Buscar un mensaje o elemento con Búsqueda instantánea

¿Necesita encontrar un mensaje importante en su bandeja de entrada o carpeta abarrotada? La búsqueda instantánea le ayuda a encontrar rápidamente elementos en Outlook. El panel Búsqueda instantánea siempre está disponible en todas las carpetas de Outlook, como Correo, Calendario y Tareas.

Para obtener sugerencias sobre cómo mejorar aún más los resultados de búsqueda con Búsqueda instantánea, vea el artículo Información sobre cómo restringir los criterios de búsqueda.

¿Qué desea hacer?

  1. En la barra de navegación, en la parte inferior de la pantalla, haga clic en Correo.

    Barra de navegación con vistas como texto

    Si no ve esta barra, puede que Navegación compacta esté activada, por lo que verá los siguientes iconos:

    Barra de navegación con vistas como iconos

    Además de que Navegación compacta esté activada, puede que el panel de carpetas esté minimizado, por los iconos estarán dispuestos verticalmente. Puede expandir el panel de carpetas haciendo clic en el botón Minimizar/Expandir, tal como se muestra a continuación:

    Vistas como iconos con el panel de carpetas minimizado

  2. Busque el cuadro de búsqueda, que se encuentra en la parte superior de los mensajes, tal como se muestra a continuación:

    Cuadro de búsqueda instantánea encima de los mensajes

  3. Para buscar una palabra que sabe que está en un mensaje, o un mensaje de una persona determinada, escriba la palabra o el nombre de la persona (nombre, apellidos o nombre parcial) en el cuadro de búsqueda. Los mensajes que contienen la palabra o el nombre que ha especificado aparecen con el texto de búsqueda resaltado en los resultados.

    Resultados de búsqueda que coincidan con una sola palabra

  4. Puede modificar la búsqueda para restringir los resultados. Vea algunos ejemplos comunes:

    • Escriba "informes de gastos" (incluidas las comillas) para buscar mensajes que contengan la frase exacta "informes de gastos".

    • Escriba gastos Y informe ( "Y" debe estar en mayúsculas) para buscar mensajes que contengan la palabra "gastos" y la palabra "informe", pero no necesariamente en ese orden. También puede usar "O".

    • Escriba gastos NO informe ( "NO" debe estar en mayúsculas) para buscar mensajes que contengan la palabra "gastos", pero no la palabra "informe".

  5. Cuando termine, puede borrar la búsqueda haciendo clic en la X del cuadro de búsqueda.

Si no encuentra lo que busca, use las herramientas de búsqueda de la cinta para limitar la búsqueda. Al hacer clic en el cuadro de búsqueda, puede seleccionar una opción de ámbito en el lado izquierdo de la cinta. Una vez que decida el ámbito, puede afinar aún más la búsqueda seleccionando una opción, como la línea de asunto o el remitente.

Ámbito (en donde se busca): aquí puede optar por buscar en carpetas específicas, como, por ejemplo, todos los buzones, o solo en la carpeta actual que ha seleccionado que, la mayoría de las veces, es la Bandeja de entrada.

Seleccione el ámbito para restringir los resultados de la búsqueda

Refinar (lo que se busca): si ha seleccionado el ámbito, puede agregar otros criterios en el grupo Refinar. Al seleccionar una opción, Outlook agrega un script especial al cuadro de búsqueda para limitar la búsqueda.

Restringir los resultados de búsqueda con las opciones de refinado de grupo

Examinemos las opciones:

  • De: filtra los resultados de la búsqueda para que solo muestre los mensajes enviados por una persona específica. Por ejemplo, puede buscar todos los mensajes enviados por Sara.

  • Asunto: filtra los resultados de la búsqueda en función de la línea de asunto del correo electrónico. Por ejemplo, puede buscar todos los mensajes que tengan la palabra clave "informe" en la línea de asunto.

  • Tiene datos adjuntos: devuelve todos los mensajes que contienen datos adjuntos.

  • Por categorías: seleccione una categoría para ver todos los mensajes que marcó con una categoría específica.

  • Esta semana: en el menú desplegable, elija un intervalo de tiempo para restringir los resultados de la búsqueda en función de la hora en que se ha recibido un mensaje.

  • Enviado a: en el menú desplegable, elija una opción para filtrar los resultados en función de los destinatarios de correo electrónico. Por ejemplo, los mensajes en los que se le incluyo en copia o los que se enviaron a una persona determinada.

  • No leído: devuelve todos los mensajes no leídos en la carpeta que seleccione.

  • Marcado: muestra los mensajes que marcó para seguimiento.

  • Importante: muestra todos los mensajes que se marcaron con importancia alta.

  • Más: elija una opción del menú para restringir aún más los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, puede filtrar por carácter o por tamaño del mensaje.

Recuerde que se pueden combinar estas opciones.

Esto es un ejemplo: puede buscar todos los mensajes de Sara que recibió el mes pasado, con la palabra clave "informe" en la línea de asunto.

Para configurar una búsqueda para este ejemplo:

  1. Asegúrese de que Bandeja de entrada está seleccionada y haga clic en el cuadro Buscar.

  2. Seleccione Subcarpetas en el grupo Ámbito.

  3. Haga clic en De y escriba Sara para reemplazar el texto resaltado en el cuadro de búsqueda.

  4. Haga clic en Asunto y escriba informe para reemplazar el texto resaltado en el cuadro de búsqueda.

  5. En el menú desplegable junto a Esta semana, seleccione Mes pasado.

    Ejemplo de opciones de herramienta de búsqueda

¿Obtiene demasiados resultados? ¿O simplemente no encuentra lo que busca?

  1. Haga clic en el cuadro de búsqueda.

  2. En la pestaña Búsqueda, haga clic en Herramientas de búsqueda > Búsqueda avanzada.

    Opción Búsqueda avanzada de Herramientas de búsqueda

En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, puede especificar criterios mucho más complejos e incluso buscar en el calendario, la lista de contactos, las notas y las tareas.

  1. Haga clic en la pestaña Avanzada.

  2. En Definir criterios adicionales, haga clic en el botón Campo y, después, en Todos los campos de correo. Verá un menú de campos a partir de los cuales puede realizar búsquedas, como De, Para, Recibido, Asunto y muchos más.

    Menú de campos de búsqueda avanzada

  3. Empiece por seleccionar un campo y, después, elija una condición y un valor que quiera probar. Por ejemplo:

    Desde/contiene/Katie buscará los mensajes de una persona determinada cuyo nombre incluya "Katie." Tenga en cuenta que estamos usando contiene como condición en lugar de es (exactamente), por lo que no tenemos que buscar una coincidencia exacta. Por lo tanto, si el nombre de correo electrónico de Katie es "Katie Jordan", Desde/es (exactamente) /Katie no funcionará porque tendríamos que especificar el nombre completo de Katie, "Katie Jordan", para obtener una coincidencia exacta. Aquí es donde contiene es útil como condición.

  4. Agregue tantas condiciones adicionales como necesite o quiera probar. Agregaremos tres más:

De | Contiene | Eulalia buscará los mensajes de una persona cuyo nombre incluya "Eulalia". Tenga en cuenta que estamos usando contiene como condición en lugar de es (exactamente), por lo que no tenemos que buscar una coincidencia exacta. Por lo tanto, si el nombre de correo electrónico de Eulalia es "Eulalia Terán", De | es (exactamente) | Eulalia no funcionará porque tendríamos que especificar el nombre completo de Eulalia, "Eulalia Terán", para obtener una coincidencia exacta. Aquí es donde contiene resulta útil como condición.

A continuación, supongamos que también agregamos estos:

  • Recibido | entre | 1/5/13 y 31/5/13

  • Mensaje | contiene | presupuesto

  • Para | contiene | Juan

    Crear una lista de condiciones de búsqueda

Ahora, Outlook busca los mensajes de una persona cuyo nombre contiene "Katie" que llegaron a la bandeja de entrada en mayo de 2013, con "presupuesto" en el cuerpo del mensaje y que se enviaron también (aparte de a usted) a alguien cuyo nombre contiene "Rob". Aquí tiene una vista ampliada de la lista de los cuatro criterios que hemos agregado.

Campos, condiciones y valores

Por último, haga clic en Buscar ahora para ejecutar la búsqueda.

Resultados de Búsqueda avanzada

Si la idea de obtener más de 250 resultados no le asusta, puede omitir ese límite:

  1. Haga clic en Archivo > Opciones > Búsqueda.

  2. En Resultados, desactive la casilla Mejorar la velocidad de búsqueda limitando el número de resultados que se muestran.

¿Qué desea hacer?

  1. En Panel de navegación, haga clic en la carpeta que desea buscar.

  2. En el cuadro Búsqueda instantánea, escriba su texto de búsqueda.

    Cuadro Búsqueda instantánea

    • Los elementos que contienen el texto que escribió aparecen con el texto de búsqueda resaltado.

    • Para limitar la búsqueda, escriba más caracteres.

  3. Para ampliar su búsqueda para incluir todas las carpetas, al final de los resultados de búsqueda, haga clic en Intente buscar de nuevo

    Notas: 

    • Para volver al punto de inserción del cuadro Búsqueda instantánea, presione las teclas CTRL+E.

    • Cuando haya terminado con la búsqueda, puede borrarla haciendo clic en Cerrar búsqueda Botón Cerrar búsqueda situado junto al cuadro de búsqueda instantánea.

    • Los datos adjuntos se incluyen en la búsqueda, pero los resultados de la búsqueda en datos adjuntos no aparecen resaltados.

Puede limitar la búsqueda agregando criterios. Al hacer clic o escribir en el cuadro Búsqueda instantánea, se crea la pestaña Herramientas de búsqueda. En el grupo Refinar, hay varias opciones de criterios que le ayudarán a que la búsqueda sea más específica.

Ficha Herramientas de búsqueda en la cinta

Nota:  Los campos de búsqueda que agrega son específicos del lugar en que se encuentra en Outlook, como Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas, Lista de carpetas o Diario. Los campos de búsqueda también son específicos del perfil de correo electrónico de Outlook que está usando. Los campos de búsqueda se conservan después de salir y reiniciar Outlook. La consulta de búsqueda no se conserva.

Las 10 búsquedas más recientes se guardan y se pueden volver a usar.

  • Haga clic en el cuadro Búsqueda instantánea y en la ficha Herramientas de búsqueda, en el grupo Opciones, haga clic en Búsquedas recientes. A continuación, haga clic en la palabra o frase de búsqueda que desea volver a usar.

    Comando Búsquedas recientes en la cinta

Vea también

Habilitar o deshabilitar la característica de búsqueda instantánea

Restringir los criterios de búsqueda para obtener mejores resultados en Outlook

¿Qué desea hacer?

  1. En Correo, haga clic en la carpeta que desea buscar.

  2. En el cuadro Búsqueda instantánea, escriba su texto de búsqueda.

    • Los mensajes que contienen el texto que escribió aparecen en el panel Resultados de búsqueda instantánea con el texto de búsqueda resaltado.

      Nota: De manera predeterminada, no es necesario hacer clic en el botón Buscar Imagen del botón para iniciar la búsqueda. El botón Buscar solo se habilita si ha desactivado la casilla Mostrar resultados de búsqueda al escribir cuando sea posible en el cuadro de diálogo Opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte la sección de este artículo denominada Cambiar las opciones de Búsqueda instantánea.

    • Para limitar la búsqueda, escriba más caracteres.

  3. Para ampliar la búsqueda e incluir todas las carpetas de Correo, al final de los resultados de la búsqueda, haga clic en Intente buscar de nuevo en Todos los elementos de correo.

    O bien, en el Panel de navegación en Carpetas de correo, haga clic en Todos los elementos de correo o presione CTRL+ALT+A.

    Resultados de la búsqueda

    1. Haga clic en la carpeta en la que quiere buscar.

    2. Escriba el texto de búsqueda en el cuadro Búsqueda instantánea.

    3. Los mensajes que contengan el texto que escriba aparecen en los resultados con el texto de búsqueda resaltado.

    4. Haga clic para borrar el cuadro Búsqueda instantánea y después inicie una nueva búsqueda.

    5. Haga clic para ampliar la búsqueda a todas las carpetas de Correo.

Para ver ejemplos de cómo encontrar exactamente lo que está buscando, consulte Restringir los criterios de búsqueda para obtener mejores resultados en Outlook.

Notas: 

  • Para volver al punto de inserción del cuadro Búsqueda instantánea, presione CTRL+E.

  • Después de haber realizado una búsqueda y de encontrar el elemento en la lista de resultados, puede borrar la búsqueda. Outlook le mantiene en el último elemento en el que haya hecho clic.

  • Los datos adjuntos se incluyen en la búsqueda, pero los resultados de la búsqueda en datos adjuntos no aparecen resaltados.

Puede limitar la búsqueda agregando criterios.

  1. En el panel Búsqueda instantánea, haga clic en Expandir el generador de consultas.

    Panel Búsqueda instantánea

  2. Para agregar más criterios de búsqueda, escriba el texto que busca en las líneas De, Texto, Asunto o Para.

    Agregar criterios

  3. Para mostrar más campos de búsqueda en el generador de consultas, haga clic en Agregar criterios y después seleccione los campos de búsqueda que desee en la lista.

    Sugerencia: También puede eliminar campos de búsqueda en el Generador de consultas haciendo clic en Quitar en la lista de campos de búsqueda.

  4. Escriba los criterios de búsqueda en los nuevos campos.

    Mientras escribe criterios en los campos de búsqueda, el cuadro Búsqueda instantánea muestra los criterios como sintaxis de la consulta de búsqueda. La sintaxis incluye los criterios de búsqueda seguidos por dos puntos y después el valor de criterio especificado, como se muestra en la siguiente ilustración. Cuando se familiarice con la sintaxis de la consulta de búsqueda, puede escribir la consulta en el cuadro Búsqueda instantánea en lugar de usar los campos de búsqueda.

    Panel Búsqueda instantánea

  5. Vea los resultados de la búsqueda en la lista que aparece debajo del panel Búsqueda instantánea.

    Notas: 

    • Los campos de búsqueda que agrega son específicos del lugar en que se encuentra en Outlook, como Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas, Lista de carpetas o Diario. Los campos de búsqueda también son específicos del perfil de correo electrónico de Outlook que está usando. Los campos de búsqueda se conservan después de salir y reiniciar Outlook. La consulta de búsqueda no se conserva.

Outlook muestra hasta 10 de sus búsquedas más recientes.

  • En el panel Búsqueda instantánea, haga clic en Mostrar menú del panel Búsqueda instantánea, seleccione Búsquedas recientes y después haga clic en la búsqueda que desee en la lista.

    Panel de búsqueda

Incluir subcarpetas en Búsqueda instantánea

Búsqueda instantánea puede buscar en cada carpeta, incluidas las subcarpetas, de la Lista de carpetas de Outlook, pero la opción para buscar en todas las carpetas no está seleccionada de manera predeterminada. Debe activar esta opción de búsqueda.

  1. En el menú Herramientas, seleccione Búsqueda instantánea y, después, haga clic en Opciones de búsqueda.

    O bien, haga clic en la flecha del panel Búsqueda instantánea y después en Opciones de búsqueda.

  2. En Panel Búsqueda instantánea, seleccione Todas las carpetas.

Incluir la carpeta Elementos eliminados en la Búsqueda instantánea

De manera predeterminada, la carpeta Elementos eliminados no se incluye al buscar todos los elementos de correo. Para incluir la carpeta Elementos eliminados, siga estos pasos:

  1. En el menú Herramientas, seleccione Búsqueda instantánea y, después, haga clic en Opciones de búsqueda.

    O bien, haga clic en la flecha del panel Búsqueda instantánea y después en Opciones de búsqueda.

  2. En Elementos eliminados, active la casilla Incluir mensajes de la carpeta Elementos eliminados en cada archivo de datos al buscar en Todos los elementos.

Incluir archivos de datos en las búsquedas

De manera predeterminada, Outlook incluye los siguientes archivos de datos en una búsqueda de Todos los elementos de correo:

  • Todos los archivos de datos indexados. Se incluyen los archivos de carpetas personales (.pst) y los archivos de carpetas sin conexión (.ost). La indexación asegura que la Búsqueda instantánea sea rápida.

  • El archivo de datos de Outlook para su cuenta de correo electrónico predeterminada, independientemente de si está indexada o no.

Pero puede seleccionar cualquier archivo de datos que desea incluir en las búsquedas.

Todos los elementos de correo

Importante: La elección de los archivos de datos que se incluirán en las búsquedas solo se aplica a una búsqueda de Todos los elementos de correo que abarque uno o varios archivos de datos.

Elegir los archivos de datos para incluir en las búsquedas

  1. En Correo, en el Panel de navegación, haga clic en la flecha en Todos los elementos de correo.

  2. Seleccione el nombre del archivo de datos que desea incluir o excluir en sus búsquedas.

    Por ejemplo:

    • Es posible que solo use la cuenta POP3 para mensajes de correo particulares y personales, y que en el trabajo solo quiera buscar en su cuenta de correo electrónico profesional. En ese caso, desactive la casilla Mi dirección particular de correo electrónico para excluirla de la búsqueda.

    • Un archivo de datos que quiere excluir de una búsqueda es una carpeta de archivos grandes.

    • Es posible que trabaje en un bufete de abogados y guarde información sobre cada uno de los casos en diferentes archivos de datos .pst que mantiene abiertos. Si trabaja en un caso específico, es posible que no quiera que los archivos .pst de los demás casos se incluyan en las búsquedas relacionadas con ese caso específico.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Búsqueda instantánea y después en Opciones de búsqueda.

    O bien, haga clic en la flecha del panel Búsqueda instantánea y después en Opciones de búsqueda.

  2. Elija las opciones que desee.

    Indexando

    • Indexar los mensajes en estos archivos de datos    Seleccione los archivos de datos que quiera que Outlook indexe para las búsquedas.

    • Preguntar cuando los resultados de búsqueda puedan estar incompletos porque todavía se estén indexando los mensajes    Esta opción está seleccionada de manera predeterminada. Outlook muestra un mensaje en el panel Búsqueda instantánea cuando se retrasa la presentación de todos los resultados de la búsqueda porque Outlook no ha terminado de indexar todos los mensajes de los archivos de datos seleccionados. Al hacer clic en el mensaje, se abre un cuadro de diálogo que muestra cuántos elementos quedan por indexar. Desactive la casilla si no quiere ver esos mensajes.

      Buscar

    • Mostrar resultados de búsqueda al escribir cuando sea posible     Esta opción está seleccionada de manera predeterminada. Desactive esta casilla si no quiere que se muestren los resultados de la búsqueda mientras escribe. Por ejemplo, es posible que no quiera ver los resultados de la búsqueda hasta que presione ENTRAR o haga clic en el botón Buscar. El botón Buscar Imagen del botón se habilita solo si desactiva esta opción. También es posible que quiera desactivar esta casilla porque los resultados de la búsqueda no se muestran tan rápido como le gustaría.

    • Realizar búsquedas más deprisa limitando el número de resultados mostrado    Esta opción está seleccionada de manera predeterminada. Cuando la búsqueda devuelve un número extremadamente elevado de resultados, Outlook limita el número que muestra para acelerar la búsqueda y muestra los elementos más recientes. Outlook muestra un mensaje en el panel Búsqueda instantánea para avisarle de esta limitación. Puede hacer clic en el mensaje para abrir un cuadro de diálogo y ver todos los resultados.

    • Resaltar las palabras buscadas     Esta opción está seleccionada de manera predeterminada. Desactive esta casilla si no quiere que se resalten los resultados de la búsqueda. Si quiere cambiar el color del resaltado, haga clic en Cambiar y después seleccione un color en el cuadro de diálogo Color.

      Elementos eliminados

    • Incluir mensajes de la carpeta Elementos eliminados en cada archivo de datos al buscar en Todos los elementos     Esta opción no está seleccionada de manera predeterminada. Active esta casilla si quiere incluir los elementos eliminados en las búsquedas al realizar una búsqueda en Todos los elementos de correo.

      Panel Búsqueda instantánea

    • Al buscar, mostrar resultados de     La opción Solo la carpeta actualmente seleccionada está seleccionada de manera predeterminada. Active la casilla Todas las carpetas si quiere que se incluyan en todas las búsquedas cada una de las carpetas de la Lista de carpetas de Outlook.

Vea también

Habilitar o deshabilitar la característica de búsqueda instantánea

Desactivar la solicitud para instalar la búsqueda de escritorio de Windows

Restringir los criterios de búsqueda para obtener mejores resultados en Outlook

Restablecer la indización volviendo compilar el catálogo de búsqueda instantánea

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