Controles de permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden utilizar para mostrar datos de orígenes de datos existentes, como bases de datos o servicios Web. Después de crear el diseño de la plantilla de formulario, puede insertar cualquier control que necesite en la plantilla de formulario. El panel de tareas controles proporciona acceso a todos los controles que están disponibles en InfoPath, incluyendo controles personalizados que se han agregado al panel de tareas, como controles ActiveX o elementos de plantilla.

Elemento del panel de tareas Controles

Puede agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista Insertar controles o arrastrándolo del panel de tareas al área de trabajo de la plantilla de formulario. Dependiendo del tipo de controles que agregue en la plantilla de formulario, los usuarios que rellenan el formulario pueden escribir texto en los campos de texto, ver datos en controles extensibles, realizar selecciones con botones de opción y casillas de verificación, seleccionar entradas en listas y hacer clic en botones de comandos para ejecutar comandos. Los datos introducidos por el usuario en un control se almacenan en el origen de datos del formulario.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales acerca del uso de controles en InfoPath.

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Introducción a los controles

Obtener más información sobre los diferentes tipos de controles disponibles en InfoPath.

Diseñar un elemento de plantilla para volverlo a utilizar en varias plantillas de formulario

Obtener información acerca de cómo insertar y actualizar elementos de plantilla. Los elementos de plantilla le ayudan a conseguir un diseño coherente en una colección de plantillas de formulario. Por ejemplo, puede crear elementos de plantilla para secciones de firma. Además de volver a utilizar controles y diseño, puede volver a utilizar reglas, formato condicional y validación de datos.

Paso 5: Agregue conexiones de datos

Todas las plantillas de formulario tienen un origen de datos principal. Si diseña una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, como una base de datos o servicio Web, InfoPath crea el origen de datos principal basado en dicho origen de datos externo. Además, si diseña una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos principal cuando se agregan controles a la plantilla de formularios.

Al diseñar la plantilla de formulario, también puede agregar conexiones de datos a uno o varios orígenes de datos secundarios. Un origen de datos secundario es un archivo de datos XML, base de datos o servicio Web que utiliza un formulario para las entradas en un cuadro de lista o para acciones de secuencias de comandos. Esto le permite rellenar cuadros de lista y otros controles con datos externos a la plantilla de formulario, como los datos que se encuentra en una base de datos de SQL Server o una lista de SharePoint. También puede agregar conexiones de datos a orígenes de datos secundarios cuando necesite que los usuarios enviar datos a más de un origen de datos externo.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las conexiones de datos secundarios y qué son usan en InfoPath.

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Introducción a las conexiones de datos

Obtener información sobre qué es la conexión de datos y cómo usar una para recuperar y enviar datos desde una base de datos, servicio Web o cualquier otro origen de datos. Por ejemplo, si los proyectos del equipo se muestran en un sitio de SharePoint, puede crear una conexión de datos a dicha lista para que los nombres de los proyectos aparezcan dentro de un control de cuadro de lista en el formulario.

Agregar una conexión de datos a una biblioteca de documentos o lista de SharePoint

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que puede consultar los datos desde una lista o biblioteca, o enviar datos a una biblioteca en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services.

Agregar una conexión a una base de datos de Microsoft SQL Server

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulte una base de datos de SQL Server.

Agregar una conexión de datos a un servicio Web

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que pueda consultar o enviar datos a un servicio Web.

Agregar una conexión de datos usando la configuración de una biblioteca de conexiones

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario usando un archivo de conexión de datos almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre las conexiones a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Usar valores de un servicio Web para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado

Rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos secundaria a un servicio Web.

Usar valores de una base de datos SQL Server para rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado

Rellenar un cuadro de lista, un cuadro de lista desplegable o un cuadro combinado con datos de una conexión de datos de consulta a una base de datos de Microsoft SQL Server.

Configurar una conexión de datos secundaria para su uso sin conexión

Configurar la plantilla de formulario para que los formularios basados en la plantilla de formulario puedan almacenar datos en la memoria caché desde una conexión de datos secundaria cuando los usuarios rellenan el formulario. Esto resulta útil cuando los usuarios no tienen conectividad de red o cuando el origen de datos externo del formulario no está disponible. En estos casos, InfoPath muestra los datos en caché en el formulario y éste continúa trabajando de la forma esperada por el usuario.

Paso 6: Agregue validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial

Es importante reducir los costos y aumentar la eficacia de su empresa siempre que sea posible. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para ayudar a evitar errores de entrada de datos costosas y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Al usar características de InfoPath como validación de datos, formato condicional y reglas, puede definir condiciones y acciones que realizan automáticamente las tareas que se basan en eventos, como abrir o cerrar un formulario, o en los valores que se introducen en la plantilla de formulario.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que ilustran la variedad de características de lógica empresarial de InfoPath.

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Agregar, cambiar o quitar validación de datos

Detectar automáticamente errores cuando el usuario rellena el formulario. Al agregar validación de datos a los controles en la plantilla de formulario, garantiza que los datos que recopila son exactos y coherentes y que cumplen con los estándares utilizados por la compañía.

Aplicar formato condicional a una plantilla de formulario

Ocultar o aplicar formato a un control, basado en las condiciones que tienen lugar en el formulario. Puede usar el formato condicional para aplicar automáticamente a los controles negritas, subrayados, cursivas, tachados, color de fuente o color de fondo. También puede usar el formato condicional para determinar si un control está visible en el formulario cuando los usuarios lo rellenan, si el control está deshabilitado o si se va a habilitar a los usuarios para que agreguen o quiten determinados controles, como secciones opcionales.

Agregar una regla

Agregar reglas que muestran un cuadro de diálogo, establecen un valor de campo, consultan o envían a una conexión de datos, cambian vistas o abren o cierra un formulario en respuesta a determinados eventos y condiciones que tienen lugar en el formulario.

Agregar una fórmula a un control

Agregar fórmulas que calculan datos, muestran fechas y horas específicas en un control o muestran los valores que especifican los usuarios en un control de otro control.

Ver la lógica empresarial en una plantilla de formulario

Use el cuadro de diálogo Inspector de lógica para revisar toda la configuración de validación de datos, valores predeterminados calculados, reglas y características de programación asociadas a la plantilla de formulario. Esto le ayuda a evitar el lento proceso de abrir cada control individualmente para revisar la configuración.

Las características de la lógica empresarial de InfoPath son todo lo que necesita para la mayoría de plantillas de formulario. Sin embargo, si la plantilla de formulario requiere características adicionales que no están disponibles en InfoPath, puede usar código para crear características personalizadas. Si desea escribir secuencias de comandos, puede usar Microsoft Script Editor (MSE) para crear, editar y depurar código de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) o de Microsoft JScript. Si desea escribir código administrado, puede usar Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) para crear, editar y depurar código de Visual Basic o Visual C#. Además, si tiene Microsoft Visual Studio 2005, puede integrar características de modo de diseño de InfoPath en el entorno de desarrollo de Visual Studio 2005 descargando e instalando Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System en el equipo. A continuación, puede abrir Visual Studio 2005, cree un proyecto de plantilla de formulario de InfoPath y usar características de modo de diseño para diseñar la plantilla de formulario. Para obtener información sobre la descarga de Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System, consulte el Portal de programadores de InfoPath en el sitio Web de Microsoft Developer Network (MSDN).

Paso 7: Cree vistas personalizadas

Cada plantilla de formulario de InfoPath tiene una vista predeterminada, que se muestra cuándo el usuario abre por primera vez un formulario basado en su plantilla.

Puede usar el panel de tareas Vistas para diseñar vistas adicionales en la plantilla de formulario:

Elemento del panel de tareas Vistas

Cuando diseña una nueva vista, normalmente se repita el proceso de diseñar el formulario, agregar controles a ella y agregar validación de datos u otras características.

Mediante la creación de vistas diferentes de la plantilla de formulario, permitir a los usuarios ver los datos en el formulario de diferentes formas. Esto evita tenga que diseñar varias plantillas de formulario para el mismo proceso empresarial. Por ejemplo, en una plantilla de formulario que se usa para el procesamiento de reclamaciones de seguros, puede crear una vista para tomadores, una segunda vista para los agentes de seguros y una tercera vista para asesores de seguros. Cada una de estas vistas está personalizada para acomodar al tipo de usuario que está escribiendo datos en él. También puede diseñar vistas de impresión personalizadas que se usan únicamente para los propósitos de impresión del formulario.

Las vistas deben ser sencillas y relativamente claro. Sin embargo, si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, deberá crear Ayuda en la vista. Por ejemplo, puede crear una vista de ayuda dedicada para la plantilla de formulario y, a continuación, agregue un botón a la vista predeterminada que los usuarios pueden hacer clic para tener acceso a la vista de ayuda.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las vistas.

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Agregar o eliminar una vista

Obtenga información sobre cómo agregar, administrar y eliminar las vistas.

Crear una vista sólo para InfoPath de una plantilla de formulario compatible con el explorador

Obtener información acerca de la creación de dos vistas de una plantilla de formulario compatible con el explorador para dos tipos de usuario. Una vista puede ser para aquellos usuarios que abren la plantilla de formulario en un explorador Web. La otra vista la usarán exclusivamente aquellos usuarios que tengan InfoPath instalado en el equipo. Esta vista exclusiva para InfoPath nunca se mostrará en un explorador Web. Por tanto, puede usar características de InfoPath en esta vista que no sean compatibles con las plantillas de formulario compatibles con el explorador, como funciones de usuario o controles maestro/detalles.

Diseñar una vista optimizada para impresión

Obtener información sobre el diseño de una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas para impresión.

Agregar texto de Ayuda personalizado a una plantilla de formulario

Obtener información acerca de cómo diseñar una vista de Ayuda para la plantilla de formulario y otras técnicas para mostrar texto informativo personalizado a los usuarios.

Paso 8: Habilite el comportamiento de envío

Cuando diseña plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, dichos datos no suelen permanecer en los formularios que rellenan los usuarios. Por el contrario, los datos del formulario se desplazan del formulario a la siguiente etapa del proceso empresarial — por lo general a un origen de datos externo como una base de datos o servicio Web. Por ejemplo, un empleado puede usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, a continuación, enviarlo a un servicio Web donde se puede procesar el formulario.

La especificación de a dónde se desean enviar los datos en la plantilla de formulario puede aumentar la exactitud y eficacia de los procesos empresariales, porque le permite ejercer más control sobre dichos procesos. Antes que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath se asegura que los datos de los formularios son válidos y permite a los usuarios corregir los datos no válidos. Esta características garantiza que sólo se envían datos válidos al origen de datos externo.

Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario para que los datos del formulario se envíen a una ubicación de su elección.

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Introducción a las plantillas de formulario personalizadas usando código de programación

Obtener información acerca del envío de datos del formulario a una ubicación específica, como una base de datos o servicio Web.

Enviar los datos del formulario a varias ubicaciones

Diseñar conexiones de datos secundarias y reglas que envían datos del formulario a varias ubicaciones cuando los usuarios hacen clic en el botón Enviar del formulario.

Paso 9: Habilite las características de seguridad

Debe usar las directivas de seguridad existentes de la organización como base para cualquier opción que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y sus formularios relacionados.

Si está creando plantillas de formulario compatibles con el explorador, tenga en cuenta que varios factores pueden afectar a la seguridad de la información almacenada en los servidores en los que se ejecuta InfoPath Forms Services. Algunos los controla el usuario pero otros están controlados por el administrador, que es la persona que configura y administra las cuentas de usuario, asigna permisos y ayuda a los usuarios en caso de problemas con la red o acceso al servidor. Debe coordinarse con el administrador para establecer las opciones apropiadas para la plantilla de formulario.

Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario teniendo presente la seguridad.

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Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario

Obtener información sobre algunas de las prácticas recomendadas para proteger los formularios y plantillas de formulario, así como consideraciones sobre seguridad del servidor.

Niveles de seguridad de formularios InfoPath

Obtener información sobre los tres niveles de seguridad para los formularios: Restringido, Dominio y Plena confianza. Los niveles de seguridad determinan si un formulario puede tener acceso a los datos en otros dominios, o tener acceso a archivos y configuración del equipo del usuario.

Establecer el nivel de seguridad requerido de una plantilla de formulario

Reemplazar la configuración de seguridad predeterminada, que selecciona automáticamente InfoPath en función de las características de la plantilla de formulario.

Introducción a las firmas digitales

Obtener información sobre las firmas digitales en InfoPath así como sobre consideraciones sobre usarlas en plantillas de formulario habilitadas para exploradores. La firma de un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que ha rellenado el formulario y garantiza que el contenido del formulario no se ha modificado.

Paso 10: Pruebe el aspecto y el comportamiento

Su plan de pruebas depende de la complejidad de la plantilla de formulario y de las directivas existentes dentro de su organización para implementar plantillas de formulario. Su plan de pruebas puede ser tan sencillo como obtener una vista previa de la plantilla de formulario para probar el comportamiento y la apariencia de los formularios basados en la plantilla de formulario. Al implementar una plantilla de formulario a mayor escala, pueden ser necesario realizar pruebas más profundo, formal. Por ejemplo, que desea realizar pruebas de facilidad de uso o programar implementaciones piloto con una muestra de usuarios.

Normalmente, la prueba más básica implica la vista previa de la plantilla de formulario en la ventana de vista previa en InfoPath. La ventana Vista previa le permite ver su formulario como se mostrará a los usuarios y escribir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. También puede probar la funcionalidad de los controles en el formulario. Por ejemplo, puede introducir datos en los controles para asegurarse de que la validación de datos, fórmulas, reglas y conexiones de datos funcionan según lo esperado. En la ventana de vista previa, también debe asegurarse de que la plantilla de formulario está libre de errores tipográficos e incoherencias editoriales y compruebe que se ve bien desde una perspectiva visual.

Sugerencia: También puede usar la ventana Vista previa para una prueba sencilla y repetitiva de los controles y del comportamiento del formulario al diseñar la plantilla de formulario.

Aunque puede realizar gran parte de la prueba usted mismo, antes de publicar y distribuir la plantilla de formulario, debería probarlo con los usuarios para asegurarse de que cumple sus expectativas. Lo ideal es que, se publicar una plantilla de formulario piloto y distribuirla a una pequeña muestra de los usuarios. De esta forma, puede solicitar comentarios de los usuarios reales sobre el uso de la plantilla de formulario general. A continuación, puede realizar los cambios necesarios antes de publicar la plantilla de formulario para una audiencia más amplia.

El recurso siguiente explica cómo se utiliza el panel de tareas Verificador de diseño para probar la plantilla de formulario.

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Introducción al panel de tareas Verificador de diseño

Obtener información sobre el panel de tareas Verificador de diseño y cómo puede usarlo para probar la funcionalidad de la plantilla de formulario.

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Fase 3: Implementar

El proceso de implementar una plantilla de formulario implica la publicación de la plantilla, habilitándola para su uso en el Web (sólo para plantillas de formulario compatibles con el explorador) y poniendo en conocimiento de los usuarios la disponibilidad de la plantilla. Si piensa instalar la plantilla de formulario propia en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también puede implicar la creación de un archivo de instalación. Puede publicar las plantillas de formulario en varias ubicaciones, incluyendo listas de distribución de correo electrónico y servidores en los que se ejecuta InfoPath Forms Services o Windows SharePoint Services.

Si está planeando publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. En muchos casos puede realizar este paso durante el proceso de publicación activando una casilla de verificación en el Asistente para publicación. Sin embargo, si la plantilla de formulario incluye ciertas características, como código administrado, no podrá habilitar para el explorador la misma plantilla. En su lugar, debe guardar la plantilla en una ubicación compartida y, a continuación, poner en conocimiento del administrador del conjunto de servidores que está disponible para revisión. El administrador del conjunto de servidores puede entonces comprobar que la plantilla de formulario está libre de errores y advertencias, cargarla en una ubicación del conjunto de servidores Web y activarla después en una colección de sitios en el servidor.

Los siguientes recursos describen el proceso de publicación y lo que implica.

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Introducción a la publicación de una plantilla de formulario

Determinar cómo y dónde publicar la plantilla de formulario.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services

Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador que se pueda rellenar en InfoPath o en la Web. Lea este artículo, también puede determinar si se puede habilitar para el explorador una plantilla de formulario, o si necesita un administrador de granja de servidores para realizar este paso.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. También puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, que le permite asignar varias plantillas de formulario a una única biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios.

Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico

Distribuir la plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico a los usuarios. Asistente para la publicación crea un mensaje de correo electrónico que incluye una copia de la plantilla de formulario y el formulario que se basa en la plantilla de formulario. Cuando los usuarios abran el mensaje de correo electrónico, puede rellenar el formulario directamente en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Usar el Asistente para publicación para crear archivos de instalación, para que pueda instalar plantillas de formulario de plena confianza en los equipos de los usuarios. El formulario sólo puede ejecutarse con plena confianza si su plantilla asociada está firmada digitalmente con un certificado raíz de confianza o si la plantilla de formulario está instalada en el equipo del usuario usando un programa de instalación como Microsoft Windows Installer (archivo .msi).

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Fase 4: Mantener

Mantenimiento de una plantilla de formulario implica la actualización de la plantilla de formulario cuando sea necesario y publicar nuevas versiones. También es una buena idea solicitar periódicamente los comentarios de los usuarios sobre el uso de su diseño. ¿La plantilla de formulario sigue cumpliendo sus necesidades o han cambiado esas necesidades?

Cuando publica una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar tanto la plantilla (archivo .xsn) como cualquier formulario existente (archivos .xml) basados en dicha plantilla de formulario. Cuando los usuarios abren un formulario existente, descargan automáticamente la última copia de la plantilla de formulario, y sus datos del formulario se descargan para que coincidan con dicha versión. De manera predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión más antigua de la plantilla de formulario con la última versión. Puede elegir el método de actualización que prefiera para actualizar los formularios de usuario existentes.

Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services y necesita cargar una nueva versión de una plantilla de formulario aprobada por administrador, puede determinar cómo tendrá lugar la transición entre la versión existente y la actualizada. Por ejemplo, puede optar por reemplazar la plantilla de formulario por la última versión sin causar pérdida de datos para los usuarios que actualmente están rellenando el formulario en un explorador. Además, si tiene una razón imperiosa, como una revisión de seguridad, puede optar por sobrescribir inmediatamente la plantilla de formulario.

Si necesita actualizar un elemento de plantilla existente, abrirlo, realice los cambios necesarios, guarda el elemento de plantilla y, a continuación, redistribuir a diseñadores. Después de que los diseñadores de formularios agregar la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas controles, puede usarlo en sus plantillas de formulario. Si abre una plantilla de formulario que contiene una versión anterior del elemento de plantilla, InfoPath les pedirá que actualicen dicho elemento con la última versión.

Los siguientes recursos describen detalladamente cómo modificar y actualizar plantillas de formulario y elementos de plantilla.

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Introducción a la actualización de plantillas de formulario existentes

Descubra cómo InfoPath actualiza una plantilla de formulario y los formularios de usuario correspondiente. Obtenga información sobre consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador y sobre técnicas para evitar la pérdida de datos en formularios existentes.

Modificar una plantilla de formulario publicada

Obtener más información sobre cómo realizar cambios en una plantilla de formulario publicada, modificar una copia de trabajo de la plantilla y volver a publicar la copia de trabajo en la ubicación de publicación original.

Mover una plantilla de formulario publicada a una nueva biblioteca de documentos

Mover eficazmente una plantilla de formulario y formularios existentes de una biblioteca a otra. Por ejemplo, después de implementar la plantilla de formulario es posible que tenga que mover la plantilla de formulario a un servidor con más capacidad para que más usuarios puedan rellenar formularios al mismo tiempo.

Modificar o quitar una conexión de datos

Modificar o quitar conexiones de datos de la plantilla de formulario. Tendrá que hacerlo si cambian los orígenes de datos externos de la plantilla de formulario.

Agregar, quitar o actualizar archivos de recursos en una plantilla de formulario

Administrar archivos que se agregan a una plantilla de formulario para admitir la funcionalidad de sus formularios asociados. Por ejemplo, es posible que necesite agregar un archivo HTML que se use para mostrar información en un panel de tareas personalizado o modificar un archivo XML que se use para mostrar elementos en una lista.

Cambiar un elemento de plantilla existente

Modificar el diseño de un elemento de plantilla existente.

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Fase 5: Archivar

Las organizaciones con frecuencia archivan plantillas de formulario como el último paso del ciclo de vida del diseño de formularios. Si ya no va a necesitar una plantilla de formulario determinada, es posible que desee retirarla de su uso y conservar una copia digital de la plantilla en sus registros. Además, puede desear conservar los datos recopilados en formularios basados en dicha plantilla de formulario.

Muchas organizaciones siguen directrices estrictas en relación con el almacenamiento y conservación a largo plazo de los datos en los archivos. Por ejemplo, una organización puede requerir conservar los registros de transacciones de clientes en un archivo durante un número determinado de años. Las directrices de archivado en la organización pueden estar dirigidas por directivas internas, conformidad normativa, o ambas.

Archivar la plantilla de formulario.

Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta InfoPath Forms Services, puede retirar las plantillas de formulario habilitadas para explorador cuando están obsoletas. Por ejemplo, puede desear retirar una plantilla de formulario de encuestas cuando la encuesta ha finalizado. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no se van a usar y que dispone de una directiva vigente para la auditoría y actualización de plantillas de formulario existentes.

Si piensa retirar una plantilla de formulario habilitada para explorador que todavía se está usando, debe planear realizar una actualización gradual o poner en modo inactivo la plantilla de formulario para evitar que finalicen las sesiones actuales, que darían como resultado la pérdida de datos y una interrupción abrupta para aquellos usuarios que están rellenando el formulario.

También es una buena idea para guardar el archivo de origen para la plantilla de formulario (archivo .xsn) en un programa de control de versiones u otro tipo de solución de administración de archivos que su organización usa. Procedimiento para que ayuda a garantiza que usted y su organización tienen un registro de la plantilla de formulario que puede usar cuando se hace referencia a los archivos de formularios y datos del formulario y, en caso de que desee restaurar o actualizar la plantilla de formulario.

Archivar formularios y datos del formulario

Si su organización utiliza Office SharePoint Server 2007, puede archivar formularios basados en servidor completados (archivos .xml) convirtiéndolos en páginas Web. El formulario archivado se puede almacenar en la misma biblioteca donde está ubicado el formulario original o se puede mover a otra ubicación de acuerdo con las directrices de la organización.

Nota: Cuando convierte un formulario en una página Web, el archivo resultante puede ser algo diferente del archivo original. Debe comprobar los resultados de la conversión para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, si una conexión de datos a un origen de datos secundario se ha utilizado para rellenar un cuadro de lista en el formulario, no verá todos los valores de dicho cuadro de lista en el formulario archivado, sino que sólo verá el valor que el usuario especificó cuando rellenó el formulario.

En InfoPath, puede archivar un formulario abriéndolo y exportar a uno de los siguientes formatos:

  • Portable Document Format (PDF)    PDF es un formato electrónico de archivos de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.

  • XML Paper Specification (XPS)    XPS es un formato electrónico de archivos que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente.

Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

También puede exportar un formulario completado como página Web, en formato de página Web de un solo archivo (MHTML). Este tipo de archivo permite a los usuarios ver (pero no modificar) el contenido del formulario en un explorador.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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