Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo en Office 365

Un buzón inactivo se usa para retener el correo electrónico de un antiguo empleado después de que este se va de la organización. Un buzón pasa a inactivo cuando se impone una retención por juicio, una conservación local, una retención de directiva de Office 365 o una retención asociada con un caso de exhibición de documentos electrónicos en el buzón, y se elimina la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. El contenido de un buzón inactivo se retiene mientras dura la retención que se colocó en el buzón antes de que pasara a inactivo. La duración de retención define cuánto tiempo se retienen los elementos en la carpeta Elementos recuperables. Cuando expira la duración de la retención de un elemento en la carpeta Elementos recuperables, el elemento se elimina permanentemente (se purga) del buzón inactivo. Después de convertir un buzón en inactivo, puede cambiar la duración de la retención o la directiva de retención de Office 365 asignada al buzón inactivo.

Importante: Hemos aplazado la fecha límite del 1 de julio de 2017 para crear nuevas retenciones locales para hacer que un buzón esté inactivo. Pero, a partir de finales de este año o principios del siguiente, ya no podrá crear retenciones locales en Exchange Online. A partir de ese momento, solo se podrán usar retenciones por juicio y directivas de retención de Office 365 para crear un buzón inactivo. Sin embargo, los buzones inactivos existentes que están en una retención local seguirán siendo compatibles y podrá seguir administrando las retenciones locales en buzones inactivos. Esto incluye el cambio de la duración de una retención local y la eliminación permanente de un buzón inactivo mediante la eliminación de la retención local.

Antes de empezar

  • Tiene que usar Exchange Online PowerShell para cambiar la duración de la suspensión de una retención por juicio en un buzón inactivo. No puede usar el Centro de administración de Exchange (EAC). Pero puede usar Exchange Online PowerShell o el EAC para cambiar la duración de la retención para una conservación local. Puede usar el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 o el Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell para cambiar la duración de la retención de una directiva de retención de Office 365.

  • Para conectarse a Exchange Online PowerShell o Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell, consulte uno de los siguientes temas:

  • Tenga en cuenta que las retenciones asociadas a casos de exhibición de documentos electrónicos son retenciones infinitas, lo que significa que no hay ninguna duración de espera que se pueda cambiar. Los elementos se retienen de forma indefinida o hasta que se elimina la retención y se elimina el buzón inactivo.

  • Para obtener más información sobre buzones inactivos, consulte Buzones inactivos en Office 365.

Paso 1: identificar las retenciones en un buzón inactivo

Dado que se pueden colocar varios tipos de retenciones o una o más directivas de retención de Office 365, el primer paso es identificar las retenciones de un buzón inactivo.

Ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell para mostrar la información de la retención de todos los buzones inactivos en su organización.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

El valor de True para la propiedad LitigationHoldEnabled indica que el buzón inactivo está en retención por juicio. Si una conservación local, una retención de eDiscovery o una directiva de retención de Office 365 se coloca en un buzón inactivo, el GUID de la retención se muestra como el valor de la propiedad InPlaceHolds. Por ejemplo, a continuación se muestran resultados para cuatro buzones inactivos.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

La siguiente tabla identifica los cinco tipos de retención diferentes que se utilizaron para poner cada buzón en estado inactivo.

Buzón inactivo

Tipo de retención

Cómo identificar la retención en el buzón de correo inactivo

Candela Arrais

Retención por juicio

La propiedad LitigationHoldEnabled se establece en True.

Pilar Pinilla

Conservación local

La propiedad InPlaceHolds contiene el GUID de la conservación local que se coloca en el buzón inactivo. Puede identificarla como una conservación local porque el Id. no se inicia con un prefijo.

Puede usar el comando Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL en Exchange Online PowerShell para obtener información sobre la conservación local en el buzón inactivo.

Sergio Valladares

Directiva de retención de Office 365 para toda la organización en el Centro de cumplimiento y seguridad

La propiedad InPlaceHolds está en blanco. Esto indica que uno o varias directiva de retención de Office 365 para toda la organización o para todo Exchange se aplica al buzón inactivo.

En este caso, puede ejecutar el comando Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds en Exchange Online PowerShell para obtener una lista de los GUID para directivas de retención de Office 365 para toda la organización. El GUID para las directivas de retención para toda la organización que se aplican a los buzones de Exchange empieza con el prefijo mbx, por ejemplo mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02.

Para identificar la directiva de retención de Office 365 que se aplica al buzón inactivo, ejecute el siguiente comando en Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Naiara Padilla

La directiva de retención Office 365 en el Centro de cumplimiento y seguridad aplicada a buzones específicos

La propiedad InPlaceHolds contiene el GUID de la directiva de retención de Office 365 que se aplica al buzón inactivo. Puede saber que es una directiva de retención que se aplica a buzones específicos porque el GUID comienza con el prefijo mbx. Tenga en cuenta que si el GUID de la directiva de retención aplicada al buzón inactivo se inicia con el prefijo skp, indicaría que la directiva de retención se aplica a conversaciones de Skype Empresarial.

Para identificar la directiva de retención de Office 365 que se aplica al buzón inactivo, ejecute el siguiente comando en Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Asegúrese de quitar el prefijo mbx o skp al ejecutar este comando.

Andrés Delgadillo

Retención de caso de exhibición de documentos electrónicos en el Centro de cumplimiento y seguridad

La propiedad InPlaceHolds contiene el GUID de la retención de caso de exhibición de documentos electrónicos que se coloca en el buzón inactivo. Sabrá que es una retención de caso de exhibición de documentos electrónicos porque el GUID comienza con el prefijo UniH.

Puede usar el cmdlet Get-CaseHoldPolicy en Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell para obtener información sobre el caso de exhibición de documentos electrónicos que está asociado la retención en el buzón inactivo. Por ejemplo, puede ejecutar el comando Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name para mostrar el nombre de la retención de caso que se encuentra en el buzón inactivo. Asegúrese de quitar el prefijo UniH al ejecutar este comando.

Para identificar el caso de exhibición de documentos electrónicos que está asociado a la retención en el buzón de correo inactivo, ejecute los siguientes comandos.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

Nota: No es recomendable retenciones de casos de exhibición de documentos electrónicos para buzones inactivos. Esto se debe a que los casos de exhibición de documentos electrónicos están destinados a casos específicos limitados por tiempo relacionados con un problema legal. En algún momento, probablemente termine un caso legal y se quitarán las retenciones asociadas al caso y este se cerrará o eliminará. De hecho, si una retención colocada en un buzón inactivo está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos y se libera la retención o se cierra o elimina el caso, el buzón inactivo se eliminará permanentemente.

Para obtener más información sobre las directivas de retención de Office 365, consulte Introducción a las directivas de retención de Office 365.

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Paso 2: cambiar la duración de retención para un buzón inactivo

Tras identificar el tipo de retención que está colocada en el buzón inactivo (y si hay varias retenciones), el siguiente paso es cambiar la duración para la retención.

Cambiar la duración de una retención por juicio.

Aquí le mostramos cómo usar Exchange Online PowerShell para cambiar la duración de retención para una retención por juicio que se coloca en un buzón inactivo. No puede usar el EAC. Ejecute el siguiente comando para cambiar la duración de retención. En este ejemplo, se cambia la duración de retención a un período de tiempo ilimitado.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

El resultado es que los elementos del buzón inactivo se retienen indefinidamente o hasta que la retención se quita o la duración de la retención se cambia a un valor diferente.

Sugerencia: La mejor manera de identificar un buzón inactivo es usando el valor Distinguished Name o Exchange GUID. El uso de uno de estos valores ayuda a impedir que se especifique accidentalmente el buzón equivocado.

Cambiar la duración de una conservación local

Pero puede usar el EAC o Exchange Online PowerShell para cambiar la duración de retención para una conservación local.

Usar el EAC para cambiar la duración de retención

  1. Si conoce el nombre de la conservación local que quiere cambiar, vaya al siguiente paso. De lo contrario, ejecute el siguiente comando para obtener el nombre de la conservación local colocada en el buzón inactivo. Use el GUID de conservación local que obtuvo en Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento > eDiscovery y conservación local.

  3. Seleccione la conservación local que quiera cambiar y haga clic en Editar Icono Editar .

  4. En la página de propiedades eDiscovery y retención local, haga clic en Conservación local.

  5. Realice una de las siguientes acciones en función de la duración de retención actual:

    1. Haga clic en Retenido indefinidamente para retener elementos durante un período de tiempo ilimitado.

    2. Haga clic en Especificar el número de días para guardar los elementos relacionados con la fecha de recepción para conservar elementos durante un período específico. Escriba el número de días que desea retener los elementos.

    Captura de pantalla del cambio de duración para una conservación local
  6. Haga clic en Guardar.

Usar Exchange Online PowerShell para cambiar la duración de retención

  1. Si conoce el nombre de la conservación local que quiere cambiar, vaya al siguiente paso. De lo contrario, ejecute el siguiente comando para obtener el nombre de la conservación local colocada en el buzón inactivo. Use el GUID de conservación local que obtuvo en Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Ejecute el siguiente comando para cambiar la duración de retención. En este ejemplo, se cambia la duración de retención a 2.555 días (aproximadamente 7 años).

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    Para cambiar la duración de retención a un período de tiempo ilimitado, use -ItemHoldPeriod unlimited.

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Más información

  • ¿Cómo se calcula la duración de retención para un elemento en un buzón inactivo?    La duración se calcula desde la fecha original en que un elemento de buzón se recibe o se crea.

  • ¿Qué sucede cuando expira la duración de retención?    Cuando expira la duración de retención de un elemento en la carpeta Elementos recuperables, el elemento se elimina permanentemente (se purga) del buzón inactivo. Si no hay ninguna duración especificada para la retención que se coloca en el buzón inactivo, nunca se purgan los elementos de la carpeta Elementos recuperables (a menos que se cambie la duración de retención del buzón inactivo).

  • ¿Una directiva de retención de Exchange aún se procesa en buzones inactivos?     Si se aplicó una directiva de retención de Exchange (la administración de registros de mensajes, o MRM, una característica de Exchange Online) a un buzón cuando se convirtió en inactivo, las directivas de eliminación (que son etiquetas de retención configuradas con una acción de retención Delete) seguirán procesándose en el buzón inactivo. Esto significa que los elementos etiquetados con una directiva de eliminación se mueven a la carpeta Elementos recuperables cuando expira el período de retención. Esos elementos luego se purgan del buzón inactivo cuando expira la duración de retención de un elemento.

    Por el contrario, se ignora cualquier directiva de archivo (que son etiquetas de retención configuradas con una acción de retención MoveToArchive) que esté incluida en la directiva de retención asignada a un buzón inactivo. Eso significa que los elementos de un buzón inactivo etiquetados con una directiva de archivo permanecen en el buzón principal cuando expira el período de retención. No se mueven al buzón de archivo o a la carpeta Elementos recuperables en el buzón de archivo. Dado que un usuario no puede iniciar sesión en un buzón inactivo, no existen motivos para consumir los recursos del centro de datos para procesar las directivas de archivo.

  • Para comprobar la nueva duración de retención, ejecute uno de los siguientes comandos.    El primer comando es para retención por juicio; el segundo es para conservación local.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • Al igual que los buzones habituales, el Asistente para carpeta administrada (MFA) también procesa buzones inactivos.    En Exchange Online, el MFA procesa buzones una vez cada siete días aproximadamente. Después de cambiar la duración de retención para un buzón inactivo, puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para empezar a procesar inmediatamente la nueva duración de retención para el buzón inactivo. Ejecute el comando siguiente.

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • Si se coloca una gran cantidad de retenciones en un buzón inactivo, no se mostrarán todos los GUID de retención.    Puede ejecutar el siguiente comando para mostrar los GUID de todas las retenciones (excepto retenciones por juicios) que se colocan en un buzón inactivo.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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