Cada plantilla que se incluye con Access es una aplicación de seguimiento completa que contiene tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Estas plantillas están diseñadas para ser inmediatamente útiles de forma rápida, por lo que puede crear una base de datos que se base en una plantilla y ponerse en marcha rápidamente. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que desee modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo o cambiar un informe.
En este artículo se explica cómo realizar las modificaciones más comunes que podría querer aplicar a una base de datos creada a partir de una plantilla. Consulte los vínculos a artículos para obtener información más detallada sobre áreas específicas.
¿Qué desea hacer?
Aprenda los conceptos básicos de tablas y campos
Al crear una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas de filas y columnas basadas en temas). Los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (también denominados columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos, puede crear campos para Apellidos, Nombre, Número de teléfono y Dirección. Para una tabla productos, puede crear campos para Nombre de producto, Id. de producto y Precio.
Es importante que elija los campos cuidadosamente. Por ejemplo, normalmente es una mala idea crear un campo para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, puede hacer que Access calcule el valor cuando sea necesario. Al elegir campos, intente almacenar la información en sus partes útiles más pequeñas. Por ejemplo, en lugar de un nombre completo en un solo campo, considere la posibilidad de almacenar los nombres y apellidos por separado. Por lo general, si necesita informar, ordenar, buscar o realizar un cálculo en un elemento de información, póngalo en un campo por sí mismo.
Para más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene ciertas características de definición. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que identifica exclusivamente el campo dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos elegido para que coincida con la información que se va a almacenar. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar en esos valores, así como la cantidad de espacio de almacenamiento que se debe reservar para cada valor. Cada campo también tiene un grupo asociado de valores denominados propiedades que definen las características de apariencia o comportamiento del campo. Por ejemplo, la propiedad Format define el diseño de presentación de un campo, es decir, cómo debería aparecer cuando se muestre.
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. Sin embargo, también puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, agregue el campo escribiendo algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para agregar . También puede agregar un campo a la tabla en la vista Diseño.
Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla en la vista Hoja de datos, vea el artículo Agregar o eliminar una columna en una hoja de datos.
Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla en la vista Diseño, vea el artículo Crear una tabla y agregar campos.
Nota: Al agregar un nuevo campo a una tabla, el campo no se agrega automáticamente a los formularios e informes existentes. Debe agregar manualmente el campo a esos formularios e informes para que aparezca en ellos.
Eliminar un campo de una tabla
Si es posible, evite eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una de las plantillas suministradas: es probable que el campo se use en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, eliminar el campo creará consecuencias cuando intente usar los otros objetos de base de datos que empleen el campo: los objetos de base de datos no funcionarán según lo esperado. Tendrá que quitar las referencias al campo de todos los objetos que lo emplean para que esos otros objetos funcionen correctamente.
Cuando decida que debe eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una plantilla, puede hacerlo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Recuerde que si otros objetos de base de datos hacen referencia al campo eliminado, debe modificar esos otros objetos para quitar la referencia. Por ejemplo, si un informe incluye un control enlazado al campo eliminado y ejecuta el informe, aparece un mensaje de error porque Access no puede encontrar los datos del campo.
Cuando elimina un campo, elimina de forma permanente toda la información almacenada en ese campo. Por ese motivo, debe tener cuidado al eliminar campos y crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar el campo.
Antes de poder eliminar un campo, debe asegurarse de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta eliminar un campo para el que existen relaciones, Access le advertirá de que primero debe eliminar las relaciones.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación de tabla, vea el artículo Crear, editar o eliminar una relación.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar campos de tablas, vea el artículo Eliminar un campo.
Cambiar el nombre de un campo o tabla
Si es posible, evite cambiar el nombre de un campo o tabla en una base de datos generada a partir de una de las plantillas suministradas: es probable que el campo o la tabla se emplee en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, cambiar el nombre del campo o tabla puede provocar consecuencias al intentar usar otros objetos de base de datos que empleen el campo o la tabla. Es posible que los demás objetos no funcionen según lo esperado si todavía hacen referencia al nombre antiguo. Para que los demás objetos funcionen correctamente, el nombre antiguo debe cambiarse por el nuevo. Si la casilla Realizar Autocorrección de nombres está activada en la categoría Base de datos activa del cuadro de diálogo Opciones de Access , gran parte de este trabajo se realizará automáticamente.
Es posible que desee cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Puede hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo. Si solo desea cambiar el texto del encabezado de columna y no desea cambiar el nombre del campo, vea la sección Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna.
Cuando sea necesario, puede cambiar el nombre de una tabla en el panel de navegación o cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Antes de hacerlo, considere la posibilidad de activar la opción Autocorrección de nombres, si aún no está activada.
Activar la opción Autocorrección de nombres
Al cambiar el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, tabla, formulario o informe, normalmente desea que el cambio de nombre se propague por la base de datos. De lo contrario, los objetos que hacen referencia al nombre antiguo no funcionarán según lo esperado. Access proporciona la característica Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de nombre. De forma predeterminada, la función Autocorrección de nombres está activada para todas las bases de datos nuevas en Access. Sin embargo, si está desactivada, puede hacer lo siguiente para activarla.
Activar la opción Autocorrección de nombres
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Haga clic en Archivo > Opciones.
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En el cuadro de diálogo Opciones de Access , en el panel izquierdo, haga clic en Base de datos activa.
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En Opciones de Autocorrección de nombres, active la casilla Seguimiento de información de Autocorrección de nombres y, a continuación, active la casilla Realizar Autocorrección de nombres .
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Si desea conservar una tabla que registre cada cambio realizado por Autocorrección de nombres, active la casilla Registrar cambios de Autocorrección de nombres .
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Haga clic en Aceptar.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Nota: La característica Autocorrección de nombres no es la misma que la característica Autocorrección. La característica Autocorrección de nombres corrige las referencias entre objetos. La característica Autocorrección corrige con frecuencia palabras o frases mal escritas.
Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos
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En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna del campo cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de campo en el menú contextual.
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Escriba el nuevo nombre del campo y presione ENTRAR.
Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
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Haga clic en la celda de la columna Nombre de campo del campo al que desea cambiar el nombre.
Sugerencia: Para seleccionar todo el nombre de campo, seleccione justo a la izquierda del primer carácter del nombre hasta que el puntero se convierta en una flecha y, a continuación, haga clic.
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Edite el texto para cambiar el nombre del campo.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Cambiar el nombre de una tabla
Puede cambiar el nombre de una tabla y la mayoría de los objetos de base de datos directamente desde el panel de navegación.
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.
Nota: Debe cerrar todos los objetos abiertos que hacen referencia a la tabla para poder cambiarle el nombre.
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Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna
Un subtítulo es un título o título que se puede asignar a un campo estableciendo la propiedad Caption del campo. La subtítulo es independiente del nombre de campo: cada campo tiene un nombre de campo y también puede tener un subtítulo. Por ejemplo, puede que quiera que el nombre del campo sea una sola palabra sin espacios incrustados. Después, puede usar la propiedad Caption para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios. Access muestra el subtítulo en lugar del nombre del campo en la vista Hoja de datos y en etiquetas y títulos en consultas, formularios e informes.
Si no proporciona texto para la propiedad Caption , el nombre del campo se usa de forma predeterminada.
Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos, puede hacerlo sin cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad Caption del campo. Para cambiar la propiedad Caption de un campo, haga lo siguiente:
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea cambiar el subtítulo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
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Haga clic en la celda de la columna Nombre de campo del campo cuya propiedad Caption quiera establecer.
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En la sección inferior, en Propiedades de campo, en la pestaña General , haga clic en Título.
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Escriba una nueva subtítulo para el campo.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, aparecerá el subtítulo en lugar del nombre del campo en el encabezado de columna.
Agregar un campo a un formulario o informe
Al crear una base de datos basada en una plantilla, la base de datos contendrá varios formularios e informes predefinidos prediseñados con los que puede trabajar inmediatamente. Sin embargo, es posible que encuentre que desea agregar un campo adicional a un formulario o informe. Al agregar un campo a un formulario o informe, crea lo que se denomina un control.
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles pueden estar enlazados, independientes y calculados.
Para obtener una lista completa de los tipos de controles que puede usar en formularios e informes, vea el artículo Introducción a los controles.
Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Presentación
Después de crear un formulario o informe, puede ajustar fácilmente su diseño trabajando en la vista Presentación. Si usa los datos activos reales como guía, puede ajustar los anchos de campo y reorganizar los campos. Puede colocar nuevos campos en el formulario o informe y establecer las propiedades del formulario o informe y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual. Como alternativa, puede hacer clic en el botón Vista Presentación en la barra de estado de Access o puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña del documento del formulario o informe y, a continuación, hacer clic en Vista Presentación en el menú contextual.
Abrir la hoja de propiedades
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En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Hoja de propiedades.
Método abreviado de teclado Presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño. Para mostrar el panel Lista de campos, en la pestaña Formato , en el grupo Controles , haga clic en Agregar campos existentes. Después, puede arrastrar los campos directamente desde el panel Lista de campos hasta su diseño.
Mostrar el panel Lista de campos
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En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
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Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección donde desee que aparezca en el formulario o informe.
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Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. Arrastre los campos seleccionados al formulario o informe.
Cuando coloca los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada campo y coloca automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.
Para obtener más información sobre formularios e informes, vea los artículos Agregar un campo a un formulario o informe, Crear un formulario en Access y Crear un informe sencillo.
Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes
Puede usar Access para agregar un campo con el tipo de datos Datos adjuntos para almacenar uno o más documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo de datos adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de archivo en ese campo. Por ejemplo, en una base de datos de candidatos a empleo, puede adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, al registro de cada contacto.
Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
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En la columna Nombre de campo , haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.
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Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Datos adjuntos en la lista.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
Es posible que Access muestre un mensaje que indique que no se pueden deshacer los cambios después de guardar la tabla. Esto significa que no puede convertir el campo a otro tipo de datos, pero puede eliminar el campo si cree que ha cometido un error.
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Haga clic en Sí para confirmar el cambio.
Después de agregar el campo Datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.
Agregar datos adjuntos a un campo
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En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar los datos adjuntos.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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En la tabla, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.
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Haga clic en Agregar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo.
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Use la lista Buscar en para buscar el archivo o los archivos que desea adjuntar al registro, seleccione el archivo o archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.
Tenga en cuenta que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible.
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En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.
Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos en consecuencia.
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Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.
Para obtener más información sobre los campos de datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.
Cambiar la apariencia de un campo
Puede personalizar cómo aparece un campo cuando se muestra. Por ejemplo, puede establecer formatos de presentación para usar en toda la base de datos, como en formularios e informes, o cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para establecer un formato de presentación, establezca la propiedad Formato de un campo. La propiedad Format del campo se hereda automáticamente por los nuevos formularios e informes que cree.
Establecer el formato de presentación en la vista Hoja de datos
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En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene el campo cuyo formato desea establecer.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos. -
Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee establecer.
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En la pestaña Campos , en el grupo Formato , haga clic en la flecha de la lista desplegable situada junto a Formato y, después, seleccione un formato.
El campo se muestra con el nuevo formato de visualización.
Establecer el formato de presentación en la vista Diseño
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo cuyo formato de presentación desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
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Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee establecer.
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En Propiedades de campo, en la pestaña General , haga clic en el cuadro Formato .
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Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación.
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
