Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo usar una consulta de valores superiores para buscar los valores más altos o más bajos de un conjunto de registros. Usar consultas de valor superior para responder a una gran variedad de preguntas de la empresa, como qué productos y venden y cuáles no.

¿Qué desea hacer?

Comprender las consultas de valores superiores

Buscar los registros que contienen valores superiores o inferiores

Encontrar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Buscar los registros que contienen valores superiores e inferiores

Comprender las consultas de valores superiores

Use una consulta de valores superiores cuando necesite buscar registros que contienen los valores superiores o inferiores de un campo de tabla. Puede usar una consulta de valores superiores para responder a los siguientes tipos de preguntas.

  • ¿Cuál es el producto más o menos caro?

  • ¿Qué tres empleados tienen el siguientes cumpleaños?

  • ¿Qué divisiones han generado las mejores y peores ventas durante el año actual?

  • ¿Qué productos representan el superior o inferior cinco por ciento de ventas?

  • ¿Qué productos en cada una de las categorías de productos representan el superior o inferior cinco por ciento de ventas?

Poner brevemente, una consulta de valores superiores ordena y, a continuación, filtra los datos para devolver los valores superiores o inferiores de un campo. Puede usar consultas de valores superiores para buscar numérico (incluyendo moneda) y los valores de fecha.

El proceso de creación de una consulta de valores superiores sigue estos pasos generales:

  • Crear una consulta de selección o una consulta de totales.

    Usar una consulta de selección para buscar valores superiores o inferiores en una tabla. Usar una consulta de totales para buscar los valores superiores o inferiores en de una o varias categorías. Por ejemplo, si desea responder a una pregunta como "¿Qué es la más o menos caro producto", primero debe crear una consulta de selección. Para responder a una pregunta como "¿qué productos en cada una de nuestras categorías de productos representan la parte superior o inferior cinco por ciento de ventas," usar una consulta de totales. Además, puede usar cualquier tipo de consulta para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o registros que se dividen en categorías.

  • Aplicar un criterio de ordenación a la consulta.

  • Aplicar otros criterios a la consulta.

  • Especificar el número de registros que desea que la consulta devuelva. Puede especificar un porcentaje, como el 5% superior de los valores en un campo, o puede especificar un número fijo, como los 10 valores superiores de un campo.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si desea devolver los registros que contienen los valores mayores o menores en un campo y no conoce el principio exacto o valores de campo de la parte inferior (o no es relevante), crear una consulta de valores superiores.

  • Si desea volver a todos los registros que coincida con el valor de un campo, o bien, sea menor o mayor que un valor que interesa, aplicar un filtro. Por ejemplo, para ver los productos con precios entre 50 $ y 100 $, aplique un filtro. Esta ilustración muestra un filtro de ejemplo en la vista de diseño de consulta y los resultados que puede producir un filtro:

    Productos que cuestan entre 50 $ y 100 $

    Para obtener más información sobre la creación y uso de filtros, consulte el artículo filtrar: limitar el número de registros en una vista.

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Durante el proceso, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (una consulta de selección o una consulta de totales), se deben usar campos que contienen datos descriptivos, como nombres de empleados o productos y un campo que contiene los valores superiores o inferiores que desea buscar, como un precio o un campo de fecha. Puede usar más de un campo de datos y, si usa una consulta de totales, los campos de datos normalmente deben incluir información de categoría, como un campo ciudad o país o región. Puede omitir los datos de categoría solo al crear una consulta de totales que se ejecuta en todos los registros, como "Mostrar el 5% superior de los pedidos más caros". Además, puede usar una instrucción select o una consulta de totales para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o registros que se dividen en categorías. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos, más adelante en este artículo.

Buscar los registros que contienen valores superiores o inferiores

En esta sección se explica cómo crear una consulta de valores superiores y una consulta más avanzada. Los primeros pasos muestran las partes básicas de una consulta de valores superiores, mientras que la segunda sección explica cómo buscar los próximos cumpleaños de empleados. Los pasos usa la siguiente tabla:

Apellido

Nombre

Dirección

Ciudad

País o región

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

EE. UU.

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

EE. UU.

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Picó

Ezequiel

C/ Córcega 452

I. de Margarita

EE. UU.

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

EE. UU.

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

EE. UU.

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

EE. UU.

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima

Reino Unido

22 de marzo de 1964

20 de junio de 1998

Si lo desea, puede escribir los datos manualmente en esta tabla de ejemplo, o puede copiar esta tabla en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 y, a continuación, importar la hoja de cálculo resultante a una tabla en Microsoft Office Access 2007.

Mostrarme cómo

Escribir los datos de ejemplo manualmente

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

Nota: No es necesario seguir este paso si abre una base de datos en blanco, pero tendrá que seguirlo cada vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

  1. Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.
    De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, por ejemplo:
    Un nuevo campo en una hoja de datos

  2. Use las teclas de dirección para desplazarse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar la tecla TAB o haga doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo.

  3. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
    Escribir los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si está acostumbrado a trabajar con bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, como número, texto o fecha y hora, para cada uno de los campos de las tablas. Configuración de tipos de datos ayuda a garantizar la entrada de datos precisos y ayuda a evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deducir el tipo de datos.

  4. Cuando termine de escribir los datos, haga clic en Guardar
    método abreviado de teclado presione CTRL+G.
    aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

  5. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas en las secciones cómo utilizan esos nombres.

  6. Repita estos pasos hasta que cree todas las tablas de ejemplo que aparecen al principio de esta sección.

Copiar la tabla en un programa de hoja de cálculo

  1. Iniciar el programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si usa Excel, se crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

  2. Copie la tabla de muestra proporcionada en la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

  3. Con la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, el nombre de la hoja de cálculo empleados.

  4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

Importar la tabla a Access

  1. En una base de datos nueva o existente:
    en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
    - o bien -
    haga clic en más y, a continuación, seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.
    Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de nombre de programa.

  2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

  3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (empleados, si ha seguido los pasos de la sección anterior) y los datos de la hoja de cálculo aparece en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en siguiente.

  4. En la página siguiente del asistente, haga clic en La primera fila contiene encabezados de columna y después haga clic en Siguiente.

  5. Opcionalmente, en la siguiente página del asistente, use los cuadros de texto y listas de Opciones de campo para cambiar los nombres de campo y tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en siguiente.

  6. Deje la opción Permitir a Access agregar la clave principal seleccionada y luego haga clic en Siguiente.

  7. De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o escriba otro nombre y después haga clic en Finalizar.

Nota: Si no tiene un programa de hoja de cálculo, puede copiar los datos de ejemplo en un editor de texto, como el Bloc de notas. Para obtener más información sobre cómo importar datos de texto, vea el artículo importar o vincular a datos en un archivo de texto.

Crear una consulta de valores superiores

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desea usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.
    - o bien -
    haga doble clic en la tabla.
    Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla empleados a la consulta.

  3. Agregue los campos que desea usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede haga doble clic en cada campo, o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco en la fila campo.
    Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos nombre, apellido y fecha de nacimiento.

  4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione ascendente o descendente.
    Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación ascendente devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación descendente devuelve los valores más altos. Si el campo de valores contiene fechas, el criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente, mientras que ascendente devuelve la fecha más próxima.

    Importante: Debe establecer la fila Ordenar en ascendente o descendente sólo para los campos que contienen los valores superiores o inferiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo que no sea el campo que contiene los valores superiores o inferiores, por ejemplo, ProductName en lugar de precio, la consulta no devolverá los resultados deseados.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien especifique el número o el porcentaje de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

  7. Guarde la consulta y mantener abierta para usarla en los siguientes pasos.

Puede ver que este tipo de consulta de valores superiores puede responder a preguntas básicas, como quién es el más antiguo o persona más reciente de la empresa. Los siguientes pasos explican cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestra en el siguiente paso devuelven los cumpleaños de tres empleados.

Agregar criterios a la consulta

Nota: El procedimiento siguiente asume que va a utilizar la consulta que se describe en la sección anterior.

  1. En la vista Diseño, abra la consulta que creó en los pasos anteriores.

  2. En la cuadrícula de diseño de consulta, en la columna a la derecha de la columna fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba la expresión Expr1: DatePart("m", [fecha de nacimiento]). La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del valor en el campo Fecha de nacimiento.

  3. A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión Expr2: DatePart("d", [fecha de nacimiento]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente al día del valor en el campo Fecha de nacimiento.

  4. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada expresión y, a continuación, haga clic en la celda Ordenar para cada expresión y seleccione ascendente.

  5. Si lo desea, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplen los criterios, e identifica los valores de campo superior o inferior de dentro de la lista ordenada.
    Para continuar con los datos de ejemplo, en la fila criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copie y pegue esta expresión:

    Mes ([fecha de nacimiento]) > mes o mes ([fecha de nacimiento]) = mes y día ([fecha de nacimiento]) > día

    Esta expresión hace lo siguiente: la mes ([FechaNacimiento]) > mes comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si es true, incluye esos registros en la consulta. La mes ([FechaNacimiento]) = mes y Day([BirthDate]) > día parte de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que se producen en el mes actual para ver si la fecha de nacimiento cae iguales o posteriores a la fecha actual. Si esta condición es verdadera, la función incluye esos registros en los resultados de la consulta. En resumen, esta expresión omite los registros donde encuentra la fecha de nacimiento entre enero 1 y la fecha en que se ejecuta la consulta.

    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien especifique el número o el porcentaje de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

  7. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta devuelve más registros de lo esperado

Si los datos contienen registros que comparten un valor de fecha, la consulta de valores superiores puede devolver más datos de lo esperado. Por ejemplo, puede diseñar una consulta de valores superiores para recuperar tres registros de empleado, pero realmente ve cuatro porque "Wilson" y "García" comparte fecha de nacimiento. Este tipo de consulta devuelve todos los valores superiores, independientemente de cuántos registros que tengan esos valores. Para excluir los valores duplicados, puede establecer la propiedad Valores únicos en . Para obtener información sobre esa propiedad, vea la sección Si ve registros duplicados, más adelante en este artículo.

Apellido

FechaNacimiento

Johnson

26/9/1968

Jacobsen

2/10/1970

Edwards

15/10/1965

Wilson

15/10/1969

Si la consulta devuelve menos registros de lo esperado

Suponga que diseñar una consulta para devolver la parte superior o inferior de cinco registros en un campo, pero sólo ve tres registros. Una regla, este tipo de problema se soluciona abriendo la consulta en la vista Diseño y comprobando la fila de criterios en la cuadrícula de diseño para los criterios que sean más restrictivo que se esperaba. Para obtener más información sobre los criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, las tablas subyacentes contienen registros duplicados o registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los campos que pueden distinguir entre los registros. Por ejemplo, aquí una consulta que muestra los cinco pedidos que más recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.

FechaEnvío

Vendedor

12/11/2004

López

12/11/2004

Moreno

10/12/2004

Osada

10/12/2004

Osada

10/12/2004

López

El tercer y cuarto registro parece ser duplicados, pero posiblemente porque el vendedor Osada administra dos pedidos diferentes que se incluye en el mismo día.

Según sus necesidades, puede seguir uno de estos dos pasos para evitar que devuelve registros duplicados. Puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que le ayudarán a distinguir los registros, como los campos IdPedido e IdCliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros duplicados, puede mostrar únicamente los registros distintos estableciendo la propiedad Valores únicos de la consulta en . Para establecer esta propiedad, en la vista de diseño de consulta, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establecida en .

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados.

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Encontrar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Buscar los valores superiores o inferiores de registros que se dividen en grupos mediante la creación de una consulta de totales. Durante el proceso, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir únicamente el campo o campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías" y el campo que contiene los valores superiores o inferiores, como un campo de "precio". Consultas de totales no pueden incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. Sin embargo, puede crear una segunda consulta que incluya campos de la consulta de totales, además de campos de otras tablas que contienen datos descriptivos.

Por ejemplo, suponga que dispone de una tabla de productos y asignar cada producto a una categoría, como juegos, rompecabezas y así sucesivamente. Si crea una consulta de totales para identificar el producto más caro de cada categoría, la consulta sólo puede incluir el campo o campos que contienen los datos de categoría y el campo que contiene los datos de precios. En este ejemplo, supongamos un campo denominado nombre de categoría y un campo denominado precio. Cuando ejecuta este tipo de consulta, Access anexa "MáxDe" o "MínDe" (según la función que elija) al principio del campo Precio, así:

Nombre de categoría

MáxDePrecio

Juegos de mesa

55,00 $

Rompecabezas

$43.90

Juegos de equipo

$263.50

Muñecos

81,00 $

...

...

Los totales de consulta no puede incluir otros campos que permita describir el producto (y, por tanto, que los datos más fácil entender), como los nombres de producto o los nombres de proveedores, así:

Nombre de categoría

MáxDePrecio

Nombre del producto

Nombre del proveedor

Juegos de mesa

55.000 $

Diversión con C++

Proseware, Inc.

Rompecabezas

$43.90

Diagrama de base de datos relacional

Publicación de alfalfa

Juegos de equipo

$263.50

Apasionados de la informática y criaturas mitológicas

Litware, Inc.

Muñecos

81,00 $

Figura de acción Programador

Contoso, Ltd.

...

...

...

...

Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combina los campos de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.

En esta sección se explica cómo crear la consulta de totales y consulta de selección necesarias para identificar los productos más costosos en cada una un conjunto de categorías. Los pasos supone el uso de las tablas de ejemplo siguientes:

La tabla de categorías

IdCategoría

Nombre de categoría

Descripción

1

Juegos de mesa

Todas las edades y niveles de aptitudes

2

Rompecabezas

Rompecabezas, crucigramas, puzzles

3

Juegos de equipo

Todas las consolas y niveles de aptitudes

4

Muñecos

Muñecos de acción, Muñecos de forma

5

Material deportivo

Esferas, ropa, redes

6

Modelos/aficionados

Aviones, automóviles, trenes

La tabla de proveedores

Proveedor

Nombre del proveedor

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Publicación de alfalfa

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd.

8

Importadores mundiales

9

Wingtip Toys

10

Importadores mundiales

11

Litware, Inc.

12

Vídeo de Venezuela

La tabla Productos

Nombre del producto

Proveedor

IdCategoría

Precio

Figura de acción Programador

7

4

12,95 $

Diversión con C++

6

1

15,85 $

Diagrama de base de datos relacional

5

2

22,50 $

El chip mágico

3

2

32,65 $

Access, el juego

1

1

22,95 $

Apasionados de la informática y criaturas mitológicas

11

3

78,50 $

Ejercicio para apasionados de la informática, el DVD

4

5

14,88 $

Pizza voladora definitiva

2

5

36,75 $

Unidad de disquete de 5,25 pulgadas externa (escala de 1:4)

8

6

65,00 $

Figura no acción de administrador

9

4

78,88 $

Tristeza

12

3

53,33 $

Cree su propio teclado

1

6

77,95 $

Nota: Los pasos también supone una relación de uno a varios entre las tablas categorías y productos y la misma entre las tablas proveedores y productos. En este caso, las tablas comparten los campos Id. La consulta de totales que se describe en las siguientes secciones no funcionará sin las relaciones.

Crear la consulta de totales

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desea trabajar con, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando haya terminado de agregar las tablas.
    - o bien -
    haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece en la cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo enumeradas anteriormente, agregue las tablas categorías y productos.

  3. Haga doble clic en los campos de tabla que desea usar en la consulta.
    En este punto, asegúrese de que agrega únicamente los campos de grupo y el campo de valor a la consulta. Si usa los datos de ejemplo que aparece en la tabla anterior, agregue el campo nombre de categoría de la tabla de categorías y el campo Precio de la tabla productos.

  4. Si lo desea, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.
    Solo se ordenará los registros que cumplen los criterios y los valores de campo arriba y abajo se identificarán en esta lista ordenada. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría Deportes, agregue esta expresión a la fila criterios del campo nombre de categoría: <> "Deportes".
    Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  5. Convertir la consulta en una consulta de totales.

    1. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

      La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño.

  6. Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo está establecida en Agrupar por y, a continuación, establezca la celda Total del campo de valor (el campo que contiene los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín..
    Seleccionar Max devuelve el valor mayor de un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo de fecha y hora. Seleccionar Min devuelve el menor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más antiguo de un campo de fecha y hora. Si usa los datos de ejemplo, establezca la celda Total del campo nombre de categoría en Agrupar por y la celda Total del campo Precio en Máx o Mín..

  7. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, asegúrese de que la lista de Valores superiores se establece en todos y, a continuación, haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

    Nota: Dependiendo de la función que seleccionó en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MáxDe nombre_de_campo o MínDe Nombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo MáxDePrecio o MínDePrecio.

  8. Guardar la consulta y vaya a los siguientes pasos.

La consulta devuelve los nombres de producto o cualquier otra información acerca de los productos. Para ver datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. Los siguientes pasos explican cómo crear esta segunda consulta.

Crear una segunda consulta para ver más datos

  1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la pestaña consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior.

  3. Haga clic en la ficha tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales además de las tablas que contienen los datos relacionados que desee ver.
    Si usa las tablas de ejemplo anteriores, agregue las tablas Categorías, productos y proveedores a la nueva consulta.

  4. Unirse a los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales para el campo correspondiente de la tabla.

    Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo nombre de categoría en la consulta de totales para el campo nombre de categoría en la tabla de categorías. A continuación, arrastre el campo MáxDePrecio en la consulta de totales en el campo Precio de la tabla productos. Las combinaciones permiten a su nueva consulta de selección reunir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

  5. En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la cuadrícula de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las otras tablas en la consulta.

    Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior y, a continuación, agregar los campos nombre de producto y el proveedor de la tabla productos y proveedores, respectivamente.

  6. Opcionalmente, especifique un criterio de ordenación de una o varias de las columnas.
    Por ejemplo, para mostrar las categorías en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la columna nombre de categoría en ascendente.

  7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Esto ejecuta la consulta y muestra los resultados en la vista Hoja de datos.

Sugerencia    Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio, abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna precio de la cuadrícula, escriba precio: MáxDePrecio o precio: MínDePrecio. Hacerlo, precio aparecerá como el encabezado de la columna en la vista Hoja de datos.

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Buscar los registros que contienen valores superiores e inferiores

Las consultas que creó anteriormente en este artículo pueden devolver principio o valores de la parte inferior, pero no en ambos. Si desea ver ambos conjuntos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los valores superiores y otra que recupera los valores de la parte inferior y, posteriormente, combinar y almacenar los resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y presentación de los datos en una tabla sigue estos pasos generales:

  • Crear una consulta de valores superiores y una consulta de valores inferiores, o bien, si necesita agrupar los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx .

  • Convertir los valores superiores consulta (o consulta de totales Máx) en la creación de una consulta de tabla y ejecute esta consulta para crear una nueva tabla.

  • Convertir la consulta de valores inferiores (o consulta de totales mín) en una consulta de datos anexados y ejecute esta consulta para anexar los registros a la tabla de valores superiores.

    En estas secciones se explica cómo crear la consulta.

    Nota: A menos que la base de datos está firmado digitalmente o resida en una ubicación de confianza, Access impide que se ejecutan las consultas de acción descritas aquí. Siga los pasos para habilitar el contenido bloqueado antes de intentar crear la primera tabla y anexar las consultas descritas aquí.

    Habilitar el contenido de una base de datos

    • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

      Aparecerá el cuadro de diálogo de Opciones de seguridad de Microsoft Office.

    • Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Ejecute la consulta otra vez.

      Si no ve la barra de mensajes

    • En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

      Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad de Access, vea el artículo proteger una base de datos de Access 2007.

      Crear las consultas

  • Cree las consultas de valores superiores e inferiores.

    Para ver los pasos necesarios para crear una consulta de valores superiores o inferiores, vea la sección Buscar los registros con valores superiores o inferiores, más adelante en este artículo. Si necesita agrupar los registros por categoría, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos, más adelante en este artículo.

  • Guardar cada consulta y dejar abierta para usarla en los siguientes pasos.

Crear la consulta de tabla

  1. Con los valores superiores consulta abrir en la vista Diseño:

    En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.
    Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

  2. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba un nombre para la tabla que va a almacenar los registros de la parte superior e inferior. Por ejemplo, escriba registros superiores e inferioresy, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

  3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

  1. Abra la consulta de valores inferiores en la vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

  3. En el cuadro de diálogo Anexar, escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla.
    Por ejemplo, escriba registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla registros superiores e inferiores.

  4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

Ya está listo para ejecutar las dos consultas.

  • En la ventana Base de datos, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en en los mensajes.

  • Haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en en los mensajes.

  • Abra la tabla de registros superior e inferior de la vista Hoja de datos.

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