Cómo buscar registros

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

A medida que crece la base de datos, buscar registros específicos implican más de un vistazo rápido a una hoja de datos. En este artículo, obtenga información sobre cinco maneras de buscar registros específicos en función de sus necesidades.

¿Qué desea hacer?

Examinar todos los registros

Ir a un registro específico

Buscar un registro específico

Filtro para ver un número limitado de registros

Crear una consulta para buscar un registro específico

Examinar todos los registros

Puede examinar registros usando la tecla TAB para desplazarse por un registro a la vez, en orden, para localizar un registro específico. También puede examinar los registros de una tabla en Vista de hoja de datos utilizando los botones de navegación de registros. Los botones de navegación de registros están disponibles en la parte inferior de la tabla o formulario.

Botones de navegación

1. ir al primer registro

2. vaya al registro anterior

3. cuadro registro activo

4. ir al registro siguiente

5. ir al último registro

6. Abra un nuevo registro (vacío)

7. Indicador de filtro

8. Cuadro Buscar

Notas: 

  • Al hacer clic en el cuadro Registro actual, puede escribir un número de registro y, a continuación, presione ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos. No se corresponde con cualquier valor del campo.

  • Para saber si se ha aplicado un filtro, vea el botón del indicador de filtro. Si no hay ningún filtro aplicado o todos los filtros que se hayan eliminado, se muestra Sin filtro. Si muestra filtrado, puede hacer clic en este botón para quitar el filtro. Del mismo modo, cuando se muestra sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último filtro que ha usado, si hay alguna.

  • Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con valor coincidente.

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Ir a un registro específico

Puede ir a un registro específico en Access cuando se conoce el registro que desea buscar. El cuadro Ir a permite elegir un registro concreto de una lista desplegable y generalmente se agrega a formularios.

El cuadro Ir a

  • Para navegar hasta un registro específico, haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro Ir a y, a continuación, seleccione un registro de la lista desplegable.

    Nota: Si conoce los primeros caracteres del registro al que se desea desplazar, escríbalos en el cuadro Ir a para que pueda buscar rápidamente ese registro.

El cuadro Ir a muestra tantos datos como sean necesarios para identificar de manera única cada registro. Cuando se selecciona un registro en la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.

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Buscar un registro específico

Para buscar un registro específico en una tabla o un formulario mediante la pestaña Buscar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Esta es una opción eficaz para localizar un registro específico cuando el registro que desea buscar cumple los criterios específicos, como los términos de búsqueda y operadores de comparación, como "es igual a" o "contiene".

Nota: Únicamente puede usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar si la tabla o el formulario muestran datos en ese momento. Esto es así incluso si no hay registros visibles porque se aplicó un filtro.

  1. Abra la tabla o el formulario y, a continuación, haga clic en el campo que desea buscar.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar o presione CTRL + F.

    Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

  3. En el cuadro Buscar, escriba el valor por el que desea buscar.

  4. Para cambiar el campo que desea buscar o para buscar la tabla subyacente completa, haga clic en la opción adecuada de la lista Buscar en.

    Sugerencia: La lista Coincidir representa el operador de comparación (como "igual a" o "contiene"). Para ampliar la búsqueda, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.

  5. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

  6. Cuando el elemento que está buscando está resaltado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo. Se resaltarán los registros que coincidan con las condiciones.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Filtro para ver un número limitado de registros

Es posible filtrar para ver una cantidad limitada de registros cuando desea ver solo los registros que satisfacen criterios específicos y operadores de comparación. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros que se muestran, haga clic con el botón secundario en un campo cuyo valor desea que coincida y, a continuación, seleccione Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual. Se puede activar o desactivar un filtro, lo que permite alternar entre vistas filtradas y no filtradas de los mismos datos fácilmente. A diferencia de la búsqueda, un filtro solo limita los registros que se muestran.

  1. Para aplicar un filtro que se basa en una selección, abra una tabla o un formulario.

  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.

  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o del control (en la vista Formulario, Informe o Presentación). Para filtrar basándose en una selección parcial, seleccione solo los caracteres que desee.

  4. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desea aplicar.

  5. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los pasos 3 y 4.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Crear una consulta para buscar un registro específico

Las técnicas que puede usar para buscar y filtrar los registros son muy útiles para buscar registros específicos para el caso en cuestión. Sin embargo, que desea realizar la misma operación de búsqueda o filtro con regularidad. En lugar de reproducción de un conjunto de pasos de buscar y filtrar cada vez, puede crear un consulta. Una consulta es una forma eficaz y flexible para buscar registros específicos porque le permite realizar búsquedas personalizadas, aplicar filtros personalizados y ordenar registros. Puede crear sus propias consultas para ayudar a concentrarse en registros específicos y responder a preguntas específicas. Una vez creada, una consulta puede guardar y reutilizar y también puede utilizarse para crear formularios e informes.

Cuando se usa una consulta para buscar o filtrar, use los criterios en función del tipo de datos que está buscando. Diferentes tipos de información se almacenan como distintos tipos de datos. Por ejemplo, cumpleaños se almacenan como datos de fecha y hora, mientras que los nombres se almacenan como datos de texto.

A veces, no encuentra un registro concreto que sabe que existe. Esto puede ocurrir si está viendo registros en un formulario o una consulta que no se muestren determinados registros debido al valor de un campo concreto. En el ejemplo siguiente se muestra cómo usar una consulta para buscar los registros.

Supongamos que está usando una base de datos creada mediante la plantilla de problemas de Microsoft Office Access 2007 para realizar un seguimiento de problemas. La tabla problemas tiene un campo denominado estado, que indica si un problema concreto está activo, resuelto o cerrado. Puede crear una consulta que muestra los problemas con el estado cerrado siguiendo estos pasos:

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Problemas y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  3. En el Diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla problemas. Esto le permite asegurarse de que la consulta mostrará a todos los campos de los registros que se devuelve.

    Problemas.* en la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila campo. Esto indica que se deben devolver todos los campos de la tabla de asuntos.

  4. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla Problemas.

    Aparece Estado en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo.

  5. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar. Esto le permite asegurarse de que la consulta no muestra el campo estado.

    Si desactiva la casilla de verificación Mostrar en la columna Estado, el campo estado se mostrará dos veces en los resultados de la consulta.

  6. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila criterios, escriba = "Cerrado". Este es el criterio de búsqueda. Se trata de cómo garantizar que la consulta devolverá únicamente los registros cuyo valor de estado sea "cerrado".

    Nota: En este ejemplo se usa un solo criterio de búsqueda. Se pueden usar varios criterios de búsqueda agregando criterios a más campos y mediante la fila o y las filas adicionales debajo de o.

    La consulta ya puede ejecutarse y es similar a la siguiente ilustración:

    Cuadrícula de diseño de la consulta

  7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Nota: A menos que ya haya empezado a registrar problemas y, por tanto, tiene datos en la tabla de problemas, y se haya establecido el estado de al menos un problema en "Cerrado", la consulta no devuelve ningún resultado. Sin embargo, puede guardar la consulta y usarla en cualquier momento en el futuro.

  8. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

  9. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta en el campo Nombre de la consulta, como Problemas cerradoy, a continuación, haga clic en Aceptar.

La consulta mostrará los problemas cuyo estado sea Cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para ayudarle a buscar registros, vea el artículo Seleccione datos mediante una consulta.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y de filtro, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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