Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este artículo explica cómo utilizar una consulta de valores superiores para buscar los valores más altos o más bajos en un conjunto de registros. Utilice consultas de valor superior para responder a diversas preguntas comerciales, tales como qué productos se venden bien y cuáles no.

¿Qué quiere hacer?

Comprender las consultas de valores superiores

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Comprender las consultas de valores superiores

Utilice una consulta de valores superiores cuando se necesita buscar registros que contengan los valores superiores o inferiores de un campo de tabla. Puede utilizar una consulta de valores superiores para responder a los siguientes tipos de preguntas.

  • ¿Cuál es el producto más o menos caro?

  • ¿Qué tres empleados celebran su cumpleaños próximamente?

  • ¿Qué divisiones han generado las mejores y peores ventas durante el año actual?

  • ¿Los productos que ocupan la parte superior o inferior a cinco por ciento de las ventas?

  • ¿Qué productos en cada una de las categorías de productos representan la parte superior o inferior cinco por ciento de las ventas?

Poner brevemente, una consulta de valores superiores ordena y, a continuación, filtra los datos para devolver los valores superiores o inferiores de un campo. Puede utilizar una consulta de valores superiores para buscar numérico (incluida) y los valores de fecha.

El proceso de crear una consulta de valores superiores sigue estos pasos generales:

  • Crear una consulta de selección o una consulta de totales.

    Utilice una consulta de selección para buscar valores superiores o inferiores en una tabla. Utilice una consulta de totales para buscar los valores superiores o inferiores en una o más categorías. Por ejemplo, si desea responder a una pregunta como "¿Cuál es el más o menos costoso producto", iniciar mediante la creación de una consulta de selección. Para responder a una pregunta como "qué productos en cada una de nuestras categorías de productos ocupan la parte superior o inferior a cinco por ciento de las ventas," usar una consulta de totales. Además, puede utilizar cualquier tipo de consulta para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en categorías.

  • Aplicar un criterio de ordenación a la consulta.

  • Aplique otros criterios a la consulta.

  • Especificar el número de registros que desea que la consulta devuelva. Se puede especificar un porcentaje, como el 5% superior de los valores de un campo, o puede especificar un número fijo, como los 10 valores superiores de un campo.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si desea devolver los registros que contienen los valores más altos o más bajos en un campo, y no se conoce el principio exacto o valores de campo de la parte inferior (o éstos no importan), cree una consulta de valores superiores.

  • Si desea devolver todos los registros donde coincide con el valor de un campo, o bien, sea menor o mayor que un valor en el que está interesado, se aplica un filtro. Por ejemplo, para ver los productos cuyo precio oscile entre 50 $ y 100 $, aplique un filtro. Esta figura muestra un filtro de ejemplo en la vista Diseño de la consulta y los resultados que se puede producir un filtro:

    Productos que cuestan entre 50 $ y 100 $

    Para obtener más información sobre la creación y el uso de filtros, vea el artículo filtro: limitar el número de registros en una vista.

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Cuando proceda, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (una consulta de selección o una consulta de totales), debe utilizar campos que contienen datos descriptivos, como nombres de empleados o productos y un campo que contiene los valores superiores o inferiores que se desea buscar, como un campo de fecha o de un precio. Puede utilizar más de un campo de datos y, si utiliza una consulta de totales, los campos de datos normalmente deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad o país o región. Puede omitir los datos de categoría sólo cuando se crea una consulta de totales que se ejecuta con todos los registros, como "Mostrar el 5% superior de los pedidos más caros". Además, puede utilizar una instrucción select o una consulta de totales para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en categorías. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos, más adelante en este artículo.

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

En esta sección se explica cómo crear una consulta de valores superiores y una consulta más avanzada. Los primeros pasos muestran las partes básicas de una consulta de valores superiores, mientras que la segunda sección explica cómo buscar los próximos cumpleaños de empleados. Los pasos utilizan la siguiente tabla de ejemplo:

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

País o región

Fecha de nacimiento

FechaContratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

Venezuela

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

Venezuela

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

Venezuela

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

Venezuela

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

Venezuela

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

Venezuela

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

Si lo desea, puede introducir manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o puede copiar esta tabla en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 y, a continuación, importar la hoja de cálculo resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007.

Mostrarme cómo

Introduzca los datos de ejemplo manualmente

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

Nota  No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguir cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

  1. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
    De manera predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, de esta manera:
    Un nuevo campo en una hoja de datos

  2. Utilice las teclas de dirección para moverse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar la tecla TAB o haga doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.

  3. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
    Al escribir los datos, Access deduce el tipo de datos para cada campo. Si tiene experiencia en bases de datos relacionales, establecer un tipo de datos específico, como número, texto o fecha/hora, para cada uno de los campos de las tablas. Configuración de tipos de datos ayuda a garantizar la incorporación de datos adecuada y ayuda a evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debería dejar que Access deduzca el tipo de datos.

  4. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar
    método abreviado de teclado presione CTRL + S.
    aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

  5. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Utiliza el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones cómo utilizan esos nombres.

  6. Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo enumeradas al principio de esta sección.

Copiar la tabla en un programa de hoja de cálculo

  1. Inicie el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

  2. Copiar la tabla de ejemplo proporcionada en la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

  3. Con la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, el nombre de la hoja de cálculo empleados.

  4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los pasos siguientes.

Importar la tabla a Access

  1. En una base de datos nueva o existente:
    en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
    - o -
    haga clic en más y, a continuación, seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.
    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de nombre de programa.

  2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja del libro (empleados, si ha seguido los pasos descritos en la sección anterior), y los datos de la hoja de cálculo aparece en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. De manera opcional, en la siguiente página del asistente, utilice los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de campo y tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. De lo contrario, haga clic en siguiente.

  6. Deje seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en siguiente.

  7. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Nota  Si no tiene un programa de hoja de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto como el Bloc de notas. Para obtener más información acerca de cómo importar datos de texto, vea el artículo importar o vincular a datos en un archivo de texto.

Crear una consulta de valores superiores

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.
    - o -
    doble clic en la tabla.
    Si utiliza los datos de ejemplo, agregue la tabla empleados a la consulta.

  3. Agregue los campos que desea utilizar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede haga doble clic en cada campo, o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco en la fila campo.
    Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos nombre, apellido y fecha de nacimiento.

  4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si se utiliza la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione ascendente o descendente.
    Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación ascendente devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación descendente devuelve los valores más altos. Si el campo de valores contiene fechas, el criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente, mientras que ascendente devuelve la fecha más temprana.

    Importante  Debe establecer la fila Ordenar en ascendente o descendente sólo para los campos que contengan los valores superiores o inferiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo que no sea el campo que contiene los valores superiores o inferiores, por ejemplo, ProductName en lugar del precio, la consulta no devolverá los resultados deseados.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha hacia abajo junto a todo (la lista Valores superiores ) y cualquiera que se especifique el número o el porcentaje de registros que desea ver, o seleccione una opción de la lista.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

  7. Guarde la consulta y manténgala abierta para el uso en los siguientes pasos.

Puede ver que este tipo de consulta de valores superiores puede responder a preguntas básicas, como quién es la más antigua o más joven de la compañía. Los pasos siguientes explican cómo utilizar expresiones y otros criterios para agregar capacidad y flexibilidad para la consulta. Los criterios que se muestra en el siguiente paso devuelven los cumpleaños de tres empleados.

Agregar criterios a la consulta

Nota  Estos pasos se supone que va a utilizar la consulta descrita en la sección anterior.

  1. En la vista Diseño, abra la consulta que ha creado en los pasos anteriores.

  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba la expresión Expr1: DatePart()"m", [fecha de nacimiento]). La función ParcFecha extrae la parte del mes del valor en el campo Fecha de nacimiento.

  3. A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión Expr2: DatePart()"d", [fecha de nacimiento]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente al día del valor en el campo Fecha de nacimiento.

  4. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada expresión y, a continuación, haga clic en la celda Ordenar para cada expresión y seleccione ascendente.

  5. Opcionalmente, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica los valores de campo superior o inferior de dentro de la lista ordenada.
    Para continuar con los datos de ejemplo, en la fila criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copiar y pegar esta expresión:

    Mes ([fecha de nacimiento]) > mes o mes ([fecha de nacimiento]) = mes y día ([fecha de nacimiento]) > día

    Esta expresión genera el siguiente: la mes (Fecha nacimiento[]) > mes comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si es true, incluye esos registros en la consulta. El mes (Fecha nacimiento[]) = mes y Day([BirthDate]) > día parte de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que se producen en el actual mes para ver si la fecha de nacimiento cae en o después de la fecha actual. Si la condición es true, la función incluye esos registros en los resultados de la consulta. En resumen, esta expresión omite los registros donde la fecha de nacimiento cae entre enero 1 y la fecha en la que se ejecuta la consulta.

    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha hacia abajo junto a todo (la lista Valores superiores ) y cualquiera que se especifique el número o el porcentaje de registros que desea ver, o seleccione una opción de la lista.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta devuelve más registros de lo previsto

Si los datos contienen registros que comparten un valor de fecha, la consulta de valores superiores puede devolver más datos de lo esperado. Por ejemplo, puede diseñar una consulta de valores superiores para recuperar tres registros de empleado, pero en realidad ven cuatro porque "González" y "García" comparte fecha de nacimiento. Este tipo de consulta devuelve todos los valores superiores, independientemente de la cantidad de registros que tengan esos valores. Para excluir los valores duplicados, puede establecer la propiedad Valores únicos en . Para obtener información sobre esa propiedad, vea la sección Si ve registros duplicados, más adelante en este artículo.

Apellido

FechaNacimiento

Johnson

26/9/1968

Jacobsen

2/10/1970

Edwards

15/10/1965

Wilson

15/10/1969

Si la consulta devuelve menos registros de lo esperado

Supongamos que diseña una consulta para devolver la parte superior o inferior a cinco registros en un campo, pero sólo ve tres registros. Una regla, este tipo de problema se soluciona abriendo la consulta en la vista Diseño y comprobando la fila criterios en la cuadrícula de diseño de criterios que son más restrictivos. Para obtener más información acerca de los criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, las tablas subyacentes contienen registros duplicados o registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos que distingan los registros. Por ejemplo, esta es una consulta que muestra los cinco pedidos que se enviaron más recientemente, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.

Fecha de envío

Vendedor

12/11/2004

López

12/11/2004

Moreno

12/10/2004

Osada

12/10/2004

Osada

12/10/2004

López

El tercer y el cuarto registro parece ser duplicados, pero posiblemente porque el vendedor Osada tramitó dos pedidos diferentes que se enviaron el mismo día.

Dependiendo de sus requisitos, puede realizar una de estas dos cosas para evitar devolver registros duplicados. Puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los registros, como los campos IdPedido e IdCliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, puede mostrar únicamente los registros distintos estableciendo la propiedad Valores únicos de la consulta en . Para establecer esta propiedad, en la vista Diseño de consulta, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establézcala en .

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados.

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Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Buscar los valores superiores o inferiores de registros que se dividen en grupos mediante la creación de una consulta de totales. Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir únicamente el campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías" y el campo que contenga los valores superiores o inferiores, como un campo «Precio». Consultas de totales no pueden incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. Sin embargo, puede crear una segunda consulta que incluya campos de la consulta de totales, además de campos de otras tablas que contienen datos descriptivos.

Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de productos, y asignar cada producto a una categoría, como juegos de mesa, Puzzles y así sucesivamente. Si crea una consulta de totales para identificar el producto más caro de cada categoría, la consulta sólo puede incluir el campo o campos que contienen los datos de categoría y el campo que contiene los datos de precios. Para este ejemplo, se asume un campo denominado nombre de categoría y un campo denominado precio. Al ejecutar este tipo de consulta, Access anexa "MáxDe" o "MínDe" (según la función elegida) al principio del campo Precio, así:

Nombre de la categoría

MáxDePrecio

Juegos de mesa

$55.00

Rompecabezas

$43.90

Juegos de ordenador

$263.50

Muñecas

$8.100

...

...

Los totales de consulta no puede incluir otros campos que ayudaría a describir el producto (y así facilitar los datos comprender), tales como nombres de productos o de los nombres de proveedores, de este modo:

Nombre de la categoría

MáxDePrecio

ProductName

Nombre del proveedor

Juegos de mesa

$55.000

Diversión con C++

Proseware, Inc.

Rompecabezas

$43.90

Diagrama de base de datos relacional

Editorial Don Leopoldo

Juegos de ordenador

$263.50

Aficionados a la informática y criaturas míticas

Litware, Inc.

Muñecas

$8.100

Figura de acción de programador

Contoso, Ltd.

...

...

...

...

Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combina los campos de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.

En esta sección se explica cómo crear la consulta de totales y la consulta de selección necesarias para identificar los productos más caros en cada uno un conjunto de categorías. Los pasos supone el uso de las tablas de ejemplo siguiente:

La tabla categorías

Id. de categoría

Nombre de la categoría

Descripción

1

Juegos de mesa

Todas las edades y niveles de habilidad

2

Rompecabezas

Rompecabezas, crucigramas, puzzles

3

Juegos de ordenador

Todas las consolas y los niveles de habilidad

4

Muñecas

Figuras de acción, muñecas

5

Equipo de deportes

Balones, ropa, redes

6

Maquetas y aficiones

Aviones, automóviles, trenes

La tabla proveedores

IdProveedor

Nombre del proveedor

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Editorial Don Leopoldo

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd.

8

Importadores mundiales

9

Wingtip Toys

1,0

Importadores mundiales

11

Litware, Inc.

1,2

Videoclub

La tabla productos

ProductName

IdProveedor

Id. de categoría

Precio

Figura de acción de programador

7

4

12,95 dólares

Diversión con C++

6

1

$15,85

Diagrama de base de datos relacional

5

2

2250 $

El Chip mágico

3

2

$32.65

Acceso a! ¡ El juego!

1

1

$22.95

Aficionados a la informática y criaturas míticas

11

3

$78.50

Ejercicios para aficionados a la informática! El DVD!

4

5

$14.88

Disco volador

2

5

$36,75

(Escala de 1/4) de la unidad de disquete externo de 5,25 pulgadas

8

6

$65.00

Administrador muñeco-

9

4

$78.88

Oscuridad

1,2

3

$53,33

Construya su propio teclado

1

6

$77,95

Nota  Los pasos también supone una relación de uno a varios entre las tablas categorías y productos así como entre las tablas proveedores y productos. En este caso, las tablas comparten los campos Id. La consulta de totales que se describe en las siguientes secciones no funcionarán sin esas relaciones.

Crear la consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que se desea trabajar con, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando haya terminado de agregar las tablas.
    - o -
    haga doble clic en las tablas que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo anteriores, agregue las tablas categorías y productos.

  3. Haga doble clic en los campos de la tabla que desea utilizar en la consulta.
    En este punto, asegúrese de agregar sólo los campos del grupo y el campo de valor a la consulta. Si utiliza los datos de ejemplo que se muestran en la tabla anterior, agregue el campo nombre de categoría de la tabla Categorías y el campo Precio de la tabla productos.

  4. Opcionalmente, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.
    Sólo se ordenarán los registros que cumplan los criterios y los valores de campo superior e inferior se identificarán en esta lista ordenada. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría Deportes, agregue esta expresión a la fila criterios del campo nombre de categoría: <> "Sports".
    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  5. Convertir la consulta en una consulta de totales.

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales.

      La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño.

  6. Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo está establecida en Agrupar por y, a continuación, establezca la celda Total del campo de valor (el campo que contiene los valores superiores o inferiores) en Máx o Min.
    Selección Max devuelve el valor mayor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo de fecha y hora. Si selecciona Mín devuelve el menor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más antiguo de un campo de fecha y hora. Si usa los datos de ejemplo, establezca la celda Total del campo nombre de categoría para Agrupar por y la celda Total del campo Precio en Máx o Mín..

  7. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, asegúrese de que la lista Valores superiores está establecida en todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

    Nota  Dependiendo de la función que seleccionó en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MáxDe nombre_de_campo o MínDe Nombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo a MáxDePrecio o MínDePrecio.

  8. Guarde la consulta y vaya a los pasos siguientes.

La consulta no devuelve nombres de productos o cualquier otra información acerca de los productos. Para ver esos datos adicionales, deberá crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. Los pasos siguientes explican cómo crear esta segunda consulta.

Crear una segunda consulta para ver más datos

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior.

  3. Haga clic en la ficha tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales además de las tablas que contengan los otros datos relacionados que desee ver.
    Si usa las tablas de ejemplo anteriores, agregue las tablas Categorías, productos y proveedores a la nueva consulta.

  4. Únase a los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas primarias. Para ello, arrastre cada campo en la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.

    Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo nombre de categoría en la consulta de totales hasta el campo nombre de categoría en la tabla categorías. A continuación, arrastra el campo MáxDePrecio en la consulta de totales para el campo Precio de la tabla productos. Las combinaciones permiten a la nueva consulta de selección reunir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

  5. En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la cuadrícula de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las otras tablas en la consulta.

    Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior y, a continuación, agregue los campos nombre de producto y proveedor de la tabla productos y proveedores, respectivamente.

  6. Opcionalmente, especificar el orden de uno o más de las columnas.
    , Por ejemplo, para mostrar las categorías en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la columna nombre de categoría en ascendente.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Esto ejecuta la consulta y muestra los resultados en la vista Hoja de datos.

Sugerencia    Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna precio de la cuadrícula, escriba precio: MáxDePrecio o precio: MínDePrecio. De este modo, aparecerá precio como el encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

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Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Las consultas que creó anteriormente en este artículo pueden devolver superior o valores inferiores, pero no ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los valores superiores y otra que recupere los valores inferiores — y, a continuación, combinar y almacenar los resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla sigue estos pasos generales:

  • Crear una consulta de valores superiores y una consulta de valores inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Min y Max .

  • Convierta sus principales valores consulta (o consulta de totales Máx) en la creación de una tabla de consulta y ejecute esta consulta para crear una nueva tabla.

  • Convertir la consulta de valores inferiores (o consulta de totales mín) en una consulta de datos anexados y ejecute esta consulta para anexar los registros a la tabla de valores superiores.

    En estas secciones se explica cómo crear la consulta.

    Nota  A menos que la base de datos está firmado digitalmente o resida en una ubicación de confianza, Access impide que se ejecutan las consultas de acción se describe aquí. Siga el primer conjunto de pasos para habilitar el contenido bloqueado antes de intentar crear la tabla y anexar las consultas descritas aquí.

    Habilitar el contenido de una base de datos

    • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

      Aparecerá el cuadro de diálogo de Opciones de seguridad de Microsoft Office.

    • Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Ejecute la consulta otra vez.

      Si no ve la barra de mensajes

    • En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

      Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad de acceso, consulte el artículo seguro de una base de datos de Access 2007.

      Crear las consultas

  • Cree las consultas de valores superiores e inferiores.

    Para los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o inferiores, vea la sección Buscar los registros con valores superiores o inferiores, anteriormente en este artículo. Si necesita agrupar los registros por categoría, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos, anteriormente en este artículo.

  • Guarde cada consulta y manténgalas abiertas para usarlas en los pasos siguientes.

Crear la consulta de tabla

  1. Con los valores superiores consulta abierta en la vista Diseño:

    En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
    Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

  2. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla que se va a almacenar los registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba registros superiores e inferioresy, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

  3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

  1. Abra la consulta de valores inferiores en la vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

  3. En el cuadro de diálogo Anexar, escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.
    , Por ejemplo, escriba registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla registros superiores e inferiores.

  4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

Ya está listo para ejecutar las dos consultas.

  • En la ventana Base de datos, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en en los mensajes.

  • Haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en en los mensajes.

  • Abra la tabla registros superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

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