Cómo se evalúa las solicitudes de cambio de proyecto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Por Jane Suchan, PMP

Cambio no controlado es uno de los enemigos mayores de un jefe de proyecto.     Por eso un proceso de administración de cambios sólida puede ser mejor amigo de un jefe de proyecto. Colocación en lugar de este tipo de proceso permite entregar lo que el cliente ha solicitado, en la escala de tiempo necesario y dentro del presupuesto acordado. Sin control de cambios, el ámbito del proyecto se convierte en un destino en movimiento y está en el riesgo de que faltan uno o varios de los factores de éxito del proyecto. La capacidad para administrar y cambio de control, especialmente que del ámbito del proyecto, es una clave para alcanzar los objetivos y un indicador de rendimiento típico un jefe de proyecto. Cambio del proyecto es inevitable y debe estar preparado para tratar con él cuando; si no, sucede.

Equilibrio de la administración de cambios y burocracia

Un reto para los jefes de proyecto es equilibrar la necesidad de controlar el cambio de proyecto evitando burocracia excesiva. La pregunta es: ¿dónde está el punto crítico? Puesto que cada proyecto es único, el punto en que cambiar control deja de agregar valor y se convierte en cinta roja varían de un proyecto en project.

Algunos de los participantes o incluso los integrantes del grupo proyecto, podrán sentir que colocar el control de cambios en su lugar es la manera de evitar al arrastre del ámbito temido y que se desean ser flexible y hacer todo lo mejor para su cliente y la empresa. Es importante disipar el color. Hacerle saber que lo que está haciendo es exactamente lo opuesto: va a implementar un proceso eficiente para evaluar constantemente solicitado cambios. Si realizar la modificación se considera una buena idea, tendrá procesos en lugar de responder cuando sea necesario.

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El proyecto de cambiar de plan de administración

Para ayudarle a responder rápidamente, un plan de administración de cambio de proyecto describe lo que sucede cuando se producen desviaciones. Que no está diseñada para evitar que el cambio; en su lugar, su objetivo es un proceso que deje claro cómo se comunicará cambio, cómo se realizará decisiones y cómo el proyecto se adapta en consecuencia de esquema.

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Colocar el control de cambios en su lugar

Debe colocar el proceso de control de cambios en vigor tan pronto como cree una línea de base para las entregas claves, como los requisitos empresariales y programación. El equipo del proyecto y los participantes, cualquier persona afectadas por los cambios en el proyecto, debe revisar y aprobar el plan de administración de cambios antes de ponerlo en reproducir.

Los pequeños cambios que tienen poco impacto en el éxito general del proyecto no debe implicar el mismos extremas como los realizados a requisitos o hitos de programación de ruta crítica. El plan de administración del cambio de proyecto debe indicar cuándo se requiere una solicitud de cambio de proyecto formal (PCR). Por ejemplo:

  • ¿Cuáles son los umbrales de cambios de programación y presupuesto?

  • ¿Hay cambios que siempre se requieren una solicitud de cambio?

  • ¿Qué modificaciones puede omitir el proceso de administración de cambios?

Una advertencia: a menudo de una gran cantidad de cambios en el ámbito de la pequeña que siga el daño, en lugar de los grandes obvios. Considere esto cuando defina los criterios PCR. Por ejemplo, su plan de administración de cambios debe definir categorías de solicitud de cambio, por ejemplo, ¿qué es mayor o menor:

  • Principales cambios    Deben ser documenta como un PCR. Cambios de project principales:

    • Afectan a los requisitos o elementos de trabajo en la ruta crítica, que se retrase hitos importantes o la fecha de finalización del proyecto general de un determinado porcentaje de tiempo o duración. Criterios de cambio de importancia deben definirse para cada proyecto.

    • Requerir fondos adicionales (en dólares o porcentaje de presupuesto). De nuevo, debe definirse la cantidad de cada proyecto.

  • Cambios menores    Estos cambios rutinarios no necesitan un PCR. Cambios menores:

    • No afectan significativamente el plan. No se extiendan la fecha de finalización de hitos o tareas con dependencias del proyecto.

    • Tener un impacto negativo financiero. Como resultado, no se producirá variación de presupuesto de proyecto.

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Sugerencias para evaluar las solicitudes de cambio

El plan de administración de cambio de proyecto también debe incluir información acerca de cómo se evalúan las solicitudes de cambio. Es fundamental que determinar los criterios para esta evaluación antes de que es necesario para que no se pierde tiempo alcanzar consenso. Estos parámetros le ayudará a saldo cambiar con beneficios y los objetivos empresariales general.

Estas son algunas preguntas habituales para tener en cuenta al evaluar una solicitud de cambio:

  • ¿Este cambio agregar o modificar los requisitos de la empresa?

  • ¿Hay una solución alternativa o es necesaria para el éxito general del proyecto este cambio?

  • ¿Este cambio requiere un aumento de fondos?

  • ¿Este retraso del proyecto la fecha de finalización?

  • ¿Aunque este cambio puede tener un impacto negativo en este proyecto, produce upsides empresariales importantes que hacen que la pena?

  • ¿Activación este cambio ahora hace más sentido que se retrase? ¿Terminará el retraso costes más dinero en el final de la empresa?

  • ¿Se han considerado todos los implicados afectados y, a continuación, haga lo aprobar el cambio?

  • ¿Hay contractuales ramificaciones para tener en cuenta? ¿Por ejemplo, los compromisos con los proveedores externos estará no satisfechos debido a este cambio?

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Aprobar las solicitudes de cambio de proyecto

También es importante definir quién puede aprobar, o no puede aprobar: solicita cambios. Es común definir varios niveles de autoridad para que los cambios en las tareas se pueden tratar eficazmente, mientras cambios significativos reciban el nivel necesario de atención gestión.

Cuando una propuesta de cambio afecta al ámbito del proyecto, debe tener en cuenta como una decisión empresarial que requiere la aprobación del patrocinador del proyecto. Cuando no se verá afectado el ámbito, pueden decidir el equipo del proyecto y el patrocinador que el jefe de proyecto tiene la capacidad de aprobar el cambio dentro de determinados límites. Para algunos proyectos, los paneles de control de cambios se crean y se reunirá con regularidad examinar y aprobar las solicitudes de cambio. Puede haber paneles de control de cambio diferente de la organización que controlan los distintos tipos de solicitudes de cambio. Por ejemplo, un panel de control de cambio técnico puede mirar problemas con la tecnología.

Una forma fácil de resumir las directrices de aprobar las solicitudes de cambio está en una tabla como la siguiente, que se basa en un proyecto de ejemplo:

Tipo de cambio

Descripción general

Criterios

Aprobador

¿PCR necesario?

Asignatura principal

Representa un cambio significativo en el ámbito del proyecto, el presupuesto o la programación

Adición de un nuevo requisito o expansión de un requisito de empresa existente

Programar retraso de más de 14 días o retrasar la fecha de finalización del proyecto

Requiere fondos adicionales de 100,000 $ o más

Panel de control de cambio de proyecto

Asignatura principal

Cambio de representa en el ámbito del proyecto, el presupuesto o la programación

Aclaraciones de requisitos empresariales

Programar retraso de menos de 14 días que no afecta a la fecha de finalización del proyecto

Requiere fondos adicionales de menos de 100000 dólares estadounidenses

Jefe de proyecto

Secundaria

Cambiar rutinaria con poco o ningún impacto en el proyecto

No cambia las fechas de finalización de hito

Impacto en el presupuesto del proyecto es menor $X o X %

Jefe de proyecto

No

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El gran beneficio

Los equipos del proyecto siempre están deseando acceder a la ejecución del proyecto, a veces a costa de planificación eficaz. Es tentador abreviar y asumir que averiguará cosas mientras avanza. Tener un proceso de control de cambios bien desarrollado en su lugar, antes de que se producen cambios, tendrá grandes beneficios y mejorar los resultados de proyecto general. Realizando la subjetividad fuera del control de cambios le permitirá controlar las variaciones eficientemente el equipo del proyecto. Diseñado así, plan de administración de cambios detallados que los miembros del equipo de proyecto ha aceptado y las partes interesadas le ahorrará tiempo y dinero, algo que los jefes de proyecto nunca tienen suficiente de.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia supervisión iniciativas de negocio a nivel empresarial y desarrollar metodologías de administración de proyectos. Jane reside en Seattle, Washington.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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