Cambiar del modo trabajar sin conexión al modo con conexión

Cambiar del modo trabajar sin conexión al modo con conexión

En Outlook, tiene la flexibilidad para hacer que Outlook funcione en línea o sin conexión con el servidor de correo.

¿Cómo sabe cuándo está trabajando sin conexión o en línea en Outlook? Existen indicaciones visuales, comenzando con la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Outlook. Si se muestra alguno de los siguientes indicadores de estado significa que Outlook no está conectado a su servidor de correo.

Estado Trabajando sin conexión o bien Estado desconectado

No puede enviar ni recibir correo electrónico hasta que vuelva a conectarse.

Estado: trabajando sin conexión

Normalmente, se puede trabajar sin conexión. Volver a un modo de trabajo en línea es un proceso sencillo.

  • En Outlook, en la pestaña Enviar o recibir, elija Trabajar sin conexión para volver a conectarse.

    Opción Trabajar sin conexión en la pestaña Enviar y recibir

Notas: 

  • Si el fondo del botón de Trabajar sin conexión está sombreado (como se muestra en la imagen anterior), no está conectado. Pero si el fondo está claro, sí que lo está.

  • Si no ve el botón Trabajar sin conexión y su cuenta de correo electrónico es una cuenta de Microsoft Exchange Server, Modo caché de Exchange puede haberse desactivado. Siga los pasos de Activar el modo caché de Exchange para cambiar esa configuración. O bien, póngase en contacto con la persona que administra el servidor Exchange en su organización.

Estado: Desconectado

Existen diferentes motivos por los que está desconectado de Outlook. Lo que se muestra a continuación son solo algunos ejemplos de algunos de los posibles motivos.

  • Si su conexión a Internet funciona, puede haber un problema con el servidor de correo.

  • Si puede iniciar sesión en su correo electrónico desde un sitio web, por ejemplo, http://outlook.com, compruebe si puede recibir y enviar correo electrónico de esa manera. Si el correo electrónico no está funcionando en el sitio web, llame a su departamento de soporte técnico del proveedor de servicios de correo electrónico para obtener ayuda.

  • Si puede enviar y recibir correo en el sitio web, entonces su servidor de correo funciona correctamente. Sin embargo, su equipo puede que necesite actualizaciones o que exista un problema con la configuración de su cuenta.

Sugerencias para volver a conectarse a Outlook

Aquí se muestran algunas sugerencias para volver a conectarse a Outlook.

Restablecer el estado de Trabajar sin conexión

  • En la pestaña Enviar o recibir, elija Trabajar sin conexión y compruebe la barra de estado. Si el estado muestra Trabajando sin conexión, repita la acción hasta que el estado cambie a Conectado.

Buscar actualizaciones

Crear un perfil nuevo

Para eliminar la posibilidad de que exista un error en el perfil actual de Outlook, cree un nuevo perfil. Si abre Outlook con el nuevo perfil y sigue desconectado, intente quitar su cuenta y, después, agregarla de nuevo.

  1. En el panel Carpeta, haga clic con el botón derecho en su nombre de cuenta y, después, elija Quitar <nombre de la cuenta>.

  2. Siga los pasos de Agregar la cuenta de nuevo para continuar.

Si la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana de Microsoft Outlook muestra Trabajando sin conexión, significa que Outlook se ha desconectado del servidor de correo. No puede enviar o recibir correo hasta que se vuelva a conectar.

Barra de estado de Outlook con estado Trabajar sin conexión

Lo primero que tiene que comprobar es la conexión a Internet intentando conectarse a un sitio web. Si su conexión a Internet funciona, pruebe a volver a conectarse al servidor de correo. A continuación, le mostramos cómo hacerlo:

  1. Haga clic en Enviar y recibir.

    Observe que, cuando Outlook está configurado en Trabajar sin conexión, el botón está resaltado.

    El comando de Trabajar sin conexión de la cinta indica que Sin conexión está habilitado.

  2. Haga clic en Trabajar sin conexión para volver a trabajar en línea.

    Cuando se haya vuelto a conectar al servidor, el botón Trabajar sin conexión tendrá un fondo sencillo:

    El comando de trabajo sin conexión en la cinta indica con conexión

¿Aún no ha habido suerte? Si puede usar esa cuenta de correo electrónico con un sitio web, como Outlook.com, vea si puede recibir y enviar correo nuevo mediante ese sitio. Si no puede, llame al soporte técnico o a su proveedor de servicios de correo electrónico para obtener ayuda.

Si puede recibir y enviar correo en el sitio web, el servidor de correo está bien. Pero Outlook podría necesitar actualizaciones o podría haber un problema con la configuración de la cuenta de correo. Si usa una cuenta de Exchange, busque actualizaciones e instale las que sean necesarias. (Siempre es una buena idea mantenerse al día con las actualizaciones).

¿Está desesperado? Tal vez sea necesario comenzar de cero con su cuenta de correo electrónico. Pruebe a crear un nuevo perfil de correo.

Cuándo podría querer trabajar sin conexión

Al trabajar en línea con Outlook y el servidor de correo, recibirá el correo nuevo cuando llegue y el correo que envíe se envía inmediatamente. Pero puede haber ocasiones en las que trabajar en línea no es práctico. Por ejemplo, tal vez no hay ninguna conexión de red disponible. O quizás hay una red disponible, pero no quiere conectarse porque se ha superado el plan de datos o se le cargarán costes adicionales.

En Outlook, tiene flexibilidad para elegir si quiere trabajar en línea o sin conexión y puede hacerlo manualmente o de forma automática. Si ha optado por trabajar sin conexión, pero está listo para iniciar manualmente una operación de envío o recepción, haga clic en Enviar y recibir > Enviar y recibir todas las carpetas.

Imagen de la cinta de opciones de Outlook

Trabajar sin conexión con una cuenta de Microsoft Exchange Server

Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, sus mensajes se guardarán en el buzón del servidor. Cuando tenga conexión con el servidor y trabaje con conexión, podrá usar toda la funcionalidad de Outlook, tal como abrir elementos, moverlos entre carpetas y eliminarlos. Pero cuando trabaje sin conexión perderá el acceso a todos los elementos del servidor. Es aquí cuando resultan útiles las carpetas sin conexión, que se guardan en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) en el equipo.

El archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) es una réplica o copia del buzón de Exchange. Cuando tenga conexión, este archivo se sincronizará automáticamente con el servidor de modo que ambas copias sean iguales y los cambios que se haga en una se reflejen en la otra. Puede configurar Outlook para que se inicie automáticamente sin conexión si no se puede establecer una conexión con Exchange. También puede alternar manualmente entre los estados con y sin conexión, y elegir qué carpetas de Exchange se mantienen actualizadas localmente en su equipo.

Si usa una cuenta de Exchange, se recomienda la utilización del modo de intercambio en caché. En la mayoría de los casos, el modo de intercambio en caché hace innecesario el trabajo sin conexión. La ausencia de una conexión de red es prácticamente inapreciable, ya que puede continuar trabajando con los elementos.

De manera predeterminada, el modo de intercambio en caché crea y usa un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) para descargar en éste los elementos de las carpetas del buzón y mantener sincronizada una copia de los mismos. Usted trabaja con la información almacenada en el equipo y Outlook la sincroniza con el servidor.

Tanto si se encuentra en la oficina, en casa o en un avión, los cambios en la disponibilidad de la red le resultarán inapreciables. Cuando se interrumpa la conexión con el servidor de Exchange, podrá continuar trabajando con los datos. Cuando se restablezca la conexión, Outlook sincronizará automáticamente los cambios, y los elementos y las carpetas del servidor volverán a ser idénticos a los del equipo. Outlook administra la conexión con el servidor y mantiene los datos al día. No es necesario cambiar al modo sin conexión ni seguir intentando restablecer la conexión con el servidor, todo se lleva a cabo de forma automática. 

En el modo de intercambio en caché tampoco es necesario configurar grupos de envío o recepción, porque se eligen las carpetas para que estén disponibles sin conexión y se mantienen esas carpetas sincronizadas.

El único caso en el que puede resultar más ventajoso trabajar sin conexión es si desea tener un mayor control sobre las descargas en la copia local del buzón de Exchange, como en las situaciones en las que se utiliza un dispositivo o servicio de conexión cuya tarifa se basa en el volumen de datos transferidos. El modo de intercambio en caché mantiene toda la información al día. El trabajo sin conexión permite utilizar grupos de envío o recepción para refinar el tipo y el volumen de información que se sincroniza.

¿Qué sucede si no está usando una cuenta de Exchange? Muchas personas usan una cuenta POP3 o IMAP de su proveedor de servicios de Internet (ISP) o una cuenta basada en web, como Outlook.com (anteriormente Hotmail).

La forma más rápida de trabajar sin conexión es usar la configuración predeterminada de Outlook. Si quiere personalizar la configuración, incluido dónde guardar el Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), use las instrucciones de Configuración personalizada.

Configuración rápida

  1. En el grupo Preferencias de la pestaña Enviar y recibir, haga clic en Trabajar sin conexión.

  2. Para configurar un Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), haga clic en Aceptar.

    De forma predeterminada, la casilla de verificación Preguntar al inicio para elegir entre trabajar con o sin conexión está activada. Si desea que Outlook funcione siempre con conexión cuando haya una conexión disponible, desactive esta casilla de verificación.

Después de crear el Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), al salir y reiniciar Outlook, debe sincronizar el buzón de Exchange con el nuevo archivo. La forma más rápida de hacerlo es la siguiente: En la pestaña Enviar y recibir, en el grupo Enviar y recibir, haga clic en Enviar y recibir todas las carpetas.

Configuración personalizada

Si quiere personalizar la configuración del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), por ejemplo dónde se guarda el archivo en el equipo, haga lo siguiente:

  1. Si no lo ha hecho todavía, cree un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

    Crear un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

    1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    2. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

    3. En la pestaña Correo electrónico, seleccione la cuenta de Exchange Server y, después, haga clic en Cambiar.

    4. Haga clic en Más configuraciones.

    5. Haga clic en la ficha Configuración avanzada y, a continuación, haga clic en Config. de archivo de carpetas sin conexión.

    6. En el cuadro Archivo, escriba la ruta de acceso al archivo que desea utilizar como .ost.

      El nombre del archivo predeterminado es Outlook.ost. Si ya hay un archivo con este nombre, se le pedirá un nombre nuevo.

  2. Haga clic en el menú Archivo.

  3. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  4. En la ficha Correo electrónico, seleccione su cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.

  5. Haga clic en Más configuraciones.

  6. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Iniciar siempre Outlook sin conexión     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, en Trabajar sin conexión y usar la red telefónica.

    2. Elegir entre trabajar conectado o sin conexión cada vez que inicia Outlook     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, active la casilla de verificación Elegir el tipo de conexión al iniciar.

    3. Conectar siempre con la red     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, en Conectar con la red.

    4. Outlook detecta automáticamente si hay disponible una conexión con el servidor     Haga clic en Detectar automáticamente el estado de conexión. Si Outlook no consigue conectar con el servidor, se abre en modo sin conexión automáticamente.

      Nota: Para especificar el tiempo de espera de respuesta del servidor, antes de que indique que lo intente de nuevo o que trabaje sin conexión, escriba un número en el cuadro Segundos hasta agotar el tiempo de espera de conexión con el servidor.

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Trabajar sin conexión

Cuando trabaje con conexión con Outlook 2007 y el servidor de correo, recibirá el correo nuevo cuando llegue y el correo que envíe se enviará inmediatamente. Pero en ocasiones trabajar con conexión no es práctico. Por ejemplo, puede ocurrir que no haya una conexión de red disponible donde se encuentra. También habrá ocasiones en las que, aunque haya una conexión disponible, no quiera usarla para evitar abonar las tarifas de conexión.

Si su cuenta se conecta con Exchange, sus mensajes se guardan en el buzón del servidor. Cuando tenga conexión con el servidor y trabaje con conexión, podrá usar toda la funcionalidad de Outlook, tal como abrir elementos, moverlos entre carpetas y eliminarlos. Sin embargo, cuando trabaje sin conexión perderá el acceso a todos los elementos del servidor. Es aquí cuando resultan útiles las carpetas sin conexión, que se guardan en un archivo de carpetas sin conexión (.ost) en el equipo.

El archivo .ost es una réplica o copia del buzón de Exchange. Cuando tenga conexión, este archivo .ost se sincronizará automáticamente con el servidor de modo que ambas copias sean iguales y los cambios que se haga en una se reflejen en la otra. Puede configurar Outlook para que se inicie automáticamente sin conexión si no se puede establecer una conexión con Exchange. También puede alternar manualmente entre los estados con y sin conexión, y elegir qué carpetas de Exchange se mantienen actualizadas localmente en su equipo.

Si usa una cuenta de Exchange, se recomienda la utilización del modo de intercambio en caché. En la mayoría de los casos, el modo de intercambio en caché hace innecesario el trabajo sin conexión. La ausencia de una conexión de red es prácticamente inapreciable, ya que puede continuar trabajando con los elementos.

De manera predeterminada, el modo de intercambio en caché crea y utiliza un archivo de carpetas sin conexión (.ost) para descargar en éste los elementos de las carpetas del buzón y mantener sincronizada una copia de los mismos. Usted trabaja con la información almacenada en el equipo y Outlook la sincroniza con el servidor.

Tanto si se encuentra en la oficina, en casa o en un avión, los cambios en la disponibilidad de la red le resultarán inapreciables. Cuando se interrumpa la conexión con el servidor de Exchange, podrá continuar trabajando con los datos. Cuando se restablezca la conexión, Outlook sincronizará automáticamente los cambios, y los elementos y las carpetas del servidor volverán a ser idénticos a los del equipo. Outlook administra la conexión con el servidor y mantiene los datos al día. No es necesario cambiar al modo sin conexión ni seguir intentando restablecer la conexión con el servidor, todo se lleva a cabo de forma automática. 

En el modo de intercambio en caché tampoco es necesario configurar grupos de envío o recepción, porque se eligen las carpetas para que estén disponibles sin conexión y se mantienen esas carpetas sincronizadas.

El único caso en el que puede resultar más ventajoso trabajar sin conexión es si desea tener un mayor control sobre las descargas en la copia local del buzón de Exchange, como en las situaciones en las que se utiliza un dispositivo o servicio de conexión cuya tarifa se basa en el volumen de datos transferidos. El modo de intercambio en caché mantiene toda la información al día. El trabajo sin conexión permite utilizar grupos de envío o recepción para refinar el tipo y el volumen de información que se sincroniza.

¿Qué ocurre si no está usando una cuenta de Exchange? Mucha gente utiliza una cuenta POP3 o IMAP de su proveedor de servicios de Internet (ISP) o una cuenta HTTP, como las de Microsoft Windows Live Mail. Cuando tenga conexión, tendrá disponible una conexión con el servidor de correo, y Outlook enviará y recibirá inmediatamente los mensajes para las cuentas de correo electrónico de Exchange, IMAP y HTTP. En las cuentas POP3, los mensajes se envían inmediatamente si está activada la casilla de verificación Enviar inmediatamente durante la conexión de la ficha Configuración de correo (menú Herramientas, comando Opciones). En el modo sin conexión, todas las cuentas utilizan la programación para enviar o recibir del cuadro de diálogo Grupos de envío o recepción. Además, para las cuentas de correo electrónico IMAP, las carpetas no están disponibles sin conexión.

Cuando se trabaja sin conexión, Outlook se conecta al servidor de correo electrónico sólo cuando se elige que lo haga así. Cuando se trabaja sin conexión, Outlook no intenta conectarse al servidor de correo electrónico para buscar nuevos mensajes, descargar encabezados marcados para descargar o enviar mensajes.

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Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange

Debe reiniciar Outlook 2007 para cambiar entre trabajar conectado y sin conexión. Considere el uso del Modo de intercambio en caché para disfrutar de mayor flexibilidad al cambiar entre los estados con y sin conexión.

La forma más rápida de trabajar sin conexión es utilizar la configuración predeterminada de Outlook. Si desea personalizar la configuración, incluido dónde guardar el Archivo de carpetas sin conexión (.ost), utilice las instrucciones de Configuración personalizada.

Configuración rápida

  1. En el menú Archivo, haga clic en Trabajar sin conexión.

    Comando Trabajar sin conexión en el menú Archivo

  2. Para configurar un Archivo de carpetas sin conexión (.ost), haga clic en Aceptar.

    De forma predeterminada, la casilla de verificación Preguntar al inicio para elegir entre trabajar con o sin conexión está activada. Si desea que Outlook funcione siempre con conexión cuando haya una conexión disponible, desactive esta casilla de verificación.

Una vez creado el archivo .ost, cuando salga y reinicie Outlook, debe sincronizar el buzón de Exchange con el archivo .ost. La forma más rápida de hacerlo es la siguiente: en el menú Herramientas, elija Enviar y recibir y, a continuación, haga clic en Enviar y recibir todo.

Configuración personalizada

Si desea personalizar la configuración del Archivo de carpetas sin conexión (.ost), por ejemplo dónde se guarda el archivo .ost en el equipo, haga lo siguiente:

  1. Si no lo ha hecho todavía, cree un archivo de carpetas sin conexión (.ost).

    Crear un archivo de carpetas sin conexión (.ost)

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    2. En la ficha Correo electrónico, seleccione su cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.

    3. Haga clic en Más configuraciones.

    4. Haga clic en la ficha Configuración avanzada y, a continuación, haga clic en Config. de archivo de carpetas sin conexión.

    5. En el cuadro Archivo, escriba la ruta de acceso al archivo que desea utilizar como .ost.

      El nombre del archivo predeterminado es Outlook.ost. Si ya hay un archivo con este nombre, se le pedirá un nombre nuevo.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

  3. En la ficha Correo electrónico, seleccione su cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Iniciar siempre Outlook sin conexión     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, en Trabajar sin conexión y usar la red telefónica.

    2. Elegir entre trabajar conectado o sin conexión cada vez que inicia Outlook     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, active la casilla de verificación Elegir el tipo de conexión al iniciar.

    3. Conectar siempre con la red     Haga clic en Controlar el estado de conexión de forma manual y, a continuación, en Conectar con la red.

    4. Outlook detecta automáticamente si hay disponible una conexión con el servidor     Haga clic en Detectar automáticamente el estado de conexión. Si Outlook no consigue conectar con el servidor, se abre en modo sin conexión automáticamente.

      Nota: Para especificar el tiempo de espera de respuesta del servidor, antes de que indique que lo intente de nuevo o que trabaje sin conexión, escriba un número en el cuadro Segundos hasta agotar el tiempo de espera de conexión con el servidor.

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Si utiliza su cuenta de Exchange en modo de intercambio en caché

  • En el menú Archivo, haga clic en Trabajar sin conexión.

    Comando Trabajar sin conexión en el menú Archivo

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Si usa una cuenta POP3, IMAP o HTTP

  • En el menú Archivo, haga clic en Trabajar sin conexión.

    Comando Trabajar sin conexión en el menú Archivo

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