Caso práctico de cliente: cambio de Excel a Access

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A veces se crea una solución empresarial mediante Excel cuando Access es más apropiado. O, tal vez Excel originalmente era una buena idea, pero los datos han superado una solución de Excel y es el momento de usar un programa de base de datos. Afortunadamente, puede mover los datos profesionales de Excel a Access.

Línea de vida de cáncer, una organización sin ánimo de lucro de Seattle, diseñada originalmente su sistema de seguimiento de conceder mediante Excel. Después de ejecutar tiene problemas con la redundancia de datos, decidió era tiempo para probar el acceso.

Dr. Kerry Fowler ofrece soporte técnico de TI voluntario de línea de vida de cáncer. Aceptado una entrevista en la que hemos tratado de línea de vida de cáncer TI necesidades, su función y técnica básica, cómo utilizan Excel y qué han hecho con Access.

La entrevista, parte 1

ST: Bien, bien, estoy Steven Thomas escribo para Office Online y estoy aquí hoy con Dr. Kerry Fowler en línea de vida de cáncer. Línea de vida de cáncer es una organización sin ánimo de lucro que ayuda a las personas live con cáncer.

ST: ¿Dr. Fowler, puede describir un poco sobre qué tipo de soporte, línea de vida de cáncer ofrece a las personas?

KF: También Steven, línea de vida de cáncer ofrece soporte técnico no médicas a personas con cáncer que incluye pacientes, familia, amigos y compañeros, por lo que es bastante una amplia gama.

ST: ¿Así que quiere decir que no médicas qué quiere decir?

KF: Personas no llegue a la línea de vida de cáncer obtener consejos médicos, pero que llegan de clases, hay clases de ejercicio, yoga, clases de escritura, organizar de flores, una serie de cosas para construir una comunidad de pacientes con cáncer y para interactuar con otras personas con cáncer.

ST: Así que parece una amplia variedad de servicios muy importantes, de agradecimiento por esa información. Por lo tanto, tiene un grado de informática biografía, es así?

KF: Realmente es química orgánica.

ST: Química orgánica, bien lo sentimos.

KF: No hay nada disculpas por.

ST: ¿Cómo que ayudarle aquí en la línea de vida de cáncer?

KF: También puedo en el sector farmacéutico y descubrimiento de medicamentos para unos pocos años y cuando mi trabajo ha desaparecido como parte de una fusión de empresas tomó algún tiempo voluntario aquí en la línea de vida de cáncer donde mi mujer es el consejero Delegado y que había haciendo algunos informática química el más allá de 10 años, así que estaba bastante cómodo con el tratamiento de información y tenía principalmente archivos planos grandes y obtener información sobre algunos comandos UNIX y que tipo de elemento, pero no tiene experiencia con bases de datos relacionales.

ST: ¿Aceptar, también puede indicar algo información sobre la ordenación de la administración de información de las tareas que se realice aquí como parte de su voluntariado?

KF: Claro, cuando ha suministrado primero era hacer las cosas de TI simplemente habituales, sabrá, es el funcionamiento de la impresora, el mouse no funciona. Pero finalmente VI que había algunas funciones ocurre, por ejemplo, el fondo de asistencia pacientes, donde personas estaban utilizando hojas de cálculo de Excel para almacenar información volviendo varios años acerca de las comprobaciones que habían enviadas a personas para ayudarlo a pago de una hipoteca , o para facturas médicas o para transporte.

ST: ¿Así que mucho de los diferentes archivos?

KF: También hay una gran cantidad de entradas en la hoja de cálculo.

ST: ¿Así que una hoja de cálculo grande?

KF: ¿Sí una hoja de cálculo grande con muchas de las pestañas, pero era difícil saber cuánto dinero tiene esta persona disminuida de este año, cuánto han que disminuido durante los últimos 4 años, los usuarios están obtener ayuda con su hipoteca?

ST: Sabe que parece clásicas problemas que puede tener, colocación de una gran cantidad de datos en Excel e intentar profundizar en él, en una hoja de cálculo de esa.

KF: Para que examinó como un desastre localizar una ordenación incorrecta lejos catástrofe completa, así que he decidido profundizar más en aprendizaje de Microsoft Access para solucionar este problema. Lo que ocurre es que se vuelva a escribió datos varias veces.

ST: ¿Qué tipo de datos?

KF: Solo nombres o nombres de personas, códigos postales, del trabajador social, cualquier número de elementos.

ST: ¿Por lo tanto la misma persona terminaría con un par de registros diferentes tal vez?

KF: Exactamente, obtendrá la ortografía muy creativa de Seattle por ejemplo.

ST: Claro, así que ¿por qué tener acceso? ¿Tiene aquí, ¿adquiridas, para ello o qué realizó vienen a Access?

KF: También Access está esté disponible aquí porque la línea de vida de cáncer usa Microsoft Office y utilizar Small Business Server 2003, para cada equipo en el lugar tiene acceso y había examinó en Access solo en mi propia sobre hace un año, pero realmente no realice cualquier desarrollo , por lo que cree se tratase de una oportunidad de aprendizaje para mí y era una manera posiblemente para ayudar a línea de vida de cáncer satisfacer sus objetivos.

ST: Cara, creo que ha realizado una buena decisión. Tengo un poco de experiencia con Access y no sabe muy tanto trabajar con Excel, pero sé Novedades de Access para y definitivamente es más apropiado para el tipo de tareas de administración que se ha hablando.

ST: Echemos un poco interrumpir y regresar para el segundo semestre de esta entrevista.

La entrevista, parte 2

ST: Bien, bien, esta es Steven Thomas nuevo, vuelva a la segunda parte de la entrevista de Dr. Kerry Fowler en línea de vida de cáncer.

ST: Vamos a hablar sobre el proceso de cambio de Excel a Access. ¿Cuánto trabajo le indican implicado? ¿Ha terminado con el trabajo?

KF: Creo que termine nunca he con el trabajo, especialmente cuando se trabaja con datos heredados que se encontraba en una hoja de cálculo donde puede haber puntuación extraña que no desee. General creo que sí lo que han encontrado difícil mayoría se simplemente, así que voy a voltear por aquí durante un tiempo. Creo que es importante, que es algo no inteligente decir que los datos que coinciden con los tipos.

ST: No es una cosa no inteligente es decir, es importante y es difícil conseguirlos derecha, ya que es un poco más menos restrictivas sobre qué datos se y no acepta la Excel.

KF: Derecha sí, limpiar los datos, ¿qué encontrar ha sido un reto mayoría dura los datos antiguos, quitar duplicados, buscar errores de ortografía, buscar signos de puntuación extraño y conseguir vaciar por lo que es más fácil importar a Access y no provocan errores. Así que no hay realmente una gran cantidad de trabajo que tiene que ir a la hoja de cálculo de Excel o el archivo de texto que está importando. Una vez que todo el contenido es hacer coincidir la importación es bastante fácil.

ST: ¿Así que ha esto poner los procesos empresariales en espera provisional?

KF: No, personas han estado trabajando alrededor de una de las cosas que hacía además a trabajar en una base de datos de asistencia pacientes dura una anterior base de datos que tenían que es, esencialmente, una lista de distribución grande y era simplemente un archivo plano grande. Para tomar algunos pasos limpiar y que sea más fácil buscar duplicados.

ST: ¿Pero que está usando la base de datos de fondo de asistencia pacientes ahora?

KF: Sí.

ST: Pero todavía hay datos en Excel que todavía no lo ha importado que todavía es datos heredados que aún se va a importar.

KF: Es cierto. Tengo que la información de 2008 importada, pero los datos de 2004-2007 limpiar e importar persiste.

ST: ¿Bien, por lo que personas no tener que esperar o cualquier cosa?

KF: No. Es adecuado para su uso actual.

ST: Para que lo hizo otros desafíos se enfrenta o enfrenta crear el nuevo sistema, incluida esta otros uno que está hablando.

KF: También hay algunas cosas que son específicos de Access, tenía algunos desafío con algunas de las acciones de Visual Basic y también realizando DBúsq() y hacer que funcionan en derecha y en algunos casos debe obtener las comillas y los corchetes en los lugares adecuados o no trabajo. Pero, en general ha sido mucho más fácil que pensar sería y es muy productiva pueda hacer algo que funcione.

ST: ¿Así que está haciendo cualquier cosa que tenga acceso a los que no se han realizando con Excel porque no práctico? ¿Algo más aparte de lo obvio, sabrá colocar los datos en tablas diferentes y ese tipo de cosas?

KF: Bien una de las cosas que descubrió cómo hacer que sé sería obvio para un usuario experimentado pero, por ejemplo, el código postal es información redundante con respecto a la ciudad y el estado y la provincia, por lo que he simplificado, los datos de entrada para listas de distribución de correo para que sólo es necesario importar y el código postal y, a continuación, tengo una tabla de todos los códigos postales de Estados Unidos con su estado, ciudad y provincia. Así que simplificado cosas mucho y reduce los errores de ortografía.

ST: Genial. ¿Qué informes? ¿Ha visto las ganancias en su capacidad para generar informes ahora que ya ha movido a Access?

KF: Sí se mencionó que era difícil al utilizar las hojas de cálculo de Excel para determinar la cantidad de dinero hubiera hecho a una persona en concreto en un período de tiempo determinado, pero ahora con el sistema de acceso pude generar algunos informes que automáticamente generar solicitudes de verificación, escriba el código para el tipo de cáncer que tienen apropiado y también genera una hoja de resumen para el departamento de finanzas de todas las comprobaciones que se hayan escrito esa semana para cada una de las cuentas y los subtotales.

ST: Guau que parezca una ganancia buena. Finalmente por lo tanto, ¿qué han sus compañeros aquí estado diciendo? ¿Cualquier persona que le ha sus comentarios sobre el proceso y el producto que integrado para ellos?

KF: También les gusta realmente lo. Para el fondo de asistencia pacientes realmente ha simplificado el proceso. Porque hay menos errores significa que pueden escribirse las comprobaciones más rápidamente y realmente era un problema antes, información tendría que se envíen de interés para la corrección y que no ocurre como a menudo ahora, así que son ventajas realmente los clientes directamente, que es muy interesante.

ST: Que es impresionante, que es muy interesante. Aceptar bien gracias para la entrevista y seguiremos en táctil pronto que estoy seguro que proteja el progreso con el fondo de asistencia pacientes o, ¿qué es la nueva que está trabajando en otra vez?

KF: Nuevo es la lista de distribución grande.

ST: La base de datos de la lista de distribución. Aceptar también será interesado volver a proteger y ver cómo que se van, agradecimiento nuevamente.

KF: Con gusto.

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