Ciclo de vida de una plantilla de formulario

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This article is for form template designers who want a high-level understanding of the form design process in Microsoft Office InfoPath. It outlines the different phases of creating and deploying a form template, and provides links to more information about key tasks. While you can experiment and work the way that suits you best, following this recommended design process may help save you time and effort in the long run.

En este artículo

Phase 1: Plan

Phase 2: Design

Phase 3: Deploy

Phase 4: Maintain

Phase 5: Archive

Phase 1: Plan

How much time you spend planning depends on the complexity of your form template, your role in your organization, and on the processes and requirements in your organization.

If your form template will only be used by members of your immediate team, the planning phase may be very informal. If your form template is more complex, the planning phase will likely be a more formal and involved process, and you may need to consult with many stakeholders. For example, if your form template will be one part of a larger, company-wide business system, such as an expense reporting or enterprise resource planning system, then you probably need to create formal planning documents, such as functional specifications.

In either case, before you start designing your form template, you should consider the following:

  • User goals    What do your users need to accomplish with your form template? What scenarios do you need to support? How will you measure success in meeting your users' goals?

  • Compatibility considerations    Does your form template need to be accessible to users outside your organization, either now or in the future? For example, do you want your form template to be available on your organization's external Web site for customers who do not have InfoPath installed on their computers? If so, you can design a plantilla de formulario compatible con el explorador instead of a standard, InfoPath-only form template. Do some users in your organization need to be able to fill out your form in InfoPath 2003? If so, you may want to design a backward-compatible form template. Do you want users to be able to fill out forms while they are away from the office or otherwise offline? If so, you can add features to your form template that will enable it to function effectively in modo sin conexión.

  • Existing user forms    Do you currently use Microsoft Office Word documents or Microsoft Office Excel workbooks to collect data from users? If so, you can easily convert those files into InfoPath form templates. Do you have existing InfoPath 2003 form templates? If so, do you want those form templates to be backward-compatible or do you want to upgrade them to Office InfoPath 2007 format?

  • Integration requirements    What other products or technologies will your form template work with? For example, you might need to store the data in your form template in a Microsoft SQL Server database, or you might decide to base the design of your form template on a Web service so that you can submit data to a database that isn't directly supported by InfoPath.

  • User interface requirements    Do you need to adhere to corporate branding guidelines? What do you want your form template to look like? What type of controls will you use and how will you organize them?

  • Process requirements    Will your form template be part of a larger business process, such as the process of approving an expense report? If so, what kind of views do you need, and how will you implement the rules that govern how the data moves through the organization and is processed by different people and business systems? Will you take advantage of workflow features in other programs, such as Microsoft Office SharePoint Server 2007? Will the form template require managed code or script? If so, will you use in-house developers or will this work be outsourced?

  • Data storage requirements    What do you want to do with the data in user forms? For example, if users need to be able to quickly send form data back and forth, and you don't need to reuse the data, then you may want to use e-mail messages to store the data. If users need to be able to access and share the form data, then you may want to store collections of related InfoPath forms in libraries on a server running Microsoft Windows SharePoint Services. If users need to access the form data in other business applications or systems, such as expense reporting or accounting applications, then you may want to store the data in corporate databases. This is often accomplished by connecting the form template to a Web service, which serves as an intermediary between the form template and the database or business system.

  • Security requirements    What kind of security challenges and vulnerabilities do you face? Does your form template need to be installed on users' computers or can your users access it from a network resource? Do you want users to digitally sign their forms or certain sets of data in their forms? Will you connect the form template directly to a database, or will you use data connection files in data connection libraries, which are typically managed by an administrator?

  • Testing requirements    What process will you use to test the appearance and behavior of your form template? Do you need to create a formal test plan?

  • Deployment requirements    How do you plan to share your form template with other people? Where will you publish the form template? If you plan to publish it to a server running InfoPath Forms Services, do you want to publish it to a library or as a site tipo de contenido? How will you notify users of the form template's availability? What is your plan for releasing new versions of form templates?

  • Maintenance requirements    Do you want to archive form templates, user forms, or both? For how long do you need to keep the data? What kind of archiving and data retention policies are required by your organization?

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Phase 2: Design

After you've completed the planning phase, you can begin the design process. It is recommended that you follow the order of tasks listed below when designing your form template. However, you can deviate from the order if necessary. For example, you may prefer to define data validation, conditional formatting, and rules for controls as you add those controls to your form template, instead of doing it later in the design process.

Step 1: Create the form template

Step 2: Create or specify the main data source

Step 3: Define layout

Step 4: Add controls

Step 5: Add data connections

Step 6: Add data validation, rules, and other business logic features

Step 7: Create custom views

Step 8: Enable submit behavior

Step 9: Enable security features

Step 10: Test appearance and behavior

Step 1: Create the form template

Cuando se crea la plantilla de formulario, tendrá que importar un formulario existente como un documento de Word o un libro de Excel, InfoPath o especificar la configuración de compatibilidad para la plantilla de formulario para que los formularios resultantes se pueden rellenar en InfoPath 2003 o en un explorador Web. La mayoría de estas opciones está disponible en el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario. Por ejemplo, si desea diseñar una plantilla de formulario que se puede abrir y rellenar en Microsoft Office InfoPath o en un explorador, puede seleccionar la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre el proceso de creación de una plantilla de formulario.

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Introducción a InfoPath Forms Services

Learn about the server technology that enables you to create a form template that can be opened and filled out in a browser.

Introducción a las plantillas de formulario compatibles con el explorador

Learn about browser-compatible form templates, which can be opened or filled out in InfoPath, in a browser, or on a mobile device. A browser-compatible form template can be enabled for use in a browser when it is published to a server running InfoPath Forms Services, either by you or by a farm administrator for the server.

Especificar la configuración de compatibilidad de una plantilla de formulario

Elegir una configuración de compatibilidad para una plantilla de formulario o cambiar la configuración de compatibilidad existente. Esta configuración determina qué características de InfoPath y controles están disponibles al diseñar la plantilla de formulario. Por ejemplo, si selecciona la casilla de verificación Habilitar solamente características compatibles con el explorador en el panel de tareas de Diseño de una plantilla de formulario, InfoPath oculta o deshabilita los controles y características que no funcionan en las plantillas de formulario habilitadas para el explorador.

Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario desde un libro de Microsoft Office Excel existente.

Convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath

Crear una plantilla de formulario de un documento de Microsoft Office Word existente.

Paso 2: Cree o especifique el origen de datos principal

Todas las plantillas de formulario se basan en un origen de datos, que almacena los datos recopilados en un formulario. Este origen de datos puede ser una base de datos corporativa, un servicio Web o un archivo XML existente que se utiliza en toda la organización para normalizar los datos, como un archivo esquema XML (.xsd). Si no tiene un origen de datos existente, puede dejar que InfoPath cree por usted como agregar controles a la plantilla de formulario.

Puede ver una representación del origen de datos para la plantilla de formulario en el panel de tareas Origen de datos:

Elemento del panel de tareas Origen de datos

Cuando crea por primera vez la plantilla de formulario, debe decidir cuál de los siguientes enfoques para usar:

  • InfoPath le permiten crear origen de datos    Si crea una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos para usted, como agregar controles a la plantilla de formulario. Esto puede ser útil si está diseñando una plantilla de formulario que se utilizará informal los miembros de un equipo pequeño, cuando no tiene acceso a un origen de datos existente en su organización, o cuando no es necesario almacenar los datos que recopila fuera del formulario. También puede ser útil cuando comparte formularios en una biblioteca de SharePoint o en un mensaje de correo electrónico Microsoft Office Outlook 2007 y desea mostrar información del formulario en columnas en la biblioteca o en una carpeta de Formularios de InfoPath en lugar de almacenar en una base de datos u otros ubicación externa.

  • Usar un origen de datos existente    Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o servicio Web, InfoPath establece una principal conexión de datos a ese origen de datos. Puede haber sólo una conexión de datos principal en una plantilla de formulario. Más adelante en el proceso de diseño, puede crear conexiones de datos a orígenes de datos secundarios para rellenar los cuadros de lista con datos externos o para enviar datos del formulario a más de un origen de datos. Para obtener más información acerca de los orígenes de datos secundarios, consulte "paso 5: agregar conexiones de datos" más adelante en este artículo.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que puede ayudarle a determinar qué tipo de origen de datos y cuándo debe agregar conexiones de datos adicionales a la plantilla de formulario.

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Introducción a los orígenes de datos

Obtenga más información sobre los orígenes de datos que puede trabajar InfoPath, y cómo están representados en el panel de tareas Origen de datos.

Introducción a las conexiones de datos

Obtenga información sobre las conexiones de datos, que son vínculos dinámicos entre un formulario y un origen de datos que almacena o proporciona datos de ese formulario.

Diseñar una plantilla de formulario usando la configuración de una biblioteca de conexiones de datos

Basar el diseño de la plantilla de formulario en un archivo de conexión de datos común que se almacena en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre una conexión a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Paso 3: Definir el diseño

La mayoría de plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño, que es un marco para organizar y ordenar el contenido del formulario, incluyendo controles, secciones de un formulario, logotipos y otros tipos de imágenes.

Puede encontrar tablas de diseño listos para usar en el panel de tareas de Diseño:

Parte del panel de tareas Diseño

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las opciones de diseño visual para la plantilla de formulario.

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Introducción al diseño de una plantilla de formulario

Obtenga información acerca de las tablas de diseño, que le ayudan a alinear los elementos en una plantilla de formulario, y controles que se usan con fines de diseño.

Aplicar una combinación de colores

Obtenga información sobre cómo aplicar automáticamente colores coordinados a determinados elementos en la plantilla de formulario.

Insertar y colocar una imagen

Obtenga información sobre cómo insertar una imagen, como un logotipo corporativo o una cabecera, en una plantilla de formulario.

Paso 4: Agregue controles

Controles de permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden utilizar para mostrar datos de orígenes de datos existentes, como bases de datos o servicios Web. Después de crear el diseño de la plantilla de formulario, puede insertar cualquier control que necesite en la plantilla de formulario. El panel de tareas controles proporciona acceso a todos los controles que están disponibles en InfoPath, incluyendo controles personalizados que se han agregado al panel de tareas, como controles ActiveX o elementos de plantilla.

Elemento del panel de tareas Controles

Puede agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista Insertar controles o arrastrándolo desde el panel de tareas al área de trabajo de plantilla de formulario. Según el tipo de control que se agrega a la plantilla de formulario, los usuarios rellenar formulario podrán escribir texto en los campos de texto, ver datos en controles extensibles, realizar selecciones de casillas de verificación y botones de opción, seleccionar entradas en listas y haga clic en el comando botones para llevar a cabo comandos. Los datos que los usuarios inserten en un control se almacenan en el origen de datos del formulario.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre el uso de controles en InfoPath.

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Introducción a los controles

Obtenga información sobre los distintos tipos de controles disponibles en InfoPath.

Diseñar un elemento de plantilla para volver a utilizar en varias plantillas de formulario

Aprenda a insertar y actualizar elementos de plantilla. Elementos de plantilla pueden ayudarle a conseguir un diseño coherente para una colección de plantillas de formulario. Por ejemplo, puede crear elementos de plantilla para secciones de firma. Además de volver a utilizar los controles y el diseño, puede volver a utilizar reglas, formato condicional y validación de datos.

Paso 5: Agregar conexiones de datos

Todas las plantillas de formulario tienen un origen de datos principal, que se conoce como origen de datos principal. Si diseñar una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, como una base de datos o servicio Web, InfoPath crea el origen de datos principal basado en ese origen de datos externo. Como alternativa, si diseñar una plantilla de formulario en blanco, InfoPath crea el origen de datos principal para usted como agregar controles a la plantilla de formulario.

Al diseñar la plantilla de formulario, también puede agregar conexiones de datos a uno o varios orígenes de datos secundarios. Un origen de datos secundario es un archivo de datos XML, base de datos o servicio Web que utiliza un formulario para las entradas en un cuadro de lista o para acciones de secuencias de comandos. Esto le permite rellenar cuadros de lista y otros controles con datos externos a la plantilla de formulario, como los datos que se encuentra en una base de datos de SQL Server o una lista de SharePoint. También puede agregar conexiones de datos a orígenes de datos secundarios cuando necesite que los usuarios enviar datos a más de un origen de datos externo.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las conexiones de datos secundarios y qué son usan en InfoPath.

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Introducción a las conexiones de datos

Obtenga información sobre qué una conexión de datos y cómo se usa para recuperar y enviar datos desde una base de datos, servicio Web u otro origen de datos. Por ejemplo, si los proyectos de equipo se muestran en un sitio de SharePoint, puede crear una conexión de datos a dicha lista para que aparezcan los nombres de proyecto dentro de un control de cuadro de lista en el formulario.

Agregar una conexión de datos a una lista o biblioteca de documentos de SharePoint

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que puede consultar los datos desde una lista o biblioteca, o enviar datos a una biblioteca en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services.

Agregar una conexión de datos a una base de datos de Microsoft SQL Server

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulta una base de datos de SQL Server.

Agregar una conexión de datos a un servicio Web

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que puede consultar o enviar datos a un servicio Web.

Agregar una conexión de datos con la configuración de una biblioteca de conexiones

Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario mediante un archivo de conexión de datos almacenado en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Este archivo almacena información sobre una conexión a un origen de datos, como una base de datos de Access, una hoja de cálculo o un archivo de texto.

Utilizar valores de un servicio Web para rellenar un cuadro de lista, cuadro de lista desplegable o cuadro combinado

Rellenar un cuadro de lista, cuadro de lista desplegable o cuadro combinado con datos de una conexión de datos secundaria a un servicio Web.

Utilizar valores de una base de datos de SQL Server para rellenar un cuadro de lista, cuadro de lista desplegable o cuadro combinado

Rellenar un cuadro de lista, cuadro de lista desplegable o cuadro combinado con datos de una conexión de datos de consulta a una base de datos de Microsoft SQL Server.

Configurar una conexión de datos secundaria para su uso sin conexión

Configurar la plantilla de formulario para que los formularios basados en la plantilla de formulario le caché datos desde una conexión de datos secundaria cuando los usuarios rellenan el formulario. Esto es útil cuando los usuarios no tienen conectividad de red, o cuando el origen de datos externo para el formulario no está disponible. En estos casos, InfoPath muestra los datos en caché en el formulario y el formulario continúa funcionando según lo esperado para el usuario.

Paso 6: Agregar validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial

Es importante reducir los costos y aumentar la eficacia de su empresa siempre que sea posible. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para ayudar a evitar errores de entrada de datos costosas y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Al usar características de InfoPath como validación de datos, formato condicional y reglas, puede definir condiciones y acciones que realizan automáticamente las tareas que se basan en eventos, como abrir o cerrar un formulario, o en los valores que se especifican en el formulario plantilla.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales que ilustran la variedad de características de la lógica empresarial de InfoPath.

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Agregar, cambiar o quitar validación de datos

Detectar automáticamente errores cuando el usuario rellena un formulario. Agregar validación de datos a los controles en la plantilla de formulario, puede ayudar a garantizar que los datos recopilados son exactos y coherentes y que se ajustan a los estándares que ya están en se usan en su empresa.

Aplicar formato condicional a una plantilla de formulario

Ocultar o aplicar formato a un control, en función de las condiciones que se producen en el formulario. Puede usar formato condicional para automáticamente aplicar negrita, subrayado, cursiva, tachado, color de fuente y color de fondo a los controles. También puede usar el formato condicional para determinar si un control está visible en el formulario cuando los usuarios rellenan se abra, si el control está deshabilitado o si desea permitir que los usuarios agregar o quitar algunos controles, como secciones opcionales.

Agregar una regla

Agregar reglas que se mostrará un cuadro de diálogo, establecer el valor de un campo, consultarán o enviar datos a una conexión de datos, cambiar de vista, o abrirán o cerrar un formulario en respuesta a determinados eventos y condiciones que se producen en el formulario.

Agregar una fórmula a un control

Agregar fórmulas que calculan datos, mostrar fechas y horas específicas en un control o mostrar los valores que los usuarios inserten en un control en otro control.

Ver la lógica empresarial de una plantilla de formulario

Use el cuadro de diálogo Inspector de lógica para revisar toda la configuración de validación de datos, valores predeterminados calculados, reglas y características de programación asociadas a la plantilla de formulario. Esto le ayuda a evitar el lento proceso de abrir cada control individualmente para revisar la configuración.

Las características de la lógica empresarial de InfoPath son todo lo que necesita para la mayoría de plantillas de formulario. Sin embargo, si la plantilla de formulario requiere características adicionales que no están disponibles en InfoPath, puede usar código para crear características personalizadas. Si desea escribir secuencias de comandos, puede usar Microsoft Script Editor (MSE) para crear, editar y depurar código de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) o de Microsoft JScript. Si desea escribir código administrado, puede usar Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) para crear, editar y depurar código de Visual Basic o Visual C#. Además, si tiene Microsoft Visual Studio 2005, puede integrar características de modo de diseño de InfoPath en el entorno de desarrollo de Visual Studio 2005 descargando e instalando Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System en el equipo. A continuación, puede abrir Visual Studio 2005, cree un proyecto de plantilla de formulario de InfoPath y usar características de modo de diseño para diseñar la plantilla de formulario. Para obtener información sobre la descarga de Microsoft Visual Studio 2005 Tools para 2007 Microsoft Office System, consulte el Portal de programadores de InfoPath en el sitio Web de Microsoft Developer Network (MSDN).

Paso 7: Crear vistas personalizadas

Cada plantilla de formulario de InfoPath tiene una vista predeterminada, que muestra los usuarios abre por primera vez un formulario basado en la plantilla de formulario.

Puede usar el panel de tareas vistas para diseñar vistas adicionales de la plantilla de formulario:

Elemento del panel de tareas Vistas

Cuando diseña una nueva vista, normalmente se repita el proceso de diseñar el formulario, agregar controles a ella y agregar validación de datos u otras características.

Mediante la creación de vistas diferentes de la plantilla de formulario, permite a los usuarios ver los datos en el formulario de diferentes formas. Esto evita tenga que diseñar varias plantillas de formulario para el mismo proceso empresarial. Por ejemplo, en una plantilla de formulario que se usa para el procesamiento de reclamaciones de seguros, puede crear una vista para tomadores, una segunda vista para los agentes de seguros y una tercera vista para asesores de seguros. Cada una de estas vistas está personalizada para acomodar al tipo de usuario que está escribiendo datos en él. También puede diseñar vistas de impresión personalizadas que se usan únicamente para los propósitos de impresión del formulario.

Las vistas deben ser sencillas y relativamente claro. Sin embargo, si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, deberá crear Ayuda en la vista. Por ejemplo, puede crear una vista de ayuda dedicada para la plantilla de formulario y, a continuación, agregue un botón a la vista predeterminada que los usuarios pueden hacer clic para tener acceso a la vista de ayuda.

Los siguientes recursos proporcionan detalles adicionales sobre las vistas.

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Agregar o eliminar una vista

Obtenga información sobre cómo agregar, administrar y eliminar las vistas.

Crear una vista sólo para InfoPath de una plantilla de formulario compatible con el explorador

Aprenda a crear dos vistas de una plantilla de formulario compatible con el explorador para dos tipos de usuarios. Una vista será para los usuarios que abran la plantilla de formulario en un explorador Web. La otra vista se utilizará exclusivamente por los usuarios que tienen InfoPath instalado en sus equipos. Esta vista sólo para InfoPath nunca se mostrará en un explorador Web. Por lo tanto, puede usar las características de InfoPath en esta vista que no son compatibles con las plantillas de formulario compatible con el explorador, como funciones de usuario o controles de maestro y detalles.

Diseñar una vista optimizada para impresión

Aprenda a diseñar una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas de formulario para impresión.

Agregar texto de ayuda personalizado a una plantilla de formulario

Obtenga información sobre cómo diseñar una vista de ayuda para la plantilla de formulario y otras técnicas para mostrar texto informativo personalizado a los usuarios.

Paso 8: Habilite el comportamiento de envío

Cuando diseña plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, que los datos no suelen permanecerán en los formularios que los usuarios rellenan. En su lugar, los datos del formulario se mueven del formulario a la siguiente fase del proceso de negocio, normalmente a un origen de datos externos como una base de datos o servicio Web. Por ejemplo, un empleado podría usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, a continuación, enviarlo a un servicio Web donde se puede procesar el formulario.

Especificar dónde desea que los datos en la plantilla de formulario se envía puede aumentar la precisión y la eficacia de los procesos empresariales, porque le permite ejercer más control sobre los procesos. Antes de que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath asegura que los datos en los formularios son válidos y permite a los usuarios corregir los datos no válidos. Esta característica puede ayudar a garantizar que solo los datos válidos se envían al origen de datos externo.

Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario para que los datos del formulario se envían a una ubicación de su elección.

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Introducción al envío de datos del formulario

Lea acerca de cómo enviar datos del formulario a una ubicación específica, como una base de datos o servicio Web.

Enviar datos del formulario a varias ubicaciones

Diseñar conexiones de datos secundarias y reglas que envían datos del formulario a varias ubicaciones cuando los usuarios, haga clic en el botón Enviar en su formulario.

Paso 9: Habilitar las características de seguridad

Debe usar la directiva de seguridad existente de la organización como base para cualquier opción que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y sus formularios relacionados.

Si va a crear plantillas de formulario compatibles con el explorador, tenga en cuenta que varios factores pueden afectar a la seguridad de la información almacenada en los servidores que ejecutan InfoPath Forms Services. Algunos están controlada por el usuario y otros están controlados por el administrador, que es la persona que configura y administra las cuentas de usuario, asigna permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso de red o el servidor. Debe coordinar con el administrador para establecer las opciones apropiadas para la plantilla de formulario.

Los siguientes recursos explican cómo diseñar la plantilla de formulario con la seguridad en cuenta.

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Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario

Obtenga información sobre procedimientos recomendados para ayudar a proteger plantillas de formulario y formularios y consideraciones sobre seguridad del servidor.

Niveles de seguridad de los formularios de InfoPath

Obtenga más información sobre los tres niveles de seguridad diferentes para los formularios: restringido, dominio y plena confianza. Niveles de seguridad determinan si un formulario puede tener acceso a datos en otros dominios, o el acceso a archivos y configuración del equipo del usuario.

Establecer el nivel de seguridad necesarios para una plantilla de formulario

Invalidar la configuración de seguridad de forma predeterminada, que selecciona automáticamente InfoPath en función de las características de la plantilla de formulario.

Introducción a las firmas digitales

Obtenga información sobre las firmas digitales en InfoPath y consideraciones para el uso de plantillas de formulario habilitadas para el explorador. Firma de un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que rellena el formulario y ayuda a garantiza que no se modifique el contenido del formulario.

Paso 10: Pruebe la apariencia y comportamiento

Su plan de pruebas depende de la complejidad de la plantilla de formulario y de las directivas existentes dentro de su organización para implementar plantillas de formulario. Su plan de pruebas puede ser tan sencillo como obtener una vista previa de la plantilla de formulario para probar el comportamiento y la apariencia de los formularios basados en la plantilla de formulario. Al implementar una plantilla de formulario a mayor escala, pueden ser necesario realizar pruebas más profundo, formal. Por ejemplo, que desea realizar pruebas de facilidad de uso o programar implementaciones piloto con una muestra de usuarios.

Normalmente, la prueba más básica implica la vista previa de la plantilla de formulario en la ventana de vista previa en InfoPath. La ventana Vista previa le permite ver su formulario como se mostrará a los usuarios y escribir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. También puede probar la funcionalidad de los controles en el formulario. Por ejemplo, puede introducir datos en los controles para asegurarse de que la validación de datos, fórmulas, reglas y conexiones de datos funcionan según lo esperado. En la ventana de vista previa, también debe asegurarse de que la plantilla de formulario está libre de errores tipográficos e incoherencias editoriales y compruebe que se ve bien desde una perspectiva visual.

Sugerencia: También puede usar la ventana Vista previa de prueba sencilla y repetitiva de los controles y comportamiento del formulario al diseñar la plantilla de formulario.

Aunque puede realizar gran parte de la prueba usted mismo, antes de publicar y distribuir la plantilla de formulario, debería probarlo con los usuarios para asegurarse de que cumple sus expectativas. Lo ideal es que, se publicar una plantilla de formulario piloto y distribuirla a una pequeña muestra de los usuarios. De esta forma, puede solicitar comentarios de los usuarios reales sobre el uso de la plantilla de formulario general. A continuación, puede realizar los cambios necesarios antes de publicar la plantilla de formulario para una audiencia más amplia.

Los siguientes recursos explican cómo usar el panel de tareas Verificador de diseño para probar la plantilla de formulario.

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Introducción al panel de tareas Verificador de diseño

Obtenga información sobre el panel de tareas Verificador de diseño y cómo puede usar para probar la funcionalidad de la plantilla de formulario.

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Fase 3: implementar

El proceso de implementar una plantilla de formulario implica la publicación de la plantilla de formulario, habilitar para su uso en la Web (para plantillas de formulario compatibles con el explorador) y hacer que los usuarios al tanto de la disponibilidad de la plantilla de formulario. Si planea instalar la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también puede implicar la creación de un archivo de instalación especial. Puede publicar plantillas de formulario a varias ubicaciones, incluyendo listas de distribución de correo electrónico y servidores que ejecutan InfoPath Forms Services o Windows SharePoint Services.

Si está pensando en publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. En muchos casos, puede realizar este paso durante el proceso de publicación, seleccione una casilla de verificación en el Asistente para la publicación. Sin embargo, si la plantilla de formulario incluye ciertas características, como código administrado, no podrá habilitar para explorador la plantilla de formulario usted mismo. En su lugar, debe guardar la plantilla de formulario en una ubicación compartida y permitir que un administrador de granja saber que está disponible para su revisión. El Administrador de granja de servidores, a continuación, puede comprobar que la plantilla de formulario está libre de errores y advertencias, cargarla en una ubicación de la granja de servidores Web y, a continuación, vuelva a activarlo en un colección de sitios en el servidor.

Los recursos siguientes describen el proceso de publicación y lo que implica.

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Introducción a la publicación de una plantilla de formulario

Determinar cómo y dónde publicar la plantilla de formulario.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services

Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador que se pueda rellenar en InfoPath o en la Web. Lea este artículo, también puede determinar si se puede habilitar para el explorador una plantilla de formulario, o si necesita un administrador de granja de servidores para realizar este paso.

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. También puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, que le permite asignar varias plantillas de formulario a una única biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios.

Publicar una plantilla de formulario en una lista de destinatarios del mensaje de correo electrónico

Distribuir la plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico a los usuarios. Asistente para la publicación crea un mensaje de correo electrónico que incluye una copia de la plantilla de formulario y el formulario que se basa en la plantilla de formulario. Cuando los usuarios abran el mensaje de correo electrónico, puede rellenar el formulario directamente en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Usar al Asistente para la publicación para crear archivos de instalación, para que pueda instalar plantillas de formulario de plena confianza en los equipos de los usuarios. Puede ejecutar un formulario con plena confianza si su plantilla asociada está firmado digitalmente con un certificado raíz de confianza o si la plantilla de formulario se ha instalado en el equipo del usuario mediante un programa de instalación como Microsoft Windows Installer (archivo .msi).

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Fase 4: mantener

Mantenimiento de una plantilla de formulario implica la actualización de la plantilla de formulario cuando sea necesario y publicar nuevas versiones. También es una buena idea solicitar periódicamente los comentarios de los usuarios sobre el uso de su diseño. ¿La plantilla de formulario sigue cumpliendo sus necesidades o han cambiado esas necesidades?

Al publicar una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo .xsn) y los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario. Cuando los usuarios abren un formulario existente, descargará automáticamente la copia más reciente de la plantilla de formulario y los datos del formulario se actualizará para que coincida con esa versión. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la versión más reciente. Puede elegir el método de actualización que prefiera para actualizar los formularios existentes.

Si es un administrador de granja de servidores para un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services y necesita cargar una nueva versión de un plantilla de formulario aprobada por administrador, puede determinar cómo producirá la transición entre la versión existente y la versión actualizada. Por ejemplo, puede reemplazar la plantilla de formulario con una versión posterior sin causar pérdida de datos a los usuarios que actualmente están rellenando el formulario en un explorador. Como alternativa, si tiene una razón de peso, como una revisión de seguridad, puede elegir sobrescribir inmediatamente la plantilla de formulario.

Si necesita actualizar un elemento de plantilla existente, abrirlo, realice los cambios necesarios, guarda el elemento de plantilla y, a continuación, redistribuir a diseñadores. Después de que los diseñadores de formularios agregar la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas controles, puede usarlo en sus plantillas de formulario. Si abre una plantilla de formulario que contiene una versión anterior del elemento de plantilla, InfoPath les pedirá que actualicen dicho elemento con la última versión.

Los siguientes recursos describen con más detalle cómo modificar y actualizar plantillas de formulario y elementos de plantilla.

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Introducción a la actualización de plantillas de formulario existentes

Descubra cómo InfoPath actualiza una plantilla de formulario y los formularios de usuario correspondiente. Obtenga información sobre consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador y sobre técnicas para evitar la pérdida de datos en formularios existentes.

Modificar una plantilla de formulario publicada

Obtenga información sobre cómo realizar cambios en una plantilla de formulario publicada, modificar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, vuelva a publicar la copia de trabajo al original ubicación de publicación.

Mover una plantilla de formulario publicada a una nueva biblioteca de documentos

Mover eficazmente una plantilla de formulario y formularios existentes de una biblioteca a otra. Por ejemplo, después de implementar la plantilla de formulario es posible que tenga que mover la plantilla de formulario a un servidor con más capacidad para que más usuarios puedan rellenar formularios al mismo tiempo.

Cambiar o quitar una conexión de datos

Modificar o quitar conexiones de datos de la plantilla de formulario. Tendrá que hacerlo si cambian los orígenes de datos externos de la plantilla de formulario.

Agregar, quitar o actualizar archivos de recursos en una plantilla de formulario

Administrar archivos que se agregan a una plantilla de formulario para admitir la funcionalidad de sus formularios asociados. Por ejemplo, debe agregar un archivo HTML que se usa para mostrar información en una panel de tareas personalizado o modificar un archivo XML que se usa para mostrar elementos en una lista.

Cambiar un elemento de plantilla existente

Modificar el diseño de un elemento de plantilla existente.

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Fase 5: archivar

Las organizaciones suelen archivar formularios y plantillas de formulario como el último paso en el ciclo de vida del diseño del formulario. Si ya no necesita una plantilla de formulario determinada, es aconsejable retirar de uso y conservar una copia digital de la plantilla de formulario para los registros. Además, desea conservar los datos recopilados en formularios basados en esa plantilla de formulario.

Muchas organizaciones siguen directrices estrictas en materia de almacenamiento a largo plazo y la conservación de datos en los archivos. Por ejemplo, una organización tenga que mantener registros de transacciones en el archivo de cliente para un número específico de años. Las directrices de archivado en su organización pueden estar dirigidas por directivas internas, el cumplimiento de reglamentaciones o ambos. Como parte del proceso de planificación, debe conocer las novedades de la directiva.

Archivado de la plantilla de formulario

Si es un administrador de granja de servidores para un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede retirar las plantillas de formulario habilitadas para el explorador cuando están obsoletas. Por ejemplo, desea retirar una plantilla de formulario de encuesta cuando se haya completado la encuesta. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se han retirado las plantillas de formulario que ya no se usan y que dispone de una directiva en lugar de auditoría y actualización de plantillas de formulario existentes.

Si piensa retirar una plantilla de formulario habilitadas para el explorador que aún se está usando, debe planear realizar una actualización gradual o poner en modo inactivo la plantilla de formulario para impedir que se va a finalizar las sesiones actuales que podría provocar la pérdida de datos y una interrupción abrupta para rellenar el formulario de usuarios.

También es una buena idea para guardar el archivo de origen para la plantilla de formulario (archivo .xsn) en un programa de control de versiones u otro tipo de solución de administración de archivos que su organización usa. Procedimiento para que ayuda a garantiza que usted y su organización tienen un registro de la plantilla de formulario que puede usar cuando se hace referencia a los archivos de formularios y datos del formulario y, en caso de que desee restaurar o actualizar la plantilla de formulario.

Archivar formularios y datos del formulario

Si su organización usa Office SharePoint Server 2007, puede archivar formularios basados en servidor completados (archivos .xml) convirtiéndolo en páginas Web. El formulario archivado se puede almacenar en la misma biblioteca donde se encuentra el formulario original o se puede mover a otra ubicación de acuerdo con las directrices de su organización.

Nota: Al convertir un formulario en una página Web, el archivo resultante puede ser ligeramente diferente del archivo original. Debe comprobar los resultados de la conversión para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, si se usó una conexión de datos a un origen de datos secundarios para rellenar un cuadro de lista en el formulario, no verá todos los valores del cuadro de lista en el formulario archivado. En su lugar, se muestra el valor había especificado por el usuario al rellenaron el formulario.

En InfoPath, puede archivar un formulario abriéndolo y exportar a uno de los siguientes formatos:

  • Formato de documento portátil (PDF)    PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que cuando el archivo se ve en línea o impreso, conserva el formato exacto deseado y que los datos en el archivo no se pueden copiar fácilmente ni se ha cambiado.

  • XML Paper Specification (XPS)    XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El XPS formato garantiza que cuando se ve en línea o se imprime el archivo, conserva el formato exacto deseado y que los datos del archivo no se pueden fácilmente copian o cambiado.

Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un programa 2007 Microsoft Office system solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS.

También puede exportar un formulario completado como página Web, en formato de página Web de un solo archivo (MHTML). Este tipo de archivo permite a los usuarios ver (pero no modificar) el contenido del formulario en un explorador.

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