Campos a partir de los grupos

Campos y posibles relaciones

Va a entrar en los detalles prácticos

El paso siguiente en su diseño es crear una lista de los campos para cada tabla. En una tabla de Access, las columnas se denominan campos y los registros individuales filas. Como regla, cada campo en una tabla está relacionado con los demás campos. Por ejemplo, en una tabla de datos de contactos empresariales, normalmente, tendrá campos de nombre, apellido, empresa y número de teléfono, entre otros. Cada campo debe estar relacionado con el resto y debe aplicarse únicamente a contactos empresariales. Ese conjunto de campos relacionados se denomina relación; de ahí, el nombre de base de datos relacional.

Para diseñar los campos, decida qué información específica debe capturar cada uno de los grupos. Una vez más, puede remitirse a los datos existentes: la hoja de cálculo, un libro mayor o incluso su archivo de tarjetas. También puede abrir una base de datos existente, por ejemplo, una de las plantillas de base de datos de Access, y ver qué campos utiliza.

Para la base de datos de activos, es posible que desee crear una lista con cada elemento e información acerca de cada elemento, por ejemplo fechas de compra y costos. Como parte de este procedimiento, intente reducir cada campo a su componente lógico más pequeño. En un buen diseño, un campo representa un solo dato y el nombre del campo identifica claramente ese dato. Por ejemplo, las tablas deben tener campos separados para nombres y apellidos porque eso facilita la búsqueda y la ordenación de la información.

Además, pregúntese si necesita registrar datos internacionales. Si es así, necesitará campos para País, Región en lugar de Estado, y Código postal.

Mientras trabaja, quizás desee usar datos de una tabla en otra. Por ejemplo, la imagen muestra que el grupo Activos incluye campos para proveedores y soporte. Eso es natural; puede ver cómo se deben relacionar las tablas y analizaremos esas relaciones en breve. Por ahora, incluya todos los campos que considera que cada tabla debe tener.

Nota    Si el nombre de un campo contiene más de una palabra, no separe cada palabra con espacios. Eso podría dificultar la creación de otros componentes, por ejemplo código de Visual Basic para Aplicaciones y un tipo de fórmula llamada expresión. Si necesita usar varias palabras en un nombre de campo, elimine los espacios y use mayúscula para la primera letra de cada palabra o bien, separe las palabras con un subrayado. Verá cómo funciona en la práctica.

Por último, en caso de que se esté preguntando, las filas no se diseñan. Éstas aparecen naturalmente a medida que escribe los datos en los campos.

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