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Después de agregar un sitio tipo de contenido a una lista o biblioteca específica, puede personalizarlo para esa ubicación. Tipos de contenido que están asociados a las listas o bibliotecas se denominan tipos de contenido de lista. Los cambios que realice en un tipo de contenido de lista aplicarán solo a la instancia de ese tipo de contenido que se ha agregado a la lista o biblioteca. El tipo de contenido de sitio principal para el tipo de contenido de lista no se actualiza con los cambios. Si personalizar los atributos heredados de un tipo de contenido de lista y, a continuación, se actualiza su tipo de contenido de sitio primario, se sobrescribirán las personalizaciones (a menos que realice su tipo de contenido de lista de solo lectura). Si personalizar un tipo de contenido de lista mediante la adición de atributos adicionales que no se comparte con su tipo de contenido de sitio primario, no se sobrescriben los atributos adicionales si se actualiza el tipo de contenido de sitio primario.
Debe tener al menos el permiso Administrar listas para cambiar los tipos de contenido de una lista o biblioteca.
¿Qué desea hacer?
Agregar una plantilla de documento a un tipo de contenido
Una plantilla de documento únicamente se puede asociar a un tipo de contenido de documento (cualquier tipo de contenido derivado del tipo de contenido primario de documento). Al asociar una plantilla de documento a un tipo de contenido, se contribuye a garantizar que, cuando los autores creen nuevos documentos de este tipo de contenido, todos los documentos estén basados en una plantilla idéntica.
Por ejemplo, una organización debe utilizar una plantilla de documento determinada para los contratos legales. Si se asocia esa plantilla de documento al tipo de contenido que la organización utiliza para los contratos legales, todos los nuevos contratos legales creados con dicho tipo de contenido se basan en la plantilla de documentos de contratos legales.
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Vaya a la biblioteca de documentos en la que desee actualizar el tipo de contenido con una plantilla de documento.
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En la Cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.
Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración avanzada.
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Si la plantilla de documento que desea usar está almacenada en alguna parte del sitio del sitio, haga clic en Escriba la dirección URL de una plantilla de documento existente y, a continuación, escriba la dirección URL de la plantilla que desee usar.
Puede usar una dirección URL relativa a una ubicación en una carpeta de sitio o recurso. Plantillas de documento pueden almacenarse en la ubicación de recursos de sitio predeterminado http://Server nombre del tipo de contenido, nombre/formularios de biblioteca de nombre, documento o sitio / o una ubicación de la biblioteca que se ha configurado específicamente para almacenar las plantillas de documento.
En la tabla siguiente se enumeran los tipos de direcciones URL que pueden usar. El ejemplo supone la existencia de una carpeta de recursos de plantillas de documento predeterminada (la carpeta que contiene los archivos de los tipos de contenido de sitio) ubicada en http://Nombre de servidor/Sitio/Nombre de la biblioteca de documentos/Forms/Nombre del tipo de contenido/, y que la plantilla de documento se denomina Docname.doc.
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Tipo de dirección URL |
Ejemplo |
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Relativa al sitio |
Nombre de servidor/Sitio/Nombre de la biblioteca/Forms/Docname.doc |
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Relativa a la carpeta de recursos |
Docname.doc |
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Si desea cargar la plantilla de documento que va a usar, en la sección Plantilla de documento, haga clic en Actualizar una nueva plantilla de documentos y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, vaya a la ubicación del archivo que desee usar, selecciónelo y haga clic en Abrir.
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Haga clic en Aceptar.
Cambiar las columnas para un tipo de contenido
Pueden especificarse las propiedades o los metadatos que se deseen recopilar para un elemento de un tipo de contenido específico agregando columnas a ese contenido. Por ejemplo, es posible que una organización desee realizar el seguimiento de un conjunto específico de metadatos de todos los pedidos de compra, como número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto. Si se agregan columnas para número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto al tipo de contenido de pedido de compra, se pide a los usuarios que proporcionen esos metadatos para los elementos del tipo de contenido.
Si hay una lista o biblioteca que contienen elementos de varios tipos de contenido diferentes, pueden recopilarse metadatos únicos de los elementos de cada tipo de contenido si se agregan columnas directamente al tipo de contenido correspondiente, en lugar de agregarlas a la propia lista o biblioteca.
Hay varias formas de cambiar las columnas para un tipo de contenido. Puede:
Agregar una columna
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Columnas, haga clic en Agregar desde columnas de lista o sitio existentes.
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En la sección Seleccionar columnas, en Seleccionar columnas de, haga clic en la flecha para seleccionar el grupo desde el que desea agregar una columna.
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En Columnas disponibles, haga clic en la columna que desea agregar y, a continuación, haga clic en Agregar para mover la columna a la lista Columnas que agregar.
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Para agregar columnas adicionales, repita los pasos 5 y 6.
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Haga clic en Aceptar.
Quitar una columna
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.
Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.
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En Columnas, haga clic en el nombre de la columna que desea quitar del tipo de contenido.
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Haga clic en el botón Quitar y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si desea quitar la columna del tipo de contenido.
Nota: Es posible que el botón Quitar no esté disponible para todas las columnas asociadas con un tipo de contenido.
Cambiar el orden de las columnas
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.
Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.
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En Columnas, haga clic en Orden de columnas.
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En la sección Orden de columnas, haga clic en la flecha al lado de la columna para la que desea cambiar el orden en la columna Posición desde arriba y, a continuación, seleccione el número de orden que desea.
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Haga clic en Aceptar.
Hacer una columna obligatoria, opcional u oculta
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee cambiar.
Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para admitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.
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En Columnas, haga clic en el nombre de la columna que desee crear como obligatoria.
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En la sección Configuración de la columna, siga uno de estos procedimientos:
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Para exigir a los usuarios que especifiquen la información de una columna, haga clic en Obligatoria.
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Para que los usuarios puedan especificar información de una columna de manera opcional, haga clic en Opcional.
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Para ocultar una columna de modo que no aparezca en los formularios Nuevo, Editar o Mostrar del tipo de contenido, haga clic en Oculta.
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Haga clic en Aceptar.
Adición de un flujo de trabajo a un tipo de contenido
Flujos de trabajo permiten especificar un proceso empresarial para elementos y documentos en un sitio. Las organizaciones pueden utilizar flujos de trabajo para automatizar y administrar ciertos procesos empresariales comunes, como la aprobación de documento o revisión. Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido, puede ayudar a garantizar que todos los elementos de ese tipo de contenido estén sujetos a procesos empresariales coherentes. Si un flujo de trabajo se ha agregado a un tipo de contenido, se puede iniciar el flujo de trabajo en elementos individuales de ese tipo de contenido.
Únicamente puede agregarse un flujo de trabajo a un tipo de contenido para una lista o biblioteca si se ha implementado un flujo de trabajo en el sitio o área de trabajo. Si parece que no hay flujos de trabajo disponibles, póngase en contacto con el Administrador central.
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea agregar un flujo de trabajo.
Nota: Si la biblioteca de documentos no se ha configurado para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
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Haga clic en Agregar un flujo de trabajo.
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En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en la plantilla de flujo de trabajo que desee utilizar.
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En la sección Nombre, escriba un nombre exclusivo del flujo de tarea.
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En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con este flujo de trabajo.
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Puede utilizar la lista de tareas predeterminada o crear una nueva. Si utiliza la lista de tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo pueden buscar y ver fácilmente sus tareas de flujo de trabajo mediante la vista Mis tareas de la lista de tareas.
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Cree una nueva lista de tareas si las tareas del flujo de trabajo van a incluir o revelar información sensible o confidencial que desea mantener aparte de la lista de tareas general.
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Cree una nueva lista de tareas si la organización va a tener varios flujos de trabajo o si los flujos de trabajo van a incluir varias tareas. En este caso, quizás desee crear una lista de tareas para cada flujo de trabajo.
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En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con el flujo de trabajo. La lista de historial presenta todos los eventos que tienen lugar durante cada instancia del flujo de trabajo.
Puede usar la lista de historial predeterminada, o bien crear una nueva. Si la organización tiene varios flujos de trabajo, puede ser conveniente crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.
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En la sección Opciones de inicio, especifique cómo, cuándo y quién puede iniciar un flujo de trabajo.
Nota: Algunas opciones específicas pueden no estar disponibles si no las admite la plantilla de flujo de trabajo seleccionada.
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Haga clic en Aceptar o en Siguiente.
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En la página Personalizar flujo de trabajo, seleccione cualquier opción adicional que desee y haga clic en Aceptar.
Convertir a un tipo de contenido de solo lectura
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee hacer el contenido de solo lectura.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee crear como de sólo lectura.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración avanzada.
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En la sección Sólo lectura, en ¿Desea que este tipo de contenido sea de sólo lectura?, haga clic en Sí.
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Haga clic en Aceptar.
Especificar una directiva de administración de la información para un tipo de contenido
Puede aplicar una directiva de colección de sitios existente a un tipo de contenido de lista. Como alternativa, puede crear una nueva directiva de administración de información que solo se aplica a un tipo de contenido de lista específica.
Aplicar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido de lista
Si ya se crearon directivas de administración de la información para su sitio como directivas de colección de sitios, puede aplicarlas a tipos de contenido de lista individuales.
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desee aplicar una directiva de administración de la información.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
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En Especificar directiva, haga clic en Utilizar una directiva de colección de sitios y, a continuación, seleccione la directiva que desee aplicar.
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Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva directiva de administración de la información para un tipo de contenido
Puede definir una directiva de administración de la información que únicamente se aplique a un tipo de contenido de lista específico. Si se crea de esta forma una directiva de administración de la información, no puede volver a usarse en otras listas, bibliotecas o sitios. Si una lista o biblioteca permite la administración de varios tipos de contenido, no puede definirse una directiva de administración de la información que se aplique a toda la lista o biblioteca. En su lugar, debe definirse una directiva de administración de la información para cada tipo de contenido de lista individual asociado a dicha lista o biblioteca.
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido para el que desee definir una directiva de administración de la información.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
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En Especificar directiva, haga clic en Definir una directiva y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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En la página Editar directiva, en la sección Nombre y descripción administrativa, escriba una breve descripción de la directiva que va a crear.
Al definir una directiva para un tipo de contenido de lista, el nombre del tipo de contenido de lista se convierte en el nombre de la directiva. Puede especificar nombres exclusivos únicamente para las directivas de administración de la información que estén definidas en la lista de directivas de la colección de sitios.
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En la sección Declaración de directiva, escriba una declaración descriptiva que explique el propósito de la directiva a los usuarios. Esta declaración se muestra cuando los usuarios abren documentos o elementos que están sujetos a la directiva. Debe explicar qué características de la directiva se aplican al contenido o qué tratamiento especial se requiere para el contenido. Una declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.
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En las secciones siguientes, seleccione las características de directiva individuales que desee agregar a la directiva de administración de la información.
Para obtener más información acerca de cómo configurar las características de las directivas de administración de la información individuales, vea los vínculos que aparecen en Vea también.
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Cuando termine de seleccionar opciones para las características de directiva individuales que desee agregar a esta directiva de administración de la información, haga clic en Aceptar para aplicar las características de directiva.
Cambiar la configuración del panel de información del documento para un tipo de contenido
El Panel de información del documento, que se muestra en los siguientes programas de Microsoft Office 2010: Word, Excel y PowerPoint: permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades de tipo de contenido de un documento guardado en un servidor de administración de documentos directamente dentro de la oficina programa que se utilizan para editar el documento. Por ejemplo, si el tipo de contenido de documento para una biblioteca específica tiene una columna de estado, los usuarios pueden ver la propiedad de estado en el Panel de información del documento en Word cuando edita el documento. También puede usar el Panel de información del documento para cambiar el valor de la propiedad de estado de borrador a Final. Cuando se guarda el documento en el servidor, esta propiedad se actualiza automáticamente en la columna Estado de la biblioteca.
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desee cambiar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido para el que desee cambiar el panel de información del documento.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Configuración del panel de información del documento.
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En la sección Plantilla del panel de información del documento, siga uno de estos procedimientos:
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Para utilizar una plantilla predeterminada que presente las propiedades (columnas) que se han definido para el tipo de contenido, haga clic en Utilizar la plantilla predeterminada para las aplicaciones de Microsoft Office.
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Para usar una plantilla personalizada existente, haga clic en Utilizar una plantilla personalizada existente (URL, UNC o URN) y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la ubicación de la plantilla.
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Para cargar una plantilla personalizada existente (XSN), haga clic en Cargar una plantilla personalizada existente (XSN) para utilizar y haga clic en Examinar para localizar la plantilla que desee utilizar.
Nota: Si va a cargar una plantilla de esta forma, debe quitar la dirección URL de publicación de la plantilla en InfoPath antes de publicar y cargar la plantilla.
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Para crear un panel personalizado en InfoPath, haga clic en Crear una nueva plantilla personalizada.
Si selecciona esta opción, InfoPath inicia y muestra la plantilla predeterminada, que puede personalizar para crear un panel personalizado.
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En la sección Mostrar siempre, especifique si desea que se muestre automáticamente cuando los documentos de este tipo de contenido en primer lugar se abren o se guardan dentro de un programa de Office 2010 este Panel de información del documento.
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Haga clic en Aceptar.
Quitar un tipo de contenido de una lista o biblioteca
Cuando se quita un tipo de contenido de una lista o biblioteca, los usuarios ya no pueden crear elementos nuevos de dicho tipo de contenido en la lista o biblioteca. Quitar un tipo de contenido de una lista o biblioteca no elimina los elementos que se crearon a partir del tipo de contenido.
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Vaya a la lista o biblioteca de la que desee quitar el tipo de contenido.
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Realice uno de los procedimientos siguientes:
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Si está trabajando con una lista, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.
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Si está trabajando con una biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.
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En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desee quitar.
Nota: Si la lista o biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o biblioteca.
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En Configuración, haga clic en Eliminar este tipo de contenido.
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Cuando el sistema le pregunte si desea eliminar este tipo de contenido, haga clic en Aceptar.
