Cambiar la apariencia de un control mediante el formato condicional

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El formato condicional permite resaltar de forma selectiva determinados datos en un formulario o informe para que éste resulte más fácil de entender. Por ejemplo, quizás desee aplicar a los números negativos una fuente de color rojo para indicar que esos registros necesitan mayor atención.

Puede establecer el formato condicional de un cuadro de texto o un control de cuadro combinado. Puede cambiar el formato según el valor del control, o bien, puede utilizar una expresión para cambiar el formato en función de los valores en otros campos o controles. En un formulario, puede utilizar el formato condicional para deshabilitar un control y puede hacer que el formato de un control cambie cuando el cursor se coloca en dicho control.

¿Qué desea hacer?

Aplicar formato condicional a un control en función de su propio valor

Use una expresión para aplicar formato condicional a uno o más controles

Cambiar el formato de un control que tiene el foco

Quitar formato condicional de uno o más controles

Crear colores de fila alternativos en un informe

Aplicar formato condicional a un control basándose en su propio valor

Puede aplicar formato condicional a un control de un formulario o informe si su valor cumple determinados criterios. Por ejemplo, supongamos que tiene un informe en forma de tabla que muestra información de pedidos de una lista de productos. Para cada línea del informe, desea que el precio total aparezca con un fondo amarillo si el valor está comprendido entre 100 y 1.000. En la siguiente ilustración se muestra un informe con este tipo de formato condicional aplicado.

Informe en forma de tabla con formato condicional

Sugerencia: Opciones mejoradas en Access 2010 que sea más fácil administrar reglas de formato condicional de una sola vista intuitiva.

En el procedimiento siguiente se muestra cómo aplicar este formato condicional.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control que desea aplicar el formato condicional. Si hay otros controles que contienen datos similares y desea aplicar las mismas reglas de formato condicional a ellos, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en los controles para seleccionar

    Nota: A los controles adicionales que seleccione se les aplicará formato de acuerdo con sus propios valores en vez del valor del primer control seleccionado.

    ellos, demasiado.

  3. En la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en condicional Imagen de botón .

    Aparece el cuadro de diálogo Formato condicional.

    Cuadro de diálogo Formato condicional

  4. Bajo Formato predeterminado, si debe aplicarse un formato específico cuando no se cumple ninguna de las condiciones, seleccione las opciones de formato que desee. El texto de ejemplo en el cuadro de vista previa cambia para mostrar cómo quedará el formato predeterminado. La configuración predeterminada de esta sección corresponde a la actual configuración de fuente del control.

  5. En condición 1, escriba los criterios que determinan si el formato condicional debe aplicarse y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. Para deshabilitar el control cuando se cumplen los criterios, haga clic en habilitado Imagen del botón . El texto de muestra los cambios del cuadro de vista previa para mostrar cómo se verá el formato condicional.

    Formato en vista previa del cuadro de diálogo Formato condicional

  6. Si desea agregar otro formato condicional para el control, haga clic en Agregar y, a continuación, siga el mismo procedimiento que utilizó para la Condición 1. Puede configurar hasta tres formatos condicionales para un control. Por ejemplo, puede configurar la Condición 1 de modo que el fondo del control cambie a color amarillo si el valor está comprendido entre 100 y 1.000 y, a continuación, puede configurar la Condición 2 para que el valor del control se muestre con una fuente de color rojo negrita si el valor es mayor que 1.000. En la siguiente ilustración, se muestra la configuración que se utiliza para ello en el cuadro de diálogo Formato condicional.

    Cuadro de diálogo Formato condicional con dos tipos de formato

    En la siguiente ilustración se muestran los resultados de esta configuración.

    Informe de detalles de pedidos con dos tipos de formato condicional en un solo campo

Nota: 

  • Cuando se aplica el formato condicional a un campo de búsqueda, la condición debe basarse en el identificador de búsqueda en vez del valor devuelto por el campo de búsqueda.

  • Las condiciones se evalúan de acuerdo con las siguientes reglas.

    • Si se cumple la Condición 1, se aplicará sólo el formato de la Condición 1.

    • La Condición 2 se comprueba sólo si no se cumple la Condición 1. Si se cumple la Condición 2, se aplicará sólo el formato de la Condición 2.

    • La Condición 3 se comprueba sólo si no se cumplen las condiciones 1 y 2. Si se cumple la Condición 3, sólo se aplicará el formato de la Condición 3.

    • Si no se cumple ninguna de las condiciones, se aplicará el formato predeterminado del control.

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Utilizar una expresión para aplicar formato condicional a uno o varios controles

Debe utilizar una expresión en lugar de un valor de campo para aplicar formato condicional si se cumple alguna de estas condiciones.

  • Desea aplicar formato condicional a un solo control basándose en el valor de otro control.

  • Desea aplicar formato condicional a un solo control basándose en los resultados de un cálculo o en el valor de un campo que no sea el origen de registros del control.

  • Desea aplicar formato condicional a varios controles a la vez, independientemente de si el formato se basa en el valor de un campo o control, o bien, en los resultados de un cálculo. Por ejemplo, quizás desee resaltar una línea completa de un informe si un campo contiene un determinado valor o intervalo de valores.

  • Desea aplicar formato condicional a un control independiente.

Antes de comenzar

Cuando utilice una expresión para aplicar formato condicional, deberá asegurarse de que los controles al que está aplicando formato no utilicen los mismos nombres que los campos en el origen de registros subyacente del formulario o informe. Si en una expresión hace referencia a un campo y hay un control con el mismo nombre en el formulario o informe, Access no puede determinar si hace referencia al control o al campo, por lo que no puede evaluar la expresión. Como resultado, no se aplica el formato condicional y el control aparece con su formato predeterminado. Al agregar expresiones a un formulario o informe, es muy importante que cambie de nombre los controles cuyos nombres estén en conflicto con los nombres de campo utilizados en las expresiones. En el siguiente procedimiento se muestra cómo cambiar el nombre de los controles.

Nota: Si cambia el nombre de los controles en un formulario o informe que ya contiene controles cuyas propiedades Origen del control son expresiones, Access cambia esas expresiones de forma que hagan referencia a los nuevos nombres de control. En muchos casos, esto hace que las expresiones generen un error y el informe mostrará el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro cuando se imprima o se abra en la vista Presentación o Informe. Si sigue el procedimiento que se detalla a continuación para cambiar el nombre de los controles, deberá modificar todas las expresiones Origen del control existentes de modo que hagan referencia a los campos del origen de registros subyacente en lugar de los controles en el formulario o informe.

Cambiar el nombre de los controles en un formulario o informe   

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  3. Haga clic en un control para seleccionarlo.

  4. En la ficha Todas de la hoja de propiedades, si las dos primeras propiedades (Nombre y Origen del control) son idénticas, o bien, si la propiedad Nombre coincide con otro nombre de campo en el origen de registros subyacente del formulario o informe, modifique la propiedad Nombre de modo que sea única. Se suele agregar un breve prefijo al nombre. Por ejemplo, si el control es un cuadro de texto, puede agregar el prefijo "txt" a su propiedad Nombre, como en "txtCantidad".

  5. Repita los pasos 3 y 4 para todos los controles del formulario o informe cuyos nombres coincidan con nombres de campo del origen de registros subyacente.

  6. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o bien, presione CTRL+G.

  7. Si el formulario o informe contiene controles cuyas propiedades Origen del control son expresiones, vuelva a comprobar las expresiones y edítelas según sea necesario para asegurar que siguen haciendo referencia a los campos del origen de registros en vez de los controles cuyo nombre se acaba de cambiar.

Agregar formato condicional mediante una expresión

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el primer control al que desee aplicar el formato condicional. Para seleccionar más controles, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en todos los controles a los que desee aplicar formato.

  3. En la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en condicional Imagen de botón .

    Aparece el cuadro de diálogo Formato condicional.

    Cuadro de diálogo Formato condicional

  4. Bajo Formato predeterminado, si debe aplicarse un formato específico cuando no se cumple ninguna de las condiciones, seleccione las opciones de formato que desee. El texto de ejemplo en el cuadro de vista previa cambia para mostrar cómo quedará el formato predeterminado. La configuración predeterminada de esta sección corresponde a la actual configuración de fuente del control.

  5. Bajo Condición 1, seleccione La expresión es de la primera lista.

  6. Escriba una expresión en el cuadro situado a la derecha de la lista. No escriba un signo de igualdad ( =) delante de la expresión. Por ejemplo:

[Cantidad] * [precio unitario] > 1000

La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre las expresiones.

  1. Seleccione las opciones de formato que desee. Para deshabilitar el control cuando se cumplen los criterios, haga clic en habilitado Imagen del botón . El texto de muestra los cambios del cuadro de vista previa para mostrar cómo se verá el formato condicional.

    Formato en vista previa del cuadro de diálogo Formato condicional

  2. Si desea agregar otro formato condicional para el control, haga clic en Agregar y, a continuación, siga el mismo procedimiento que utilizó para la Condición 1. Puede configurar hasta tres formatos condicionales para un control.

  3. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

    En la siguiente ilustración, se muestran los resultados de aplicar este formato condicional a los cinco controles de la sección Detalles de un informe en forma de tabla.

    Informe de detalles de pedidos con formato condicional

Sugerencia: Para utilizar en una expresión los operadores BETWEEN o In del Lenguaje de consulta estructurado (SQL), utilice la función Eval, tal y como se muestra en los dos ejemplos siguientes.

Eval ([Cantidad] entre 10 y 20)

– O bien–

Eval ([País] en ("Estados Unidos", "Canadá", "España"))

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Cambiar el formato de un control que tiene el enfoque

Cuando se coloca el cursor en un control de un formulario, ya sea haciendo clic en el control o avanzando hacia él mediante la tecla TAB, se dice que ese control tiene el enfoque. Puede usar el formato condicional para cambiar la apariencia de un control cuando éste tiene el enfoque. Si aplica este tipo de formato condicional a todos los cuadros de texto y cuadros combinados de un formulario, será más fácil ver qué control tiene el enfoque en un momento determinado. Siga el procedimiento que se describe a continuación para aplicar el formato condicional al control que tiene el enfoque.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control al que desee aplicar el formato condicional. Si desea aplicar el mismo formato condicional a más controles, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en esos controles para seleccionarlos también.

  3. En la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en condicional Imagen de botón .

  4. En el cuadro de diálogo Formato condicional, bajo Formato predeterminado, si debe aplicarse un formato específico cuando no se cumple ninguna de las condiciones, seleccione las opciones de formato que desee. El texto de ejemplo en el cuadro de vista previa cambia para mostrar cómo quedará el formato predeterminado. La configuración predeterminada de esta sección corresponde a la actual configuración de fuente del control.

  5. Bajo Condición 1, en la primera lista, seleccione El campo tiene foco.

    Nota: El campo tiene foco está sólo disponible bajo Condición 1.

  6. A la derecha del cuadro de vista previa, seleccione las opciones de formato que Access debe aplicar cuando el control tiene el enfoque. El texto de ejemplo en el cuadro de vista previa cambia para mostrar cómo quedará el formato condicional.

    Cuadro de diálogo Formato condicional

  7. Si desea agregar otro formato condicional para este control o grupo de controles, haga clic en Agregar y, a continuación, siga el mismo procedimiento que utilizó para la Condición 1.

  8. Cuando termine de agregar condiciones, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato condicional.

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Quitar formato condicional de uno o varios controles

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control del que desee quitar el formato condicional.

  3. En la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en condicional Imagen de botón .

  4. En el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en Eliminar.

  5. En el cuadro de diálogo Eliminar formato condicional, active las casillas de verificación correspondientes a las condiciones que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Formato condicional.

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Crear colores de fila alternativos en un informe

De manera predeterminada, Access aplica el mismo color de fondo a cada fila de la sección Detalle de un informe. Cuando se imprime un informe, el sombreado de las líneas alternas de la sección de detalles puede facilitar en gran medida su lectura. En vez de usar la característica de formato condicional, puede usar la propiedad Color de fondo alternativo para la sección Detalle con el fin de especificar el color que se debe mostrar o imprimir en líneas alternas al ver o imprimir un informe. En el siguiente procedimiento se muestra cómo hacerlo.

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  3. Haga clic en el encabezado de sección Detalle del informe.

  4. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Formato.

  5. Haga clic en el cuadro de propiedad Alternativo Color de fondo y, a continuación, seleccione un tema de color de la lista. Como alternativa, puede haga clic en Botón Generador y, a continuación, haga clic en el color que desea aplicar para cada fila alternativo.

  6. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar, o bien, presione CTRL+G.

  7. Cambie a la vista Informe y compruebe los resultados. En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de un informe en forma de tabla con la propiedad Color de fondo alternativo configurada en Fondo claro del encabezado.

    Informe en forma de tabla con colores de fila alternativos

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