Buscar registros en una base de datos de Access

A medida que su base de datos de Access crece, la búsqueda de registros requerirá algo más que un simple vistazo a la hoja de datos. En este artículo se describen varios métodos que puede usar para buscar registros.

¿Qué desea hacer?

Examinar todos los registros

Ir a un registro específico

Buscar un registro

Aplicar un filtro para mostrar registros específicos

Examinar todos los registros

Es posible examinar los registros desde la Vista de hoja de datos mediante los botones de navegación de registros ubicados en la parte inferior de la tabla o del formulario.

Botones de navegación

1. Ir al primer registro

2. Ir al registro anterior

3. Cuadro Registro actual

4. Ir al siguiente registro

5. Ir al último registro

6. Abrir un registro nuevo (en blanco)

7. Indicador de filtro

8. Cuadro de búsqueda

También puede usar la tecla TAB para ir de registro en registro.

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Ir a un registro específico

Cuando sabe qué registro desea encontrar, use el cuadro Ir a para elegir un registro particular de la lista desplegable. El cuadro Ir a, por lo general, se usa en formularios.

El cuadro Ir a

  • Para navegar a un registro, haga clic en la flecha ubicada a la derecha del cuadro Ir a y, a continuación, seleccione un registro de la lista desplegable.

    Nota  Si conoce los primeros caracteres del registro al que quiere ir, puede escribirlos en el cuadro Ir a.

El cuadro Ir a muestra solo datos suficientes para identificar de forma única cada registro. Cuando selecciona un registro de la lista, Access muestra el resto de los datos del registro en el área principal del formulario.

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Buscar un registro

Cuando introduce texto en el cuadro Buscar, el primer valor coincidente se resalta en tiempo real a medida que introduce cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con un valor coincidente.

También puede buscar un registro específico en una tabla o un formulario con la opción Buscar.

Cinta de Office 14

Esto resulta eficaz para buscar un registro específico cuando el registro que desea buscar satisface criterios particulares como términos de búsqueda y operadores de comparación, como "igual a" o "contiene".

Nota  Únicamente puede usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar si la tabla o el formulario muestran datos en ese momento. Esto es así incluso si no hay registros visibles porque se aplicó un filtro.

  1. Abra la tabla o el formulario y, a continuación, haga clic en el campo que desea buscar.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.

    Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

    Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

  3. En el cuadro Buscar, escriba el valor por el que desea buscar.

  4. Para cambiar el campo que desea buscar o para buscar la tabla subyacente completa, haga clic en la opción adecuada de la lista Buscar en.

    Sugerencia  La lista Coincidir representa el operador de comparación (como "igual a" o "contiene"). Para ampliar la búsqueda, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.

  5. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

  6. Cuando el elemento que está buscando está resaltado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo. Se resaltarán los registros que coincidan con las condiciones.

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Aplicar un filtro para mostrar registros específicos

Es posible filtrar para ver una cantidad limitada de registros cuando desea ver solo los registros que satisfacen criterios específicos y operadores de comparación. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros que se muestran, haga clic con el botón secundario en un campo cuyo valor desea que coincida y, a continuación, seleccione Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual. Se puede activar o desactivar un filtro, lo que permite alternar entre vistas filtradas y no filtradas de los mismos datos fácilmente. A diferencia de la búsqueda, un filtro solo limita los registros que se muestran.

  1. Para aplicar un filtro que se basa en una selección, abra una tabla o un formulario.

  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.

  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o del control (en la vista Formulario, Informe o Presentación). Para filtrar basándose en una selección parcial, seleccione solo los caracteres que desee.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

  5. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los pasos 3 y 4.

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Se aplica a: Access 2013, Access 2010, Access 2016 Preview



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