Cómo modificar una base de datos nueva

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Todas las plantillas que se incluye con Microsoft Office Access 2007 es una aplicación de seguimiento completa que contiene las relaciones, formularios, informes, consultas, macros y tablas predefinidas. Estas plantillas están diseñadas para ser útiles inmediatamente-de-predefinidas, para que pueda crear una nueva base de datos que se basa en una plantilla y póngase en marcha rápidamente. Sin embargo, puede haber ocasiones en que desee modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo de un informe.

En este artículo se explica cómo llevar a cabo las modificaciones más comunes que desea aplicar a una base de datos que se creó a partir de una plantilla. Vea los vínculos a artículos para obtener información detallada sobre áreas específicas.

¿Qué quiere hacer?

Aprenda los conceptos básicos de tablas y campos

Agregar un campo a una tabla

Eliminar un campo de una tabla

Cambiar el nombre de un campo o tabla

Agregar un campo a un formulario o informe

Agregar un campo que almacena los documentos, archivos o imágenes

Cambiar la apariencia de un campo

Aprenda los conceptos básicos de tablas y campos

Cuando se crea una base de datos, almacenar los datos en tablas, listas de filas y columnas basadas en el asunto. Almacenar los elementos de información que desee hacer un seguimiento de los campos (también denominados columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos, podría crear campos para el apellido, nombre, número de teléfono y dirección. Para una tabla de productos, podría crear campos para el nombre de producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir cuidadosamente los campos. Por ejemplo, normalmente es una buena idea crear un campo para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, puede tener Office Access 2007 calcular el valor cuando sea necesario. Al elegir campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas. Por ejemplo, en lugar de un nombre completo en un solo campo, considere la posibilidad de almacenar los nombres y apellidos por separado. En general, si necesita informar, ordenar, buscar o realizar un cálculo en un elemento de información, ponerlo en un campo por sí mismo.

Para más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que identifica el campo dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos que se ha elegido para que coincida con la información que se almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar con esos valores, así como la cantidad de almacenamiento de espacio para establecer un lado de cada valor. Cada campo tiene también asociado un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características de apariencia o el comportamiento del campo. Por ejemplo, la propiedad formato define el diseño de la presentación de un campo, es decir, ¿cómo debería aparecer cuando aparezca.

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Agregar un campo a una tabla

Puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. Sin embargo, también puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, agregue el campo escribiendo algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo.

Hoja de datos de Access con Agregar nuevo campo de columna

1. un nuevo campo en blanco.

Agregar un campo en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que desea agregar el nuevo campo.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo.

    Si la tabla ya tiene muchos campos, es posible que tenga que desplazarse hacia la derecha para ver la columna que tiene el encabezado de columna Agregar nuevo campo.

Cuando introduzca datos en la nueva columna, Office Access 2007 utiliza la información que escriba para reconocer el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2007, Office Access 2007 reconoce la información que ha introducido como una fecha y establece el tipo de datos para el campo de fecha y hora. Si Access no tiene suficiente información de escribir para determinar el tipo de datos, el tipo de datos se establece en texto.

Si desea definir explícitamente los datos de tipo y el formato de un campo, por lo que reemplaza la opción que Office Access 2007, puede hacerlo haciendo clic en los comandos del grupo formato y tipo de datos en la ficha hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

  • En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos. Imagen de la cinta de opciones de Access del grupo Formato y tipo de datos

  • Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

  1. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a formato y, a continuación, seleccione un formato. Imagen de la cinta de opciones de Access del grupo Formato y tipo de datos

  2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del encabezado Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre para el campo. Estos nombres empiezan por campo1 para el primer campo, campo2 para el segundo campo y así sucesivamente. Es una buena práctica para usar los nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic en su título y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Además de agregar un campo en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo en la vista Diseño. Dado que la vista Hoja de datos permite definir únicamente las propiedades de campo más comunes, es posible que necesite utilizar la vista Diseño para establecer una propiedad que no está disponible en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla en la que desea agregar un nuevo campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

  5. Haga clic en la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para obtener más información sobre cómo agregar un nuevo campo, vea el artículo Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla.

Nota: Al agregar un nuevo campo a una tabla, el campo no se agregan automáticamente a los formularios e informes existentes. Debe agregar manualmente el campo a esos formularios e informes para que aparezca en ellos.

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Eliminar un campo de una tabla

Si es posible, deberá evitar eliminar un campo de una base de datos que se ha generado una de las plantillas proporcionadas, es probable que el campo se use en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, eliminar el campo creará consecuencias cuando intente usar los otros objetos de base de datos que empleen el campo: los objetos de base de datos no funcionará como se esperaba. Debe quitar todas las referencias al campo de todos los objetos que empleen en orden para esos otros objetos para que funcione correctamente.

Cuando decida que debe eliminar un campo de una base de datos que se ha generado a partir de una plantilla, puede hacerlo en la vista Hoja de datos o la vista Diseño. Recuerde que si hace referencia a otros objetos de base de datos del campo eliminado, deberá modificar esos otros objetos para quitar la referencia. Por ejemplo, si un informe contiene un control que está enlazado al campo eliminado y ejecute el informe, aparece un mensaje de error, porque Access no puede encontrar los datos del campo.

Al eliminar un campo, elimina de forma permanente toda la información almacenada en ese campo. Para ello, debe tener cuidado al eliminar campos y debe crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar el campo.

Antes de eliminar un campo, debe asegurarse de que ésta no participar en las relaciones de tabla. Si intenta eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access le advierte de que debe eliminar primero las relaciones. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación de tabla, vea la sección Eliminar una relación de tabla.

Eliminar un campo en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla desde la que desea eliminar el campo.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. Seleccione el campo (columna) que desea eliminar.

    Sugerencia: Para seleccionar el campo (columna), haga clic en el selector de campos (el encabezado de columna).

  5. Presione SUPRIMIR.

    O bien,

    En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Eliminar.

Nota: No puede eliminar un campo que forma parte de la clave principal de una tabla en la vista Hoja de datos. Para eliminar un campo de clave principal, use la vista Diseño.

Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

Eliminar un campo en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla desde la que desea eliminar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.

    Sugerencia: Para seleccionar la fila, haga clic en el selector de fila.

  5. Presione SUPRIMIR.

    O bien,

    En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Antes de eliminar un campo, debe asegurarse de que ésta no participar en las relaciones de tabla. Si intenta eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access le advierte de que debe eliminar primero las relaciones. Para eliminar una relación de tabla, haga lo siguiente.

Eliminar una relación de tabla

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

  4. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  5. Si las tablas que participan en la relación de tabla no son visibles, haga lo siguiente:

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tabla.

    2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desea agregar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  6. Haga clic en la línea de relación de la relación de tabla que desee eliminar (la línea aparece en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione SUPRIMIR.

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Cambiar el nombre de un campo o tabla

Si es posible, debe evitar cambiar el nombre de un campo o tabla en una base de datos que se ha generado una de las plantillas proporcionadas, es probable que el campo o la tabla se use en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, cambiar el nombre de campo o una tabla puede crear consecuencias cuando intente usar los otros objetos de base de datos que empleen el campo o tabla. El resto de objetos puede no funcionar según lo previsto si siguen haciendo referencia al nombre anterior. Para que los demás objetos para que funcione correctamente, debe cambiarse el nombre del antiguo al nuevo nombre. Si está seleccionada la casilla de verificación Realizar Autocorrección de nombres en la categoría Base de datos actual del cuadro de diálogo Opciones de Access, gran parte de este trabajo se realizará automáticamente.

Desea cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Puede hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo. Si desea cambiar únicamente el texto en el encabezado de columna y no desea que el nombre del campo, vea la sección cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna.

Cuando es necesario, puede cambiar el nombre de una tabla en el panel de navegación, o cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos o la vista Diseño. Antes de hacerlo, debe tener en cuenta si activa la opción Autocorrección de nombres, si aún no está activada.

Activar la opción de Autocorrección de nombres

Al cambiar el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, una tabla, un formulario o un informe, normalmente deseará el cambio de nombre se propaga a lo largo de la base de datos. En caso contrario, los objetos que hacen referencia al nombre antiguo no funcionará como se esperaba. Office Access 2007 proporciona la característica de Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de nombre. De forma predeterminada, Autocorrección de nombres está activado para todas las nuevas bases de datos en Office Access 2007. Sin embargo, si está desactivada, puede hacer lo siguiente para activarla.

Activar la opción de Autocorrección de nombres

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, en Opciones de Access.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel izquierdo, haga clic en Base de datos activa.

  3. En Opciones de Autocorrección de nombres, active la casilla de verificación registrar información de Autocorrección de nombres y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Realizar Autocorrección de nombres.

  4. Si desea conservar una tabla cada cambio realizado por Autocorrección de nombres, seleccione la casilla de verificación Registrar cambios de Autocorrección de nombres.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Nota: La función Autocorrección de nombres no es la misma que la función Autocorrección. La función Autocorrección de nombres corrige las referencias entre objetos. La función Autocorrección corrige palabras mal escritas con frecuencia o frases.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. Haga clic en el encabezado de columna del campo que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

  5. Escriba el nuevo nombre para el campo y, a continuación, presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. Haga clic en la celda en la columna Nombre de campo para el campo que desea cambiar.

    Sugerencia: Para seleccionar el nombre de todo el campo, seleccione a la izquierda del primer carácter en el nombre hasta que el puntero cambie a una flecha y, a continuación, haga clic en.

  5. Editar el texto para cambiar el nombre del campo.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiar el nombre de una tabla

Puede cambiar el nombre de una tabla y mayoría otros objetos de base de datos directamente desde el panel de navegación.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.

    Nota: Debe cerrar todos los objetos abiertos que hacen referencia a la tabla antes de que puede cambiar el nombre.

  4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTRAR.

  5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna

Un título es un título o título que puede asignar a un campo estableciendo la propiedad título del campo. El título es independiente del nombre del campo: cada campo tiene un nombre de campo y también puede tener un título. Por ejemplo, es recomendable que el nombre de campo para ser una sola palabra sin espacios. A continuación, puede usar la propiedad título para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios. Access muestra el título en lugar del nombre de campo en la vista Hoja de datos y en las etiquetas y títulos en las consultas, formularios e informes.

Si no especifica ningún texto para la propiedad título , se usa el nombre del campo de forma predeterminada.

Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos, puede hacerlo sin cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad título del campo. Para cambiar la propiedad título del campo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla en la que desea cambiar el título y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. Haga clic en la celda en la columna Nombre de campo para el campo cuya propiedad título que desea establecer.

  5. En la sección inferior, en Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en título.

  6. Escriba un nuevo título para el campo.

  7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, aparecerá el título en lugar del nombre de campo en el encabezado de columna.

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Agregar un campo a un formulario o informe

Cuando se crea una base de datos basados en una plantilla, la base de datos contendrá un número de integrados, prediseñados formularios e informes que puede trabajar con inmediatamente. Sin embargo, puede encontrar que desea agregar un campo adicional a un formulario o informe. Al agregar un campo a un formulario o informe, se crea un control.

Presentación de los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles se pueden enlazados, independientes y calculados.

  • Control dependiente    Se trata de un control cuyo origen de datos es un campo en una tabla o consulta. Use los controles dependientes para mostrar los valores de los campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Un cuadro de texto es el tipo más común de control dependiente. Por ejemplo, un cuadro de texto en un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información desde el campo Apellido de la tabla Employees.

  • Control independiente    Este tipo de control no tiene un origen de datos (un campo o expresión). Use los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.

  • Control calculado    Se trata de un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Especifique el valor que desee en el control definiendo una expresión como origen de datos para el control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campo, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25% multiplica el valor en el campo Precio unitario por un valor constante (0,75).

= [Precio unitario] * 0,75

Una expresión puede utilizar datos de un campo de tabla o consulta subyacente de la forma o datos de un control en el formulario. Para obtener más información sobre las expresiones, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

Un cuadro de texto puede ser un control dependiente, un control independiente o un control calculado. Al crear un formulario que utiliza dependientes, independientes y controles calculados, es probable más eficaz agregar y organizar todos los controles dependientes en primer lugar, especialmente si son la mayoría de los controles en el formulario. A continuación, puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño con las herramientas del grupo controles en la ficha Diseño en la vista Diseño.

Enlazar un control de cuadro de texto a un campo identificando el campo desde la que obtiene sus datos el control. Puede crear un control que está enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos al formulario. El panel Lista de campos muestra los campos de tabla o consulta subyacente de la forma. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. De forma predeterminada, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos a la cuadrícula de diseño de un formulario, Access inserta un cuadro de texto.

Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro para el valor de Origen del Control en la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato.

Usar el panel Lista de campos es la mejor manera para crear un cuadro de texto dependiente por dos razones:

  • Cuadro de texto dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente) como título de forma predeterminada, para que no tenga que escribir manualmente el título.

  • Cuadro de texto dependiente hereda muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta (como las propiedades formato, LugaresDecimalesy máscara de entrada ) subyacente. Por lo tanto, puede asegurarse de que estas propiedades del campo se conservan las cada vez que cree un cuadro de texto que está enlazado a ese campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazar a un campo, establezca la propiedad del control ControlSource en el nombre del campo.

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseño

Después de crear un formulario o informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Diseño. Usando los datos activos reales como guía, puede ajustar el ancho y reorganizar los campos. Puede colocar nuevos campos en el formulario o informe y establecer las propiedades del formulario o informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Diseño, en el panel de navegación, haga clic en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Como alternativa, puede hacer clic en el botón Vista presentación en la barra de estado de Access, o puede haga clic en la pestaña de documento para el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Cambiar a la vista Diseño

  • En el panel de navegación, haga clic en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    o

    Haga clic en el botón Vista presentación en la barra de estado de Access.

    o

    Haga clic en la pestaña de documento para el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

El formulario o informe aparece en la vista Diseño.

Abra la hoja de propiedades

  • En la ficha Organizar, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

    Método abreviado de teclado presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha formato, en el grupo controles, haga clic en Agregar campos existentes. A continuación, puede arrastrar los campos directamente desde el panel Lista de campos hasta el diseño.

Mostrar el panel Lista de campos

  • En la pestaña Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

  • Para agregar un solo campo, arrastre el campo desde el panel Lista de campos a la sección donde desea que se muestre en el formulario o informe.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee. Arrastre los campos seleccionados hasta el formulario o informe.

Al colocar los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada campo y coloca automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.

Para obtener más información sobre los formularios e informes, vea los artículos crear un formulario mediante la herramienta formulario y crear un informe sencillo.

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Agregar un campo que almacena los documentos, archivos o imágenes

Puede usar Office Access 2007 para agregar un campo con el tipo de datos adjuntos para almacenar uno o varios documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo datos adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de archivo en ese campo. Por ejemplo, en una base de datos de candidatos de empleo, puede adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, en el registro para cada contacto.

Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla en la que desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

  5. Haga clic en la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione los datos adjuntos en la lista.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

    Puede que Access muestre un mensaje que dice que no puede deshacer los cambios después de guardar la tabla. Esto significa que no se puede convertir el campo a otro tipo de datos, pero puede eliminar el campo si cree que ha realizado un error.

  7. Haga clic en para confirmar el cambio.

Después de agregar el campo de datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo datos adjuntos para agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.

Agregar datos adjuntos a un campo

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar los datos adjuntos.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. En la tabla, haga doble clic en el campo datos adjuntos.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

  5. Haga clic en Agregar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo.

  6. Use la lista Buscar en para desplazarse hasta el archivo o los archivos que desea adjuntar al registro, seleccione el archivo o archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Tenga en cuenta que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatibles.

  7. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.

    Access agrega los archivos al campo e incrementará el número que indica los datos adjuntos como corresponda.

  8. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.

Para obtener más información acerca de los campos de datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

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Cambiar la apariencia de un campo

Puede personalizar la apariencia de un campo cuando se muestra. Por ejemplo, puede establecer los formatos de presentación para usarlos en la base de datos, como en formularios e informes, o cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para establecer un formato de presentación, establezca la propiedad de formato de un campo. La propiedad del campo formato hereda automáticamente los nuevos formularios y los informes que se creen.

Definir el formato de presentación en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene el campo cuyo formato desea establecer.
    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desea establecer.

  5. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha en la lista desplegable situada junto a formato y, a continuación, seleccione un formato. Imagen de la cinta de opciones de Access del grupo Formato y tipo de datos

    El campo se muestra con el nuevo formato de presentación.

Definir el formato de presentación en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que contiene el campo cuyo formato de presentación que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desea establecer.

  5. En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro formato.

  6. Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación.

  7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para obtener más información sobre cómo cambiar la apariencia de un campo, vea el artículo formato de datos en filas y columnas.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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